發(fā)布時(shí)間：2022-05-21 05:15:00
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇工程檔案管理論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、輸電工程檔案管理概述
輸電施工、運(yùn)檢與維護(hù)工程是電力企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的必要部分，輸電工程項(xiàng)目檔案是工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等整個(gè)工程的原始記錄，是工程進(jìn)度與質(zhì)量是否與合同一致、是否達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及工程運(yùn)行、改造和維修的法律憑證，是工程建設(shè)交付使用的必備資料。輸電施工、運(yùn)檢與維護(hù)工程具有實(shí)時(shí)性，打破了傳統(tǒng)檔案的特性范疇，不僅反映輸電工程施工質(zhì)量和水平，還能體現(xiàn)工程管理水平，是企業(yè)發(fā)展過程的真實(shí)記錄與歷史見證，對(duì)于輸電企業(yè)的決策和管理以及生產(chǎn)的安全性有重要參考價(jià)值，特別是對(duì)于項(xiàng)目的合法性和隱蔽工程的維護(hù)與完善，檔案的作用與地位是十分顯著的。踐行輸電檔案管理，檔案管理制度尚需繼續(xù)健全與完善[4]81，檔案管理尚需規(guī)范，檔案保管條件與電子化程度有待改善與提高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)與學(xué)習(xí)能力尚需不間斷地通過各種方式培訓(xùn)加強(qiáng)[5]19。信息化人才缺乏是輸電工程檔案管理普遍存在的問題，是檔案信息化的障礙。如何利用檔案信息，輔助工程項(xiàng)目的控制和管理，提高工程項(xiàng)目的管理效率，提高預(yù)測(cè)控制風(fēng)險(xiǎn)的能力，保證工程質(zhì)量及降低工程成本是時(shí)下輸電工程檔案管理更高的標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)。
二、輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機(jī)，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴(kuò)大檔案管理范圍與功能。電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實(shí)施的以信息化帶動(dòng)管理，以管理促進(jìn)信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機(jī)遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門、專業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性不易達(dá)到規(guī)范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會(huì)帶來諸多便利的同時(shí)，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對(duì)的挑戰(zhàn)，云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全方面具有無法比擬的優(yōu)勢(shì)，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)等問題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。檔案管理原則在實(shí)踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實(shí)體機(jī)關(guān)與案卷唯一對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的頻繁變動(dòng)也使按照機(jī)構(gòu)來源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來源觀應(yīng)運(yùn)而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來源為來源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對(duì)專門檔案整理具有指導(dǎo)意義。來源原則的實(shí)質(zhì)是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯(lián)系。廣義來源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來說統(tǒng)一于“有機(jī)聯(lián)系”[12]84，廣義來源聯(lián)系是電子文件時(shí)代“新來源觀”的產(chǎn)物。檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機(jī)聯(lián)系并不只有來源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機(jī)聯(lián)系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨(dú)立的適用范圍，踐行來源聯(lián)系進(jìn)行組卷，割裂了輸電建設(shè)項(xiàng)目檔案與其建設(shè)過程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機(jī)聯(lián)系在整個(gè)檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按照項(xiàng)目來組成一個(gè)案卷，是最簡便也是最理想的，當(dāng)某一項(xiàng)目形成的科技文件超過案卷組合度時(shí)，如何將同一項(xiàng)目的檔案材料整理成多個(gè)案卷，需要參考建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項(xiàng)目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機(jī)聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結(jié)合輸電檔案的特點(diǎn)組卷、建檔，充分運(yùn)用來源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實(shí)用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區(qū)分不同的工程項(xiàng)目及項(xiàng)目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進(jìn)程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進(jìn)行鑒定，提出移交的時(shí)限和質(zhì)量要求。在施工過程中，定期檢查施工現(xiàn)場(chǎng)，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對(duì)輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的優(yōu)秀前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運(yùn)營、維護(hù)單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案管理的及時(shí)性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來每一個(gè)輸電工程項(xiàng)目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強(qiáng)信息軟件系統(tǒng)升級(jí)及管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時(shí)俱進(jìn)；樹立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過程；夯實(shí)輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達(dá)。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設(shè)和運(yùn)行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強(qiáng)化檔案管理制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點(diǎn)的具有較強(qiáng)可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強(qiáng)檔案的收集、整理工作；強(qiáng)化教育和培訓(xùn)；推進(jìn)電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢(shì)。