時間：2023-05-29 17:29:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理責任書，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：城市建設工程；檔案；收集管理；工作
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
一、工程檔案的收集的重要性分析
工程檔案是我國城市化建設原始記錄，在不同程度上反射著人類的文明和智慧，它具有較高的社會價值，其影響不只局限于現在，對于將來的幾十年甚至幾百年后人們也是一種寶貴的資源。
工程檔案的收集是檔案管理中一個重要的基礎環節，也是一個非常重要的環節，它是項目進行的重要依據，對日后項目的維修、管理、改建、擴建能提供文件上的參考和支持。因此，工程檔案的收集的首要標準就是完整齊全，只有認真做好工程檔案的收集才能保證工程檔案的歸檔完整。收集工作應該得到更為密切的關注和建設者們的高度重視，建立健全的檔案管理規章制度，配置責任心強、工作能力強的檔案管理隊伍，為有效、有序的開展檔案收集、管理奠定夯實的基礎。但是，工程檔案的收集要比其他方面的檔案收集存在一定的困難，因為不同工程的建設時間有所不同，少則幾個月，多則幾年至幾十年，涉及的部門多、經辦的人員多、檔案的種類多、原始檔案使用的次數多，所以，收集工作是檔案管理工作中最重要的一個環節，沒有做到全面的收集，何談完整的存檔，更不用說后續的管理工作了，正所謂巧婦難為無米之炊。
二、檔案收集管理工作存在的問題
（一）檔案收集工作責任不清，責任單位管理混亂
1、建設單位檔案意識薄弱，重建設輕檔案現象不同程度的存在。很多企業為了在競爭中取勝，往往注重的是直觀的經濟效益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構的工作，對檔案管理工作存在認識上的疏忽，忽略了建設工程文件收集、檔案的歸檔工作，沒有形成完整的檔案收集管理體系，檔案資料散失現象時有發生。
2、建設工程檔案收集的職責不明。建設、施工、監理和設計等單位各自為政，缺少溝通，沒能將項目檔案管理看成一個整體，不能很好執行國家相關規定，造成收集的建設工程檔案很難成為整體，文件材料的準確性完整性不能保證。
3、缺乏專業的檔案管理人才。在很多建設單位自身缺少必要的檔案管理人員，也缺少從事檔案工作所需要的軟硬件設施，為了應付資料的移交工作，往往將資料的編制工作“外包”給沒有檔案管理經驗的“專業戶”來開展。此類專業戶，在資料編制的過程中，經常身兼多個建設工程項目資料編制的任務，其造成的后果就是資料的編制工作與工程建設的實際進度不相符，很多資料都是為應付檔案館的移交工作閉門造車而來，給城建檔案的收集管理工作帶來了隱患。
（二）重點和特色檔案收集存在難點
1、城市基礎設施及重點工程檔案收集難。城市基礎設施工程是城市運行的基礎，重點工程是地方關心的中心，這些工程大都是政府工程、首長工程，建設過程中政策傾斜大，報建手續大多不全，且建設工程涉及的范圍廣、周期長，加上建設單位和管理的業主眾多，執行的標準各異，雖有驗收備案要求，但由于規劃驗收等手續多數不全，導致備案率較低，致使這類重要檔案收集難的問題比較突出。
2、管線工程檔案收集難。在工作中一般建筑物檔案基本能按要求收集移交，但涉及地下管線工程的檔案往往無法收集或收集不全，即使有檔案移交也不能準確反映工程建設實際。很多地下管線工程的施工都是被一些專業部門壟斷，建設單位缺乏制約手段，無法對此進行有效管理，造成此類檔案在整個建設工程檔案中的缺失，地下管線檔案沒有做覆土前測量，沒有精確定位，沒有完整規范的測繪數據，不能輸入當地建立的地下管線信息管理平臺，導致城市地下管線檔案信息不能實現動態更新，對城市管理造成很大的隱患。
3、聲像檔案的收集工作進展緩慢。建設工程聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，市城市建設直觀的歷史記錄，具有特定的依據和憑證作用，聲像檔案也是城建檔案館信息資源建設的重要內容。但由于觀念的陳舊、管理體制的制約，技術及設備的落后，對聲像檔案的重視度不夠等因素的影響，導致城建聲像檔案從拍攝、收集、歸檔工作存在一定的盲區，收集的聲像檔案也不能反映工程建設的真實面貌，使這種特殊形態的檔案收集工作滯后于其他工作。
三、做好城市建設檔案管理工作的有效途徑
（一）明確責任，把好責任書簽訂關
近年來各地城建檔案管理機構，都實行了建設工程檔案責任書制度，明確要求建設單位在建設工程開工前應當與所在地城建檔案管理機構簽訂工程檔案報送責任書，明確建設單位向城建檔案管理機構報送建設工程檔案的責任。城建檔案管理機構在與建設單位簽訂責任書時應該明示建設單位對工程檔案管理應負的責任，以及建設工程檔案收集的相關要求。城建檔案管理機構與建設單位簽訂責任書時，應該嚴格把關不能少簽漏簽，對特殊情況的工程要主動上門及時補簽，這樣城建檔案管理機構才能為在建工程建立跟蹤檔案，為下一步開展工程檔案培訓、指導、督查和移交工作的順利開展打下基礎。
（二）強化城市檔案建設的質量意識
城市建設檔案對于城市建設具有重要的參考意義，要成分發揮城建檔案的重要作用，就要求工作人員加大對城建檔案工作的重視，把好城建檔案質量關，這是做好城建檔案工作的重要保障，也是搞好城建工程檔案工作的根本保證。要提高好檔案資料管理質量，就必須加強檔案管理的專業隊伍建設，在檔案的收集上要專門配備專職檔案管理人員，把好檔案管理人員的專業素質關，確保工作人員業務素質和綜合素質，實施檔案資料質量的全過程跟蹤管理，保證檔案材料完整、準確，使其真正成為城市建設的真實記錄。同時，還應該加強建設工程檔案的管理，要逐漸建立和完善工程建設、設計、施工、監管等方面的檔案網絡管理機制，確保有一位項目主管領導做好檔案工作，使檔案管理工作的全過程都能處于質量控制體系之中，確保建設工程檔案的完整真實。
（三）對檔案管理工作人員開展業務培訓
當前，城建檔案管理人員普遍素質不高，檔案的收集、歸檔的工作能力以及計算機操作能力還不強，影響了城建檔案管理質量的提高，因此，應對檔案管理工作人員開展業務培訓，提高他們的業務水平，確保檔案管理質量。一方面，要加強對一線檔案工作人員關于檔案管理知識以及計算機操作知識的培訓，使他們掌握相關的標準和規范，從而提高業務水平。另一方面，要建立崗前培訓制度，把檔案業務培訓當作檔案管理人員上崗的必修課，切實提高檔案管理人員的專業素質。其次，要建立和完善考核獎懲制，檔案管理工作質量作為檔案管理工作人員工資標準及福利待遇的重要參考指標，從而激發工作人員的主動性和積極性，做好城建檔案管理工作。最后，要做好同步檢查工作，加強對檔案資料質量的全過程跟蹤管理，從而保證檔案材料完整性、準確性和真實性，更好地為城市建設服務。
（四）加強城建檔案管理工作的信息化建設
當前，計算機技術和信息技術在人們的日常生活與生產中發揮了越來越大的作用，鑒于此，為了跟上時代的發展步伐，適應工程項目現代管理模式，提高建設工程檔案管理效率，在城建檔案管理工作中也應該積極推行計算機管理技術，建立和完善檔案信息資源體系。因此，企業應該結合城市建設工程和單位信息化管理實際情況，選擇合適的檔案管理軟件，建立電子檔案數據庫，逐步落實電城建電子檔案的收集、保管、利用，逐步完善相關的工作流程和規范，加強城建檔案的網絡遠程傳輸、查閱、保管，切實提高建設工程檔案管理效率。
四、結語
隨著改革開放的進一步深化，城市發展也逐漸興旺起來。城建檔案工作對于城市建設具有重要的參考價值，因此，檔案管理人員應該加強檔案管理的質量意識，不斷提高自身的業務素質，加強對城建檔案的信息化建設，從而開辟城建檔案工作的新天地。
參考文獻：
[1]梁愛珍.淺談城市建設工程檔案的管理[J].鐵道建筑技術,2010,S1:265-266.
