發布時間：2022-07-17 05:05:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇會計電算化對會計內部控制的影響，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘要:本文結合會計電算化內部控制的重要性和功能,從組織控制、操作控制、處理控制三個方面論述了內部控制的措施。
關鍵詞:會計電算化 內部控制 措施
一、內部控制概述
建立內部控制的目的就是為了保證由數據處理功能所產生的信息具有準確性、完整性、及時性、有效性以及保證數據處理功能本身具有有效性;使會計處理符合會計制度和會計準則的要求;防止違法行為的發生;提高信息系統的效率和效益;提高企業的競爭能力;促使企業提高管理決策的正確性。
二、會計電算化內部控制的功能
1. 預防性控制功能。它是通過防止或阻止錯誤、災害、事故、舞弊等的發生來避免各種災害。
2. 檢測性控制功能。它是通過找出、發現已經發生的錯誤、災害、事故以及舞弊現象來防止危害的擴大或使危害得到補償。
3. 糾正性控制功能。它是通過更正和糾正已檢測出的錯誤,處置發生的舞弊行為,以及處理和補救已發生的災害等來減輕危害,使系統恢復正常。
三、內部控制的措施
(一)組織控制
1. 電算化部門與用戶部門問職責的分離
在會計電算化的情況下,電算化部門除了對數據采集部門所送來的數據按一定程序進行處理外,不能負責業務的批準和執行、也不能保管除計算機系統以外的資產。一般設置數據采集、數據處理、維護管理等新的崗位。這些崗位將承擔起內部會計控制的作用,達到保證會計數據真實可靠,提高會計工作質量的目標。
2. 電算化部門內部的職能分離
在經濟業務處理中,將不相容職能予以分離是十分必要的,但是會計電算化卻常常將這些職能集中化。因此,在電算化部門內部,應該適當地進行職員分離,以補救不相容職能集中化的不足。一般來說,電算化部門內部應做到以下的職能分離。
(1)系統分析和應用程序設計的分離。將系統分析和應用程序設計分離開來,有利于分別檢查系統的設計相應用程序的設計,不過,這兩者不嚴格分離并不會嚴重削弱內部控制。
(2)系統分析和應用程序設計與系統程序設計的分離。沒有這種分離,系統程序就可能在未經批準的情況下對應用程序和數據文件做出變更。
(3)系統分析、應用程序設計以及系統程序設計與操作職能分離。如果讓系統分析員和程序設計員運行程序,他們就有機會對程序和文件進行非法修改。
(4)獨立的檔案保管職能。實行獨立的檔案保管職能有助于防止任何未經批準而使用程序、文件和系統資料的行為。
(二)操作控制
操作控制的目的是通過規范的計算機操作來保證信息處理的高質量,減少產生差錯和未經批準而使用文件、程序和報表的機會。操作控制是通過制定和執行規范的操作規程來實現的。規范的操作規則主要有以下幾個方面:
1. 操作運行規則。計算機操作員應遵循操作指南中的規定進行操作。
2. 機器操作規則。應為計算機輸入輸出設備的運行設立規范的操作規則。
3. 用機時間記錄規則。應對每個上機操作者所用時間進行記錄,以便考核計算機完成的任務以及每項任務所用機時。
4. 控制臺記錄規則。操作系統應編寫控制臺記錄,即記錄操作系統的所有活動、設備的使用情況和操作員的行動。
5. 嚴密的監管規則。規范的操作規則還應要求對操作活動進行嚴密的監察和檢查,包括定期地對控制臺記錄、操作記錄和用機時間記錄,加以審查和比較。
6. 機房守則。這涉及到設備的使用、程序的存放、文件的處置等方面,目的是為了使機房保持良好的秩序,以減少程序和數據損失和破壞的風險,保證保密的輸出信息不落入未經允許使用的人之手。
(三)處理控制
1. 數據有效性檢驗。可靠的和合適的數據處理要求應用程序所處理的數據是正確的,而處理正確的數據意味著要讀入正確的文件和文件中的記錄,而且所處理的業務與主文件所包含的業務相配。有效性檢驗是為了發現用錯文件、記錄和業務數據的情形,其措施包括:
(1)文件標簽檢驗。打開文件時,應檢查文件的內部標簽,以便確認使用的文件是所需的文件以及所需的版本。
(2)記錄標識檢測。在處理順序文件時,應用程序是依次讀文件中的記錄的。為保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的(即確是下一記錄),應用程序應在處理該記錄前檢測一下記錄的標識(關鍵字)。
(3)業務代碼檢測。業務數據文件通常包括不同類列的業務數據,每類業務數據需要得到不同的處理。業務類型可以出業務代碼來辨別。每類業務的業務代碼均被應用程序讀入,以便決定由哪一段應用程序來進行處理。
(4)順序測試。秩序混亂的文件會導致在處理順序文件的過程中遺漏記錄,導致文件的誤用,導致文件排序或合并操作的失敗。因此,應用程序應通過比較前后兩次讀入的記錄的關鍵字來檢查記錄的順序。
2. 余額檢查。費用和收入類賬戶在期末—般沒有余額。因此,可以在程序中設置余額檢查指令。在借貸記賬法下,大部分負債和所有者權益類賬戶的期末余額應在貸方,而資產類賬戶的期末余額應在借方。因此,可將此作為余額合理性標準編人程序。當程序運行時,就可對賬戶余額進行合理性檢查。