電子文件帶來的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行根本性的質(zhì)變，我國當(dāng)前實(shí)行的雙套制歸檔策略時(shí)間越長，越不利于電子文件管理工作的與時(shí)俱進(jìn)[13]41。實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險(xiǎn)灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會(huì)使我們的電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)、運(yùn)營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺(tái)。有了平臺(tái)，有了機(jī)遇，輸電工程項(xiàng)目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實(shí)踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)是必由之路。綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對(duì)專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對(duì)“來源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運(yùn)用。文件連續(xù)體理論在認(rèn)識(shí)文件運(yùn)動(dòng)的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運(yùn)動(dòng)的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現(xiàn)象，盡管文件運(yùn)動(dòng)理論在實(shí)踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對(duì)增強(qiáng)我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應(yīng)對(duì)變革，我們正積極行動(dòng)，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺(tái)，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時(shí)間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢(shì)在必行，掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要熟悉國家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時(shí)，電網(wǎng)專業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實(shí)施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場(chǎng)施工檢查與指導(dǎo)工作的時(shí)效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案正確地記錄工程施工過程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時(shí)性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項(xiàng)目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實(shí)性，應(yīng)堅(jiān)持時(shí)實(shí)構(gòu)成的原則，堅(jiān)持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗(yàn)收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔、物資供應(yīng)文檔、項(xiàng)目施工文檔、項(xiàng)目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機(jī)構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴(yán)格按國家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則進(jìn)行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時(shí)，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機(jī)密的不法分子帶來可乘之機(jī)，稍有疏忽就會(huì)給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發(fā)利用帶來挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識(shí)及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒有保密意識(shí)不能勝任，只具有保密意識(shí)也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。加強(qiáng)信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對(duì)措施，嚴(yán)格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴(yán)禁涉密計(jì)算機(jī)通過各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)各級(jí)人員責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)管理。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測(cè)評(píng)體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項(xiàng)目建設(shè)與維護(hù)的質(zhì)量保障[14]57。通過合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，建立健全檔案管理測(cè)評(píng)體系，利用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會(huì)按設(shè)計(jì)的軌道前行。
五、輸電工程檔案管理的未來
在計(jì)算機(jī)管理的平臺(tái)上，利用數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立數(shù)字化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案體系，使多維的輸電工作產(chǎn)生交集，以工程檔案為樞紐，強(qiáng)化多維管理體系與制度的建立，這是輸電工程檔案管理的正確思路，這個(gè)過程需要一段時(shí)間，需要分步進(jìn)行，對(duì)那些重要和使用頻率較高的部分檔案優(yōu)先實(shí)施數(shù)字化管理是明智之舉。實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，易于實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)的一體化，彰顯檔案管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、關(guān)聯(lián)作用；有利于發(fā)揮檔案管理的功效，有利于實(shí)現(xiàn)資源共享，突破傳統(tǒng)檔案管理的屏障，更利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門乃至國際合作，規(guī)避重復(fù)工作，提高效率；彰顯檔案的多功能性，凸顯技術(shù)與設(shè)計(jì)的指導(dǎo)意義，縮短先進(jìn)技術(shù)與設(shè)計(jì)的應(yīng)用時(shí)間與程序，節(jié)約成本、利于運(yùn)營與維護(hù)，提高經(jīng)濟(jì)效益。向檔案管理要效益，是檔案管理數(shù)字化的新功能、新方向，標(biāo)準(zhǔn)的國際化是檔案管理的發(fā)展方向。數(shù)字化檔案管理為企業(yè)直接向檔案要效益提供了必要條件，它在類似工程建設(shè)與管理中尤為突出，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是輸電工程檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，是貫徹每一項(xiàng)企業(yè)檔案管理制度的根本，利用云計(jì)算將是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的信息化，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)精細(xì)化管理的有效途徑，是輸電工程檔案管理的未來。