1.1 工程檔案人員素質有待提高
工程檔案資料應包括招投標、勘察、設計、施工、監理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業性強。但就工程現場的情況看，大多項目部都未配備專職的檔案管理人員，往往是其他人員兼職或臨時抽調人員擔任，大多沒有參加過正規的檔案業務知識培訓，專業知識欠缺。加上現場工作繁忙，人員調動頻繁，原始資料丟失、損毀嚴重，檔案管理處于一種被動應付狀態，這必然影響到工程檔案的質量。
1.2 檔案意識淡薄
部分施工單位對工程檔案管理的重要性認識不夠，重施工輕檔案管理的現象普遍存在，如工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工驗收，列入工作日程，同步施工進展。在工程項目中，平時不重視工程檔案的收集整理， 檔案工作與工程建設不能同步管理，資料不規范、收集不齊全。甚至出現為應付竣工驗收或有關檢查搞突擊、“做”資料的現象，造成原始資料失真，工程檔案造假，甚至對檔案管理人員反映的問題未引起重視，使工程檔案管理工作處于被動局面。對于施工單位來講，一般都未配專職人員，更沒有專門的資料室與相應的設備，往往使應該歸檔的資料分散在專業技術人員手中，很容易丟失或損毀。
2 做好工程檔案管理工作的對策
2.1 制定工程檔案管理規范
2.1.1 實施四同步原則
我們在貫徹執行國家有關基建檔案項目管理，驗收方面的規定和辦法時，結合廣汽菲亞特克萊斯勒汽車有限公司實際情況，制定出符合該司的規定，以便于遵照執行，同時還應把檔案資料管理職責納入有關的部門和專業技術管理人員的崗位責任和業務檢查考核程序中，要保持建設項目資料管理與工程建設的四個同步：即簽訂合同時同步提出項目檔案資料歸檔份數與質量要求，落實好檔案資料歸檔驗收的經濟責任；工程開工建設與檔案資料形成積累同步，落實好建設單位、設計、施工單位相關部門和人員的管理責任；工程建設過程與檔案資料跟蹤指導管理同步，落實好建設單位主管部門和人員監督指導責任；工程交工竣工驗收與檔案資料整理交付驗收同步，落實好施工單位保證交工技術資料完整準確和業主單位的質量驗收把關責任。保證工程建設項目檔案管理資料管理、登記、驗收等環節工作的規范和有序控制。
2.1.2 工程檔案歸檔責任書文件的簽署
不僅影響工程形象，而且影響到操作、維護、管理、更新、擴建和技術改造等。通過一年多前的項目檔案工作實踐，筆者認為由于工程檔案不及時是主要原因，多數參與單位的領導、工程技術人員和管理人員要重點抓好項目的進度和質量，對項目檔案工作不落，把檔案工作作為“軟”，造成難以歸檔的項目。由于多項目參與單位，如果不是一個強制性的管理手段參與單位備案工作，項目文件歸檔會出現很多問題，會影響項目檔案歸檔時間和檔案質量。筆者認為對項目文件歸檔和管理責任書的形式，加強參與單位領導下的檔案管理意識是一種行之有效的方法。因此，我們應采取項目文件歸檔和管理責任書的“辦法和參與單位”，明確規定了參與單位檔案工作的要求，項目檔案，檔案質量，違約處罰，參與單位領導真正從思想價值工程檔案歸檔。這種方法可以從源頭上把住工程建設的施工單位歸檔，檔案損失情況的有效控制，使它在工程建設中不僅注重材料的積累，還要注意檔案材料的質量，才能保證檔案工作的順利進行。
2.2 實施工程檔案專項檢查工作制，做好工程檔案的業務指導工作
建設項目的特點是任務繁重、工作量大、施工周期長、參與單位多、文字材料、圖紙、圖表、聲像資料等。任何一個參與單位，一個部門，一個工程技術人員，在工作的某些方面一個工作時間沒有做好在關鍵項目檔案的形成、積累、整理工作中可能對項目文件的管理造成困難甚至損失。為了使施工和監理單位可以在工程竣工驗收后三個月內公司檔案傳輸完成完整的、準確的和合格的數據文件，我們應對工程檔案歸檔工作做專項檢查，一是指定檔案工作者和工程專業技術人員負責檢查和指導工作的項目文件，對施工單位的工程文件的收集整理工作，及時跟蹤。二是檔案部門定期參加項目監理會議，一方面要了解整個項目的進展情況，另一方面要參加相關單位會議，對工程檔案專項檢查工作進行專項檢查，及時協調和解決備案工作中出現的問題。這種方法可以對發現的問題及時進行整改，歸檔檔案的質量也提高了。
做好檔案專項工作檢查的同時，為確保工程檔案的質量，應優質、高效做好工程檔案的業務指導工作。例如該司所有工程可從可行性研究報告審查會、初步設計審查會、工程管理工作例會，到其他有關專題工作會議以及單位工程劃分工作、工程交工驗收等，檔案部門都應參與進去。通過深入參與工程建設的有關工作，檔案部門能及時掌握、了解工程建設的主要內容、進展情況、材料形成情況，并有效地監督、指導職能部門，做到及時發現問題，及時了解指導、解決問題，做到檔案工作與工程建設“四同步”，確保審理檔案時做到情況清楚、心中有數。同時，檔案部門參與工程管理也有利于檔案人員與其他部門人員聯系溝通，得到他們的配合、支持。
在具體實施過程中，經常出現移交的檔案資料不全、遺漏、丟失等現象，給城市的大規模建設、統一規劃、實施現代化管理和維護城市安全帶來隱患。
1.1 城建檔案收集工作發展滯后。個別區縣建設局檔案管理仍然停留在“一個文件柜”、“一張桌子”、“一個人”手工管理的狀態下，與快速發展城鄉建設極不協調，難以保證城建檔案實現科學管理。
1.2 城建檔案執法力量薄弱。按照城建檔案管理辦法，檔案的收繳、催繳是與建筑業管理部門的聯合執法，但在實際工作中，不同程度受到人員、機制和資金的制約。如城市規劃、城市建設管理類檔案，由于跨越不同行業、受行業法規的制約，接收工作開展緩慢，對城市安全緊密相關的電力、通信、地下管線等重要工程項目檔案都不能及時接收進館。
1.3 城建檔案收集方式不合理。按照檔案業務職責的劃分，市委市政府確定的城建重點工程，應當由市一級城建檔案館負責收集管理，但其工程檔案（包括管線工程檔案）受地域、環境、工程量、工程期限等客觀因素的制約，無法完整及時歸檔。區縣級城建檔案管理部門又無權實施監管，給檔案收集造成困難。
1.4 城建檔案接收范圍劃分過于粗放。在檔案接收時，沒有嚴格執行對工程建設項目重要性區分劃級。很多利用價值不大的小項目、次要項目重復接收進館，不僅大大增加工作量，并帶來檔案堆放場地庫房不夠、檔案的整理、歸檔等諸多問題，給后期的整理利用帶來不便，更使得一部分重要的城建檔案資料混于普通檔案中，不能充分發揮使用價值。
2 形成上述情況的主要原因
2.1 建設單位對收集的重要性認識不夠。建設單位存在重建設、輕檔案的思想，對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠，未建立一套規范的管理機制，來保障建設檔案的完整和齊全。
2.2 城建檔案管理部門業務指導不及時。造成檔案收集范圍隨意和檔案收集質量的下降。
2.3 相關部門協調管理待加強。建設行政管理部門和有關部門未能積極參與城建檔案的產生、收集過程，工程備案和檔案進館之間脫節，出現疏漏。
2.4 工程施工單位的檔案管理人員專業水平有待加強。建設單位的工程資料收集大多是由施工員來兼職，對城建檔案的建立、整理的水平較低。
3 改進的具體措施
3.1 廣泛宣傳，提高認識。城建檔案部門通過報紙、電視、召開會議、舉辦講座等多種手段和形式，開展學習宣傳活動。各級領導要充分認識城建檔案的重要性，切實加強對城建檔案工作的領導,把城建檔案工作列入領導工作的議事日程,加強督促、檢查和指導。
