發(fā)布時間：2022-05-21 05:18:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案管理系統(tǒng)論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1.用戶研究
將用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)、模態(tài)聯(lián)系在一起，需要貼近復(fù)雜的環(huán)境，貼近異構(gòu)終端、異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，尤其是能夠符合三網(wǎng)融合環(huán)境的需要，而在這種環(huán)境下，用戶首先通過終端，經(jīng)過各種異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)接入三網(wǎng)，再統(tǒng)一鏈接到圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶才能使用系統(tǒng)所提供的服務(wù)、海量的信息資源[9]；學(xué)術(shù)界一直研發(fā)新一代信息網(wǎng)絡(luò)，國外的參考文獻(xiàn)主要包括文獻(xiàn)[10][10]、文獻(xiàn)[11][11]、文獻(xiàn)[12][12]、文獻(xiàn)[13][13]；同時現(xiàn)有技術(shù)中能夠鏈接終端、三網(wǎng)和系統(tǒng)的主要是張宏科教授及其團(tuán)隊的一體化標(biāo)識網(wǎng),該技術(shù)通過接入標(biāo)識代表終端的身份，通過交換路由標(biāo)識表示終端的位置信息，通過連接標(biāo)識作為服務(wù)連接和用戶身份的標(biāo)識，服務(wù)標(biāo)識表示業(yè)務(wù)的各種服務(wù)，該技術(shù)對流媒體、話音、數(shù)據(jù)等給予支持，該技術(shù)相關(guān)的參考文獻(xiàn)主要包括文獻(xiàn)[14][14]、文獻(xiàn)[15][15]、文獻(xiàn)[16][16]、文獻(xiàn)[17][17]；基于此進(jìn)行研究。
1.1用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究
為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶接入到圖書檔案管理系統(tǒng)，必須使用終端，通過網(wǎng)絡(luò)接入。在這個過程中，終端呈現(xiàn)異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網(wǎng)、電信網(wǎng)和計算機(jī)網(wǎng)中的任何一網(wǎng)，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統(tǒng)CATV、Ethernet和OAN中任何一網(wǎng)，隨著時代和科技的發(fā)展也可能使用其他網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)絡(luò)方面的特征呈現(xiàn)異構(gòu)化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構(gòu)造的不同和復(fù)雜化；終端和網(wǎng)絡(luò)的異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現(xiàn)在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網(wǎng)絡(luò)方面；④計算復(fù)雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機(jī)和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設(shè)備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關(guān)，另一方面關(guān)系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現(xiàn)為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細(xì)膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進(jìn)行調(diào)節(jié)。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質(zhì)量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端硬件不同，其發(fā)聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發(fā)聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨(dú)立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產(chǎn)的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術(shù)所生產(chǎn)的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設(shè)備、設(shè)置、播放內(nèi)容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數(shù)字音頻技術(shù)指標(biāo)采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內(nèi)波形采樣的數(shù)據(jù)數(shù)量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數(shù)據(jù)一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進(jìn)制的數(shù)據(jù)描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調(diào)節(jié)的，但依然存在音效無法調(diào)節(jié)的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網(wǎng)絡(luò)的角度來看，①目前大部分的電視網(wǎng)依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網(wǎng)絡(luò)不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網(wǎng)登陸和使用服務(wù)有兩種模式，其一是通過以點(diǎn)播為基礎(chǔ)的短信息服務(wù)，需要利用短信服務(wù)的平臺來傳輸信息，由于其平臺經(jīng)常是第三方提供的，因而實(shí)時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網(wǎng)絡(luò)，這種方案的缺點(diǎn)是覆蓋率較差、傳輸速度低、費(fèi)用高，但可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時。從計算復(fù)雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網(wǎng)的機(jī)頂盒和電視機(jī)來說，即使運(yùn)行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機(jī)上往往不存在，換句話說計算復(fù)雜度高的資源無法在部分終端上運(yùn)行，但同時部分終端上如果使用計算復(fù)雜度低的文件則也會浪費(fèi)資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內(nèi)容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應(yīng)的操作，則后續(xù)的操作無法進(jìn)行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運(yùn)算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。
1.2用戶行為研究
用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統(tǒng)的行為，其根據(jù)用戶的身份、目的、習(xí)慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進(jìn)行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統(tǒng)的管理，如計費(fèi)等；既包括其行為的種類、參數(shù)，同時還應(yīng)該包括其行為所導(dǎo)致的結(jié)果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現(xiàn)出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調(diào)整，以便更精確地認(rèn)識和了解用戶。
1.3用戶偏好研究
用戶偏好，指用戶在考慮服務(wù)或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認(rèn)知和心理感受權(quán)衡后的綜合結(jié)論，是用戶個性化的體現(xiàn)。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)中，其可以作為個性化服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容，①由終端、網(wǎng)絡(luò)等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關(guān)的偏好信息，此偏好信息用于確認(rèn)用戶偏好的信息資源的模態(tài)類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數(shù)設(shè)置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內(nèi)容方面的信息，包括學(xué)科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業(yè)、專業(yè)、知識層次等，并隨著用戶的發(fā)展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經(jīng)的網(wǎng)絡(luò)、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標(biāo)識和區(qū)別用戶。
2用戶模型研究
2.1用戶基本信息模型
根據(jù)對用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網(wǎng)絡(luò)信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎(chǔ)信息，同時用戶ID對于整個系統(tǒng)來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復(fù)的，是“獨(dú)一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續(xù)用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權(quán)限的確認(rèn)。其二是終端信息包括終端ID、終端參數(shù)等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統(tǒng)的終端的身份，通過檢索對應(yīng)于終端的數(shù)據(jù)表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數(shù)及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數(shù)包括的是顯示參數(shù)、音效參數(shù)、計算復(fù)雜度參數(shù)、可用空間參數(shù)，顯示參數(shù)和音效參數(shù)分別是用戶提供的其習(xí)慣使用的顯示、音效參數(shù)的設(shè)置，而計算復(fù)雜度參數(shù)需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復(fù)雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統(tǒng)運(yùn)行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數(shù)是可以缺省的，在缺省的狀態(tài)下，系統(tǒng)依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎(chǔ)的參數(shù)范圍，再根據(jù)參數(shù)范圍進(jìn)行其他的判斷，同時由于計算復(fù)雜度參數(shù)和可用空間參數(shù)不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網(wǎng)絡(luò)信息如網(wǎng)絡(luò)類型、常見位置等，其中①電視網(wǎng)的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點(diǎn)關(guān)注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的位置；③網(wǎng)絡(luò)ID，用以唯一地標(biāo)識和區(qū)別網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數(shù)據(jù)庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網(wǎng)絡(luò)接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)置以及由此而來的各種參數(shù)，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數(shù)據(jù)表體現(xiàn)，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網(wǎng)絡(luò)信息表三個數(shù)據(jù)表的組合來實(shí)現(xiàn)。
2.2用戶行為模型
用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態(tài)等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數(shù)、狀態(tài)參數(shù)三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態(tài)變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數(shù)用于說明用戶行為的細(xì)節(jié)，是用戶行為有機(jī)的補(bǔ)充；③狀態(tài)參數(shù)，用于表明經(jīng)過用戶的行為之后用戶的變化。
2.3用戶偏好模型
用戶偏好模型是用戶服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態(tài)傾向性，是與終端相關(guān)的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數(shù)屬性是范圍；其二則是對信息資源內(nèi)容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業(yè)等；其三則是用戶通常所在的位置區(qū)域，可以用于以就近原則對其提供服務(wù)。
3關(guān)鍵技術(shù)分析
3.1用戶模型應(yīng)用研究
從用戶登陸并使用系統(tǒng)服務(wù)的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機(jī)網(wǎng)、電信網(wǎng)和電視網(wǎng)三網(wǎng)中的一網(wǎng)，可以利用一體化標(biāo)識網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接到系統(tǒng)，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息（網(wǎng)絡(luò)信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)而系統(tǒng)可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調(diào)用用戶偏好模型可以根據(jù)用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應(yīng)的記錄則找到對應(yīng)用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關(guān)操作及對應(yīng)參數(shù)則可以將信息添加到用戶行為模型，根據(jù)用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關(guān)的參數(shù)則可以獲得對應(yīng)信息據(jù)此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應(yīng)用，本文認(rèn)為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態(tài)的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內(nèi)容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據(jù)終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型判斷終端和網(wǎng)絡(luò)的特性，獲得支持的模態(tài)的信息，獲得顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計算復(fù)雜度、可用空間等信息，再根據(jù)這些信息和模態(tài)結(jié)合結(jié)合用戶的偏好以集合的形式進(jìn)行交的運(yùn)算進(jìn)而縮小可以接受的信息資源的模態(tài)范圍并將其作為用戶即時信息資源模態(tài)的偏好，再通過用戶偏好模型內(nèi)容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內(nèi)容的偏好。②顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計算復(fù)雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應(yīng)的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運(yùn)營商等商家的利益，同時必須符合法律法規(guī)并受到相關(guān)部門的監(jiān)管。在實(shí)踐的過程中，可以設(shè)置相應(yīng)的閾值來劃分對應(yīng)的范圍，根據(jù)閾值與當(dāng)前值差別的組合來判斷當(dāng)前所處的情況，當(dāng)差距過大或者達(dá)到閾值的時候可以按照對應(yīng)的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應(yīng)的信息資源、只發(fā)送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型需要相互結(jié)合，是一個有機(jī)的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機(jī)整體，其通過用戶ID彼此關(guān)聯(lián)。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標(biāo)識一個用戶，以便與其他用戶區(qū)別。
3.2用戶模型的初始化與完善