作者:劉效源 單位:國網(wǎng)遼寧省電力有限公司本溪供電公司
摘要：新時(shí)期新環(huán)境下，我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)緊跟時(shí)代步伐高速持續(xù)發(fā)展，這就對(duì)通信建設(shè)工程檔案管理與使用有了更高、更全面的要求和標(biāo)準(zhǔn)，通信建設(shè)工程的市場(chǎng)使用價(jià)值也大大提高。通信工程檔案的規(guī)范化高效管理使用是確保通訊建設(shè)工程順暢施行的強(qiáng)力保障。只有通信建設(shè)工程的通暢施行才能適應(yīng)繁榮發(fā)展的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，通信建設(shè)工程檔案管理與實(shí)際施行不但是企業(yè)高管層要重點(diǎn)關(guān)注的問題，還是我們基層部門不可避免要認(rèn)真參與對(duì)待并切實(shí)落實(shí)執(zhí)行的重點(diǎn)工作之一。通信工程檔案簡單解釋就是對(duì)通信工程建造施工中，所產(chǎn)生保留存放價(jià)值較高的相關(guān)文字圖片、影像資料等原始資料文檔載體，能夠真實(shí)全面保存與記錄通信建設(shè)工程從立項(xiàng)到工程完工的整個(gè)過程的綜合文件。落實(shí)并使用好通信建設(shè)工程檔案的管理、收集整理及運(yùn)用，并使其系統(tǒng)化、規(guī)范制度與通用化相，對(duì)于通信工程順利建設(shè)有極大助力，也極大方便通信工程建成后的日常維修檢測(cè)、擴(kuò)建及升級(jí)工作。作為科技檔案的優(yōu)秀組成部分，通信建設(shè)工程檔案它客觀真實(shí)的反應(yīng)了通信建設(shè)工程施工的全部過程。
關(guān)鍵詞：淺談;做好;通信建設(shè)工程;檔案管理
一、新時(shí)期通信建設(shè)工程檔案探討
新時(shí)期新環(huán)境下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)高速發(fā)展與進(jìn)步，創(chuàng)新科學(xué)化管理的思維意識(shí)也在與時(shí)俱進(jìn)的不斷發(fā)展，通信建設(shè)工程的運(yùn)行各行各業(yè)中牽涉越來越廣泛與深入，這就要求通信建設(shè)工程的質(zhì)量必須高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求化。特別是在新時(shí)期新環(huán)境下推崇精準(zhǔn)管理與質(zhì)量精細(xì)化階段，這就讓通信建設(shè)工程必有一套完善系統(tǒng)科學(xué)化精準(zhǔn)的評(píng)估體系。在實(shí)施建設(shè)通信工程嚴(yán)要求高標(biāo)準(zhǔn)建造前提下，加重對(duì)通信數(shù)據(jù)文件資料的精確分析研究，通信工程建設(shè)時(shí)就會(huì)避免盲目依靠感覺與經(jīng)驗(yàn)來施工建設(shè)，貫徹落實(shí)嚴(yán)要求與高標(biāo)準(zhǔn)的施工要求，將通信建設(shè)工程檔案作為工程優(yōu)秀基礎(chǔ)，我們除了要注重建設(shè)施工方法，還要將質(zhì)量細(xì)化分析運(yùn)用到通信建設(shè)工程檔案中去，使用相關(guān)的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)來檢測(cè)通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量并進(jìn)行綜合的評(píng)估。簡單來說，通信建設(shè)工程質(zhì)量的好與壞是通過通信建設(shè)工程檔案來直接體現(xiàn)的，以此只有進(jìn)行綜合質(zhì)量評(píng)估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設(shè)工程質(zhì)量可以通過通信建設(shè)工程檔案的制定直觀明了的體現(xiàn)出來，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設(shè)工程全面及背后進(jìn)行研究了解。通信建設(shè)工程中很多數(shù)據(jù)資料，如文字、圖片等等數(shù)字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設(shè)工程竣工以后這種數(shù)字文件資料我們只有通過相關(guān)方法才能查閱，這就要求通信建設(shè)工程建設(shè)中要做到嚴(yán)格要求每一步相關(guān)工藝切實(shí)精準(zhǔn)，只有這樣，才能確保通信建設(shè)工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞，從側(cè)面反映了通信建設(shè)工程建造時(shí)是否按照相關(guān)管理規(guī)定來建造及相關(guān)建造人員素質(zhì)及技術(shù)水平，通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞問題與其他行業(yè)也有著緊密的關(guān)系。
二、通信建設(shè)工程檔案中存在的問題
第一，通信建設(shè)工程檔案管理存放不重視。相關(guān)建設(shè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)通信建設(shè)工程檔案重視度不夠，多數(shù)情況下會(huì)將檔案工作直接轉(zhuǎn)交給建設(shè)施工單位，監(jiān)督性弱甚至直接使監(jiān)督工作有名無實(shí)。個(gè)別建設(shè)施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無法交還回建設(shè)單位，這就會(huì)使通信建設(shè)工程檔案中前期的文獻(xiàn)數(shù)字文件散失，直到通信建設(shè)工程完工檢查驗(yàn)收前期，建設(shè)單位要求施工移交工程前期建設(shè)相關(guān)資料時(shí)，施工單位才會(huì)將現(xiàn)存的零散文件交還，這就使通信建設(shè)工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設(shè)工程檔案資料不完整。信息產(chǎn)業(yè)中通信建設(shè)工程檔案關(guān)鍵問題是檔案的完整系統(tǒng)化。資料事無巨細(xì)的與通信建設(shè)工程檔案有關(guān)的內(nèi)容都要及時(shí)入檔。但是實(shí)際情況與工作中，可以發(fā)現(xiàn)通信建設(shè)工程檔案中很多資料不齊全，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。比如通信建設(shè)工程檔案簽訂的相關(guān)合同協(xié)議及政府相關(guān)單位批復(fù)的文件回復(fù)等等文件都有漏存與遺失情況發(fā)生。通信建設(shè)工程檔案資料的流失勢(shì)必會(huì)給工程完工以后帶來各種各樣的麻煩，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)l(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛。第三，通信建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容質(zhì)量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時(shí)，復(fù)印的文件多，求其原因是相關(guān)資料文件的監(jiān)管部門或個(gè)人疏忽大意，未能及時(shí)追回資料文件原價(jià)，對(duì)通信建設(shè)工程檔案相關(guān)設(shè)計(jì)施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續(xù)準(zhǔn)備不充分。很多沒有建設(shè)施工，設(shè)計(jì)及監(jiān)理等相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協(xié)議有無簽字及加蓋公章的情況發(fā)生，致使通信建設(shè)工程檔案完工后，達(dá)不到相關(guān)要求。第四，通信建設(shè)工程檔案管理人員專業(yè)技術(shù)差。