3.2 加強執法力度，改變收集途徑。積極督促政府完善城建檔案管理的規章，建立由建筑業管理部門、城市行政執法部門和城建檔案主管部門組成的聯合執法體制，形成相對固定的管理隊伍，適時開展形式多樣的聯合執法活動，確保城建檔案及時全面接收。
改變收集途徑。一是主動收集。城建檔案館通過服務咨詢、技術指導、現身說法等形式，促使建設單位愿意把檔案交送進館。二是強制收集。以城市建設檔案的法律法規為依據,強制性地將檔案收進館。三是協議收集。城建檔案館與建設單位簽訂建設工程項目檔案報送責任書，協議收集。
3.3 有所側重，提高收集質量。一是從源頭抓起，加強檔案業務指導和服務。采取多種形式，培訓建設單位檔案管理人員，提高業務水平。二是進一步做好重點工程建設前、建設中和建設后的跟蹤管理、指導和服務工作，制定工程技術檔案編制辦法，依法及時地把城建檔案接收進館。三是加快城建檔案信息化建設，對城建檔案信息盡快進行數字化處理，建立全文檔案信息數據庫，為社會公眾服務。
關鍵詞:建設工程;檔案;管理;創新
中圖分類號:G271
文獻標識碼:B
文章編號:1008-0422(2010)08-0172-02
1引言
建設工程檔案是城建檔案的重要組成部分,建設工程檔案管理是城建檔案工作最重要的工作內容之一,也是目前城建檔案工作中最具活力、各城建檔案館投入精力最多的部份。近幾年來,隨著城市化持續高速發展,建設工程項目數量和規模都在不斷增長,技術復雜程度在不斷增加,建設工程檔案管理難度也同步增大。在具體操作上,我們往往把建設工程中比較特殊的一部份分開來對待和考慮,如重點工程、市政工程、管線工程、房建工程等等,專門研究其檔案管理的方式和途徑,這是基于建設工程的多樣性、廣泛性和復雜性,希望通過一個突破口,打開建設工程檔案管理的局面。在現實工作中,建設工程檔案管理往往是不平衡的,有的地方重點工程檔案管理比較到位,房建工程檔案管理比較困難,管線工程檔案管理則幾乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重點工程檔案管理比較困難,房建工程檔案管理比較到位,聲像檔案工作也有所推動。建設工程檔案管理創新涵蓋了理念創新和程序創新,根本上是要解決建設工程檔案編制的原始性、真實性、系統性和建設工程檔案報送的程序性、及時性、全面性。本文結合我們的工作實踐嘗試對建設工程檔案管理創新工作進行較全面的分析思考,以期拋磚引玉、共同提高。
2管理模式的創新
加強建設工程檔案管理,關鍵是建立起建設工程檔案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有關可把”,建設工程檔案管理就能逐步走上正軌。最近幾年,懷化市城鄉建設檔案館根據國務院第279號令《建設工程質量管理條例》精神并借鑒和完善長沙市、株洲市等地的做法,把建設工程質量終身責任制引入建設工程檔案管理,實行“建設工程檔案終身責任制”,要求建設單位技術負責人及工程資料員對建設檔案負終身責任,有效地提高了建設單位按規范編制并及時報送工程檔案的責任意識和自覺性。建設單位技術負責人和工程資料員在責任書上簽字時,都感受到了一份責任,覺得手中的筆都是沉甸甸的。這一操作,有效地扭轉了“重建設,輕檔案”的現象。在具體操作中,我們通過開展建設工程檔案編制執法檢查、下基層業務指導、開展業務咨詢、舉辦培訓班等活動,加強“建設工程檔案終身責任制”的宣傳和學習教育;我們還把一些重大建設工程事故責任追究的事例整理成冊,作為學習資料,送發給各建設單位負責人和資料員,讓他們提高認識,“警鐘長鳴”。在堅持“依法行政、依法治檔”的同時,我們不斷加強了本地建設工程檔案管理法制建設,也是管理模式創新的重要手段。早在1999年9月,我館就爭取懷化市政府辦出臺了《懷化市城建檔案管理規定》;2006年8月,我們又爭取懷化市政府出臺了《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》,這一系列規范性文件對促進建設工程檔案編制和報送起到了積極推進作用。有條件的地方還可以更進一步,把政府規范上升到地方立法,工作力度將會大大增強。例如,長沙市在2004年通過省、市人大批準出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》,有效地解決了地下管線工程檔案管理這一個老大難的問題,使地下管線工程檔案管理做到了“有法可依,應收盡收,應查可查”,長沙市也是目前我國各城市中地下管線工程檔案管理做得最到位的城市之一。據了解,長沙市另一個地方性立法:《長沙市城鄉建設檔案管理條例》即將通過省、市人大批準出臺,必將更進一步推動各類建設工程檔案管理再上新臺階。
3服務方式的創新
城建檔案工作實質上是一種服務性工作。建設工程檔案管理需要城建檔案工作人員加強與建設、施工、監理等各方的協調和交流,為建設、施工、監理等單位提供咨詢和指導,這就需要我們城建檔案工作人員做好相關服務工作。在服務方式上不斷創新,是我們加強建設工程檔案管理的重要手段。最近幾年,懷化市城鄉建設檔案館打破在家坐等檔案送上門的老工作模式,大力實施“外向型”戰略,把建設工程項目按片區掃描式清理,要求工作人員走出城建檔案館辦公室,深入基層,深入工地,大力宣傳城建檔案工作相關法律法規和工作規范、標準,重點是宣傳國務院第279號令《建設工程質量管理條例》、建設部第90號令《城建檔案管理規定》、建設部第136號令《城市地下管線工程檔案管理辦法》、建設部建辦[2007]68號文件《關于加強中小城市城鄉建設檔案工作的意見》、省建設廳湘建[2001]255號文件《關于進一步加強各類建設工程檔案管理的規定》和《懷化市城建檔案管理規定》、《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》等文件,讓城建檔案工作的重要性深入人心,按規范編制和報送建設工程檔案成為各建設、施工、監理單位的自覺行動。近兩年來,懷化市城鄉建設檔案館還根據深入學習實踐科學發展觀活動要求,在廣泛征求建設單位意見的基礎上,結合目前建設工程個性差異大,專業性強,技術含量日益提高的情況,推出了“建設工程檔案業務指導個性化服務”的新服務模式。重點是將建設工程項目落實到人,具體工程具體要求、具體指導,制定詳細的工程檔案編制規范,全程提供業務指導和咨詢服務,提高工程竣工驗收備案的效率。在具體操作上,對外公布館內業務工作人員的聯系電話、QQ號碼和電子信箱,要求對重點工程和地下管線工程除了定期要下工地督查檔案編制外,還要做到“隨叫隨到”及時開展咨詢指導;對規模比較大的建設工程,還要組織各分部工程資料員集中培訓;即使一般房建工程,我們也要求業務工作人員至少下基層2到3次,并且要參加工程竣工驗收會,發現問題及時提出、及時督促整改。通過個性化服務,提高了建設工程檔案業務指導的針對性,提高了建設工程檔案編制的質量,促進了建設工程項目的規范化管理,受到了建設單位的一致好評。
4工作程序的創新