本文認(rèn)為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調(diào)查研究等方式從側(cè)面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實(shí)質(zhì)是首先獲得用戶基礎(chǔ)信息模型，然后再從用戶基礎(chǔ)信息模型獲取數(shù)據(jù)，以基礎(chǔ)信息模型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)結(jié)合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數(shù)據(jù)。本文認(rèn)為用戶模型的信息完善與補(bǔ)充，是一個不斷學(xué)習(xí)和修正的動態(tài)反饋過程，通過機(jī)器學(xué)習(xí)對參數(shù)的重新估計和修正提高了預(yù)測的精度，進(jìn)而提高服務(wù)的質(zhì)量，可以為個性化服務(wù)推薦打下基礎(chǔ)。其實(shí)質(zhì)是通過訓(xùn)練來逐漸完善用戶行為模型，再根據(jù)用戶行為模型逐步完善用戶基礎(chǔ)信息模型和用戶偏好模型。具體的實(shí)現(xiàn)上，本文認(rèn)為①用戶行為模型可以作為執(zhí)行單元，學(xué)習(xí)單元通過用戶行為模型提供的信息根據(jù)用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進(jìn)知識庫，執(zhí)行單元格局知識庫中的知識執(zhí)行任務(wù)，再將執(zhí)行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學(xué)習(xí)的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態(tài)之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態(tài)之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態(tài)的變化。
4結(jié)束語
本文首先從目前國內(nèi)對用戶的研究出發(fā)，分析用戶，然后研究用戶模型，既包括用戶基本信息模型，又包括用戶行為模型和用戶偏好模型，最后對一些關(guān)鍵問題進(jìn)行了分析，但本文沒有研究海量數(shù)據(jù)量環(huán)境下信息資源的檢索方法，在以后的研究中將逐步完善。
作者：李春杰 王曉明 張龍昌 單位：渤海大學(xué)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院
摘要：建設(shè)單位的檔案管理是建設(shè)單位管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高建設(shè)單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在的問題，勾畫出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的架構(gòu)，并列出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的必要條件所需措施。
關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
前言：
建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。
一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備
1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。
三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想
1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)應(yīng)召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計算機(jī)專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。
信息社會把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個新的發(fā)展時期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。
[內(nèi)容摘要]
21世紀(jì)最激烈的競爭當(dāng)屬人才的競爭，一個具有多學(xué)科知識的復(fù)合性人才或許是一個企業(yè)發(fā)展壯大所不可或缺的重要因素。因此人力資源已逐步成為企業(yè)最重要的資源，人力資源管理（HumanResourceManagement，HRM）也成為現(xiàn)代企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容之一。而在人力資源管理中的基礎(chǔ)工作就是人事檔案管理。
對于企業(yè)來講，員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。譬如：企業(yè)制定員工招聘計劃、培訓(xùn)計劃、合理的使用人員等等。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理，而且會間接的影響到企業(yè)整體管理。
隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，計算機(jī)的應(yīng)用在社會各領(lǐng)域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計算機(jī)進(jìn)行各類管理的科學(xué)和便捷；認(rèn)識到管理信息系統(tǒng)對于管理工作的重要性。
管理信息系統(tǒng)，MIS（ManagementInformationSystem），是一個將企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中的各種內(nèi)、外部信息進(jìn)行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲，以用于管理和決策，是企業(yè)增效的信息系統(tǒng)。它能夠使企業(yè)更加及時、準(zhǔn)確、全面、詳實(shí)的了解所需的信息數(shù)據(jù)。同時管理信息系統(tǒng)對各種信息數(shù)據(jù)的進(jìn)一步加工，能使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理決策依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學(xué)性；從而為社會創(chuàng)造出更多的價值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機(jī)會。另外，管理信息系統(tǒng)可以使企業(yè)的管理更加科學(xué)化、合理化、制度化、規(guī)范化；為企業(yè)的管理水平跨上新臺階；為企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。
人事檔案管理系統(tǒng)就是典型管理信息系統(tǒng)，通過人事檔案管理系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行管理具有人工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)——例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。一個設(shè)計完善，運(yùn)行穩(wěn)定的人事檔案管理系統(tǒng)可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來，從而提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)更好的完成人事檔案管理工作；而且，企業(yè)整體管理的信息化建設(shè)是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件，企業(yè)人事檔案管理的信息化又是企業(yè)整體管理信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，利用計算機(jī)對企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理是必然趨勢，人事檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)管理工作中不可缺少的。所以在畢業(yè)設(shè)計中，我選擇開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)。
在前面曾提到人事檔案管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。這就要求它應(yīng)該能夠為用戶提供有好美觀的窗口界面、充足可靠的信息數(shù)據(jù)、簡單方便的維護(hù)手段和靈活多變的查詢方式以及快捷而準(zhǔn)確的查詢結(jié)果。所以，對于人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立、維護(hù)以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個方面。對于前者而言要求建立起數(shù)據(jù)一致性及完整性強(qiáng)、數(shù)據(jù)安全性好的數(shù)據(jù)庫。對于后者而言則要求具備應(yīng)用程序功能全,易使用等，運(yùn)行穩(wěn)定等特點(diǎn)。因此，我選用的開發(fā)軟件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。
四、本人開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)的詳細(xì)說明。
我所設(shè)計開發(fā)的這款人事檔案管理系統(tǒng)，它的開發(fā)平臺是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0軟件，是典型的管理信息系統(tǒng)軟件——MIS（ManagementInformationSystem）。其功能包括：系統(tǒng)管理、檔案管理、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、檔案輸出、花名冊；為了使程序顯得更具有專業(yè)風(fēng)格，我還在其中加入了一個關(guān)于系統(tǒng)的功能表單，以介紹此系統(tǒng)的相關(guān)信息，如系統(tǒng)版本、開發(fā)日期等。
我在撰寫本片論文和開發(fā)這款人事檔案管理軟件的過程中，為了使所寫的論文更具有說服力；所開發(fā)軟件的功能盡可能完善且更加接近于一個真正的人事檔案管理系統(tǒng)，使其可以充分體現(xiàn)出人事檔案管理工作的各個方面。我參考了1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十次會議通過的《中華人民共和國檔案法》修正案、勞動部和國家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、《干部檔案管理工作制度》、《人事檔案管理工作制度》、《某國有大中型企業(yè)人事檔案借閱查詢的規(guī)定》、《數(shù)據(jù)庫技術(shù)及開發(fā)教程（修訂版）》、《管理信息系統(tǒng)概論》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版數(shù)據(jù)庫編程實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練》、《計算機(jī)軟件技術(shù)基礎(chǔ)》、《電腦報2003年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》等一系列相關(guān)的書籍和文獻(xiàn)資料。
摘 要 隨著信息社會的到來和電子政務(wù)在我國的普及，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式既不能滿足檔案管理人員的管理需求，也不能滿足學(xué)生查閱自己檔案信息的要求。為了解決這些問題，開發(fā)了學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)在西建大得到了良好的應(yīng)用，減少了檔案人員的工作量，提高了檔案部門的工作效率，對學(xué)校的發(fā)展起到了很大的促進(jìn)作用。
關(guān)鍵詞 學(xué)生檔案 管理系統(tǒng) 信息化
高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及參加各種社會活動的原始記錄，是學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、出國進(jìn)修、職位晉升的重要依據(jù)。目前，大多高校的學(xué)生檔案管理仍局限于手工管理，隨著高校的不斷擴(kuò)招，學(xué)生檔案呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、質(zhì)量要求高、流動速度快、存放時間短、就業(yè)方式多樣化、投寄單位多等新特點(diǎn)，迫使我們必須加快學(xué)生檔案信息化建設(shè)的步伐。“學(xué)生檔案管理系統(tǒng)（2009k01-49）”這一研究項目是經(jīng)陜西省科技廳立項，由西安建筑科技大學(xué)學(xué)生處和綜合檔案室共同承擔(dān)的一個縱向基金項目，該項目研究的主要目的是適應(yīng)信息時代要求，設(shè)計并開發(fā)出一套適合于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，從根本上改變學(xué)生檔案的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，做到方便管理、服務(wù)學(xué)生、以人為本 。
一、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)功能需求
根據(jù)高校學(xué)生檔案管理特點(diǎn)和實(shí)際工作需要，在充分調(diào)研和分析用戶需求的基礎(chǔ)上，按照結(jié)構(gòu)化設(shè)計思想，該學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的功能主要有以下幾點(diǎn)：
（一）學(xué)生檔案信息錄入功能。
學(xué)生檔案信息除了學(xué)生的基本信息（姓名、學(xué)號、性別、出生日期、身份證號、政治面貌等）之外，還包括學(xué)生在校期間的入學(xué)、學(xué)籍變動、鑒定、實(shí)習(xí)、畢業(yè)、學(xué)位、獎勵、處分、體檢、出國、工作等其他信息。學(xué)生的基本信息在學(xué)生剛?cè)胄r由學(xué)生填寫，并上報給院系一級的老師（如年級輔導(dǎo)員、班級班主任等）進(jìn)行審核，審核通過后上報給檔案部門，由檔案管理人員進(jìn)行建檔管理。對于學(xué)生在校期間的其他紙質(zhì)檔案，比如學(xué)生的高考錄取通知書、獲獎證書、畢業(yè)證、學(xué)位證等，利用掃描儀進(jìn)行電子化處理后再上傳到系統(tǒng)中。
（二）學(xué)生檔案信息查詢功能。
借助于校園網(wǎng)，一方面，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生處、檔案室、各院系的管理系統(tǒng)的接口銜接，全面掌握學(xué)生重要信息的產(chǎn)生、變動、審核及更新，以保證學(xué)生檔案材料的準(zhǔn)確無誤，另一方面，實(shí)現(xiàn)學(xué)生突破地域時間限制，通過多種方式（學(xué)期，年級，班級，學(xué)號，姓名等）查詢自己需要的學(xué)生檔案。
（三）學(xué)生檔案信息修改功能。
檔案管理人員可以隨時隨地對學(xué)生檔案材料進(jìn)行修改、刪除操作，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案信息的動態(tài)管理。通過對用戶權(quán)限的設(shè)置，學(xué)生等使用者只能查看自己的檔案材料，無權(quán)修改和刪除相關(guān)材料及文件。
（四）學(xué)生檔案輔助功能。
添加學(xué)生賬戶時，提供批量處理功能，進(jìn)一步減輕管理人員工作量，提高工作效率；凡涉及到學(xué)生檔案信息的增加、刪除、修改等敏感操作的，系統(tǒng)都自動進(jìn)行日志記錄，從檔案信息的真實(shí)性、安全性方面提供保障；系統(tǒng)為檔案管理人員提供信息公告編寫與的功能，檔案管理人員可以借此宣傳學(xué)生類檔案成果、相關(guān)的活動、講座信息，進(jìn)一步推動學(xué)生檔案建設(shè)的法制化和規(guī)范化。
二、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
該學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)以西安建筑科技大學(xué)現(xiàn)有的校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，采用與操作系統(tǒng)無關(guān)的java語言和成熟的面向?qū)ο蠹夹g(shù)，基于主流的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫mysql和高效的web開發(fā)框架struts，按照mvc模式進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)。系統(tǒng)主要包括檔案信息管理、用戶管理、日志管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、角色管理、安全管理等模塊，各功能模塊之間的關(guān)系如圖1所示。其中，檔案信息管理模塊主要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息的錄入、修改及查詢等功能。用戶管理模塊主要是對使用本系統(tǒng)的學(xué)生、學(xué)院秘書和檔案管理人員等用戶信息的注冊及用戶權(quán)限的設(shè)置，比如，學(xué)生用戶只能上傳自己的基本信息到所在院系，只能查看自己的檔案信息，不能隨意修改刪除，而檔案管理人員擁有院系、專業(yè)、班級的維護(hù)權(quán)利；添加、編輯和刪除學(xué)生與院系審核人員的權(quán)利；查看學(xué)生檔案信息材料、操作日志以及學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍信息的權(quán)限。日志管理主要針對有該權(quán)
的用戶查閱系統(tǒng)運(yùn)行日志，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是對學(xué)校院系、專業(yè)、班級等信息的維護(hù)，具體操作上是先批量復(fù)制上一年學(xué)校的院系、專業(yè)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，再根據(jù)本年學(xué)校的招生計劃進(jìn)行微調(diào)整。安全管理主要是為了防止檔案材料被惡意修改，對掃描后的檔案材料進(jìn)行加水印處理，確保安全。本系統(tǒng)具有界面友好、簡單實(shí)用、功能獨(dú)特、支持靈活的excel導(dǎo)入、導(dǎo)出、pdf下載、打印等特點(diǎn)，系統(tǒng)自投入使用后，減輕了學(xué)生檔案管理人員的重復(fù)性勞動，使學(xué)生檔案管理工作更加科學(xué)、精確和便捷，從而大大提高了工作效率。
三、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的意義
1、提高了高校學(xué)生檔案的管理效率。檔案管理人員從具體的收集、整理、裝訂、保存等工作中解脫出來，既減輕了工作量，又提高了工作效率。
2、實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案信息資源共享并減輕其管理成本。一方面，學(xué)校各職能部門、學(xué)生本人、用人單位等使用者可以突破時間、地域限制，查詢?yōu)g覽學(xué)生信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源共享。另一方面，學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)將學(xué)生在校期間的各項資料電子化，從檔案庫房、檔案用具方面大大降低了學(xué)生檔案的管理成本 。