負(fù)責(zé)整合通信建設(shè)工程檔案文件資料的相關(guān)人員自身文件資料處理技術(shù)一般，為經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，收集整合的資料往往缺乏重點(diǎn)內(nèi)容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設(shè)工程檔案領(lǐng)導(dǎo)決策層重視度低。個(gè)別通信建設(shè)工程檔案單位領(lǐng)導(dǎo)決策層重發(fā)展，輕視檔案管理建設(shè)的老思想根深蒂固，在通信建設(shè)工程檔案方面沒有配足足夠的專業(yè)技術(shù)人員。第六，通信建設(shè)工程檔案施工操作單位沒有落實(shí)專人負(fù)責(zé)制度。相關(guān)施工人員因?yàn)橐τ谑┕そㄔO(shè)，對(duì)檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會(huì)習(xí)慣性忽視，很多時(shí)候，施工建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策層都會(huì)推脫不承擔(dān)通信建設(shè)工程檔案的擔(dān)當(dāng)。第七，部分通信建設(shè)工程檔案相關(guān)設(shè)計(jì)人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調(diào)閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時(shí)候?qū)е峦ㄐ沤ㄔO(shè)工程完工后，檔案資料遺失。
三、加強(qiáng)完善通信建設(shè)工程檔案資料管理系統(tǒng)化
第一，通信建設(shè)工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監(jiān)察通信建設(shè)工程檔案資料文件的相關(guān)負(fù)責(zé)人員，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照檔案工作相關(guān)管理規(guī)定，積極主動(dòng)的與工程建設(shè)施工監(jiān)管部門或負(fù)責(zé)人溝通交流，強(qiáng)調(diào)并督促建設(shè)施工單位工程建設(shè)中監(jiān)察部門對(duì)通信建設(shè)工程檔案的，說明各相關(guān)部門監(jiān)管責(zé)任與職責(zé)。建設(shè)監(jiān)管部門和施工單位、編制設(shè)計(jì)單位，監(jiān)察單位都要單獨(dú)簽訂合作協(xié)議及正規(guī)合同，并將這些內(nèi)容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實(shí)認(rèn)真的落實(shí)執(zhí)行制定的相關(guān)合同與協(xié)議，將責(zé)任明晰化，各單位承當(dāng)相關(guān)責(zé)任的檔案資料，從通信建設(shè)工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員嚴(yán)把文件資料治療關(guān)。通信建設(shè)工程檔案資料文件都有一定的連續(xù)性和相關(guān)性，基于此點(diǎn)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員要結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析整合通信建設(shè)工程產(chǎn)生的各種類型資料文件，并對(duì)其嚴(yán)格認(rèn)真的進(jìn)行分類歸檔，解決存在的問題，通信建設(shè)工程檔案資料的質(zhì)量。在通信建設(shè)工程施工建設(shè)早期，對(duì)文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點(diǎn)注意通信建設(shè)工程施工建設(shè)中產(chǎn)生的重點(diǎn)文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對(duì)通信建設(shè)工程檔案資料文件的嚴(yán)格仔細(xì)檢查，可以有效提高案文件的質(zhì)量，養(yǎng)成檔案工作的規(guī)范化，使通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員強(qiáng)化檔案監(jiān)管意識(shí)并熟悉了解檔案監(jiān)管工作的流程。第三，完善健全通信建設(shè)工程檔案工作制度。檔案監(jiān)管相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)完善健全制定通信建設(shè)工程檔案的相關(guān)工作規(guī)定，使通信建設(shè)工程檔案的分類歸檔領(lǐng)域、通信建設(shè)工程檔案工作的步驟、通信建設(shè)工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設(shè)工程檔案的交接等問題都加以解釋明確，方便對(duì)通信建設(shè)工程檔案的監(jiān)管各方進(jìn)行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實(shí)做好通信建設(shè)工程檔案的保存和運(yùn)用工作。當(dāng)通信建設(shè)工程完工以后，相關(guān)的監(jiān)管人員應(yīng)當(dāng)按時(shí)定期的對(duì)上級(jí)監(jiān)管部門或負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監(jiān)管人員也要切實(shí)做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規(guī)的目錄索引，確保檔案文件資料查找準(zhǔn)確性及查全性，是通信建設(shè)工程檔案作用發(fā)揮到最大，為相關(guān)的產(chǎn)業(yè)企業(yè)提供關(guān)輔助。第五，監(jiān)察通信建設(shè)工程檔案，嚴(yán)格審查，保證通信建設(shè)工程檔案資料準(zhǔn)確性與系統(tǒng)化。在通信建設(shè)工程施工建設(shè)過程中，要責(zé)任劃分到個(gè)人，切實(shí)做到專人專項(xiàng)。檔案專業(yè)技術(shù)人員收集整合檔案資料，項(xiàng)目主管人員負(fù)責(zé)核查審計(jì)及簽名認(rèn)證，通過管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時(shí)嚴(yán)格控制好施工建設(shè)單位及相關(guān)人員使用檔案資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記時(shí)間及使用者身份或部門。第六，專業(yè)技術(shù)過硬的通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員是通信建設(shè)工程日常應(yīng)用及維護(hù)的優(yōu)秀力量。通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設(shè)工程正常運(yùn)行的關(guān)鍵。通信建設(shè)工程監(jiān)管人員的人用，要嚴(yán)把所用人的專業(yè)技術(shù)能力及職業(yè)素養(yǎng)，日常工作中要按時(shí)定期的開展專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，從思想上高度重視通信建設(shè)工程監(jiān)管人員的政治覺悟。
四、未來通信建設(shè)工程檔案在各行各業(yè)中的發(fā)展
政府、企業(yè)未來辦公自動(dòng)化已經(jīng)是不可避免的趨勢(shì)，通信建設(shè)工程檔案在未來辦公自動(dòng)化的發(fā)展潮流中是最大的輔助力量。通信建設(shè)工程檔案也注定會(huì)取代現(xiàn)有政府及企業(yè)現(xiàn)有的辦公通信模式。結(jié)合本文以上所列通信建設(shè)工程檔案中問題進(jìn)行分析后，可以大體上整理出未來政府及企業(yè)等單位辦公通信模式的發(fā)展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設(shè)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)制度化。政府及企業(yè)等單位在現(xiàn)有的通信建設(shè)工程檔案基礎(chǔ)之上，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)涵蓋全國區(qū)域、可以多方同時(shí)橫向與縱向交換信息的通信建設(shè)工程檔案總檔案庫，并構(gòu)建次一級(jí)的完整規(guī)定一致的子檔案庫借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎(chǔ)的，賦予地方政府及企業(yè)單位充足的自由運(yùn)作權(quán)力，根絕實(shí)際情況及行業(yè)特點(diǎn)，加設(shè)個(gè)性化功能，保證全國通信建設(shè)工程檔案庫能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設(shè)工程檔案的正常使用。