最近幾年,懷化市城鄉建設檔案館把建設工程檔案工作納入建設行政程序,通過建設口把關,強化工程檔案業務指導、質量驗收和報送接收職能。具體來講就是把簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》和報送《建設工程檔案終身責任人登記表》納入施工報建程序,然后在工程開工前對建設單位、施工企業和監理公司等單位的技術負責人、資料員進行建設工程檔案技術交底,詳細講解該工程檔案的具體要求;工程施工過程中加強與質監、安監和監理公司的橫向聯系,形成聯動,定期進行檔案業務指導和檢查;工程竣工驗收會前依國家住房和城鄉建設部規范先對工程檔案進行初步驗收,簽發《建設工程檔案初驗認可證》;領取了《建設工程檔案初驗認可證》的工程方可召開竣工驗收會,我館工作人員一定要參加竣工驗收會,在會上還要對建設工程檔案編制情況進行講評并提出下一步工作要求,確保工程按時竣工驗收備案;竣工備案結束后,督促建設單位按時報送建設工程竣工檔案,辦理《建設工程竣工檔案移交證明》,以便于建設單位及時到規劃局領取《規劃許可證(正本)》,辦理產權產籍手續。在具體操作上,懷化市城鄉建設檔案館還充分考慮建設工程的整體時效性,嚴格要求、規范管理、不斷提高工作效率。另一方面,我們以高標準加強對自身的要求和管理,通過交叉驗收程序,嚴把建設工程檔案質量關,使建設工程檔案管理更加規范、力度更大。
5協作機制的創新
建設工程檔案管理牽涉到方方面面,需要縱向與橫向、建設行政各部門以及各建設、施工、監理單位大家共同協作和共同努力。沒有大家的協作,建設工程檔案編制無法得到保證,建設工程檔案報送無法得到落實,建設工程質量也無法得到保障。針對市政和重點工程越來越多,主管部門不再局限于市建設局,而是由區縣(市)及其它部門分級分散負責建設管理的新情況,懷化市城鄉建設檔案館加強與各級重點辦、各市政和重點工程主管部門及指揮部、城管局等單位的聯系,建立高效協作機制,主動了解工程信息,及時與他們簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》,在業務指導過程中,充分發揮個性化服務的優勢,制定具體規范要求,明確了市政和重點工程竣工驗收后必須向市城建檔案館報送合格檔案才能向城管等部門移交的工作機制,保證市政和重點工程檔案管理不留空白、不存死角,應收盡收。通過一系列創新,懷化市城建檔案工作革除了原來“馬后炮”的弊端,杜絕了原來建設工程檔案“編回憶錄”的現象,確保了檔案編制與工程建設同步,確保了建設工程檔案是工程施工的真實記錄和工程實體的真實反映,產生了促進工程質量,促進工程規范管理,促進工程領域反腐敗工作的實際效果,得到了建設單位、質安監部門、紀檢監察部門和檢察院、財政投資評審中心的一致好評,也得到了國家住房和城鄉建設部辦公廳城建檔案辦公室和湖南省城鄉建設廳城建檔案辦公室的充分肯定。全國有六個省還專門組織建設和城建檔案工作相關領導赴我市考察交流。最近幾年,我市建設工程檔案進館量穩步增長,檔案質量也顯著提高。僅2005年至2009年5年內,懷化市城鄉建設檔案館就按規定接受了各類建設工程檔案2萬余卷,建設工程檔案業務指導率、檔案報送率和合格率均達到了100%。懷化市城鄉建設檔案館也連年在市建設局年度目標管理考核中取得優異成績,還被評為“湖南省城建檔案工作先進集體”。
病歷檔案是醫院檔案管理的重要組成部分，面對新形勢的時代要求，充分發揮病歷檔案的作用，服務于醫院管理，適應醫療體制改革的需求，病歷檔案的管理與利用，必須依法管理。
1病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，既有檔案的共同屬性-原始性、真實性和準確性，又有自己的專業特殊性：①病歷檔案的完整性與連續性；②病歷檔案的直接責任者為若干醫療工作者；③患者入院到出院即構成一件病歷檔案；④病歷檔案產生和形成很快、數量大，是臨床、教學、科研和醫院管理不可缺少的資料，是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。
2認真做好病歷檔案管理工作，為醫務工作者及患者提供更好的服務
2.1利用病歷檔案，服務于一線醫務人員病歷檔案管理的目的在于為醫、教、研等方面提供信息服務，有效開發病歷檔案資源能更好地為醫院醫療工作服務，通過對病歷檔案的層層開發，有效提高病歷檔案的開發利用價值。醫院病歷檔案管理水平的提高能為醫院的科研工作提供有價值的參考資料，增加醫院的效益，這里指的效益不僅僅指醫院的經意效益，更包括醫院的社會效益，只有醫院的社會效益不斷提高，才能為醫院的經濟效益提高提供強大的后盾。
2.2利用病歷檔案，服務于患者立足以患者為中心，更好的服務于患者，不斷的提高醫療和服務質量，調動患者參與意識，讓患者得到更高水平的治療。加強醫院病歷檔案管理可以滿足不斷增長的患方對病歷檔案的利用需求。隨著患方法律意識、維權意識和健康保健意識的不斷增強，患方就其個人在醫方診療過程中形成的病歷檔案的知情權和利用需求也在不斷增長。近年來患方利用病案信息進行維權、健康咨詢、院外會診等現象越來越多，醫院只有加強對病歷檔案的管理，才能滿足患方利用病歷檔案的合理需求，從而促進醫患關系更加和諧。
3加強病歷檔案管理的意義
加強醫院病歷檔案管理是有效規范醫務工作者依法執醫行為、指導醫院經營管理、提高醫院整體管理水平的有效保障。病歷檔案是醫院管理中最為重要的信息資料，通過加強對病歷檔案的管理，可以有效規范檔案形成責任人即醫務工作者的依法執業行為。病歷檔案可以客觀、準確、真實、及時地反映出醫院的醫療質量、護理質量、管理質量的現實水平，是醫院領導層進行決策和規劃發展的重要參考，是上級部門檢查和督促醫院各項工作的可靠依據，是醫療、護理業務工作質量、數量等量化統計的數據基礎。趨于完善、規范的病歷檔案管理是醫院提高整體管理水平，促進和指導醫院良性發展的有效保障。病歷檔案是醫院必不可少的管理環節和重要信息庫，是一個醫院治療成果和水平的重要體現，對醫院本身和患者來說都是非常重要的，這也是醫院醫療水平的最終結果體現，需要醫院上下共同努力維護。
4醫院檔案管理工作新思路
4.1隨著醫院管理向科學化標準化和現代化發展檔案工作已經成為醫院管理工作中不可或缺的一部分，醫院檔案工作人員對醫院的檔案工作進行全面而系統的管理，因此在檔案管理中起著領導和決策的作用。因此提高檔案管理人員的全面素質培養人們對檔案管理的意識培養創建一直有信念有理想、具備鉆研精神和創新精神的管理隊伍成為醫院檔案管理工作的當務之急。
4.2以前的醫院沒有獨立的檔案管理部門造成檔案管理工作非常被動段有自主權。因此完善醫院檔案管理體制、建設醫院檔案管理制度成為了醫院檔案管理工作的重點。醫院應逐步盡力檔案管理的專職機構實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變，這樣有利于檔案工作的順利進行。醫院還應把檔案管理工作納入科室管理責任書之中對主任實施績效考核，責任到人，有獎有罰，明確主任對檔案工作的職責，改進檔案管理工作的規范化和標準化。
4.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本，檔案管理現代化不僅是先進設備的配置還包括管理方式的標準化。檔案的標準化指的是檔案管理的內容、編號、分類以及案卷目錄是否符合標準符合各項規定。醫院想要做到檔案標準化就必須使現行的醫院檔案管理有法可依、有章可循。從初步收集整理到最后歸檔入機都有一套清新明確的流程保證檔案完整和準確。
1 文書檔案管理的特點
1.1 文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載歷史