3、有利于開發(fā)知名校友檔案資源，加強(qiáng)學(xué)子和母校的聯(lián)絡(luò)。學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)涵蓋了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、參加的活動等各方面記錄，將知名校友的學(xué)生電子檔案制作成影集，在學(xué)校校慶等重大活動中進(jìn)行陳列展覽，將會促使這些知名校友對母校產(chǎn)生更深厚感情，進(jìn)而投資學(xué)校的建設(shè)，對學(xué)校的發(fā)展起到巨大的促進(jìn)作用 。
四、總結(jié)
學(xué)生是一所大學(xué)的主體，應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)來科學(xué)、規(guī)范地管理學(xué)生檔案，是高校檔案管理的必然趨勢和有效手段。本文分析了學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的功能需求，并利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了該系統(tǒng)，經(jīng)過一年多的試運(yùn)行，目前運(yùn)行穩(wěn)定，使用效果良好，深得檔案管理人員好評。西安建筑科技大學(xué)檔案管理人員應(yīng)站在新的更高的平臺上，提出更好更人性化更適合于我校學(xué)生檔案管理的科學(xué)管理方案，使我校學(xué)生檔案管理水平在陜西省高校名列前茅，并將學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)推廣到全國高校中，以期獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益。
（作者單位：吳曉茹，張新宏，西安建筑科技大學(xué)檔案室；文小瓊，西安建筑科技大學(xué)學(xué)生處）
我臺圖書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和編程
一、前言
幾十年來我臺技術(shù)部門積累大量的專業(yè)書籍、技術(shù)資料和圖紙檔案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和各種專業(yè)中外文期刊等。為了使圖書檔案更好地服務(wù)于技術(shù)論文聯(lián)盟//部門，逐步對圖書檔案工作實(shí)施計算機(jī)管理，編制了符合實(shí)際的圖書檔案管理軟件。該圖書管理系統(tǒng)，是利用visual basic作為前端的應(yīng)用開發(fā)工具，access作為后臺的數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)界面簡潔美觀，實(shí)用維護(hù)簡單、權(quán)限管理完善、安全性高等特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)了圖書的采購、借閱信息管理，圖書庫存信息的查詢、各種書籍借閱信息瀏覽等功能。
二、系統(tǒng)分析和設(shè)計
系統(tǒng)總體設(shè)計主要包括應(yīng)用背景、項目目標(biāo)、解決方案設(shè)計、模塊功能分析四個方面。
1.應(yīng)用背景
此管理系統(tǒng)使得管理人員可以及時了解和控制庫存圖書檔案的準(zhǔn)確情況和數(shù)據(jù)。包括了對圖書、檔案入庫信息的登記和圖書出借信息的登記，并可查詢。
2.項目目標(biāo)
建立這個系統(tǒng)的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)對新書的入庫、借閱以及還書信息等的計算機(jī)化管理，使得繁雜的庫存信息能夠被完整、高效的存取和查詢。
3.解決方案設(shè)計
根據(jù)前面分析的應(yīng)用背景和項目目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計，其系統(tǒng)總體方案設(shè)計流程如圖一所示。
4.系統(tǒng)模塊功能分析
該系統(tǒng)根據(jù)圖書入庫、借閱、查詢、管理的需要，依據(jù)系統(tǒng)總體方案設(shè)計流程圖所示，本系統(tǒng)所要設(shè)計的主要窗體模塊有五大功能模塊，分別是：
4.1圖書入庫信息管理模塊，用于管理圖書相關(guān)信息；包括新到圖書的登記入庫。
4.2圖書借還管理模塊，用于管理讀者借書和還書的操作；
4.3環(huán)境設(shè)置模塊，用于設(shè)置用戶的操作界面；
4.4數(shù)據(jù)管理模塊，用于處理數(shù)據(jù)庫的備份和恢復(fù)。
4.5圖書查詢模塊，用于圖書的庫存、借閱等信息的查詢。
在本系統(tǒng)中由于沒有打印機(jī)設(shè)備供試驗，所以預(yù)先把報表打印改成報表預(yù)覽。
在系統(tǒng)主界面的設(shè)計中，包括在mdi窗體中允許顯示多個窗體，主窗體為這些子窗體提供工作空間，并設(shè)置下拉菜單可以對各功能模塊進(jìn)行調(diào)用，實(shí)現(xiàn)對圖書檔案管理的各種操作，如包括圖書信息管理、添加圖書信息、借閱、歸還的登記和查詢等信息管理的功能。主窗體界面樣式如圖二所示。
三、數(shù)據(jù)庫設(shè)計
根據(jù)系統(tǒng)的工作原理與工作流程，數(shù)據(jù)庫設(shè)計主要有以下幾個步驟：
1.選擇數(shù)據(jù)庫
根據(jù)系統(tǒng)的分析和設(shè)計需求，我選用access2000數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的邏輯設(shè)計。
2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
首先，啟動數(shù)據(jù)庫管理器，建立一個新的數(shù)據(jù)庫，在該數(shù)據(jù)庫下建立數(shù)據(jù)表，輸入記錄。并建立各個表之間的聯(lián)系，其5個數(shù)據(jù)表分別是：圖書信息記錄表( books) 、本臺部門和員工基本信息記錄表(user) 、圖書類別信息記錄表（class）、圖書借閱信息記錄表(jy) 、 借閱歷史信息記錄表 (jyls) 。5個數(shù)據(jù)表的邏輯結(jié)構(gòu)分別根據(jù)系統(tǒng)的需要而設(shè)計。如圖書信息記錄表的結(jié)構(gòu)如表 1 如示。以圖書信息記錄表(books)為例，可以看出這張表有8個字段，每個字段的名稱分別是：圖書編號（數(shù)值型），圖書名稱，圖書類別，作者，出版社，是否出借（均為字符型），出版日期，登記日期（日期型），價格等相關(guān)信息。
四、程序設(shè)計和調(diào)試
在上面的各項工作完成之后，依次逐步實(shí)現(xiàn)各個功能模塊的界面，對其主窗體和各個子窗體進(jìn)行屬性的修改，接著添加菜單項，然后編寫所有代碼。在編寫代碼過程中，單獨(dú)調(diào)試每個窗體，最后將主控制調(diào)度程序和功能模塊程序聯(lián)結(jié)起來調(diào)試，完成整個系統(tǒng)。 以下簡單例舉主窗體的設(shè)計過程：
1.主界面設(shè)計
主界面即登錄成功后所顯示的界面，主程序的設(shè)計步驟如下：
步驟一、新建工程文件，將工程文件保存為book.dpq，源程序存盤為main.pas，修改其caption屬性為“圖書檔案管理系統(tǒng)1.0”，name屬性值該為mainform。
步驟二、添加菜單項，實(shí)現(xiàn)啟動畫面， 向mainform中加入下拉菜單tmainmenu控件對象，雙擊該控件對象，在“操作”菜單項下，分別設(shè)置菜單條“新書入庫”、 “讀者信息管理”、“借書”、“還書”、“信息查詢”、“系統(tǒng)登錄”、“退出”。在“管理”菜單項下，分別設(shè)置菜單條“讀者類型管理”。雙擊菜單項“操作”中的菜單條“退出”，創(chuàng)建onclick事件，是系統(tǒng)具備退出功能。
主窗體界面的設(shè)置如上圖二所示。圖書入庫信息模塊包括3個子菜單、圖書入庫登記、入庫明細(xì)管理、圖書入庫查詢功能。圖書借閱信息模塊也包括3個子菜單、圖書借閱登記、出庫明細(xì)管理、圖書借閱查詢功能。部分子菜單窗體如下所示：添加圖書信息窗體，如圖四所示；借書信息窗體，如圖五所示；添加還書信息窗體 如圖七所示；查詢借書信息窗體，如圖八所示。
1.1步驟三設(shè)置屬性
1.1.1主窗體的屬性如表一所示
1.1.2主窗體的菜單項如表二所示。
1.2步驟四編寫代碼
五、系統(tǒng)安全性問題
為了防止非法用戶對本系統(tǒng)的操作，本系統(tǒng)設(shè)計了一個登錄界面， 用來讓合法用戶的進(jìn)入。在數(shù)據(jù)庫方面設(shè)計了一個表，用來實(shí)現(xiàn)用戶和密碼的數(shù)據(jù)源，來實(shí)現(xiàn)多用戶的進(jìn)入和操作。考慮到本系統(tǒng)的規(guī)模和其它方面的因素， 在數(shù)據(jù)庫方面本系統(tǒng)設(shè)置有相應(yīng)的權(quán)限。
六、結(jié)束語
本系統(tǒng)包括了基本的圖書檔案信息管理，在實(shí)際使用中，滿足圖書檔案信息的日常管理的需要，提高了工作效率。不過還有待于擴(kuò)充和提高，建立網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)更多的功能。使之更科學(xué)更合理。
【摘要】
在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國高校的擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理的工作效率的進(jìn)一步提高。在這樣的背景下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究、實(shí)際考察，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)現(xiàn)。本文首先對高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，查出現(xiàn)有系統(tǒng)存在的不足，提出網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)系統(tǒng)；其次是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，功能設(shè)計和模塊設(shè)計；最后通過測試，檢驗系統(tǒng)設(shè)計的合理性和實(shí)際運(yùn)行的效果。
【關(guān)鍵詞】
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)管理
在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國高校的擴(kuò)招，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理工作效率的進(jìn)一步提高。在這樣的背景下，經(jīng)過大量的調(diào)查研究、實(shí)際考察，初步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)。
一、當(dāng)前我國高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀
我國很多高校檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了大量數(shù)據(jù)檔案信息數(shù)字化，在保護(hù)檔案、提高檔案利用效率上有了很大進(jìn)步，但這些基本上都是使用獨(dú)立數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，并沒有與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，這在一定程度上給檔案檢索利用有效管理帶來了一定限制。近些年來，很多高校還在使用上一代甚至是上幾代檔案管理系統(tǒng)，相比網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其他信息系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)還存在很大不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.管理范圍窄：多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息管理只是實(shí)現(xiàn)到了目錄級別，對于電子信息檔案文件無法很好地進(jìn)行有效管理，歸檔功能實(shí)際上只是單純數(shù)據(jù)錄入。2.維護(hù)成本高：高校檔案管理系統(tǒng)大多使用C／S模式應(yīng)用系統(tǒng)，需要安裝專用客戶端應(yīng)用軟件，對于軟件硬件環(huán)境要求比較多，在很大程度上依賴操作系統(tǒng)版本，一旦用戶計算機(jī)出現(xiàn)軟件硬件故障，就極有可能需要重新安裝操作系統(tǒng)，這樣維護(hù)工作量和時間成本都比較高。除了以上不足之處外，有些高校檔案管理系統(tǒng)還存在權(quán)限沖突問題、檢索功能不足等一系列問題，這些都需要我們在設(shè)計高校檔案管理系統(tǒng)時重點(diǎn)注意。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計
在具體設(shè)計中，主要采用面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^程相結(jié)合的設(shè)計方法。首先，將系統(tǒng)分解為若干個具有某種聯(lián)系組成功能模塊。其次，對每一個功能模塊采用面向?qū)ο笤O(shè)計的方法，以數(shù)據(jù)為中心進(jìn)行程序設(shè)計。
（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計過程中，一般采用“上下結(jié)合、分級編制、逐級匯總”程序進(jìn)行。最大限度使程序和數(shù)據(jù)相對獨(dú)立，應(yīng)用軟件與計算機(jī)硬件相對獨(dú)立，以便于系統(tǒng)擴(kuò)充和檔案信息資源共享，也便于系統(tǒng)移植。通過分析，我們預(yù)計將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)劃分為以下幾個功能模塊：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績交流、系統(tǒng)維護(hù)及幫助等功能。
（二）數(shù)據(jù)庫設(shè)計。高校檔案管理系統(tǒng)模塊劃分以后，需要將各種存放數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分析分類，各類數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)形式需要轉(zhuǎn)換為適合于管理系統(tǒng)所依賴計算機(jī)存儲數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這就是我們所說的數(shù)據(jù)庫設(shè)計。數(shù)據(jù)庫設(shè)計是整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的重要保障。在整個數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，既要遵循數(shù)據(jù)庫設(shè)計原則，又要考慮數(shù)據(jù)庫需要的數(shù)據(jù)處理平臺，還要重點(diǎn)研究數(shù)據(jù)庫的安全性。由于數(shù)據(jù)庫中存放著檔案管理中的大量數(shù)據(jù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫為許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。
三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
在系統(tǒng)進(jìn)入實(shí)踐測試階段，高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況、獨(dú)特系統(tǒng)要求來制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這樣各個高校可以制定具有自身特色的檔案管理系統(tǒng)，其中包括編輯目錄格式和報表打印。檔案分類要在國家對檔案分類要求原則之下有序完成。檔案管理系統(tǒng)要支持多媒體對數(shù)據(jù)的管理以及對數(shù)據(jù)存儲，例如圖像數(shù)據(jù)的壓縮處理與存儲，各類電子文檔存儲等。就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的功能來說，特點(diǎn)：第一，要符合高校檔案管理的流程，信息輸入輸出要求的多樣性，用戶界面清晰。第二，用戶要采用分級管理的模式，設(shè)置訪問權(quán)限，來保證數(shù)據(jù)庫的安全。第三，檔案信息數(shù)據(jù)查詢要有多樣性，因為數(shù)據(jù)分類的多樣性，要求系統(tǒng)的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統(tǒng)管理的正常有序的運(yùn)行。
四、結(jié)語
在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)形勢下，采用高效檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行管理，一方面可以進(jìn)一步提高工作效率，另一方面也可以實(shí)現(xiàn)檔案的長久保存、統(tǒng)計和查詢，有利于發(fā)現(xiàn)檔案信息中有價值的信息，有利于為重大決策提供數(shù)據(jù)支持。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)會為我國高校檔案管理水平的提高做出貢獻(xiàn)。
作者：姚樹靜 單位：山東廣播電視大學(xué)
摘要:
目前各高校學(xué)生各類數(shù)據(jù)存放較為分散，數(shù)據(jù)共享不充足，使用起來不方便，利用率也不不高，所以采用一套系統(tǒng)采集學(xué)生信息、提供查詢、統(tǒng)計、修改等功能很重要。結(jié)合高校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際，在現(xiàn)代信息化的大環(huán)境基礎(chǔ)上，對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，闡述學(xué)生管理系統(tǒng)學(xué)高校大學(xué)生檔案管理工作的促進(jìn)作用。
關(guān)鍵詞:
現(xiàn)代化；學(xué)生；檔案管理系統(tǒng)；現(xiàn)狀；高校；檔案管理
在高等教育不斷發(fā)展中，學(xué)生檔案作為高校日常管理中的一部分。也是人事檔案對高校提出的新要求，學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間的一個重要資料之一。它完全能反應(yīng)學(xué)生在校期間各方面情況，同時也是大學(xué)生今后就業(yè)的關(guān)鍵材料。高校檔案管理工作是日常管理工作的優(yōu)秀部分也是關(guān)系到學(xué)校聲譽(yù)和學(xué)生前途的大事。作為本科院校，我校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要求要認(rèn)真貫徹《檔案法》，落實(shí)各項規(guī)章制度，保證每一份學(xué)生檔案都能真實(shí)反映學(xué)生在校期間的情況，為社會及用人單位提供一份可靠的保障。目前高等學(xué)校的學(xué)生管理工作的情況不樂觀，存在很多需要解決的問題，我們還在采用人工統(tǒng)計和管理檔案。在當(dāng)前信息時代的環(huán)境下，用計算機(jī)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，比手工管理檔案具有不可取代的優(yōu)勢。例如：查詢檢索、信息錄入、信息可靠性高、能存儲的信息量大、保密性好、保存時間長、需要成本低、節(jié)省空間等。這些優(yōu)點(diǎn)對高校管理學(xué)生檔案工作都非常重要。