第二，通信建設(shè)工程檔案移動(dòng)化。現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)的飛速迅猛發(fā)展，通信保密安全與互聯(lián)網(wǎng)之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過相關(guān)技術(shù)手段保證通信建設(shè)工程檔案在接入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以后，其通信建設(shè)工程檔案的保密性不會(huì)受到較大影響，還可單獨(dú)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)外狀態(tài)下隔離單獨(dú)使用，通過多種類型的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行扶著，這樣對(duì)防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護(hù)措施。我國通信建設(shè)工程檔案與服務(wù)企業(yè)合作中出現(xiàn)的問題，只有針對(duì)性的整合出一些列通信工程檔案與服務(wù)企業(yè)合作中出現(xiàn)問題的解決方法。
綜上所述，在通信建設(shè)工程檔案建設(shè)過程中，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管屬于一個(gè)優(yōu)秀組成部分，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管與通信建設(shè)工程質(zhì)量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設(shè)工程的質(zhì)量就要嚴(yán)格落實(shí)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管相關(guān)規(guī)章制度。因此，工程建設(shè)施工過程當(dāng)中，負(fù)責(zé)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管技術(shù)人員要加強(qiáng)自身專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)，提升職業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)還要強(qiáng)化崗位意識(shí)，對(duì)通信建設(shè)工程檔案存在的問題，進(jìn)行問題分析整合，要及時(shí)處理這些問題，確保所監(jiān)管的通信建設(shè)工程檔案無任何質(zhì)量問題。
作者:趙麗 單位:河南省通信工程局有限責(zé)任公司
摘要:公路建設(shè)是我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的重要內(nèi)容，其在推進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展和相互溝通中起著根本性的作用。隨著公路建設(shè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的公路工程文字、圖片等材料，如何對(duì)這些資料進(jìn)行檔案建立與保存，是公路工程項(xiàng)目工作中面臨的一大問題。本文以如何做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作為主旨進(jìn)行探究，從制度建設(shè)、前期管理、檔案開發(fā)及嚴(yán)格驗(yàn)收等4個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行分析，希望能夠?yàn)閷?shí)踐過程中的公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提供積極幫助。
關(guān)鍵詞:公路工程;項(xiàng)目建設(shè);檔案管理
在公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，無論工程前期規(guī)劃立項(xiàng)還是后期項(xiàng)目建設(shè)過程中都會(huì)產(chǎn)生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設(shè)依據(jù)、建設(shè)過程中的質(zhì)量安全與資金支付等重要憑證，它是體現(xiàn)工程建設(shè)合法性以及工程質(zhì)量狀況最原始也是最重要的依據(jù)。然而現(xiàn)階段，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)領(lǐng)域中，還較為普遍的存在著“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象，在檔案建立管理中依舊存在許多問題，例如缺乏統(tǒng)一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現(xiàn)象使得在公路工程建設(shè)中，優(yōu)秀的項(xiàng)目建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優(yōu)秀的公路工程建設(shè)檔案管理，對(duì)推進(jìn)公路工程建設(shè)的管理水平和質(zhì)量提高都具有一定現(xiàn)實(shí)意義的。
1加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
檔案管理制度的建設(shè)是公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，只有完善了檔案管理的相關(guān)制度，才能促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施，提高公路工程項(xiàng)目中檔案管理的效率。根據(jù)公路工程建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，檔案管理制度的建立要從以下3個(gè)方面開展。
2要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
檔案管理工作量大，內(nèi)容煩雜，持續(xù)時(shí)間長，需要有專業(yè)的管理人員長期且固定的進(jìn)行系統(tǒng)管理，才能保證檔案工作質(zhì)量。并且此項(xiàng)工作相對(duì)枯燥，不太容易出成果，只有長期堅(jiān)持才能獲得良好的回報(bào)。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設(shè)檔案。因此，我們首先要提高對(duì)檔案這項(xiàng)工作的復(fù)雜性和重要性的認(rèn)識(shí)，只有了解了其負(fù)責(zé)程度和工作的重要性，才能重視此項(xiàng)工作。在實(shí)際工作中，建議成立多部門聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)或小組，分工協(xié)作，共同促進(jìn)此項(xiàng)工作。我們?cè)诮ㄔO(shè)杭長高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負(fù)責(zé)，但成立了由指揮部分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負(fù)責(zé)人。明確各部門涉及的資料由部門負(fù)責(zé)人及時(shí)收集，然后由我統(tǒng)一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責(zé)任制度在公路工程建設(shè)中，檔案資料相關(guān)要求政府管理部門已經(jīng)明文要求，但如何落實(shí)依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質(zhì)量，因此要針對(duì)檔案管理人員建立合理的崗位責(zé)任制度。通過這一制度，對(duì)檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進(jìn)行有效規(guī)范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責(zé)任感。
3完善檔案管理的監(jiān)督制度