文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。這個階段管理的重點就在收集、管理、編目編冊、保存、借閱等工作上；同時，非常強調資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產生作用。
1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進
文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規范化、系統化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發現文件材料是否系統、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規范等，對做好文書處理工作也是一種促進。
2 辦公室人員做好文書檔案管理的辦法
2.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套設施，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩定辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。
2.2 對檔案文書管理模式進行創新
在新時展的大背景下，應當要對檔案文書管理模式進行積極探索，力求創新，將以往的被動方式轉變為主動，主動對檔案資料進行收集，且在領導的引導下增進和其他部門的交流和聯系，定期整理與分類檔案資料，并對其歷史性和連續性進行了解和掌握，防止出現資料失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書管理工作也是一項發展性的工作，在事件不斷發展過程中其也會出現相應變化。因此，企業領導應合理增加人力與資金的支持，建立起企業需要的管理系統，進而保證能夠充分發揮出檔案資源的價值，為確保服務中心業務的有序開展奠定堅實的基礎。
2.3 強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，是實施檔案管理工作的主體，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力此不斷深化自身。除利用業余時間自我學習外，盡可能參加集團公司、局、分公司檔案管理部門的有關檔案管理培訓，以提高檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
牢記使命，勇于擔當。2018年我將結合檔案工作和集團重點工作，努力踐行新理念新思想，提高認識，指導實踐，努力做到學而用、學而行。
一是勤學檔案業務基本知識技能，強化基礎內功。
二是組織開展檔案培訓，學習宣傳《檔案法》等有關法律法規。
三是組織各部門兼職檔案員做好檔案的收集整理工作，做到檔案應歸盡歸，推動集團檔案工作上水平。
四是加強檔案安全體系建設，簽訂檔案安全責任書，建立物防、人防、技防三位一體的檔案安全防范體系，做好檔案的“十防”工作。
五是推動落實檔案信息化工作，配備檔案管理應用系統，為實現電子檔案自動化管理打好基礎，為實現集團信息化發展貢獻力量。
六是繼續做好檔案的利用工作，嚴格把關檔案查借閱流程，做好登記驗收工作。
【關鍵詞】工程建設；檔案管理；現狀問題；解決措施
隨著國家經濟的快速發展，越來越多的工程得到了建設，從而產生了豐富的建設資料。通過建立檔案加強這些資料的管理，則能了解工程的品質狀態，并為工程的使用維護和后續工程的建設提供參考。但就目前來看，工程建設檔案管理并未得到足夠的重視，有關工作的開展仍然存在較多問題。因此，相關單位還要加強解決問題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。
一、工程建設檔案管理的現狀問題
（一）工程建設檔案管理現狀。目前，工程建設檔案管理已經由完善的法律法規作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關部門的監督指導下開展規范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作。現階段，各單位已經完成了檔案管理體制、機構和網絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關工程建設檔案管理的規范和標準大多已經能夠在檔案管理工作中得到落實。（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經取得了規范化發展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現不及時的情況。
二、工程建設檔案管理問題的解決措施
（一）落實參建單位檔案管理責任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結束后，相關單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。（二）實現檔案建設的全過程管理。為使檔案內容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結束后按照條款內容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質量得到保證，還應將檔案建立與經濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯合設計單位完成檔案管理協議的編制，并結合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經常性監督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。（三）嚴格規范檔案管理各個環節。為確保檔案管理質量，還應加強檔案工作各個環節的管理，從而使檔案管理工作得以規范開展。首先，在檔案收集環節，還應從檔案完整性角度進行工作的開展，加強對檔案裝訂規格、紙張大小和材料字跡等內容的管理，從而使案卷的質量得到保證。針對不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應加強檔案內容的檢查，確保其內容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應加快新技術的引進，并要求檔案管理人才加強新技術的學習，進而使檔案鑒定工作能夠適應市場發展需求。最后，參建單位還應完成檔案管理的信息化建設，加快檔案管理信息系統的開發和研究，并利用先進的檔案管理軟件開展相關工作。而利用該系統，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺，并加強對各單位檔案管理情況的監督管理，進而使檔案管理質量得到保證。
三、結論
通過研究可以發現，工程建設檔案管理工作雖然已經取得了一定的進展，但是仍然存在較多問題。針對這些問題，相關部門和參建單位還應聯合進行管理責任的落實，并加強檔案建立的全過程管理，同時加強各個環節的監督管理，以確保檔案管理規范和要求能夠得到落實，進而使參建單位的檔案管理水平得到提高。