一、當(dāng)前高校檔案管理工作情況
1、有完善的法律制度
關(guān)于檔案管理雖然有很多法律制度和法規(guī)，但是對于高校學(xué)生檔案管理工作沒有比較針對的法律法規(guī)。因此在高校學(xué)生檔案管理工作中沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個學(xué)校的管理體制又不一樣。目前管理形式多種多樣，有些學(xué)校為了方便使用分別把檔案存放在學(xué)生所在的各個學(xué)院；有的為了集中統(tǒng)一管理把檔案集中放到學(xué)校檔案室進(jìn)行保存管理；有些把檔案放到招生就業(yè)處進(jìn)行進(jìn)行管理；有的把檔案放到學(xué)工處管理；還有部分學(xué)校將學(xué)生檔案與干部的人事檔案放在一起歸人事處管理等。這些都能看出來學(xué)生檔案管理沒有一個專門獨(dú)立的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理都是歸屬在某個部門中，這樣的管理不規(guī)范導(dǎo)致學(xué)生檔案錯亂。
2、檔案內(nèi)容不完整，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性
高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在學(xué)校期間的各種情況，是學(xué)生在校表現(xiàn)的有力依據(jù)。但是對于學(xué)生檔案中的相關(guān)表格的填寫不嚴(yán)謹(jǐn)，例如學(xué)生成績表格填寫存在學(xué)生成績丟失被修改等問題，在填表時重要的日期及格式不能嚴(yán)格按照填寫，漏填以及填寫錯誤。在歸檔時沒有及時發(fā)現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致錯誤信息存入檔案，造成檔案權(quán)威性降低，這個也是人工制作管理檔案的弊端。
3、工作人員檔案管理意識淺薄
因為長期高校檔案管理工作不受重視，管理檔案方面工作人員沒有地位。檔案管理工作沒有一個健全的隊伍，沒有配備專職學(xué)生檔案管理工作人員，都是兼職管理學(xué)生檔案。沒有統(tǒng)一培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，也缺乏采用現(xiàn)代信息化管理檔案的知識，導(dǎo)致很多人憑著自己的想法在整理檔案，使得檔案的歸檔十分不明確。還有部分工作人員對檔案工作的認(rèn)識不夠，缺乏責(zé)任心，。這些種種問題導(dǎo)致檔案管理工作不能健康發(fā)展。
4、檔案管理方法方式跟不上現(xiàn)代技術(shù)
這些年隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校也不斷擴(kuò)招，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的難度大大增加了。目前高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)人工手工操作，沒有一套規(guī)范完整的管理軟件，這樣很難應(yīng)對目前學(xué)生檔案的管理工作。在一定程度上影響了學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。
二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理工作
1、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)功能主要有學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的主要用處是對學(xué)校學(xué)生信息進(jìn)行管理。該系統(tǒng)的設(shè)計要考慮到合理性、可實(shí)用性、規(guī)范性、方便性等功能，該系統(tǒng)對學(xué)生的日常信息有錄入、修改、查詢、添加、刪除等功能。學(xué)生管理系統(tǒng)可以對學(xué)生在校期間發(fā)成的所有情況進(jìn)行登記管理更新，能保證每個學(xué)生在校期間檔案的完整性和一致性。學(xué)生管理系統(tǒng)主要包括了學(xué)生各類信息查詢、教務(wù)信息查詢維護(hù)等其主要功能包括1、有關(guān)在校學(xué)生學(xué)籍異動信息輸入，包括學(xué)生基本信息、異動情況等；2、學(xué)生信息的查詢和修改，包括姓名、專業(yè)、家庭聯(lián)系方式等；3、學(xué)院管理信息的輸入、查詢、修改等；4、學(xué)生課程設(shè)置和修改；5、學(xué)生獲獎和違紀(jì)情況的輸入、查詢及修改等。
2、加快建設(shè)檔案管理人員的隊伍，強(qiáng)化檔案管理人員意識配齊專職檔案管理人員，要求具備一定的計算機(jī)知識，并加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，讓他們指導(dǎo)檔案管理的重要性，創(chuàng)造條件給他們?nèi)W(xué)習(xí)，以提高業(yè)務(wù)水平。這樣能更加好的運(yùn)用學(xué)生管理系統(tǒng)對高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理，有了這支隊伍以后面臨更加多的學(xué)生也能把檔案管理的井然有序，是學(xué)生在校期間檔案信息完整統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)。
總而言之，隨著高科技信息發(fā)展，高校不斷擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)增加。對高校學(xué)生檔案管理工作要求更加高，那么學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對高校學(xué)生檔案管理是起到促進(jìn)作用的，檔案存檔電子化對于學(xué)生檔案管理工作來說是必然的發(fā)展趨勢。用學(xué)生管理系統(tǒng)管理檔案不但能都很大程度上節(jié)約人力資源也能提高學(xué)生檔案資源的利用率，方便了各單位查詢存取閱覽。通過互聯(lián)網(wǎng)還能破除檔案的區(qū)域化限制，方便社會各個部門和用人單位提取和查看檔案，也為學(xué)生就業(yè)提供快捷方便的依據(jù)材料。所以加快用現(xiàn)代化高科技方式管理高校學(xué)生檔案工作，這對于學(xué)校學(xué)生檔案管理工作有著重要的推動作用。
作者：秦方凌 單位：廣西科技師范學(xué)院
【摘要】
本文就本公司現(xiàn)使用的檔案管理系統(tǒng)展開論述，詳細(xì)介紹了BS系統(tǒng)及CS系統(tǒng)各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，通過對比BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)之間的不同之處，使我公司能更好地選擇合理適宜的檔案管理系統(tǒng)，充分體現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)在檔案現(xiàn)代化管理中的重要作用。
【關(guān)鍵詞】
檔案管理系統(tǒng)；BS系統(tǒng)；CS系統(tǒng)；現(xiàn)代化管理
目前我公司使用的檔案管理系統(tǒng)V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統(tǒng)以CS版本為基礎(chǔ)，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項目部的檔案人員，進(jìn)行錄入檔案數(shù)據(jù)、上傳電子原文，系統(tǒng)V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統(tǒng)提供給專職檔案人員，進(jìn)行錄入、打印卷內(nèi)目錄等報表、移交清冊的統(tǒng)計等移交統(tǒng)計收進(jìn)統(tǒng)計、設(shè)置項目的錄入界面與授權(quán)。
一、BS系統(tǒng)體系
（一）BS系統(tǒng)簡介。
當(dāng)前BS結(jié)構(gòu)作為企業(yè)信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)已基本成熟。在結(jié)構(gòu)上，BS系統(tǒng)采用三層分布式，它是以BS應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，縮小了整個系統(tǒng)的維護(hù)量，為客戶機(jī)提供便利。該結(jié)構(gòu)省去客戶機(jī)與數(shù)據(jù)庫互動的過程，客戶機(jī)可以直接調(diào)用服務(wù)器的應(yīng)用邏輯，然后由邏輯替代客戶機(jī)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存取。從而減少向服務(wù)器發(fā)SQL請求的次數(shù)，提高了服務(wù)器性能。在BS系統(tǒng)的三層分布式中，整個系統(tǒng)由三部分組成：應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器及客戶機(jī)。客戶機(jī)主要負(fù)責(zé)處理與用戶之間的交互和應(yīng)用服務(wù)器的交互。而應(yīng)用服務(wù)器的職責(zé)則是處理應(yīng)用邏輯，接收客戶機(jī)方應(yīng)用程序的請求，然后通過轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)再與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器交互，將結(jié)果傳達(dá)到客戶機(jī)方的應(yīng)用程序中。
（二）BS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。
項目應(yīng)用檔案BS系統(tǒng)大大提高了工作規(guī)范性及工作效率。通過給項目開放檔案室數(shù)據(jù)，項目檔案人員可瀏覽到全公司相應(yīng)類別檔案館藏，對比其他項目檔案著錄項，規(guī)范錄入本項目檔案。同時，相對項目傳統(tǒng)的利用Excel錄入檔案數(shù)據(jù)而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個亮點(diǎn)，它最多可執(zhí)行20條目錄同時批量編輯，對于錄入相同著錄項或改寫相同著錄項，這一功能非常實(shí)用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應(yīng)條件，即可查詢到相應(yīng)文件，如果不知道文件字號，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現(xiàn)的文字即可顯示查詢結(jié)果，方便快捷。在BS系統(tǒng)中還可進(jìn)行庫房日常溫濕度記錄，需要的時候打印輸出記錄即可。此外BS系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)檔案預(yù)約借閱功能，簡化了檔案管理工作流程。
二、CS系統(tǒng)體系
（一）CS系統(tǒng)簡介。
CS模式體系的結(jié)構(gòu)分為兩層：一是在客戶機(jī)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上添加了用戶界面與業(yè)務(wù)邏輯的客戶端程序。二是利用網(wǎng)絡(luò)結(jié)合了數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器端。CS結(jié)構(gòu)能夠合理地將任務(wù)分配到服務(wù)器端及客戶端，大大降低了系統(tǒng)的通信開銷，充分發(fā)揮了服務(wù)器端與客戶端硬件環(huán)境的優(yōu)勢。在早期軟件系統(tǒng)中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)在于其能夠充分發(fā)揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經(jīng)客戶端處理然后提交給服務(wù)器，從而使客戶端的響應(yīng)速度快，便于操作。
（二）CS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。
CS系統(tǒng)較BS系統(tǒng)具有更強(qiáng)大的功能。在BS系統(tǒng)錄入檔案數(shù)據(jù)后，在CS系統(tǒng)可打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄等各類表報，實(shí)現(xiàn)移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等統(tǒng)計功能，免去了制作大量表格的麻煩。機(jī)關(guān)檔案管理人員可給項目設(shè)置用戶并授予相應(yīng)權(quán)限，從而通過網(wǎng)絡(luò)檢查檔案數(shù)據(jù)錄入是否規(guī)范，指導(dǎo)項目完成檔案數(shù)據(jù)錄入及更改。較傳統(tǒng)的指導(dǎo)、答疑方式節(jié)省了專職檔案人員的時間，從而使專職檔案人員有更多的時間從事檔案開發(fā)利用工作。在檔案年報管理方面，在系統(tǒng)中填寫年報數(shù)據(jù)后，利用數(shù)據(jù)上傳功能，即可將數(shù)據(jù)上傳至上級檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)接收，無需報送紙質(zhì)報表，極大地提高了工作效率、簡化的工作流程。
三、BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)的比較
企業(yè)管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統(tǒng)與BS系統(tǒng)，他們各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，同時適用的業(yè)務(wù)范圍也不相同。在系統(tǒng)的投入成本上，BS系統(tǒng)由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務(wù)器端的特點(diǎn)，它的投入成本比CS系統(tǒng)少很多。在系統(tǒng)的安全維護(hù)上，BS系統(tǒng)相比于CS系統(tǒng)略顯不足，因為BS系統(tǒng)的前臺效率不高，表現(xiàn)力低下所以安全系數(shù)并不高。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r及業(yè)務(wù)需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統(tǒng)適用于業(yè)務(wù)量較大且復(fù)雜的企業(yè)，因為CS系統(tǒng)能使企業(yè)在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統(tǒng)則適用于有眾多異地分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)及企業(yè)或者業(yè)務(wù)量小且邏輯簡單的企業(yè)，因為BS系統(tǒng)能簡化網(wǎng)絡(luò)模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。
四、結(jié)束語
綜上所述，檔案綜合管理系統(tǒng)的使用能夠提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。它是檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程中的里程碑，是檔案現(xiàn)代化管理模式的必然發(fā)展趨勢。
作者：金鑫 單位：中鐵大橋工程局集團(tuán)第二工程有限公司
【摘要】
本文就本公司現(xiàn)使用的檔案管理系統(tǒng)展開論述，詳細(xì)介紹了BS系統(tǒng)及CS系統(tǒng)各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，通過對比BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)之間的不同之處，使我公司能更好地選擇合理適宜的檔案管理系統(tǒng)，充分體現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)在檔案現(xiàn)代化管理中的重要作用。
【關(guān)鍵詞】
檔案管理系統(tǒng)；BS系統(tǒng)；CS系統(tǒng)；現(xiàn)代化管理
目前我公司使用的檔案管理系統(tǒng)V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統(tǒng)以CS版本為基礎(chǔ)，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項目部的檔案人員，進(jìn)行錄入檔案數(shù)據(jù)、上傳電子原文，系統(tǒng)V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統(tǒng)提供給專職檔案人員，進(jìn)行錄入、打印卷內(nèi)目錄等報表、移交清冊的統(tǒng)計等移交統(tǒng)計收進(jìn)統(tǒng)計、設(shè)置項目的錄入界面與授權(quán)。
一、BS系統(tǒng)體系
（一）BS系統(tǒng)簡介。
當(dāng)前BS結(jié)構(gòu)作為企業(yè)信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)已基本成熟。在結(jié)構(gòu)上，BS系統(tǒng)采用三層分布式，它是以BS應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，縮小了整個系統(tǒng)的維護(hù)量，為客戶機(jī)提供便利。該結(jié)構(gòu)省去客戶機(jī)與數(shù)據(jù)庫互動的過程，客戶機(jī)可以直接調(diào)用服務(wù)器的應(yīng)用邏輯，然后由邏輯替代客戶機(jī)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存取。從而減少向服務(wù)器發(fā)SQL請求的次數(shù)，提高了服務(wù)器性能。在BS系統(tǒng)的三層分布式中，整個系統(tǒng)由三部分組成：應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器及客戶機(jī)。客戶機(jī)主要負(fù)責(zé)處理與用戶之間的交互和應(yīng)用服務(wù)器的交互。而應(yīng)用服務(wù)器的職責(zé)則是處理應(yīng)用邏輯，接收客戶機(jī)方應(yīng)用程序的請求，然后通過轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)再與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器交互，將結(jié)果傳達(dá)到客戶機(jī)方的應(yīng)用程序中。
（二）BS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。
項目應(yīng)用檔案BS系統(tǒng)大大提高了工作規(guī)范性及工作效率。通過給項目開放檔案室數(shù)據(jù)，項目檔案人員可瀏覽到全公司相應(yīng)類別檔案館藏，對比其他項目檔案著錄項，規(guī)范錄入本項目檔案。同時，相對項目傳統(tǒng)的利用Excel錄入檔案數(shù)據(jù)而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個亮點(diǎn)，它最多可執(zhí)行20條目錄同時批量編輯，對于錄入相同著錄項或改寫相同著錄項，這一功能非常實(shí)用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應(yīng)條件，即可查詢到相應(yīng)文件，如果不知道文件字號，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現(xiàn)的文字即可顯示查詢結(jié)果，方便快捷。在BS系統(tǒng)中還可進(jìn)行庫房日常溫濕度記錄，需要的時候打印輸出記錄即可。此外BS系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)檔案預(yù)約借閱功能，簡化了檔案管理工作流程。