3. 試算平衡。程序根據記賬方法中的試算平衡法對全部賬戶的期末余額進行檢驗。如果不平衡,說明處理有錯,需進行查找和更正。
4. 總賬和明細賬余額核對法。將某——賬戶所有明細賬的余額相加的結果應與總賬余額相符。
四、結語
總之,發展會計電算化,是實現會計工作現代化,促進會計改革的重要保證。而加強會計電算化的內部控制工作,則將有助于企業更好地利用會計電算化系統組織會計工作,為企業決策提供準確、及時的會計信息,從而促進企業的發展,提高企業的經濟效益。
1 會計電算化對會計內部控制的影響
(1)內部控制的范圍發生變化。
(2)內部稽核機制發生變化。實行電算化后,由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續都由計算機自動處理統一執行,會計工作的分工、崗位職責、權限也發生了變化,許多業務處理程序被大大簡化,會計人員無法直接參與和控制,一些內部牽制措施無法執行,其審查、稽核機制被削弱。
(3)內部控制的重點有所轉移。實現會計電算化后,內部控制的重點轉移到對原始數據輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間連接的控制等幾個方面,尤其是原始數據的輸入方面。
(4)會計信息存儲介質、存儲方式的改變。
(5)內部控制的形式發生變化。實現會計電算化后,內部控制由原先的單一人工控制轉變為人工控制和程序化控制相結合。會計電算化的程度不同,程序化控制的數量也會有所不同,一般來說,電算化程度越高,采用的程序化控制要求也越多。
(6)內部控制的重點發生了變化。在電算化環境下,除了人這個執行控制的主體外,許多內部控制方法主要通過會計軟件來實現,因此,在計算機會計中,控制的重點已不再僅僅是人,還包括人工處理控制、原始數據進入計算機控制、會計信息輸出控制、人機交互處理控制、計算機系統之間連接控制等多方面。
2 電算化系統下的內部控制的管理特征
(1)操作授權口令化。在會計電算化環境下,操作員的口令和密碼是進入會計系統的唯一通道,與手工會計系統授權人員簽章不同的是,口令和密碼更容易被丟失和盜取,引發不易察覺的會計資料失真。
(2)系統失控的隱蔽性。在會計電算化環境下,許多應用程序本身就帶有內控的功能,如果企業在初期設置時沒有考慮周全,由于程序運行的重復性,往往會使失控情況長期不被發現,造成很大的損失。
(3)系統缺乏交易痕跡。在會計電算化環境下,文件記錄的控制功能大大減弱,一旦企業發現錯誤,由于部分交易幾乎沒有痕跡,難以追查出錯源頭。比如每一筆會計分錄的錄入系統都會要求借貸平衡,可是如果錄入的會計科目錯誤而審核時又沒有及時發現,將會使查找非常困難,可能最終需要查找每一張記賬憑證。
(4)控制范圍擴大。在會計電算化環境下,不僅要對交易處理控制,還要對系統權限控制,修改程序控制,網絡安全控制等等。
(5)信息存儲安全風險增大。在會計電算化環境下,會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中,容易丟失或損壞,如果沒有及時存儲,甚至需要全面恢復系統。
(6)電子商務的應用增加了網絡風險。網上銀行、網上報稅、遠程報表、遠程審計等新功能的出現,必須要求相應的內部控制程序。
3 完善會計電算化下的會計內部控制的幾點建議
(1)加強對會計基礎工作的控制。會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規程是否規范,基礎數據是否準確、完整等,做好會計基礎工作控制主要是在單位內部建立起一套全面、規范的管理制度和方法,以及完整的規范化數據格式。
(2)具體控制電算化下的會計處理操作。為了保證信息處理質量,減少產生差錯和事故的概率,應制定嚴格的指計算機業務處理具體操作步驟和具體要求,如:各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;數據錄入員對輸入數據有疑問,應及時核對,不能擅自修改;發生輸入內容有誤的,需按系統提供的功能加以改正,如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正;開機后,操作人員不能擅自離開工作現場;要做好日備份數據,同時還要有周備份、月備份等等。
(3)加強對會計資料的管理。在實行會計電算化之后,隨著存儲介質的改變,對會計資料管理的要求也更加嚴格。應采取各種安全保證措施,做好防消磁、防火、防潮和防塵等工作,采用磁性介質保存會計檔案的,要定期進行檢查和復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失,所有的軟件文檔資料、數據結構形式、程序說明書和源程序清單均應按機密文件管理,報廢的計算機,應將其硬盤徹底格式化,以防數據泄密。
(4)加大對復合型會計電算化人才的培養力度。對電算化管理人員的培訓工作要經常性地進行,并結合經驗交流,使培訓收到實效。在吸納高校會計電算化畢業新生的同時,還應選拔具有一定計算機知識的會計業務骨干到高校進修計算機專業,這樣新老結合,高、中、低結合的會計電算化人才隊伍就會形成,必將推動會計電算化工作的進一步提高。