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1 文書檔案管理的特點
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質量直接影響著檔案的質量和檔案工作。
2 當前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規范
當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。
2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業務效率和業務質量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規范體制、充分運用計算機技術、提高人員素質等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。
3.2 建設“自動化”系統，實現一體化管理
在自動化環境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
為進一步建立健全城建檔案機構，形成完善的行業管理體系，各地在已有的城建檔案館（室）基礎上相繼建立了城建檔案管理辦公室，實現了一套人馬、兩塊牌子的管理體制。與此同時，城建檔案工作怎樣行使管理職能加強行政執法就成為擺在我們面前的新課題。結合我市工作實踐，本人對城建檔案行政執法談幾點淺顯看法。
一、行政執法的必要性
在長期的工作中，我們發現有兩方面的不利因素制約著城建檔案工作的開展：①全社會城建檔案意識淺薄，人們對城建檔案的認知還十分模糊，對城建檔案的作用和地位了解甚少，相當一部分建設單位甚至建設行政主管部門存在“重建設，輕檔案”的問題，城建檔案管理往往流于形式，沒有根本落實，城建檔案利用也遠遠不夠，有檔不查而造成很大損失的事情仍然存在；②自竣工檔案保證金取消后，城建檔案工作缺乏行之有效的約束手段，建設工程檔案管理和移交工作面臨很大困難，直接體現為建設項目檔案移交數量的大幅度下降。我市 1998 年至今建設項目 155 項，除少數在建外，大多數均已竣工，而移交檔案只有 68 項，且市政公用工程項目還未計算在內。同時，移交檔案案卷質量也有所下降，檔案技術資料、管理批復文件和竣工圖時有缺失，這些問題嚴重影響了城建檔案庫存積累和工作開展，與城市現代化建設進程背道而馳。為解決工程檔案管理和移交面臨的具體問題，在大力宣傳提高社會檔案意識基礎上， 必須有效地行使法律法規賦予城建檔案管理部門的權力，積極貫徹《檔案法》和《城建檔案管理辦法》，并依據《建設工作質量管理條例》和《行政處罰法》有關條款進行相應的處罰，將依法治檔落到實處，促進城建檔案工作步入正常軌道。
二、進行行政執法必須明確的問題
1.明確職責。首先，城建檔案館是工程檔案管理和接收的責任單位。城建檔案館應在工程建設過程中對工程檔案進行系統的業務指導、監督和管理，參加工程竣工驗收，核發工程檔案予驗收合格證和綜驗合格證，建設單位必須向城建檔案館移交工程檔案。其次，建設單位是編制和移交工程檔案的責任單位。在項目審批進程中，建設單位必須按規定簽訂《報送竣工檔案責任書》；在施工中，必須自覺建立健全項目檔案；在工程交工時，要遵照《遼寧省房屋建筑和市政基礎設施工程竣工驗收備案實施細則》要求，報請城建檔案館進行工程檔案予驗收，以便備案；在工程竣工之后三個月內，向城建檔案館移交全套建設工程檔案。
2.明確法律責任。（1）城建檔案行政執法人員必須具備執法資格。只有取得國家統一頒發的行政執法資格證書的人員，才能行使行政處罰權力。（2）行政執法人員要熟悉掌握相關法律法規，特別是《行政處罰法》、《行政復議法》及《建設工程質量管理條例》，做到有法可依，循章辦事。（3）明確執法主體和執法對象。《行政處罰法》第四章第二十條規定：“行政處罰由違法行為發生地縣級以上地方人民政府具有行政處罰權的行政機關管轄。”而城建檔案管理辦公室只能作為受委托組織以委托行政機關名義行使行政處罰權。城建檔案行政執法對象是工程項目建設單位。3.行政執法的具體實施。（1）確定工程竣工時間。以建設工程備案文件申報的時間。（2）在三個月規定期限內未移交檔案的，應先發出催交通知書或延期整改意見書，確定緩交期限，在限期內仍未移交的，決定執行處罰。（3）處罰的兩種類型：①對建設單位進行數額不等的罰款；②對有關責任人根據情節輕重報請其主管部門依法給予行政處分，特別嚴重的移交司法機關處理。（4）罰款要存入指定銀行賬戶，全部上繳財政，不得挪用。（5）罰款數額要以《建設工程質量管理條例》第五十九條規定執行，以 1—10 萬元為罰款上下限，并依據實際情況區別對待。
三、正確對待行政執法的作用
賦予城建檔案部門行政執法權力是完善城建檔案管理職能的需要，是依法治檔保證檔案工作正常開展的手段。所謂行政處罰，都是為落實城建檔案法律法規的有關要求，使建設項目檔案按規定編制和移交，是通過行政權力對建設單位的約束，而不是最終目的。在行使處罰權前，一方面，要利用各種途徑和方法，廣泛宣傳城建檔案工作，提高全社會對城建檔案的認知程度；另一方面，要加強業務指導監督工作，通過細致的日常工作提高建設單位檔案編制水平，培養一種自覺完善這項工作的慣，督促其自覺移交檔案。行使處罰權時，要確立典型，以點代面，廣泛通報，起到教育警省作用。城建檔案管理部門具備行政執法權力，對于城建檔案事業具有重大意義，必將促進檔案事業健康發展，但這項工作還處于初級實踐階段，我們應當正確認識，認真學習和探索，不斷完善和加強，實現依法治檔，隨著我國城市建設與發展,對城建檔案工作提出了新的更高的要求,要使城建檔案工作適應城市發展的新形勢,必須要確立城建檔案工作管理規則,建立良好的運行機制,依法加強對城建檔案的監督與管理。當前，檔案行政執法與其他各類行政執法一樣，仍然存在執法體制不健全，執法部門之間職責不清、互相扯皮，現行法律、法規不完善等問題。然而，隨著法制社會的到來，檔案行政執法必須走法制化、規范化、科學化的道路，做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究。
作者:張波 單位:大連市普蘭店區城建檔案館
關鍵詞：公路工程 監理檔案 管理
Abstract: in view of the current highway engineering supervision file problems existing in the management of the, analyze the causes and look for supervision of highway project file management level of methods and means, so as to make new situation highway engineering supervision file management work is helpful to improve the quality of the construction work, be helpful for protecting the legitimate interests supervision unit.