二、CS系統(tǒng)體系
（一）CS系統(tǒng)簡介。
CS模式體系的結(jié)構(gòu)分為兩層：一是在客戶機(jī)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上添加了用戶界面與業(yè)務(wù)邏輯的客戶端程序。二是利用網(wǎng)絡(luò)結(jié)合了數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器端。CS結(jié)構(gòu)能夠合理地將任務(wù)分配到服務(wù)器端及客戶端，大大降低了系統(tǒng)的通信開銷，充分發(fā)揮了服務(wù)器端與客戶端硬件環(huán)境的優(yōu)勢。在早期軟件系統(tǒng)中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)在于其能夠充分發(fā)揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經(jīng)客戶端處理然后提交給服務(wù)器，從而使客戶端的響應(yīng)速度快，便于操作。
（二）CS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。
CS系統(tǒng)較BS系統(tǒng)具有更強(qiáng)大的功能。在BS系統(tǒng)錄入檔案數(shù)據(jù)后，在CS系統(tǒng)可打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄等各類表報，實(shí)現(xiàn)移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等統(tǒng)計功能，免去了制作大量表格的麻煩。機(jī)關(guān)檔案管理人員可給項目設(shè)置用戶并授予相應(yīng)權(quán)限，從而通過網(wǎng)絡(luò)檢查檔案數(shù)據(jù)錄入是否規(guī)范，指導(dǎo)項目完成檔案數(shù)據(jù)錄入及更改。較傳統(tǒng)的指導(dǎo)、答疑方式節(jié)省了專職檔案人員的時間，從而使專職檔案人員有更多的時間從事檔案開發(fā)利用工作。在檔案年報管理方面，在系統(tǒng)中填寫年報數(shù)據(jù)后，利用數(shù)據(jù)上傳功能，即可將數(shù)據(jù)上傳至上級檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)接收，無需報送紙質(zhì)報表，極大地提高了工作效率、簡化的工作流程。
三、BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)的比較
企業(yè)管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統(tǒng)與BS系統(tǒng)，他們各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，同時適用的業(yè)務(wù)范圍也不相同。在系統(tǒng)的投入成本上，BS系統(tǒng)由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務(wù)器端的特點(diǎn)，它的投入成本比CS系統(tǒng)少很多。在系統(tǒng)的安全維護(hù)上，BS系統(tǒng)相比于CS系統(tǒng)略顯不足，因為BS系統(tǒng)的前臺效率不高，表現(xiàn)力低下所以安全系數(shù)并不高。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r及業(yè)務(wù)需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統(tǒng)適用于業(yè)務(wù)量較大且復(fù)雜的企業(yè)，因為CS系統(tǒng)能使企業(yè)在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統(tǒng)則適用于有眾多異地分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)及企業(yè)或者業(yè)務(wù)量小且邏輯簡單的企業(yè)，因為BS系統(tǒng)能簡化網(wǎng)絡(luò)模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。
四、結(jié)束語
綜上所述，檔案綜合管理系統(tǒng)的使用能夠提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。它是檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程中的里程碑，是檔案現(xiàn)代化管理模式的必然發(fā)展趨勢。
作者：金鑫 單位：中鐵大橋工程局集團(tuán)第二工程有限公司
1高校試卷檔案管理現(xiàn)狀
1．1試卷數(shù)量大，重視程度不夠
隨著我國高等教育的普及，辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大，試卷檔案與日俱增，高校對教學(xué)檔案管理工作也日益重視。但是部分高校因為人員、資金等問題，并沒有對試卷檔案進(jìn)行有效的管理。教育部門要評估時，臨時抱佛腳，組織人力進(jìn)行整理歸檔。對試卷檔案保存不夠重視，造成很多教學(xué)檔案缺失。
1．2管理流程復(fù)雜，歸檔整理不及時
試卷管理包含教務(wù)管理部門、任課教師、審題人員等實(shí)體，各實(shí)體之間關(guān)系復(fù)雜，試卷管理過程繁瑣。目前沒有規(guī)范的試卷檔案管理流程，出現(xiàn)試卷管理過程混亂，試卷出題、批閱不規(guī)范，試卷附件資料回收不全，回收的試卷不能及時歸檔等問題。
1．3檔案存放混亂，后期管理困難
試卷檔案特點(diǎn)是數(shù)量巨大、類別復(fù)雜及周期性強(qiáng)。許多高校都有專門的檔案室，但沒有規(guī)范的分類和存放規(guī)則，試卷檔案存放混亂，查詢、復(fù)核比較困難。
2試卷檔案管理工作分析
試卷管理工作是教學(xué)管理中一項重要的常規(guī)工作。試卷管理工作中有教務(wù)管理人員、任課教師、審題人員、印刷人員、監(jiān)考人員、回收審核人員、入檔人員、日常管理人員參與。其中教務(wù)管理人員制定試卷模板，任課教師組織出題，審核人員對試題進(jìn)行審核，審核完畢交由印刷人員印刷。正式考試時，監(jiān)考教師填寫考場記錄并提交試卷，由教務(wù)人員負(fù)責(zé)回收，并組織任課教師批閱試卷，回收批閱后的試卷、成績單及其考試附件材料。審核人員最終審核無誤組織入檔。
3試卷檔案管理系統(tǒng)需求分析
3．1系統(tǒng)性能分析
（1）實(shí)用性。試卷檔案管理系統(tǒng)開發(fā)以管理流程為依據(jù)，利用計算機(jī)強(qiáng)大的處理能力和高校優(yōu)越的校園網(wǎng)環(huán)境進(jìn)行開發(fā)。（2）可靠性。系統(tǒng)以php＋mysql作為開發(fā)環(huán)境，運(yùn)行在Linux服務(wù)器環(huán)境下，因Linux開源免費(fèi)及其與Php＋Mysql良好兼容性特點(diǎn)，系統(tǒng)開發(fā)投入少，安全穩(wěn)定。（3）準(zhǔn)確性和及時性。試卷檔案數(shù)量巨大，使用計算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)化存儲、處理，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性。
3．2系統(tǒng)任務(wù)分析
試卷檔案管理系統(tǒng)需完成以下任務(wù)：①試題的在線提交、在線審核；②對教師提交的試卷進(jìn)行管理；③考試安排；④試卷批閱通知；⑤批閱試卷及其試卷附件材料的提交審核；⑥試卷編號入檔；⑦對試卷的統(tǒng)計、查詢等操作；⑧數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出及報表打印；⑨數(shù)據(jù)庫設(shè)計。
3．3系統(tǒng)用戶分析
系統(tǒng)用戶分權(quán)限管理，不同的用戶分配不同的權(quán)限，相同權(quán)限的用戶定義成同一角色，系統(tǒng)管理員對用戶的權(quán)限和角色進(jìn)行定義、修改和刪除等操作。分為系統(tǒng)管理員、試卷審核員、任課教師、教務(wù)管理人員、檔案管理人員、數(shù)據(jù)庫管理員等。不同角色用戶登錄，具有相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。
4系統(tǒng)設(shè)計
4．1總體設(shè)計
系統(tǒng)總體設(shè)計包含系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)計，硬件主要是系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器環(huán)境。軟件主要是操作系統(tǒng)環(huán)境和軟件運(yùn)行環(huán)境。高校檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行在校園網(wǎng)上，使用的服務(wù)器是IBM，操作系統(tǒng)使用Linux系統(tǒng)，開發(fā)環(huán)境使用Php＋Mysql環(huán)境，系統(tǒng)開發(fā)過程中要充分考慮系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。
4．2系統(tǒng)功能設(shè)計
系統(tǒng)功能模塊有：任課教師信息管理、試卷回收審核管理、用戶信息管理、試卷檔案信息管理、試卷檔案操作管理、考試安排管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出管理、報表管理、數(shù)據(jù)庫管理、系統(tǒng)管理等。
5系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
5．1總體實(shí)現(xiàn)思路
系統(tǒng)開發(fā)使用php語言與mysql數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)頁制作過程使用html、css層疊樣式、Javascript等技術(shù)。實(shí)現(xiàn)過程充分考慮到系統(tǒng)的開發(fā)成本以及系統(tǒng)的安全性、實(shí)用性、先進(jìn)性、可靠性等目標(biāo)。開發(fā)過程中盡量做到代碼優(yōu)化以提高代碼的執(zhí)行效率。在滿足第三范式的基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)表進(jìn)行優(yōu)化，保證數(shù)據(jù)完整性，操作更加方便，查詢的執(zhí)行效率更高。
5．2實(shí)現(xiàn)流程
5．3系統(tǒng)相關(guān)模塊設(shè)計與實(shí)現(xiàn)
5．3．1權(quán)限管理模塊設(shè)計
試卷檔案管理系統(tǒng)模塊采用用戶組模式。用戶組設(shè)置主要是兩方面：一方面是用戶組成員，同一用戶可以分配到不同的用戶組；另一方面是功能列表，可以設(shè)置用戶組的訪問權(quán)限，不同的用戶組，所看到的功能列表也不同，這樣可以使用戶的權(quán)限更加細(xì)化，提高系統(tǒng)的安全性。
5．3．2系統(tǒng)功能菜單設(shè)計
系統(tǒng)的功能菜單根據(jù)當(dāng)前登錄的用戶信息（通過SESSION），在數(shù)據(jù)庫中查找對應(yīng)的權(quán)限。
5．3．3試卷檔案入庫管理
教師批改完試卷，網(wǎng)上填報成績并遞交紙質(zhì)版成績單后，由教務(wù)管理人員（檔案入庫員）審核試卷和教學(xué)文檔是否齊全，在系統(tǒng)中做出標(biāo)志。確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊試卷入庫。系統(tǒng)會自動根據(jù)事先設(shè)置好的專業(yè)、年級、考試形式、存放檔案室的位置生成試卷檔案編號。
6結(jié)語
基于B／S模式的高校試卷檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)過嚴(yán)格測試，在試卷檔案管理工作中應(yīng)用效果良好，基本解決了學(xué)校試卷檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化等問題，節(jié)省了大量的人力物力。
作者：樊偉宏 劉文 孫士鶴 李亞瓊 單位：新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院 新疆工程學(xué)院電氣工程系
一、人事檔案管理概述
人事檔案管理指的是在企事業(yè)單位中，建立的以職工姓名、年齡、學(xué)歷、工作年限等基本信息為主的文件材料為主的管理工作。由于人事檔案具有真實(shí)性、動態(tài)性、全面反映人事屬性等特點(diǎn)，使得人事檔案管理工作成為企事業(yè)單位管理體系的一個重要組成。因此，人事檔案管理工作作為一項復(fù)雜性、系統(tǒng)性工作，為保障企事業(yè)單位人力資源建設(shè)與發(fā)展，應(yīng)建立和完善人事檔案管理體系。面對，當(dāng)前人事檔案管理工作中工作質(zhì)量與效率低下，保密性差等問題，人事檔案管理體系的建立可有效的方便人事檔案信息查找，促進(jìn)了檔案管理成本的降低、有效的提升了人事檔案管理工作質(zhì)量和效率。
二、人事檔案管理系統(tǒng)分析
人事檔案管理系統(tǒng)主要從系統(tǒng)可行性分析、系統(tǒng)需求分析和系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分析三方面分析，具體為：
1.在系統(tǒng)可行性分析方面
主要從經(jīng)濟(jì)可行性和技術(shù)可行性兩方面進(jìn)行分析。其中，系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)可行性分析主要考慮系統(tǒng)在編程過程中開發(fā)隊伍經(jīng)費(fèi)、軟件的后期維護(hù)費(fèi)用等；系統(tǒng)技術(shù)可行性分析主要針對人事檔案基本信息管理中，對數(shù)據(jù)添加、刪除、修改、統(tǒng)計、查詢等基本操作，以及利用對象的連接于嵌入（OLE）技術(shù)等。
2.在系統(tǒng)需求分析方面
人事檔案管理系統(tǒng)需求分析主要針對人與人之間的通信，對專業(yè)業(yè)務(wù)的理解、環(huán)境的不斷變化三個問題。解決這三個問題，一方面需要加強(qiáng)需求系統(tǒng)分析員與用戶間的合作，另一方面則需要一定的專業(yè)工具和技術(shù)支持。專業(yè)工具通常指的是具有直觀、合理的圖表，其不但可以方便系統(tǒng)與用戶間的交流，而且有助于為系統(tǒng)分析理清思路。系統(tǒng)需求主要從系統(tǒng)性能需求、系統(tǒng)主要功能需求和運(yùn)行需求三方面進(jìn)行分析。其中系統(tǒng)性能需求主要指的是系統(tǒng)的實(shí)用性、安全可靠性、易維護(hù)性、可擴(kuò)充性和標(biāo)準(zhǔn)化、良好容錯性以及易操作性；系統(tǒng)主要功能需求指的是系統(tǒng)對檔案信息資料的添加、刪除、修改、備份功能，系統(tǒng)的設(shè)置功能，系統(tǒng)的幫助功能，系統(tǒng)對檔案接收、借閱和變動內(nèi)容功能等；運(yùn)行需求指的是軟硬件接口運(yùn)行需求。
3.在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分析方面
主要包括系統(tǒng)用例圖描述和用戶操作流程分析兩方面。其中，系統(tǒng)用例圖描述中規(guī)定“管理員”可以對任何模塊進(jìn)行操作，而“用戶”僅能夠?qū)εc自己信息相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行查詢；用戶操作流程分為“管理員”用戶操作流程和“客戶”用戶操作流程，“管理員”用戶可對信息查詢、檔案操作、數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)設(shè)置等模塊進(jìn)行打印、查詢、修改操作，“客戶”用戶僅可以對與自己單位相關(guān)的人事檔案信息模塊進(jìn)行操作。
三、人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計
1.設(shè)計原則。
為提高人事檔案管理系統(tǒng)的易操作、易維護(hù)和易擴(kuò)展性，其設(shè)計過程中應(yīng)堅持以下幾方面原則，主要有：（1）在人事檔案管理系統(tǒng)中，子系統(tǒng)在劃分過程中應(yīng)相對獨(dú)立，促進(jìn)系統(tǒng)操作簡便性和可維護(hù)性；（2）盡量降低體系中各子系統(tǒng)間相互依賴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)子系統(tǒng)間接口的簡便化，進(jìn)而提升子系統(tǒng)的功能性；（3）為提高子系統(tǒng)的工作效率，在子系統(tǒng)結(jié)果劃分過程中，應(yīng)盡量使結(jié)果對數(shù)據(jù)冗余影響小。此外，在人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計中，還應(yīng)堅持系統(tǒng)的擴(kuò)展性原則、系統(tǒng)的高性能價格比以及系統(tǒng)的先進(jìn)性原則。
2.設(shè)計策略。
為保證在系統(tǒng)規(guī)模日趨增大情況下，人事檔案管理系統(tǒng)能夠有效的滿足客戶需求，其設(shè)計過程中可通過以下幾點(diǎn)策略實(shí)現(xiàn)，具體有：（1）分層設(shè)計法，將系統(tǒng)按照一定層次分解后，對每個層次各自職責(zé)及各層次間相互關(guān)系進(jìn)行定義和明確，這樣就將復(fù)雜系統(tǒng)簡單化和層次化處理；（2）應(yīng)用框架法，為提高人事檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的一致性和可靠性，通過選用應(yīng)用框架，使得系統(tǒng)的擴(kuò)展性和維護(hù)性更加清晰；（3）業(yè)務(wù)層技術(shù)模型法，針對人事檔案管理系統(tǒng)可靠性、對事務(wù)處理的保障能力以及可伸縮性等需求，通常選用業(yè)務(wù)層技術(shù)模型法；（4）分布式架構(gòu)法，針對部系統(tǒng)需要使用到集群結(jié)構(gòu)，在系統(tǒng)每個處理節(jié)點(diǎn)上部署所有對象，并通過本地調(diào)用方式，促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行速度的提高。
3.系統(tǒng)總體設(shè)計與特點(diǎn)。
結(jié)合人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)際特點(diǎn)，設(shè)計分為登陸部分設(shè)計和后臺管理部分設(shè)計兩方面。其中，登陸部分設(shè)計主要為了對用戶身份進(jìn)行驗證，當(dāng)用戶身份驗證模式登入后，若用戶輸入信息與數(shù)據(jù)庫信息不相符，則人事檔案管理系統(tǒng)就會自動提示信息，從而確保系統(tǒng)的安全性、保密性和可靠性；而后臺管理部分主要是對企事業(yè)單位相關(guān)工作人員的個人信息進(jìn)行管理。
四、展望
當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)水平日趨提高，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)應(yīng)用于各行業(yè)領(lǐng)域之中，并且發(fā)揮著愈來愈重要的作用。通過利用計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，不但有利于企事業(yè)單位正規(guī)化、科學(xué)化管理體系的建立，而且對于人事檔案管理工作的保密性、可靠性、簡便性等方面具有積極作用。相信在不久的未來，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的更加完善，人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計將不斷優(yōu)化，并且完全取代傳統(tǒng)的手工式人事檔案管理。人事檔案管理系統(tǒng)建立和完善，將有效的提升企事業(yè)單位管理體系水平，同時為其他相關(guān)管理系統(tǒng)的建立提供寶貴的技術(shù)支持和實(shí)踐經(jīng)驗。