(5)加強內部控制審計工作。對會計資料進行定期審計,審查電子數據與打印存檔資料的一致性,審查數據保存方式的安全性、合法性,防止出現非法修改歷史數據的現象,對電算化系統運行的各環節進行審查,防止任何形式的漏洞存在。
會計電算化是會計發展史上的一個歷史性飛躍,它不但減輕了會計人員的勞動強度,提供了會計效率,而且大大提高了會計信息處理的及時性和準確性,有助于企業加強管理,提高經濟效益和競爭能力。會計電算化在給企業單位帶來巨大效益的同時,對會計內部控制產生了重大影響。認真探討會計電算化對會計內部控制的影響,對建立健全電算化會計內部控制制度,加強會計內部控制有重大的意義。
一、會計電算化對會計內部控制的影響
1.內部控制的范圍擴大
在傳統會計的條件下,會計內部控制主要針對經濟業務處理,通過憑證傳遞程序,規定每個工作點完成的任務,并在傳遞程序中選擇控制點進行內部控制。由于電算化信息系統的開發、運行、維護是一個復雜的系統工程,所以電算化會計下的內部控制還要包括系統開發過程的控制、軟硬件環境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及電算化會計信息系統使用過程中的數據輸入、處理、輸出的正確性控制等,會計電算化擴大了會計內部控制的范圍。
2.內部控制制度發生了變化
會計電算化改變了原有的會計組織體制,會計工作組織和崗位發生了很大變化。原來根據會計事務的性質設置的各業務核算組已經被撤銷,與之相聯系的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發生了改變或不復存在。大中型企事業單位新設置的會計部門由總會計師、數據準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統開發組等組成。其中,財務管理組是電算化會計系統的優秀部門,崗位劃分比原來更細,并提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下,必須構建內部牽制制度。
3.內部控制的形式和重點發生了變化
會計電算化使會計內部控制的形式發生了變化,一些傳統的內部控制形式已無存在的意義,如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成,整個處理過程分為數據輸入、處理和輸出三個環節,從輸入會計憑證到輸出會計報表,可以一氣呵成。如果系統安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞,是不會出現賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現象的,所以數據正確性控制的重點轉移到了數據輸入環節。同時,計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術,使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制,如數據正確性的校驗、操作權限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠,它可以克服人工控制的隨意性。總之,在電算化會計條件下,會計內部控制方式已部分被計算機所取代,由人工控制轉移為人機控制。
4.網絡財務的應用和發展給會計內部控制提出了新問題
隨著網絡技術的發展及其在經濟領域的應用,網絡財務也迅速發展起來。網絡財務不僅使會計核算從事后變為實時,而且使財務管理從靜態走向動態,從財務部門走向整個企業,走向企業外部,極大提高了財務管理效率。目前的網絡財務軟件的功能主要包括網上采購、網上銷售、網上支付、網上結算、遠程報賬、遠程財務控制、遠程報稅、遠程報關、遠程審計、在線資金調度、異地轉賬等。網絡財務使會計介質全面發生變化,出現各種電子單據,如各種發票、結算單據等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。
二、建立電算化會計信息系統的內部控制制度
會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度失去作用,它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統的正常進行,預防、發現和糾正系統所發生的錯誤、舞弊和故障,及時提供正確可靠地會計信息,這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統的內部控制制度,以保證會計信息真實、準確、完整和安全。
1.電算化會計信息系統的開發和維護控制