Key words: the highway engineering supervision file management
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
公路工程監理檔案管理，是公路工程信息管理的一項重要工作，是監理工程師實施工程建設監理、進行目標控制的基礎性工作，對為公路工程竣工資料整理提供可靠保證有著重要作用，同時有助于監理工程師積累寶貴經驗，不斷提高公路工程監理工作水平，有助于保護監理單位合法利益。針對目前公路工程監理檔案管理中存在的問題，本文將從宏觀方面論述提高監理檔案管理水平的方法和措施。
一、目前公路工程監理檔案管理中存在的問題
（一）存在重工程建設，輕檔案管理的問題。
在公路工程施工監理過程中實施檔案管理，不僅是工程項目建設的真實記載，也是公路建設后道路運行、養護和管理的歷史依據，更是維護監理單位合法利益的保障，具有重要的憑證作用和法律價值。但是，在實際工作中，監理單位重建設、輕檔案的問題普遍存在，影響了工程建設過程中文件資料的手機整理工作，監理項目檔案資料收集工作不能和項目建設進度同步進行。由于檔案工作發揮效益的滯后性，檔案收集工作在項目建設前期得不到應有的重視。在建設過程中，監理工程師往往更重視工程的進度和質量，到項目建設后期，才匆忙整理內業資料，從而導致期間文件資料的丟失。
（二）存在制度不健全，執行不到位的問題。
由于大部分監理單位對檔案資料重視程度不夠，所以很多工程參建單位雖然建立了一些資料管理方面的制度，但一般都不夠健全，難以保證文件資料收集整理工作的有效開展。如監理月報、質量控制文件、監理指令等缺乏統一統一規定，文件編號不系統甚至混亂，文件格式不統一，對后期資料整理工作帶來困難；對工程竣工資料的編制要求不清晰，缺乏有效控制文件資料質量的具體措施；對資料的保管以及移交等沒有專項制度，加之由于項目建設周期長、人員調動頻繁等，往往會造成文件資料的遺失，給后期歸檔工作造成很大損失。
（三）存在業務培訓不到位，檔案管理人員素質低的問題。
目前，工程監理單位普遍存在忽視工程檔案管理工作人員業務培訓的問題。由于監理單位檔案管理人員通常由一線工程師技術人員兼職，他們通常比較缺乏對國家檔案法和公路工程檔案管理相關規定的學習，檔案意識、檔案知識相當匱乏。檔案管理人員素質低、技術力量薄弱、業務培訓缺乏，已經成為限制監理單位檔案管理水平進一步提高的瓶頸。雖然也有監理單位配備了專門的檔案管理人員從事工程檔案的管理，但是這些人員通常缺乏工程建設方面的專業知識，由于不懂工程專業技術，因此在檔案收集整理過程中常常出現錯誤。
（四）存在監督檢查不到位的問題。
由于公路建設項目管理單位缺乏檔案意識，在項目建設過程中，往往會出現檢查質量、安全、進度多，檢查檔案管理少。由于缺乏有效的監督檢查，造成監理單位對檔案管理工作的輕視，嚴重影響了工程檔案的質量。而檔案管理部門往往是在項目后期，甚至是項目完工后才介入項目檔案管理工作，造成無法從源頭上對項目檔案工作加以控制和指導，因此檔案的質量更是難以得到保證。
（五）存在資料存檔不規范，甚至弄虛作假的問題。
由于存在制度不健全、檔案意識差的現象，也就造成了監理單位原始簽證資料填寫不規范，內容失真，甚至弄虛作假等問題。例如，項目文件字跡不清晰、圖標規范，缺少監理工程簽認或者使用易褪色書寫材料書寫；項目文件使用復印件，或未使用激光打印；資料簽名不規范，特殊情況代簽時沒有簽字人委托書；現場監理指令、監理工程師通知、整改情況反饋、監理日志等使用復印件。
二、加強管理的措施
（一）強化公路工程監理檔案管理工作領導責任。
公路工程監理檔案的產生有著長期的過程，基本上反映了工程施工監理過程中的每一個步驟和監理工程師的每一項工作，并且具有不可逆性。因此，工程監理檔案收集和管理工作必須依靠“責任”兩個字。一方面，要層層落實檔案管理的領導責任和崗位責任，依靠合同文件和責任書，將檔案管理工作落實到崗位、落實到人；另一方面，要嚴肅對檔案管理工作中違法、違規行為的責任追究，特別要按照《檔案法》中相關法律責任的規定來約束監理單位行為。
（二）建立健全公路工程監理檔案管理制度。
公路工程監理單位要按照管理法規的要求，結合工程項目具體實際，按照檔案管理相關法規，制定和完善檔案管理的規章制度，建立檔案管理的領導責任和崗位責任，健全文件資料的收集、整理、保管、利用、保密等管理制度，做到嚴格管理、規范管理。首先，監理單位負責人要把項目檔案管理納入職責范圍、工作計劃和工作程序中去，要經常檢查和落實。第二，要加強過程控制，堅持項目建設與檔案整理同步發展，把檔案質量控制融入項目建設全過程。
（三）加強監理檔案管理專兼職人員培訓。
首先，要加強檔案管理人員的專業知識培訓，使檔案管理人員對項目建設程序、技術標準、工程管理、計量支付等有較為深入的理解，監理單位檔案管理負責人應具備交通部監理工程師資質；第二，要加強檔案管理新知識、新技術的學習和培訓，使檔案管理人員具備工程技術和檔案管理雙層知識框架。對檔案管理人員的培訓，可以通過集中授課、交流學習、換崗鍛煉等方式，不管拓寬其知識面，增強業務能力。
（四）加強日常監督檢查工作，注重獎優罰劣。
項目建設管理單位要按照相關法律法規和技術規范的對定和要求，層層落實檔案管理工作，督促監理單位在項目實施過程中嚴格執行自檢、互檢、交接檢三檢制度和檔案驗收移交制度。在施工過程中，要定期或不定期的對監理單位內業資料收集整理情況進行監督檢查，對檔案管理先進單位和個人進行表彰和獎勵，對公路建設檔案工作中有法不依、有章不循的違法單位和個人進行嚴肅處理。要把在施工階段檔案管理工作與計量支付掛鉤，每期中間交工完成的分項工程在計量時，必須在相應的質檢資料、試驗資料齊全并合格后才能進行計量支付，這樣才能為搞好監理檔案管理工作提供保證。
（五）運用技術手段，提高監理檔案管理水平。
由于公路建設項目周期長、專業涵蓋面廣，造成檔案數量非常巨大，這些檔案資料又不同于一般歷史資料，對項目日后的管理、養護有著重要意義。因此，實現當管理管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型轉變，提高檔案利用率、實現檔案價值，具有極其重要的意義。隨著公路事業的不斷發展，現代化管理手段已經廣泛應用到了公路工程檔案管理當中。因此監理單位在檔案收集整理過程中，應該與公路管理信息化建設相適應，積極推廣使用檔案管理信息化系統，充分利用計算機、攝像機、掃描儀等現代化社會，對項目施工監理過程中所保存的檔案資源進行信息化處理，提高檔案存儲、整理、編目、檢索效率，使檔案管理更加科學化、規范化。
【關鍵詞】水利工程 建設監理 檔案管理
1 做好監理檔案管理的重要意義
建設工程監理資料是項目監理機構對工程項目實施監理過程中形成的信息，詳細記錄了工程建設從監理進場、工程開工前準備、開工建設到竣工驗收等全過程，以文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄真實全面地反映工程建設過程中質量、安全、技術和管理等情況，是建設工程信息管理的重要組成部分。工程監理資料是項目監理機構、監理人員履職情況的可追溯依據，是工程質量評定、項目結算、竣工驗收、運行管理和維護的直接依據。工程監理資料的管理水映了工程項目監理機構的管理水平、人員素質和項目監理工作質量。
2 做好監理檔案管理采取的措施
2.1 制定檔案管理規章制度