在公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進(jìn)行。在公路工程建設(shè)項(xiàng)目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進(jìn)行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設(shè)過程中重要的檔案管理方式，總體來說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設(shè)程序類，以工程預(yù)可、工可、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等類別;其二是建設(shè)管理類，是建設(shè)過程中各參建單位根據(jù)檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的各類施工及監(jiān)理的第一手資料，包括項(xiàng)目中每一個(gè)標(biāo)段根據(jù)單位、分部及分項(xiàng)工程劃分規(guī)定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗(yàn)收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復(fù)雜的。根據(jù)現(xiàn)行《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》，一般項(xiàng)目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環(huán)保工程、交通安全設(shè)施、機(jī)電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋?yàn)橹黧w的建設(shè)項(xiàng)目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構(gòu)造制作與防護(hù)(鋼結(jié)構(gòu));上部構(gòu)造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設(shè)施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項(xiàng)工程。現(xiàn)將土建工程分部分項(xiàng)工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時(shí)，要將上述每一個(gè)分項(xiàng)工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項(xiàng)工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項(xiàng)可能有大量的同項(xiàng)內(nèi)容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個(gè)分項(xiàng)，但一個(gè)標(biāo)段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數(shù)量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項(xiàng)目開始之前，項(xiàng)目管理人員要將文件材料進(jìn)行合理的歸檔，將項(xiàng)目前期每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施過程中產(chǎn)生的資料及時(shí)歸檔。前期資料往往是工程建設(shè)的依據(jù)，及時(shí)歸檔將為建設(shè)過程中各級(jí)部門的相關(guān)檢查及時(shí)提供材料。同時(shí)，在建設(shè)期間也要做到及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。
4定期督查，嚴(yán)格驗(yàn)收檔案
4.1分階段定期檢查
公路工程項(xiàng)目是一項(xiàng)浩大、長期性、復(fù)雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項(xiàng)目的性質(zhì)決定了公路項(xiàng)目工程的檔案管理也是一項(xiàng)較為浩大的工作，因此，在加強(qiáng)檔案管理的督查過程中，要根據(jù)工期及實(shí)際情況進(jìn)行分階段定期的檢查方式，在一定周期內(nèi)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準(zhǔn)確性。
4.2檢查方法多元化
工程建設(shè)過程中，往往工程負(fù)責(zé)人將關(guān)注點(diǎn)集中在工程項(xiàng)目實(shí)施的工地中，忽略了對(duì)后期資料整理的工作，在需要資料時(shí)往往出現(xiàn)資料不全、資料不準(zhǔn)確、資料找不到等現(xiàn)象，因此，在對(duì)檔案管理進(jìn)行定期檢查的基礎(chǔ)上也要?jiǎng)?chuàng)新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進(jìn)檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點(diǎn)檢查等，通過檢查工作的進(jìn)行將資料整理、檔案管理工作重視起來。在我參加的江東大橋、杭長高速等幾個(gè)大型交通基礎(chǔ)設(shè)施過程中，我們一般每季度進(jìn)行一次專項(xiàng)檔案檢查。檢查基本采用抽調(diào)各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對(duì)前一階段的工作重點(diǎn)，核查相應(yīng)的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，有效提高整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量。
5重視相關(guān)檔案開發(fā)利用
建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實(shí)發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，對(duì)本項(xiàng)目建成后的管養(yǎng)及類似項(xiàng)目的建設(shè)都有良好的利用和參考價(jià)值。這種開發(fā)利用可以從以下2個(gè)方面進(jìn)行開展。
5.1開展借閱交流活動(dòng)
檔案管理工作作為一項(xiàng)為公路工程項(xiàng)目服務(wù)的工作，其工作成績與作用體現(xiàn)在利用價(jià)值。公路工程作為一項(xiàng)長期性的技術(shù)工作，在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中往往會(huì)面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學(xué)習(xí)類似工程建設(shè)管理資料，使每一個(gè)項(xiàng)目工作人員吸收相關(guān)類似工程的管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理能力，為公路項(xiàng)目的工程實(shí)施提供幫助。
5.2加強(qiáng)重點(diǎn)檔案編研
在公路工程項(xiàng)目檔案的管理過程中，重點(diǎn)檔案的編研工作也是對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行開發(fā)利用的一種形式，通過編研能夠?qū)⒁恍┯杏玫馁Y料歸納整理起來，也能夠加強(qiáng)對(duì)原始不完整項(xiàng)目資料的整理。隨著科技不斷發(fā)展，全電子檔案的建設(shè)是一種趨勢(shì)。這將更好的為后期的公路項(xiàng)目提高有效幫助。
6結(jié)語
總而言之，做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理的工作對(duì)公路工程的開展、使用、管理等活動(dòng)都起著極為重要的作用，面對(duì)我國現(xiàn)階段公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案真正對(duì)公路工程各階段的工作起到積極的推動(dòng)作用。
作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局
摘要：建筑工程相關(guān)文件對(duì)于建筑工程來說是重要的工程記錄，在信息化高速發(fā)展的大環(huán)境下，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立完備的建筑工程電子文檔，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于建筑信息的有效傳遞。加強(qiáng)建筑工程電子文件檔案管理工作可以使建筑工程信息更加規(guī)范化，這對(duì)于后續(xù)的建筑工程的管理檢驗(yàn)及維修都有著重要的意義。本文著重分析了建筑工程電子文件檔案管理。
關(guān)鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理
隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時(shí)，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強(qiáng)建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀
我國建筑工程電子文檔與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強(qiáng)的操作，因此對(duì)于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲(chǔ)備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場(chǎng)所對(duì)于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計(jì)算機(jī)技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會(huì)出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實(shí)性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個(gè)問題就是真實(shí)性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項(xiàng)目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對(duì)工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強(qiáng)。1.4對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實(shí)際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對(duì)紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行替換。對(duì)紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實(shí)電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準(zhǔn)確完整的情況。
2實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對(duì)我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應(yīng)的措施，來保證良好的文件管理，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項(xiàng)目的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。2.1對(duì)建筑工程電子文件實(shí)行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時(shí)候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項(xiàng)重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對(duì)信息查詢提供有效的保證，同時(shí)有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯(cuò)等。2.2明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責(zé)可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門的檔案管理人員，對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專業(yè)性，增強(qiáng)電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識(shí)。對(duì)于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識(shí)是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實(shí)到各個(gè)建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段落實(shí)電子文件工作。對(duì)于電子文件的整理不能只在建筑工程項(xiàng)目完成后進(jìn)行整理，在工程項(xiàng)目進(jìn)行的各個(gè)階段都需要落實(shí)電子文件的整理工作。對(duì)于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對(duì)于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實(shí)性，防止企業(yè)人員為了粉飾項(xiàng)目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實(shí)性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項(xiàng)目的全部真實(shí)信息，同時(shí)能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容。基于這樣的要求，就需要提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實(shí)性和有效性。可以聘用專業(yè)的鑒定人員，對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行查詢，確保電子文件沒有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對(duì)于電子文件的內(nèi)容需要進(jìn)行核實(shí)，另一方面，對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時(shí)要嚴(yán)防不法分子對(duì)于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項(xiàng)目有效實(shí)施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個(gè)方面提高文檔管理工作效率，從而及時(shí)準(zhǔn)確的記錄工程項(xiàng)目中的各項(xiàng)內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實(shí)。只有實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項(xiàng)目有更好的發(fā)展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項(xiàng)目評(píng)審中心
一、現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案管理存在的問題分析
1.管理模式?jīng)]有得到及時(shí)的更新。當(dāng)前，有很多企業(yè)在檔案管理方面，管理模式都還比較滯后，我國建筑企業(yè)的檔案管理也不例外。建筑企業(yè)檔案部門在科技檔案管理方面僅僅注重在科技檔案實(shí)體方面的收集、整理以及保管等工作，很少能涉及到關(guān)于檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化方面的管理，同時(shí)，管理人員也沒能真正的認(rèn)識(shí)到科技檔案管理信息化的重要性，導(dǎo)致了企業(yè)科技檔案管理一直很難向著科技化的方面發(fā)展起來。
2.企業(yè)的服務(wù)手段不發(fā)達(dá)。當(dāng)前，盡管很多工程施工企業(yè)的檔案管理都已經(jīng)應(yīng)用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)以及掃面儀等，但是，很多時(shí)候卻沒有被充分的而利用起來，尤其在我國建筑企業(yè)檔案管理方面，很多時(shí)候管理人員僅僅編制一些科技檔案案卷目錄以及專題目錄，無法有效的應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對(duì)建筑企業(yè)檔案進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)讓與信息的交流，給企業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)與利用帶來了嚴(yán)重的消極的影響。
3.企業(yè)科技檔案管理服務(wù)方式缺少主動(dòng)因素。很多時(shí)候，在工程施工企業(yè)中，企業(yè)的檔案部門服務(wù)都嚴(yán)重的缺少主動(dòng)因素，往往都是被動(dòng)的、按照規(guī)定進(jìn)行服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容與范圍等都比較狹窄，并且這種不夠主動(dòng)的服務(wù)方式也比較單一，不夠多樣化，同時(shí)，服務(wù)的對(duì)象也會(huì)存有一定的局限性。更多的時(shí)候是為企業(yè)內(nèi)部提供一些借閱以及復(fù)制等方面的服務(wù)，很少都會(huì)與外界溝通與交流，這對(duì)企業(yè)管理而言是很大的缺失。