電算化會計信息系統的開發是一項復雜的系統工程,一般來說投資較大,對整個企業的影響也較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發前必須進行可行性分析,從經濟上、技術上、組織上論證開發新系統的必要性和可能性,進行資本預算和效益評估,必須經過領導和專家的批準和認可。在軟件的開發過程中,必須認真執行國家和地方頒布的有關標準和規范,包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》等。在新系統使用的準備階段要加強對有關人員的培訓,提高系統操作和系統管理人員對新系統的認識和理解,以減少系統運行后出錯的可能性。在新舊系統轉換過程中,要采取有效的控制手段,做好各項準備工作,如人員從新配置、清理賬目、準備初始數據、規范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據本單位的情況選擇合適的轉換方法,一般可采取并行轉換,新舊系統并行一段時間,以檢驗新系統的正確性。如果會計軟件在使用過程中發現問題,或者由于企業經營活動及經營環境發生變化,需要對會計軟件進行維護,就必須對會計軟件的維護進行嚴格的控制。一般來說,如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進行維護,由系統管理員提出申請,如果需要擴充系統功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請,由會計部門負責人、總會計師和企業領導對會計軟件維護申請進行審批。批準后由專職會計軟件維護人員進行修改維護,其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護,應事先制訂具體的維護計劃。軟件修改后要進行試運行和組織驗收,驗收通過并正式下達使用通知后,修改后的軟件才能投入正式運行。
2.組織控制
實現會計電算化后,會計部 門的組織機構和崗位分工必須進行重新調整,會計數據的處理將集中在計算機操作部門,要重新設計會計信息系統各部門之間和部門內部各崗位之間的內部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制,系統開發組、系統操作組、系統維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當盡可能分離,劃清各自的工作職責和業務處理范圍。如系統操作組負責進行會計數據處理,而不能進行系統開發、程序維護,而系統開發組和系統維護組不能有會計軟件的操作權和會計業務的決定權等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制,建立崗位責任制,明確職責,責任到人。其重點是系統操作組內部的崗位分工,同時要加強對系統開發、專職會計員、檔案員等的控制,應做到相互牽制、相互制約、防止出現舞弊和欺詐行為。如系統操作組內系統管理員、操作員、審核員及維護員的職權是不相容的,必須明確劃分工作范圍和職責權限,不能兼任。三是要建立并嚴格執行相應的人事管理制度,加強內部控制,對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。
近年來,電子信息技術取得了高速的發展,越來越多的企業開始在內部推行會計電算化,在構建電算化系統之后,企業的財務管理與會計核算環境都會發生很大的改變:首先,因為引入了計算機去協助完成企業財務工作,大大加快了會計信息的處理速度,也在很大程度上提升了會計核算的可靠性與準確性,降低了人工計算或是疏忽大意可能導致錯誤的幾率;其次,傳統手工會計處理方式下的內部控制已經無法適應當代會計電算化的高要求,這也為企業內部控制帶來了新的進步空間。因而,怎樣有效發揮企業會計電算化的快捷、高效作用,怎樣保證企業物資財產的安全,為企業的生產經營決策提供更加完整、更加準確的信息,為企業創造出更多的經濟效益,是會計電算化環境下企業內部控制的新要求,也是關乎企業可持續發展的重要任務。
一、會計電算化的優勢
自上世紀九十年代之后,計算機技術的發展可謂是突飛猛進,會計電算化在企業的應用也越來越普遍,已經逐漸成為未來的發展趨勢。可以看到,會計電算化在企業會計實務中的運用是一次重大變革,對會計理論與實務界的發展都具有無法估量的重大影響,這主要表現在以下兩個方面:
一是提升了企業會計工作的效率與質量。在會計電算化環境中,企業絕大部分的會計核算業務都是由計算機協助完成的,這不僅在很大程度上提高了會計信息處理的效率,同時,由于計算機核算方法的應用也提升會計核算的精準度。
二是提高了企業表現信息的能力。現階段,隨著計算機網絡技術與電子信息技術的飛速發展,會計電算化在企業的應用正在不斷地得以完善與提升。不難想到,會計電算化完全代替手工會計核算已成為大勢所趨,而且已經在政府部門與企事業單位得到了廣泛的使用。同時,會計電算化的應用也為企業內部控制帶來了更高的要求,許許多多的新問題與新矛盾陸續出現,特別是在加入世界貿易組織之后,我國的經濟發展邁進了快速發展車道,我國的企業也逐漸走上國際舞臺,參與到國際市場分工與競爭之中。在會計電算化環境中加強內部控制不僅是企業會計控制的基本要求,也是新時期會計理論與實務的客觀需要,因而,必須充分結合企業會計電算化的特征,建立規范、合理、科學的內控制度,并不斷的完善與補充,以提升企業內控管理的績效。
二、會計電算化對企業內部控制提出了更高的要求