作者：李愛愛 單位：文水縣人事局
1測繪成果資料管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)
1.1提高數(shù)據(jù)分析整理的速度
結(jié)合貴州省的實(shí)際測繪成果資料管理體系的情況，采用地理信息信息系統(tǒng)技術(shù)，將測繪資料及產(chǎn)品目錄與測繪綜合信息采編、網(wǎng)站維護(hù)管理、測繪信息管理、資料檔案管理、成果分析結(jié)合為一體。針對“貴州省測繪檔案管理信息系統(tǒng)”，將基礎(chǔ)測繪成果及產(chǎn)品的信息在網(wǎng)上，專門建立貴州省測繪網(wǎng)站，盡力自己的信息窗口，結(jié)合全省的基礎(chǔ)類測繪項目的信息，加強(qiáng)貴州測繪隊伍建設(shè)，在今后發(fā)展過程中逐漸形成專業(yè)的信息管理空間，將測繪隊伍、政策法規(guī)、科技活動等有效的結(jié)合起來，同時結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能，宣傳測繪工作，宣傳相關(guān)法律。
1.2建立數(shù)據(jù)采編與管理體系
針對各類數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，建立數(shù)據(jù)組織存儲方案。針對貴州省的測繪資料檔案管理部門的具體業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)對各種測繪資料的科學(xué)性管理，資料數(shù)據(jù)從查詢、登記、到最后的提交。整個過程要求自動化。利用空間可視化的形式信息，要求互聯(lián)網(wǎng)能夠通過空間查詢手段實(shí)現(xiàn)對資料的查詢、統(tǒng)計、整理。在統(tǒng)一的，集成的構(gòu)架下進(jìn)行采編管理操作，各類數(shù)據(jù)的不同特點(diǎn)技術(shù)支持下，通過對功能框架的不同具體實(shí)現(xiàn)來表現(xiàn)，提供多種來源，多種形式的各類數(shù)據(jù)的輸入功能，同時在管理過程中要變換數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，兼顧其他系統(tǒng)與本系統(tǒng)的交換，提供自主導(dǎo)入功能。在數(shù)據(jù)錄入、圖形錄入、資料錄入過程中完善管理體系，及時更新操作，每個數(shù)據(jù)并不是在每個環(huán)節(jié)都直接與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行交互，而是作為工作數(shù)據(jù)單獨(dú)保存在檔案管理數(shù)據(jù)庫中。
2如何加強(qiáng)測繪成果檔案管理信息系統(tǒng)管理
2.1加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的操作功能
按照管理的檔案類型進(jìn)行縱向劃分，對地圖檔案管理，成果管理，航測檔案管理等進(jìn)行系統(tǒng)化操作管理。其次可以按照檔案管理工作流程進(jìn)行橫向劃分，包括對檔案資料的接受、檔案歸檔管理，對分發(fā)、借用、檢查、查詢的過程要進(jìn)行系統(tǒng)化分析，有針對性的加強(qiáng)管理力度。
2.2建立測繪成果資料檔案數(shù)據(jù)庫
測繪成果資料對你感數(shù)據(jù)庫是一個包括空間數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)的大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，空間數(shù)據(jù)庫和屬性數(shù)據(jù)庫在一定意義上隸屬于不同的數(shù)據(jù)體系，以邏輯思維的角度是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫是用來存放各種測繪成果資料的檔案信息，是整個系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的優(yōu)秀，也是各個部門系統(tǒng)的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)。要積極建成局域網(wǎng)環(huán)境信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)測繪安全，進(jìn)行高效管理和系統(tǒng)化分析，為成果檔案的信息化工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。
編輯系統(tǒng)是整個數(shù)據(jù)庫建立過程中的重要工作，在系統(tǒng)建立完成后，要及時采用自身維護(hù)手段和更新方式，建立一套功能靈活，體系完善，方法多樣的錄入編輯系統(tǒng)，對檔案的錄入、編輯、刪除等功能進(jìn)行統(tǒng)一化管理。除了編輯系統(tǒng)，同時更重要的是瀏覽系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)的影響下，C/S結(jié)構(gòu)是當(dāng)前測繪資料查詢和統(tǒng)計的重要工具，包括對圖表進(jìn)行查詢，統(tǒng)計，兩大方法。編輯系統(tǒng)和瀏覽系統(tǒng)在整個數(shù)據(jù)庫建立過程中有著至關(guān)重要的作用。
2.4建立分發(fā)管理子系統(tǒng)
為了滿足當(dāng)前檔案有效管理，對檔案的外接、閱讀體系要有嚴(yán)格的規(guī)范，制定一套嚴(yán)格地管理體系，將信息查詢、外接情況、統(tǒng)計分析、圖單打印等工作有合理的規(guī)劃，保證每個子系統(tǒng)的協(xié)調(diào)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時建立管理子系統(tǒng)也勢在必行。為了保證整個管理系統(tǒng)運(yùn)行，必須保障對每個管理子系統(tǒng)的正常運(yùn)行，建立相關(guān)安全保護(hù)措施，維護(hù)系統(tǒng)用戶的升級，對角色創(chuàng)建，信息管理等方面進(jìn)行有效管理。
2.5完善現(xiàn)有館藏測繪檔案管理體系
在進(jìn)行測繪檔案管理進(jìn)程中要注意對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類，注意完善編碼體系，從技術(shù)上和流程上加強(qiáng)對檔案管理的力度。同時在管理過程中要注意為管理人員提供管理平臺，提高檔案管理的安全性的同時提高工作效率。相關(guān)技術(shù)人員要努力掌握嵌入式微操作系統(tǒng)的能力，針對測繪檔案管理的特殊性和復(fù)雜性，對光盤庫進(jìn)行深層次的制定和封裝，整理形成讀取、刻錄、歸檔等一系列操作規(guī)范和流程。使用戶通過最簡便的操作實(shí)現(xiàn)對后臺大量光盤的精確控制。
3如何維護(hù)系統(tǒng)安全
要想對測繪成果檔案管理信息進(jìn)行有效的管理，必須保護(hù)系統(tǒng)的安全性，檔案信息的完整性是系統(tǒng)保護(hù)問題之一，要保證數(shù)據(jù)信息之間的結(jié)構(gòu)不受破壞，爭取保證整個不同副本的同一個數(shù)據(jù)基本一致。
3.1規(guī)范操作程序
信息系統(tǒng)在運(yùn)行過程中難免會出現(xiàn)各種故障。操作程序存在問題，對信息系統(tǒng)的并發(fā)控制不當(dāng)，系統(tǒng)硬件出錯等，信息系統(tǒng)在在工作過程中會約到很多突發(fā)性事件，所以在操作過程中要注意維護(hù)系統(tǒng)安全，如果不慎出現(xiàn)錯誤，要及時采取措施盡快恢復(fù)原樣。登錄檔案信息系統(tǒng)要對子系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范性操作，首先檢查用戶收入的用戶名及密碼是否正確，如果輸入過程中出現(xiàn)錯誤，則不能正常進(jìn)入系統(tǒng)，頁面會顯示登陸人員的身份已受到限制。在進(jìn)入系統(tǒng)之前要檢查登陸者的身份是否合理，保證身份合理的情況下，要進(jìn)行審核，保證資料的保密性，同時要規(guī)范操作者的操作能力，不同的人員只有對自己相應(yīng)的項目進(jìn)行修改或錄入，對其他人的欄目無權(quán)修改，在登錄過程重要保證職責(zé)分明，各司其職。
3.2及時對信息進(jìn)行備份
數(shù)據(jù)庫備份是日常維護(hù)工作的重要組成部分，要求在工作過程中對備份機(jī)制進(jìn)行定期備份，利用數(shù)據(jù)采編管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，充分利用Or－acle本身完整的機(jī)制。由于內(nèi)網(wǎng)的數(shù)據(jù)不能直接更新，所以在系統(tǒng)設(shè)計中要采用數(shù)據(jù)過度的方式，將內(nèi)外數(shù)據(jù)庫架構(gòu)導(dǎo)出成XML文件，在將XML文件通過數(shù)據(jù)采編導(dǎo)入外網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，該功能設(shè)計實(shí)際上也是一種備份和恢復(fù)功能，可以將XML文件存放于其他機(jī)器中，在出現(xiàn)故障時要利用XML文件數(shù)據(jù)及時恢復(fù)。
4結(jié)束語
地理信息系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)用過程中有著重要的作用，具有信息采集、管理、分析和輸出等多種地理信息能力，具有空間性和動態(tài)性。可以快速、準(zhǔn)確、綜合的對復(fù)雜的地理環(huán)境進(jìn)行分析和探究，具有重要的實(shí)際意義。測繪資料檔案積累了大量珍貴的測繪成果資料和檔案資料，測繪成果資料檔案信息是一個可以被多個用戶同步訪問大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅可以像傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)那樣管理數(shù)據(jù)和文字信息，同時可以管理空間信息，為空間處理體系提供各種分析方法，對不同的空間信息進(jìn)行綜合性分析，提供有助于地理信息的查詢、管理、統(tǒng)計分析等功能，適應(yīng)測繪成果資料檔案信息化的需要。
作者：吳霞 單位：貴州測繪資料檔案館
1業(yè)務(wù)分析
業(yè)務(wù)管理層內(nèi)容包括兩個模塊，其一是服務(wù)過程管理模塊，其二是檔案信息管理模塊。前者的功能是檔案館的管理人員的流程管理，內(nèi)容有用戶審核、用戶繳費(fèi)、用戶調(diào)檔、信息錄入/修改、信息校對、打印信息、通知用戶取件、用戶取件登記等流程。后者的功能是管理高校學(xué)生的所有檔案信息，它組成了檔案館永久檔案的一部分。檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要源于紙質(zhì)的學(xué)生檔案以及從教務(wù)處獲取的數(shù)據(jù)庫文件，的得到這些數(shù)據(jù)之后，管理人員導(dǎo)入這些數(shù)據(jù)、數(shù)字化處理和加工學(xué)生檔案，如此來滿足用戶不同情況的信息檢索、信息查詢或者是信息打印等需要。
應(yīng)用基礎(chǔ)層次的內(nèi)容包括三個方面，其一是權(quán)限管理模塊，其二是日志服務(wù)模塊，其三是信息統(tǒng)計模塊。權(quán)限管理的功能是保證不同級別的用戶擁有不同程度的操作權(quán)限。日志服務(wù)模塊的功能是追蹤用戶在系統(tǒng)內(nèi)的所有操作行為與記錄。信息統(tǒng)計模塊的功能是對客戶需求、檔案館管理人員工作量、服務(wù)質(zhì)量與數(shù)量以及費(fèi)用收取等信息進(jìn)行統(tǒng)計，作為檔案館其他工作的參考內(nèi)容。
2系統(tǒng)的總體設(shè)計
本章首先針對特定的設(shè)計目標(biāo)和需求目標(biāo)，總體設(shè)計了檔案信息管理系統(tǒng)，同時分為功能相異的字模塊，具體描述了其中關(guān)鍵模塊的功能，剖析了系統(tǒng)中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，最終得出檔案信息管理系統(tǒng)的總體框架，同時定義了系統(tǒng)各個子模塊的功能以及數(shù)據(jù)庫模式。然后重點(diǎn)分析如何設(shè)計和實(shí)現(xiàn)貴州商業(yè)高等專科學(xué)校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)流程管理模塊。在體系結(jié)構(gòu)方面，使用的架構(gòu)是MVC，在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理層方面，利用的模式是傳統(tǒng)的C/S，有效達(dá)到學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的功能。
以下介紹的是模塊的開發(fā)框架。檔案服務(wù)工作步驟包含申清、審核、繳費(fèi)、調(diào)檔、錄入/修改、校對、打印、通知取件、取件、后臺。流程的目標(biāo)是為了檔案館的社會公共服務(wù)功能特別是檔案服務(wù)、檔案交流而設(shè)定。涉及服務(wù)工作流程的角色依照任務(wù)和空間的不同，服務(wù)流程劃分為客戶、超級管理員、借貸專員、錄入專員和打印專員。系統(tǒng)的用戶管理模塊是門戶模塊，用戶登陸用戶管理模塊之后才可以訪問檔案信息管理系統(tǒng)。
3系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計
學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)就是為了解決這種事件的前后排序關(guān)系，以滿足客戶需求。初步設(shè)計的系統(tǒng)構(gòu)架包括4個部分，分別是最底層的windows操作系統(tǒng)，中間層的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫，業(yè)務(wù)管理層和業(yè)務(wù)表現(xiàn)層。其中中間層的服務(wù)器包括IBM，BEAWebLogic，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)SQL。業(yè)務(wù)管理層面向檔案館的管理人員，包括服務(wù)過程管理和學(xué)生檔案管理兩個模塊。過程管理模塊用于對學(xué)生檔案服務(wù)工作的全程管理，包括數(shù)據(jù)導(dǎo)入、審核、繳費(fèi)、調(diào)檔、校對、打印等。學(xué)生檔案管理模塊的作用主要是對學(xué)生檔案信息的增加、刪除、修改、查找等。
4系統(tǒng)總結(jié)
通過系統(tǒng)的基本功能的設(shè)計，可以完成系統(tǒng)的主要需求。滿足高校學(xué)生檔案管理的基本功能，極大的減少了學(xué)生檔案管理的工作強(qiáng)度，并且在系統(tǒng)的設(shè)計中加入了權(quán)限的管理可以對學(xué)生檔案的管理起到了保密的作用。
作者：池磊 姚軍 崔成 單位：石家莊職業(yè)技術(shù)學(xué)院
一、系統(tǒng)剖析在高校資產(chǎn)檔案管理實(shí)踐中的重要意義
一方面，資產(chǎn)檔案管理作為資產(chǎn)管理活動的映像反映，要求我們客觀地記錄、反映高校資產(chǎn)管理活動的真實(shí)狀況;另一方面，我們可以從系統(tǒng)性的檔案管理活動出發(fā)，反溯資產(chǎn)管理實(shí)踐中的不足，尋找解決問題的方法，提高資產(chǎn)管理活動的水平。此外，系統(tǒng)性還要求我們將檔案管理中的每個子系統(tǒng)放在整體中去分析其作用及相互關(guān)系，分析出影響檔案管理的關(guān)鍵因素，反溯出資產(chǎn)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而促進(jìn)資產(chǎn)管理和資產(chǎn)檔案管理水平的提高。
二、系統(tǒng)性視閥下高校資產(chǎn)檔案管理的主要因素
從系統(tǒng)論的視角來剖析高校資產(chǎn)檔案管理活動，可以將其整體分為主客體二大因素系統(tǒng)，每個系統(tǒng)下又可分為若干個子系統(tǒng)。主體系統(tǒng)主要解決“誰”，即由“誰”來主導(dǎo)完成檔案管理工作的問題;客體系統(tǒng)則主要解決“什么”和如何完成檔案管理工作的問題。
(一)高校資產(chǎn)檔案管理的主體系統(tǒng)
主體既指事物的主要部分，也指具有認(rèn)識和實(shí)踐能力的人。一般而言，事物的主體似乎是明確的，而就高校資產(chǎn)檔案管理來說并非如此，其管理主體問題一直沒有得到很好的解決。在理論探討方面，筆者通過中國知網(wǎng)檢索發(fā)現(xiàn)，截止2013年底，僅檢索到高校資產(chǎn)檔案管理相關(guān)論文20余篇，未見有文獻(xiàn)對此作出明確闡述;在管理實(shí)踐中，很多高校并沒有明確專門的部門或個體負(fù)責(zé)這項工作，造成大量的資產(chǎn)檔案，特別是資產(chǎn)使用檔案無序保管，開發(fā)利用率低下，需要我們以系統(tǒng)性的方法加以剖析，明確責(zé)任主體。
1．組織系統(tǒng)。高校學(xué)校層面與資產(chǎn)檔案管理密切相關(guān)的部門主要是檔案和資產(chǎn)二個部門。那么誰應(yīng)當(dāng)是責(zé)任主體呢?這個問題在許多學(xué)校沒有得到很好的解決。資產(chǎn)管理檔案是學(xué)校檔案的一部分，按照檔案法規(guī)的要求，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)起管理責(zé)任;而按系統(tǒng)性分析，資產(chǎn)檔案管理活動是具體的資產(chǎn)管理活動的映像反映，那么資產(chǎn)管理部門也應(yīng)當(dāng)是資產(chǎn)檔案不可分離的管理主體之一。也就是說，資產(chǎn)檔案管理應(yīng)當(dāng)是二元主體，關(guān)系到資產(chǎn)和檔案管理兩個組織系統(tǒng)，兩個責(zé)任主體。由于高校檔案管理的內(nèi)容十分龐雜，量大而人員不足，而資產(chǎn)管理專業(yè)性十分強(qiáng)，資產(chǎn)檔案管理的主體工作需要依靠資產(chǎn)管理部門完成，應(yīng)根據(jù)二者的職能進(jìn)行合理分工。檔案管理部門主要承擔(dān)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)職責(zé)，而資產(chǎn)管理部門則在檔案管理部門的指導(dǎo)下，主要負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理、歸檔和開發(fā)利用工作，從而形成二元主體的組織系統(tǒng)。
2．人員系統(tǒng)。明確了高校資產(chǎn)檔案管理的組織系統(tǒng)，那么相關(guān)部門的工作人員自然應(yīng)當(dāng)承擔(dān)所在單位的資產(chǎn)檔案管理職責(zé)。學(xué)校檔案館(室)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作;資產(chǎn)管理部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理和開發(fā)利用;各二級單位的資產(chǎn)管理員應(yīng)在兼職檔案員的指導(dǎo)協(xié)助下完成本部門的資產(chǎn)檔案收集與管理工作。
(二)高校資產(chǎn)檔案管理的客體系統(tǒng)
客體是主體認(rèn)識和實(shí)踐的對象。高校資產(chǎn)檔案管理的客體系統(tǒng)指該檔案管理實(shí)踐中除主體系統(tǒng)外的客觀事物。按性質(zhì)可分為三大體系。