項目監理部應明確檔案管理責任制，分工明確，專職專責。監理機構的總監是監理檔案管理的責任主體。為保證監理檔案管理工作的順利進行，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，總監應對整個監理檔案的管理目標要求提出指導性意見，在實施過程中隨時督促、檢查和指導監理檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案管理責任制落到實處。
2.2 嚴格執行文件收發制度，借閱檔案要按規定辦理登記手續
嚴格按照《水利工程施工監理規范》（SL288-2014）要求制定“監理收（發）文月統計表”，內外部往來文件應清晰地記錄在“監理收（發）文月統計表”中。工作過程中要嚴格履行文件簽收手續，避免發生文件收發錯漏的糾紛。利用計算機、照相機、攝像機等現代化設備，實現檔案管理與利用現代化。建立有效的電子網絡檔案，將各類檔案合理分類，及時錄入，運用計算機技術對檔案進行系統管理，做到檔案分類清楚，存放有序，管理規范，實現檔案管理數據化和網絡化。
任何人借閱監理資料應履行借閱手續，重要資料須經總監或副總監批準才能借閱。并要求借閱人員做到閱后資料及時歸還、放回原位。
2.3 配備專職資料員負責監理檔案管理
監理人員進場時就應安排專職資料員負責本項目監理部的檔案管理。日常工作包括文件收發、傳閱、上報、下發、歸檔、回收處理無效文件等。總監或副總監負責監督檢查資料員日常工作完成情況，及時發現存在問題，糾正資料員工作中的失誤，促進高效率、高質量完成監理檔案管理日常工作。
2.4 加強檔案管理人員職業培訓
監理資料員要定期參加專業理論學習，提高業務素質和工作能力。應具有認真嚴謹的工作態度，有良好的職業道德，嚴格遵守《檔案法》、《保密法》及《科學技術檔案管理暫行規定》等有關法律法規，嚴格執行對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面的規定，做到對監理檔案管理工作負責。 如遇工作變動，須先交清原崗位應歸檔的文件材料。
3 監理檔案管理歸檔
3.1 檔案文件預審
監理資料員能夠熟悉監理檔案的類型和傳閱途徑，保證文件在各個參建單位及時上傳下達。資料員在接收文件時，要仔細審閱文件（尤其是施工單位提交的資料）。對發現的表格使用不符合規范、資料份數、文件上報時效性、簽章不規范等細節問題要及時匯報總監，并要求施工單位糾正。
3.2 水利工程建設監理檔案文件分類
資料員要及時對監理工作過程中形成的文件M行核查登記，分類暫存于檔案盒內，做到資料不丟失、不遺漏。
3.2.1 監理管理體系文件
（1）監理單位資質文件：企業法人營業執照，企業資質等級證書復印件。
（2）監理人員資格文件：項目監理部人員配置表、調整表，上崗人員崗位證書、總監理工程師任命書、總監代表授權書及監理員授權書、分工責任書等。
（3）項目部管理制度：組織機構表、監理工作目標、管理制度、工作職責、工作流程、員工培訓記錄。
3.2.2 依據性文件
（1）規范標準文件：技術標準基本配置清單。
（2）監理合同文件：中標通知書、監理委托合同及補充協議。
（3）其他文件：施工總承包合同、借貸合同、分包合同、中標通知書。
（4）施工圖紙及說明文件：施工圖紙及登記目錄清單。
（5）圖紙會審及設計交底文件：圖紙會審及交底會議紀要。
（6）變更設計文件：變更設計，技術核定資料及登記目錄清單。
（7）政府批準文件：規劃許可證，施工許可證、施工圖審批意見書、質安監督書。
（8）監理規劃：監理規劃、內部交底記錄。
（9）監理實施細則：質量監理細則，細則清單，內部交底記錄。
3.2.3 監理工作控制文件
（1）會議紀要：工程例會紀要、專題會議紀要、其他會議紀要、內部會議紀要、及會簽來往函件。
（2）收文、發文匯總記錄：文件清單、公司及業主、政府發文及文件、發文記錄。
（3）工作總結：階段性總作總結（年度、月度、專題等）。
（4）預控性文件：對工程建設行為安全、質量等方面提出的監理預控性意見。
（5）監理計劃：單位工程中分部（子分部）、單元工程項目劃分表、隱蔽工程質量驗收計劃與記錄清單、監理旁站工作計劃、監理平行檢驗工作計劃、質量抽檢記錄計劃、工程結構安全和功能項試驗計劃于記錄清單。
（6）監理報審：開工、停工報審審核表、總分包單位報審表、施工組織設計（方案）報審表。
（7）監理報告：鉆孔樁、承臺、墩臺（質量）安全評估報告、有關監理工作專題報告、質量、安全事故報告與處理。
（8）監理指令：監理通知、回復單、監理工作聯系單、開工（暫停）令。
3.2.4 監理質量控制文件
（1）監理記錄：各類監理旁站記錄表、各類監理平行檢驗記錄。
（2）監理（施工）驗收：單元工程報驗及質量驗收記錄，分部工程報驗及質量驗收記錄，單位工程質量報驗及質量驗收記錄、單位工程質量控制資料檢查記錄、單位工程安全和功能檢驗資料檢查及主要工程抽查記錄、隱蔽工程驗收報驗及其記錄、施工測量報驗及成果記錄。
（3）監理見證：見證取樣送檢臺賬、見證取樣和送檢人員備案表。
（4）其他影像資料：開工前原貌、施工階段、竣工新貌照片、工程建設過程的錄音、錄像文件。
3.2.5 監理安全檢查監督記錄文件
（1）聯系單：監理工作聯系單。
（2）指令及回復：監理工程師通知單、監理工程師通知回復單、工程暫停令，安全報審表。
（3）會議紀要：各類安全會議紀要及會簽，包括監理定期檢查例會紀要。
（4）書面報告：向主要部門，建設單位及上級單位的報告。
（5）安全檢查、考核：安全監理巡視檢查記錄，施工現場安全質量標準化工地考核評分記錄。
（6）承包方安全生產規章制度：備案登記表，后附安全生產責任制、安保體系認證證書等八項管理制度。
（7）安全防護文明施工措施費用使用計劃和簽證：措施費使用計劃報審表、措施費使用支付申請表。
3.2.6 工期管理控制文件
工程開工報審表、工程復工報審表、施工進度計劃報審表、施工進度計劃人機料動態表、工程延期申請表。
3.2.7 投資管理控制文件
工程價款支付申請證書、工程變更費用報審表、費用索賠申請表、審批表、工程量現場簽證單等。
4 監理檔案管理存在問題及應對措施
4.1 資料員能力存在個性差異
由于監理部資料員素質良莠不齊，個別人員對行業規范不熟悉，專業知識不全面，缺少工作責任心，對資料如何進行分類、傳閱、整編、歸檔、保管等環節不清楚，存在資料分類混亂、保管不當等現象，容易造成資料的缺失。
選用專職技術人員負責監理檔案管理，要求能熟知行業規范。加強對監理資料員的業務培訓，提高檔案管理人員的管理意識和專業素質能力，促進檔案管理的科學化、規范化。
4.2 n案資料與工程建設進度不同步
工程開工初期，迫于施工合同工期要求，開工前準備資料不能及時上報，報審資料存在上報不及時、不齊全現象。
相關監理人員要及時督促施工單位補充完善上報資料，做到監理資料閉合。
4.3 做好現場監理資料記錄
駐地監理人員匯總的監理資料是第一手資料，它直接影響工程的計量、結算工作。監理人員由于白天盯工地現場，可能存在資料記錄滯后現象。
要求監理日記、旁站記錄等資料及時匯總、記錄，記錄內容要清晰、準確、符合規范和事實，為日后工程量計量、結算等提供真實可靠依據。
4.4 簽證、評定資料存在滯后現象
施工生產過程中，施工單位不能及時上報簽證、評定資料，往往是先施工后補資料。開盤鑒定單、開倉報審表、單元工程質量評定表等不及時找監理人員簽字蓋章，遲遲拖延。這樣可能會出現為應付報驗程序而湊資料的現象，造成原始數據、填寫日期不真實、不準確。
監理人員應嚴格執行監理規范要求，未經監理人員驗收簽字，施工單位不得進行下一工序施工。要督促施工單位及時上報相關簽證、報驗資料，做到工程資料和施工進度同步開展。