內部控制指的是企業或是其他組織為了確保內部資產的安全、保護信息的準確與安全、促進生產經營政策的有效施行、控制經營管理風險、提高生產經營效率、避免舞弊行為的發生,以最終實現企業目標而開展的各項管理性活動、制定的各項制度方法等的總和。會計電算化的運用在為企業工作處理帶來高效率與高精確度的同時,也為企業的內部控制帶來了更高的要求,這些正說明了加強企業內部控制的必要性:
1.保證原始數據的精準性
在會計電算化環境中,由計算機協助處理的數據都在程序的嚴格控制之中,計算機對原始數據進行自動地處理與加工,并將結果儲存在磁性介質之上。企業內部所有的記賬、結賬、編制報表以及會計分析等工作都是在電腦程序的嚴格控制下進行的,但是,原始數據依然是由人工錄入計算機系統的,一旦在原始數據的輸入與審核中出現差錯,電腦程序無法識別,只能按照原始數據將錯就錯的進行計算。所以說,電腦系統加工處理信息的準確度在很大程度上取決于所錄入原始數據的準確性,這要求在企業內部所有信息的處理過程與方法都必須是合理、規范的,這樣才可以確保會計信息的完整性、真實性與精準性。
2.拓展了內部控制的范圍與對象
在傳統的手工會計處理方式下,企業內部控制強調的是交易處理,絕大多數的控制對象是會計工作人員。但是,在會計電算化環境中,建立與應用會計系統的復雜性帶來了很多新的控制問題,例如,控制系統權限、保護磁性介質信息以及控制程序完善等等。在會計電算化環境中,所有的初始數據都出自憑證數據庫,倘若人為輸入不當,就會導致明細賬、日記賬、臺賬甚至會計報表中出現錯誤,因此,原始數據的錄入是否準確直接決定了整個會計業務處理的成敗,這正是內部控制的關鍵環節。當然,計算機程序間的鏈接控制、人機合作中的控制、會計數據的導出控制等工作也是會計電算化環境中企業內部控制的關鍵環節。
3.規避電腦檔案無紙化的風險
在傳統的手工會計處理方式下,企業發生的所有經濟業務都被記錄在紙張上,增加、修改以及刪除了的記賬憑證或是會計賬簿都能夠從印章與筆跡上明確的區分責任。自從推行會計電算化之后,記賬憑證與賬簿都變為存儲于磁性介質上的文件或是記錄格式,也就是會計核算的無紙化,任何修改數據的行為都不留痕跡。同時,電磁介質也比較容易受損壞,而且會有毀損或是丟失的危險,這是會計電算化對企業會計資料保管上的新要求,企業必須找尋到完好保管紙質與磁性介質上的會計資料的有效方法,這也證明了企業開展內部控制的必要性。
4.增加了會計工作的安全控制難度
電子信息技術的高速發展以及在企業會計中的普及帶來了許多新問題,在電算化環境中,以往以計算機為優秀的安全性防范方法已經不再適合企業運用,經過計算機程序傳輸的數據很難保證其完整性與可靠性。這是因為網絡系統的開放性為一些非法網友提供了可乘之機,網絡病毒的傳播也給電算化系統引發了很大的風險。當今,財務處理軟件的功能,例如遠程報賬、遠程審計以及遠程報表等都必須設置控制環節,這無疑增加了企業會計程序安全控制的困難。
上述這些要求說明原有的企業內部控制已經無法適應企業的發展,強化企業的內部控制已經刻不容緩。隨著網絡技術在企業會計實務中的應用,計算機輸出的會計信息、會計數據等資料對企業的影響越來越大,必須依靠嚴格的控制才能確保其準確性與可靠性,也只有進行不斷的研究、調整與完善,才能真正保證會計資料的真實性與可靠性,進而提升企業的效益。
一、會計電算化對會計內部控制的表現
隨著新會計準則的出臺和實施及科學技術的發展,計算機的運用已滲透到各個領域,電子計算機數據處理技術已在會計領域廣泛運用。如何在提高會計處理的及時性、準確性的同時確保會計電算化的安全,已成為會計各電算化單位需要解決的問題。一是電算化會計系統改變了會計憑證的形式。在電算化會計系統中,會計和財務的業務處理方法和處理程序發生了很大的變化,各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發生時,有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄。原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了。原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。原來書面形式的各類會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上。二是內部控制的形式發生了變化。手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同,通過以下分析了解會計電算化核算下會計內部控制形式的變化。手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中將移入計算機系統內部,通過計算機程序體現出來。如,記賬憑證的借、貸平衡效驗;賬戶中期末余額、期初余額、本期發生額的檢查;各核算業務模塊間數據的核對;報表數據的鉤稽關系檢查、會計平衡的等式的檢查等等,會計電算化后難以發揮牽制作用。
二、會計電算化對會計內部控制存在的問題