1．內(nèi)容體系。即高校資產(chǎn)檔案的全部內(nèi)容范疇。包括三個方面:一是資產(chǎn)形成檔案，指在資產(chǎn)產(chǎn)生過程中產(chǎn)生的檔案資料，如各種論證報告、批文、合同書、安裝調(diào)試記錄等。二是資產(chǎn)使用檔案，指在資產(chǎn)使用、運(yùn)行過程中產(chǎn)生的檔案資料，如各種操作規(guī)范(標(biāo)準(zhǔn))、使用記錄、保管記錄、維修記錄等。三是開發(fā)利用檔案，指對資產(chǎn)檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行挖掘、加工，為教學(xué)、科研和管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案資料。資產(chǎn)檔案的內(nèi)容體系實(shí)際上是資產(chǎn)從形成、使用、運(yùn)行、滅失到信息利用的全部過程在檔案管理中的映射，是高校資產(chǎn)檔案管理的優(yōu)秀部分。
2．運(yùn)行體系。指對高校資產(chǎn)檔案管理活動進(jìn)行干預(yù)和調(diào)節(jié)過程中形成的檔案資料。包括資產(chǎn)檔案管理部門、崗位的工作職責(zé)，資產(chǎn)檔案管理制度、運(yùn)行機(jī)制、監(jiān)測考評體系等。也包括檔案管理過程中形成的各種工作計劃、總結(jié)、會議記錄等。3．保障體系。指高校各部門為資產(chǎn)檔案管理提供支持、幫助過程中形成的資料。如學(xué)校支持檔案管理的政策、經(jīng)費(fèi)、人力和技術(shù)保障等等。
三、高校資產(chǎn)檔案管理子系統(tǒng)在實(shí)踐中的相互關(guān)系
盡管我們用系統(tǒng)論的方法將高校資產(chǎn)檔案管理體系分成主客體二大系統(tǒng)，其下又分為若干個子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)間有其內(nèi)在的邊界，但它們之間并不是割裂的，而是相互關(guān)聯(lián)、相互支持、相互影響的，共同構(gòu)成完整的管理體系。
(一)主客體的關(guān)聯(lián)性
對一件事物而言，主客體之間總是相互伴生、相互關(guān)聯(lián)的，高校資產(chǎn)檔案管理亦是如此。高校資產(chǎn)檔案管理部門、崗位和人員的存在或變化是為完成資產(chǎn)檔案管理工作這個客體實(shí)踐服務(wù)的;主體在認(rèn)知和行為能力方面的變化會直接影響客體質(zhì)量。反之，客體的變化，會對主體的素質(zhì)和能力提出新的要求。只有主客體協(xié)調(diào)一致，才能促進(jìn)事物和諧，可持續(xù)發(fā)展。
(二)主體要素間的依存性
如果我們將高校資產(chǎn)檔案管理主體的組織系統(tǒng)和人員系統(tǒng)視為二個要素的話，它們之間應(yīng)是一種依存關(guān)系。從要素產(chǎn)生的角度看，設(shè)置一定的資產(chǎn)檔案管理組織或崗位，是因為有一定的檔案管理工作任務(wù)，需要有相應(yīng)的人員去完成;人員職責(zé)也要根據(jù)組織或崗位目標(biāo)與工作任務(wù)來安排，二者相互依存。從事物發(fā)展的角度看，資產(chǎn)檔案管理組織、崗位和工作任務(wù)發(fā)生變化，人員也應(yīng)隨之調(diào)整，否則會出現(xiàn)有崗無人或有人無崗的情況，影響工作的開展。
(三)客體系統(tǒng)中的整體性
客體系統(tǒng)中的幾個部分是根據(jù)高校資產(chǎn)管理實(shí)踐工作性質(zhì)的不同所作的人為劃分，實(shí)際上它們是相互支持、相互影響、密不可分的。一方面，這幾個部分缺一不可。內(nèi)容體系不明，我們會迷失工作目標(biāo);運(yùn)行體系不暢會導(dǎo)致工作程序混亂;保障體系不力，工作就會失去支持。另一方面，整體水平的高低，不是取決于水平最高的那部分，而是決定于水平最低的那部分，“短板”決定整體水平。
四、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中存在的問題及優(yōu)化建議
(一)主客體邊界不清
由于大多數(shù)高校對資產(chǎn)檔案管理工作重視程度不高，對其主客體的作用認(rèn)識不夠，建設(shè)投入不力，造成主客體邊界不清。主要表現(xiàn)為三種現(xiàn)象:一是部分高校至今沒有設(shè)立專門的資產(chǎn)檔案管理部門或崗位，造成主體缺失，客體質(zhì)量十分低下;二是雖有具體的責(zé)任部門或崗位，但客體建設(shè)不力，作用不明顯;三是系統(tǒng)性不強(qiáng)，用政策代替制度，用人員代替崗位，用運(yùn)行中的做法代替崗位職責(zé)，用部分成果代替整體水平，造成整體水平低下。要改變這一現(xiàn)狀，需要各高校的檔案管理工作者加大宣傳，游說力度，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到資產(chǎn)檔案的巨大作用，支持相關(guān)部門進(jìn)一步明晰責(zé)任主體，完善客體體系建設(shè)，促進(jìn)水平的整體提高。
(二)主客體不協(xié)調(diào)
這種不協(xié)調(diào)主要體現(xiàn)在主體建設(shè)不適應(yīng)客體要求上。從近年監(jiān)測的數(shù)據(jù)來看，各高校的資產(chǎn)動輒數(shù)以億計，這些資產(chǎn)在形成、使用、運(yùn)行過程中會產(chǎn)生海量的檔案信息，需要有專門的部門組織人手去管理。但從各高校的管理來看，很少有學(xué)校設(shè)置專門的資產(chǎn)檔案管理部門或崗位，專職人員職數(shù)幾乎為零，從而造成大量的資產(chǎn)檔案信息缺失、變形或掩藏。建議各高校應(yīng)以年度為時間單位，對學(xué)校的資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果及時設(shè)置、調(diào)整崗位和人員職數(shù)。
(三)子體系水平參差
部分學(xué)校為了人才培養(yǎng)工作評估或特定的目標(biāo)，比較重視內(nèi)容體系建設(shè)，而忽視了運(yùn)行體系或保障體系的建設(shè)，造成“短板”現(xiàn)象時有出現(xiàn)，整體水平下降或后續(xù)發(fā)展無力。建議各高校根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，建立系統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理績效考評體系，全面考核資產(chǎn)檔案建設(shè)水平，發(fā)現(xiàn)“短板”，立即整改，促進(jìn)資產(chǎn)檔案管理水平的整體提高。
作者：劉春霞 周曉蘭 單位：黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院國有資產(chǎn)管理處 黃岡林業(yè)學(xué)校
摘要：
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)也逐步向著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，隨即產(chǎn)生大量的電子文件，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)不能滿足人們的需求。企業(yè)或政府部門為提高信息質(zhì)量的正確性，開始大力開發(fā)各種檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發(fā)檔案管理系統(tǒng)所需的理論知識及技術(shù)支持，詳細(xì)介紹了檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導(dǎo)。
關(guān)鍵詞：
檔案管理系統(tǒng)；需求分析；功能模塊
檔案管理在企業(yè)占有重要的地位，隨著信息量的增多，任務(wù)繁重，管理不便。目前我國正處于電子檔案的研究。為了推動檔案管理的效率、建設(shè)信息化的資源發(fā)展方向。結(jié)合實(shí)際需要的檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)進(jìn)行開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，以提高檔案信息管理的質(zhì)量。
1研究背景
隨著計算機(jī)的不斷改革創(chuàng)新與換代，人類的生活逐漸趨于科技化、信息化。如今，計算機(jī)已成為大眾日常生活不可缺少的一部分，不僅能逐漸豐富我們的視野，也可以加深人類對世界的認(rèn)知，帶領(lǐng)大眾走向新的天地。隨著計算機(jī)的進(jìn)步，信息在人們生活中不斷地更換角色。信息化時代給人們帶來更多的發(fā)展空間。當(dāng)今，無論是在企業(yè)單位還是政府部門工作都需要大量信息的篩選與收集。信息的完整性與規(guī)范性決定了企業(yè)的發(fā)展，甚至相關(guān)企業(yè)專門成立了信息整合小組，用來負(fù)責(zé)各種各樣的信息進(jìn)行整合、歸納等。計算機(jī)的便捷就成了必不可少的工作項目，有利于提高企業(yè)的優(yōu)秀效率。面對大量的信息資料，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們的需要，而且信息容易丟失，這樣給企業(yè)利益造成極大的損失。為了降低和減少人工帶來的失誤，現(xiàn)在企業(yè)政府的相關(guān)文件都是通過檔案的形式記錄的，有助于方便查找與調(diào)動，工作效率更高。采用計算機(jī)進(jìn)行管理檔案具有它獨(dú)特的優(yōu)勢，但是我國關(guān)于電子檔案的發(fā)展目前還在進(jìn)一步完善。在管理制度和管理規(guī)范中存在一定的局限性，在檔案管理方面，積極探索新的管理方法，適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。基于此，創(chuàng)新現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)操作效率及安全性，使其滿足現(xiàn)代化業(yè)務(wù)及借閱者的需求，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2開發(fā)系統(tǒng)技術(shù)支持
2.1相關(guān)理論及技術(shù)
2.1.1J2EE多層應(yīng)用模型
J2EE多層應(yīng)用模型包含很多組件，不同于傳統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)架構(gòu)，J2EE多層應(yīng)用模型的本質(zhì)是為了方便應(yīng)用程序和系統(tǒng)之間的交互。在實(shí)際運(yùn)用過程中，J2EE依托多層分布式應(yīng)用模型，依據(jù)邏輯功能劃分，依據(jù)不同應(yīng)用組件所處層分布在不同機(jī)器上[1]。使用J2EE多層模型的優(yōu)點(diǎn)在于它能實(shí)現(xiàn)各層的獨(dú)立工作，同時還能提供系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。
2.1.2MVC設(shè)計模式
MVC設(shè)計模式是一種典型的軟件設(shè)計典范，是模型視圖控制器的簡稱，目的是將業(yè)務(wù)模型和用戶界面的實(shí)現(xiàn)代碼分離，從而達(dá)到同一個程序有不同的表現(xiàn)形式。MVC設(shè)計模式有很多的框架和控件組成。這種設(shè)計模式的優(yōu)點(diǎn)在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可維護(hù)性高，有利于軟件工程化管理。對于系統(tǒng)而言選擇一個好的框架應(yīng)用在項目中，將會對項目的效率和可重用是至關(guān)重要的。
2.1.3Servlet
Servlet是用Java編寫的服務(wù)器端程序，服務(wù)器上需要一些程序，通常是根據(jù)用戶輸入訪問數(shù)據(jù)庫的程序，工作流程是借助客戶端發(fā)送到服務(wù)器上，服務(wù)器開基于實(shí)際需求的檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)范桂泉（濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東青州262500）摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)也逐步向著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，隨即產(chǎn)生大量的電子文件，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)不能滿足人們的需求。企業(yè)或政府部門為提高信息質(zhì)量的正確性，開始大力開發(fā)各種檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發(fā)檔案管理系統(tǒng)所需的理論知識及技術(shù)支持，詳細(xì)介紹了檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導(dǎo)。關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；需求分析；功能模塊啟并調(diào)Servlet，它依據(jù)客戶端請求直接生產(chǎn)響應(yīng)內(nèi)容并將其上傳給服務(wù)器，由服務(wù)器把響應(yīng)信息返回至客戶端，Servlet根據(jù)客戶端請求生成相應(yīng)內(nèi)容[2]。Servlet具有運(yùn)用方便、功能強(qiáng)大等優(yōu)勢，成為開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)傳統(tǒng)的技術(shù)之一。
2.1.4SQLServlet數(shù)據(jù)庫
數(shù)據(jù)庫最早由美國推出的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，在實(shí)際的操作過程中，使用SQL語句進(jìn)行數(shù)據(jù)的添加、修改、刪除等功能。具有方便快捷高效率的發(fā)展優(yōu)勢。同樣可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)加密及數(shù)據(jù)備份的功能。SQL語句可以嵌套在宿主語言的程序中使用，可以進(jìn)行視圖和基本表的查詢等操作。因此SQL語句可以是應(yīng)用程序，也可以是終端用戶。
2.2系統(tǒng)應(yīng)具備的特性
根據(jù)實(shí)際需求的檔案管理，在系統(tǒng)規(guī)劃中，檔案管理系統(tǒng)需遵守嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范準(zhǔn)確和高效的管理模式。達(dá)到統(tǒng)一的要求，實(shí)現(xiàn)自動化管理的思維模式。因此基于實(shí)際需求的檔案管理有以下特性：安全性：凡是牽涉到信息資源的相關(guān)操作都要保證系統(tǒng)的安全性能，加強(qiáng)防范意識。高效性：本系統(tǒng)使用J2EE架構(gòu)，其被廣泛應(yīng)用到大型分布式企業(yè)應(yīng)用軟件平臺中，能夠為開發(fā)人員提供良好的工作平臺。數(shù)據(jù)庫技術(shù)中的模式能夠?qū)⑾到y(tǒng)的需求充分地展現(xiàn)出來，客戶端使用B/S開發(fā)模式，其是Web開發(fā)的主要趨勢，具有良好的操作性、靈活性及集成性。在計算機(jī)的發(fā)展速度上提高信息資源的方便快捷性。統(tǒng)一性：根據(jù)各個部分統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保每個部門檔案信息的具有良好的交互性。開發(fā)成本少：本系統(tǒng)在研發(fā)過程中使用的成本較少，開發(fā)周期較短，因為使用的軟件都是開源軟件，系統(tǒng)能夠提高檔案信息管理的簡便性，從而提高工作效率。
3系統(tǒng)整體架構(gòu)及各功能模塊
3.1系統(tǒng)功能需求
在軟件需求規(guī)格說明書中，功能需求充分說明系統(tǒng)展現(xiàn)給用戶的行為和執(zhí)行的操作等。案管理系統(tǒng)的主要功能模塊功能如下：數(shù)據(jù)錄入部分是指根據(jù)界面要求錄入修改的各類檔案數(shù)據(jù)，并完成檔案文本與電子檔案的掛接，還可開展檔案案卷、文件等錄入操作。（2）所設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)中的文件管理分為基本信息及類別信息的管理。前者主要包括檔案新的編輯、添加等；后者主要包括檔案的編號、類別、入庫時間、借閱情況等管理。（3）用戶管理主要包括借閱人員基本信息和種類信息的管理，主要包括借閱人員姓名、編號、工作部門、聯(lián)系方式及狀態(tài)等管理。（4）借閱管理查詢就是查詢借閱人員之前在所借閱檔案的情況，能夠得到借閱檔案的信息，比如：名稱、借閱時間、條形碼等[3]。借閱檔案歷史查詢便于了解借閱者之前的信息，例如：檔案歸還時間等。借閱檔案流程為：提出申請—判斷身份是否合法—錄入信息并且保存———提供所借閱的檔案。
3.2系統(tǒng)整體架構(gòu)
根據(jù)實(shí)際需求的檔案管理功能需求；關(guān)于檔案管理設(shè)計的業(yè)務(wù)整合范圍有收集、檔案整理和檔案著錄整理等。檔案收集是通過各部門的歸檔人員將有價值的信息進(jìn)行存檔。檔案整理是由歸檔人員將整理好的信息提交上來并進(jìn)行審核，審核通過則進(jìn)入移交操作。在按照電子檔案的相應(yīng)規(guī)則進(jìn)行模擬上架操作。著錄整理根據(jù)歸檔人員提交的材料信息進(jìn)行著錄，附上相關(guān)著錄信息說明。上交的相關(guān)部門給予審批處理后，移交給檔案部門進(jìn)行管理。系統(tǒng)開發(fā)利用的目的主要是是將大量的信息進(jìn)行分類，便于相關(guān)部門管理查找。依據(jù)功能需求，構(gòu)建系統(tǒng)的總體框架。
3.3系統(tǒng)各功能模塊
設(shè)計的模塊功能嚴(yán)格按照完整性和一致性的原則，開發(fā)擁有規(guī)模強(qiáng)大、操作簡便的檔案管理系統(tǒng)。在實(shí)現(xiàn)自動化管理的過程中，通常采用模塊化的分析方法，將系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊進(jìn)行設(shè)計：
3.3.1用戶管理
用戶登錄系統(tǒng)之前，需要輸入相應(yīng)的賬號及密碼，要求用戶先實(shí)施身份驗證，如果使用者輸入的用戶名稱和密碼正確，會自動進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)[4]。如果輸入的信息中有一項錯誤，系統(tǒng)會給出相應(yīng)的提示。用戶權(quán)限分為普通用戶、系統(tǒng)管理員和檔案室人員管理。普通用戶權(quán)限可以進(jìn)入系統(tǒng)查閱相關(guān)的資料；系統(tǒng)管理員權(quán)限的范圍比較廣。可以設(shè)置用戶的權(quán)限及日常信息的維護(hù)，檔案室管理員可以對文件進(jìn)行查詢修改的設(shè)置。用戶登錄后需要記入到日志庫中，登錄界面如圖1所示。
3.3.2數(shù)據(jù)管理
本模塊具有數(shù)據(jù)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份功能，其中，數(shù)據(jù)備份就是對用戶輸入的檔案或檔案卷信息給予備份管理。輸入數(shù)據(jù)過程中，必須考慮使用者連續(xù)輸入的情況，可由這些記錄中復(fù)制到新紀(jì)錄內(nèi)。依據(jù)不同檔案輸入不同的數(shù)據(jù)，這個模塊還配備數(shù)據(jù)維護(hù)權(quán)限。數(shù)據(jù)維護(hù)主要對刪除的檔案進(jìn)行處理判斷該問卷是否進(jìn)行恢復(fù)或徹底刪除。
3.3.3文件管理
該模塊主要實(shí)現(xiàn)收文、文件分類、修改、打印等操作，設(shè)計這項功能方便技術(shù)對辦公自動化系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的文件實(shí)施歸檔處理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目的。檔案室人員可以根據(jù)用戶的要求進(jìn)行文件的查詢、添加、修改和刪除等操作，并對經(jīng)過修改的信息實(shí)施保存處理。
3.3.4借閱管理
該模塊主要對借閱人員的借閱、歸還等管理，具備借閱管理權(quán)限的使用者可以操作這個模塊，其中，外借模塊旨在對檔案文件進(jìn)行借出及歸還登記[5]。電子借閱申請由具備借閱管理權(quán)限的用戶展開相關(guān)操作。一般使用者提出閱讀電子文檔的請求后，被同意方會將問卷發(fā)送給借閱人。