一是兼容性差。由于各個系統都是自行開發,各自使用不同的操作平臺和支持軟件,數據結構不同,編程風格各異,各軟件公司為技術保密,相互沒有交流和溝通,沒有業界的協議,自然也就沒有統一的數據接口,很難在不同系統上實現數據共享。二是系統內部銜接性差。這不僅增加了工作量,而且因為由人工核算、人工輸入等人為因素,必然增加出錯機率,使得財會軟件不能充分發揮它的管功效和預測功能。三是數據保密性、安全性差。很多時候,財務上的數據,是企事業單位的絕對秘密。所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版。在我國,計算機熱起來大約不到十年,而且真正普及應用也不過三五年,或者說現在仍然沒有達到普及水平。人們對它的認識,自然不盡相同。在電算化會計系統中,計算機對輸入的數據自動進行加工處理,所有的記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。一旦輸入操作不當,將會引發明細賬、總賬乃至會計報表等一系列錯誤,造成輸出信息的失真。因而數據輸入不當的控制問題成為內部控制中最重要的控制環節。
三、加強會計電算化的會計內部控制措施
加強會計電算化,對加強和改進財務管理是極為重要的,要對會計電算化可能出現的問題,進行認真分析研究,有針對性地采取措施。首先,加強系統開發、發展控制。建立授權和領導認可機制。計算機會計系統的開發和發展項目,不論是自行組織開發還是購買商品化軟件,都必須遵循國家有關機關和部門指定的標準和規范。計算機會計系統應在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓,提高這些人員對系統的認識和理解,以減少系統運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間。要嚴格程序修改控制。企事業單位經營活動變化及經營環境變化,可能導致使用中的軟件進行修改,計算機會計系統進過一段時期的使用也會發現一些需要進行修改的地方。因此,軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄,修改過程的每一個環節都必須設置必要的控制,修改的原因和性質應有書面形式的報告,經批準后才能實施修改,計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。其次,加強管理控制。管理控制是指建立起一整套內部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統涉及的各個部門和人員的管理和控制。要完善組織機構設置。企事業單位實現了會計電算化后,應對原有的組織機構進行適當的調整,以適應計算機會計系統的要求。可以按會計數據的不同形態,劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等;也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審計記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。再次,明確職責劃分。會計內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離,計算機會計系統與手工會計系統一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務,都不能由一個人或一個部門經手到底,必需分別由幾個人或幾個部門承擔。最后是加強日常控制。業務發生控制。業務發生控制又稱程序檢查,主要目的是采用相應的控制程序、甄別、拒絕各種無效的、不合理的及不完整的經濟業務。由于計算機處理數據的能力很強,處理速度非常快,如果輸入的數據不準確,處理結果就會出現差錯,在數據輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數據,一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化,影響整個計算機會計系統的正常運行。因此,企事業單位應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制,保證數據輸入的準確性。數據通訊控制是為了防止數據在傳輸過程中發生錯誤、丟失、泄密等事故的發生而采取的內部控制措施。企事業單位應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。數據處理控制。數據處理控制是指對計算機會計系統進行數據處理的有效性和可靠性進行的控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數值有效范圍的檢查、記錄總數的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。數據輸出控制。數據輸出控制是為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據 控制一般應檢查輸出數據是否與輸人數據相一致,輸出數據是否完整,輸出數據是否能滿足使用部門的需要,數據的發送對象、份數應有明確的規定,要建立標準化的報告編號、收發、保管工作等。