3.3.5數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)
該模塊主要完成數(shù)據(jù)的備份及恢復(fù)操作，數(shù)據(jù)備份可依據(jù)檔案保存年度、檔案種類等條件進(jìn)行部分或完全備份。數(shù)據(jù)恢復(fù)能夠?qū)⑼ㄟ^備份出來的數(shù)據(jù)恢復(fù)至數(shù)據(jù)內(nèi)。此外，備份操作中會生成一個XML文件，恢復(fù)時也由此完成。
4結(jié)語
在我國計算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，部分檔案信息可以實(shí)現(xiàn)共享，電子管理模式也可應(yīng)用至檔案管理系統(tǒng)中，以此創(chuàng)建一體化的管理平臺。通過設(shè)計一些基于實(shí)際需求的檔案管理功能，初步對檔案管理有更深刻的認(rèn)識。利用J2EE平臺、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫等對系統(tǒng)進(jìn)行模塊化設(shè)計，并詳細(xì)介紹系統(tǒng)中檔案借閱、文件管理等模塊情況，以期為檔案管理技術(shù)達(dá)到先進(jìn)水平提供一定指導(dǎo)。
作者:范桂泉 單位:濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院
摘要：隨著計算機(jī)技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)遇，電子檔案管理系統(tǒng)也成為了公共部門電子政務(wù)的一個重要組成部分。本文就電子檔案管理系統(tǒng)的基本操作進(jìn)行分析。
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；基本操作
1檔案查閱者的實(shí)踐操作
1.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。
1.2檔案申請歸檔。
點(diǎn)擊菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔，里面有兩個子節(jié)點(diǎn)‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。
1.2.1歸檔申請。
點(diǎn)擊“申請歸檔”后，進(jìn)入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要?dú)w檔的文件，點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點(diǎn)擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。
1.2.2查看申請記錄。
點(diǎn)擊“申請記錄查看”，進(jìn)入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進(jìn)行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進(jìn)行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。
1.3檔案申請查詢
1.3.1申請查詢。
點(diǎn)擊“申請查詢”，進(jìn)入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細(xì)表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點(diǎn)擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。
1.3.2申請記
錄查看。點(diǎn)擊“申請記錄查看”節(jié)點(diǎn)，進(jìn)入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進(jìn)行查詢。
2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實(shí)踐操作
2.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。
2.2檔案申請歸檔。
點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節(jié)點(diǎn)：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。
2.2.1審核歸檔。
點(diǎn)擊左邊樹節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔”，進(jìn)入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接，進(jìn)入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。
2.2.2申請記錄查看。
點(diǎn)擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點(diǎn)，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進(jìn)行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細(xì)信息。
2.3檔案申請查詢。
點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請查詢”，里面有兩個子節(jié)點(diǎn)：“審核查詢”和“申請記錄查看”。
2.3.1審核查詢。
點(diǎn)擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當(dāng)前要審核的查詢申請的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進(jìn)行處理。
2.3.2申請記錄查看。
具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。
2.4檔案申請銷毀。
該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后予以銷毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節(jié)點(diǎn)“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。
2.4.1銷毀申請。
選擇“銷毀申請”菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請銷毀頁面。進(jìn)入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“申請銷毀”，進(jìn)入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點(diǎn)擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。
2.4.2申請記錄查看。
點(diǎn)擊“申請記錄查看”菜單，進(jìn)入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。
3系統(tǒng)管理員的實(shí)踐操作
首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。
3.1檔案信息管理。
此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進(jìn)入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進(jìn)行查詢。
3.1.1查看。
點(diǎn)系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。
3.1.2查詢。
點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負(fù)面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點(diǎn)擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。
3.1.3刪除：
管理員根據(jù)實(shí)際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。
3.2檔案申請歸檔記錄管理。
此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢，并且可以根據(jù)需要刪除記錄。
3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。
點(diǎn)擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點(diǎn)擊“申請記錄管理”進(jìn)入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。
3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。
選擇要刪除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。
3.3基礎(chǔ)信息維護(hù)。
此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對檔案文件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。
3.3.1文件類型管理。
點(diǎn)擊頁面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的格式類型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。
3.3.2檔案文件等級管理。
點(diǎn)擊頁面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的等級進(jìn)行添加和刪除操作。
作者：韓黎明 單位：杜爾伯特蒙古族自治縣文廣體局文化市場
摘要：筆者首先分析了農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作中宣傳教育不到位、檔案管理形式過于落后以及電子檔案系統(tǒng)有待完善等問題，其次探討電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用意義，提出了在加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理電子檔案管理的具體措施。以期為農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理部門及從業(yè)人員提供參考。
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理
1當(dāng)前農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中存在的問題
1.1沒有及時開展宣傳教育工作
農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作的落實(shí)，能夠促進(jìn)農(nóng)機(jī)設(shè)備使用的安全性得到提升，但工作在具體落實(shí)階段卻受到很大的阻礙影響，工作開展形式缺乏規(guī)范性。農(nóng)機(jī)監(jiān)理宣傳達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)，大部分基層群眾都不理解這一工作存在的意義，因此安全監(jiān)理人員也并不能為群眾解決農(nóng)機(jī)應(yīng)用期間遇到的問題。農(nóng)民對農(nóng)機(jī)養(yǎng)護(hù)缺乏專業(yè)知識，受自身文化水平限制，很難理解農(nóng)機(jī)安全宣傳知識，仍然按照自身理解對設(shè)備進(jìn)行操作使用，留下了安全隱患。現(xiàn)階段的農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作，存在（三差一低）現(xiàn)象[1]。這些問題為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)帶來了隱患，農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開始階段沒有及時開展教育宣傳活動，因此風(fēng)險問題遲遲得不到解決。
1.2沒有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理制度
農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開展期間，會產(chǎn)生大量的檔案信息，如果不對這部分信息進(jìn)行保存管理，丟失后很難再次補(bǔ)充，增大了日后管理工作開展的難度；工作任務(wù)落實(shí)期間，基層工作人員對崗位責(zé)任認(rèn)識不夠，存在基礎(chǔ)工作不規(guī)范的現(xiàn)象；在工作期間，農(nóng)機(jī)監(jiān)理不能起到監(jiān)管作用，不明確農(nóng)機(jī)使用階段的詳細(xì)安全準(zhǔn)則，對不規(guī)范的操作更正，農(nóng)機(jī)設(shè)備發(fā)生故障的幾率也增大。
1.3沒有意識到檔案管理工作的重要性
檔案是后續(xù)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作開展的依據(jù)，意義重大。電子檔案管理理念雖然已經(jīng)提出，但并沒有落實(shí)。目前，檔案管理工作并沒有得到重視，甚至存在專業(yè)性不足的現(xiàn)象。個人責(zé)任意識不足檔案管理是服務(wù)性工作，但目前大部分在崗人員重視管理輕視服務(wù)，造成檔案不能在農(nóng)機(jī)監(jiān)理中發(fā)揮作用。
1.4沒有完善的電子檔案管理系統(tǒng)
電子檔案的制作需要專業(yè)設(shè)備，通過掃描處理等工序?qū)n案存儲在計算機(jī)設(shè)備中。農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理單位缺乏專業(yè)設(shè)備，計算機(jī)辦公系統(tǒng)得不到更新，很難完成檔案的制作與存儲任務(wù)。電子檔案可以基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，減少信息傳遞所用時間，但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中也存在一些病毒風(fēng)險，一旦入侵到計算機(jī)系統(tǒng)中，必然會造成嚴(yán)重的信息丟失問題。現(xiàn)有系統(tǒng)的防御能力并沒有達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)，因此電子檔案制作計劃仍不能快速開展。
2電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用意義
1）全面落實(shí)電子檔案管理工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可為農(nóng)機(jī)安全管理工作任務(wù)的開展提供保障。農(nóng)業(yè)機(jī)械是不斷發(fā)展進(jìn)步的，安全監(jiān)理應(yīng)當(dāng)做出調(diào)整，隨著農(nóng)機(jī)設(shè)備進(jìn)步。電子檔案據(jù)需求對內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充以及調(diào)整，符合農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作需求。
2）加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理為農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作人員制定工作計劃、進(jìn)行日常執(zhí)法活動以及規(guī)范安全監(jiān)理提供了重要的參考資料，其中所記載的機(jī)手肇事與事故處理案例使其成為農(nóng)機(jī)安全宣傳的重要教材，電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用，提高了農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)了農(nóng)機(jī)安全理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[2]。
3）加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整合，符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，有利于促進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案資料整理、保管及其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理信息資源的共享，有利于促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)快速發(fā)展。
3加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理電子檔案管理的措施
1）完善電子檔案管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)管理理念中存在的弊端問題來進(jìn)行改進(jìn)，提升管理制度的落實(shí)程度。紙質(zhì)檔案管理要在完善的體系下來進(jìn)行，針對常見的損壞丟失問題，可以作為管理任務(wù)開展的重要內(nèi)容，做好檔案防火防潮處理。電子檔案制作期間要對信息完善程度做出檢驗，避免出現(xiàn)內(nèi)容的遺漏。
2）應(yīng)對電子檔案制作以及應(yīng)用技術(shù)的普及。由于檔案管理人員在固定模式下工作，很難在信息化模式下工作。所以，必須通過培訓(xùn)講座的方式來提升員工適應(yīng)能力，更高效的完成農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理任務(wù)。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案相比較，更安全便于使用，可以根據(jù)使用者的需求進(jìn)行信息共享以及備份，即使辦公計算機(jī)系統(tǒng)受到病毒的攻擊，通過備份恢復(fù)保障檔案管理系統(tǒng)的正常使用，這一特征是傳統(tǒng)管理模式不具備的。
3）農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作開展期間應(yīng)當(dāng)對信息資料及時保存，并隨著產(chǎn)生錄入到計算機(jī)設(shè)備中。完善電子檔案管理體系，培養(yǎng)高素質(zhì)人才關(guān)鍵，檔案管理應(yīng)當(dāng)與農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理得到同等的重視，培養(yǎng)檔案管理人員的計算機(jī)操作能力，解決電子檔案系統(tǒng)運(yùn)行期間問題。檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度需要提升，可以定期開展交流會議，員工之間交換提升工作質(zhì)量的有效建議。
4結(jié)束語
我們應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對農(nóng)機(jī)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與管理，有效利用信息技術(shù)來加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理的現(xiàn)代化、提高農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)的快速發(fā)展。
作者：張偉欣 單位：黑龍江省嫩江縣農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理站