4.企業(yè)科技檔案管理人員短缺。當(dāng)前，由于企業(yè)的競(jìng)爭力都不斷的增加，為了能夠更好的發(fā)展，企業(yè)都開始步入內(nèi)部改革的路程，但是，在改革的過程中，企業(yè)檔案管理部門通常夠會(huì)受到很大的沖擊，很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員隨著改革會(huì)越來越少，甚至有的企業(yè)在企業(yè)檔案管理上僅僅有一名工作人員，一身多職，為此，該員工只能在日常工作當(dāng)中主要收集資料與整理資料等，其他工作根本沒有辦法顧及，那么對(duì)于科技檔案信息管理就很難再次進(jìn)行加工管理。
5.企業(yè)科技檔案交檔不及時(shí)、不齊全。目前，建筑承包企業(yè)施工項(xiàng)目多，分散廣泛，項(xiàng)目人員歸檔責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，項(xiàng)目完工后遲遲不交資料，經(jīng)多次督促，交來的資料大多不齊全、不規(guī)范。
二、工程施工企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新分析
在新的形勢(shì)之下，企業(yè)檔案管理必須要進(jìn)行創(chuàng)新管理，改變以往的思想觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式與手段等，只有在這樣，企業(yè)科技檔案管理才能夠更加的有效。工程施工企業(yè)之所以要建立有效的科技檔案管理制度，其目的在于，能夠?yàn)槭┕て髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及后期發(fā)展中所存在的缺陷等實(shí)施修復(fù)服務(wù)。
1.創(chuàng)新檔案管理的思想觀念。要?jiǎng)?chuàng)新管理，首先就要在檔案管理方面給予高度的重視，為此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員必須要支持企業(yè)科技檔案發(fā)展，用科技手段管理檔案信息，并且要將制定好的檔案科技管理規(guī)劃納入企業(yè)總體規(guī)劃當(dāng)中，并且要把檔案工作與其他工作同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)、做到全面覆蓋。同時(shí)，企業(yè)檔案部門要從思想上解放，轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，確保做到有組織、有計(jì)劃以及有安排的進(jìn)行。
2.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)在檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，要設(shè)置專門的綜合檔案室，確保檔案的規(guī)放有序性與安全性。同時(shí)，在檔案室內(nèi)，還要配備一些具備專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行管理，建立企業(yè)檔案規(guī)章制度、各類檔案實(shí)施細(xì)則及各類檔案分類方案，確保能夠?qū)⑵髽I(yè)科技檔案管理作為企業(yè)管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，確保管理內(nèi)容的合理性與科學(xué)性。除此之外，企業(yè)在檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)上要加大管理力度，引進(jìn)大量的相關(guān)專業(yè)管理人才，尤其是要接收檔案專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生來充實(shí)企業(yè)所屬單位的檔案管理創(chuàng)新能力，與時(shí)俱進(jìn)；加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部科技檔案管理人員的教育工作，開展計(jì)算機(jī)工作培訓(xùn)，確保每一名檔案管理人員都具備操作計(jì)算機(jī)的基本能力，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平能力，確保企業(yè)科技檔案管理能夠真正的實(shí)現(xiàn)信息化、技術(shù)化。
3.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式。在企業(yè)管理制度上，要落實(shí)好總經(jīng)理負(fù)責(zé)、總工程師分管以及檔案部門等多個(gè)部門管理制度。在企業(yè)檔案管理方式上，要確保其規(guī)范化、表轉(zhuǎn)化以及科學(xué)化的管理，加強(qiáng)科技檔案信息化的建設(shè)，充分的利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，處理檔案管理中的信息資源以及實(shí)施更好的檔案管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實(shí)體數(shù)字化、信息化等管理，以保證各企業(yè)檔案管理更加的科學(xué)合理。制訂完善實(shí)用的企業(yè)科技檔案管理辦法，與所屬各項(xiàng)目簽訂交檔承諾書及需交檔案資料明白紙，項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師及兼職檔案員必須全部簽字，并將項(xiàng)目交檔情況納入項(xiàng)目考核范疇。除此之外，要加大開發(fā)力度，要“放活”檔案。在建筑企業(yè)當(dāng)中，有很多的檔案存儲(chǔ)都只重視保密以及儲(chǔ)藏等，忽視了檔案的利用，也存在著偶爾被動(dòng)使用的現(xiàn)象。如果要保證建筑企業(yè)檔案能夠發(fā)揮其價(jià)值，就需要將“死檔案”變成“活資源”，把“檔案庫”變成“科技庫”，充分的將其利用起來。
4.創(chuàng)新檔案科技管理方法。在如今企業(yè)科檔案管理當(dāng)中，盡管已經(jīng)應(yīng)用信息手段進(jìn)行管理，但是，由于建筑企業(yè)檔案管理方面應(yīng)用信息手段管理的時(shí)間較短，在管理中還存在著很多的缺陷，為此，需要不斷的完善與發(fā)展。首先就要選用與建筑企業(yè)相適應(yīng)的檔案管理軟件，并在體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能以及適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等方面要與當(dāng)前的檔案建設(shè)信息管理要求相符和。其次，要做好科技檔案案卷收集、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫及文檔的錄入工作等，有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化以及信息化。
5.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理服務(wù)。要?jiǎng)?chuàng)新企業(yè)檔案管理服務(wù)，首先就要通過局域網(wǎng)為本單位的各個(gè)部門提供科技檔案查詢服務(wù)等。那么需要在企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)上設(shè)置“企業(yè)檔案信息網(wǎng)”為主頁，然后由組織機(jī)構(gòu)、檔案法規(guī)以及業(yè)務(wù)建設(shè)等構(gòu)成欄目的設(shè)置，確保企業(yè)科技檔案服務(wù)多樣化，合理化。
三、結(jié)語
近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展，我國市場(chǎng)上各大企業(yè)不斷的建立，長期以來，工程施工企業(yè)在市場(chǎng)上一直都占據(jù)著主導(dǎo)地位。可是，工程施工單位在科技檔案管理方面還存在著很多問題，這些問題給企業(yè)更好的發(fā)展帶來了一定的想消極的影響，為此，企業(yè)必須要采取有效的措施進(jìn)行改革，改進(jìn)企業(yè)科技檔案管理方式，確保企業(yè)能夠在擁有合理檔案管理制度的前提之下，更好的發(fā)展。
作者:劉雪蘭 閆愛玲 單位:中鐵二十三局集團(tuán)第一工程有限公司
一、電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)流程
進(jìn)行檔案管理，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)、合理、適用的檔案管理辦法會(huì)減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強(qiáng)檔案查閱、修改等工作的方便性。要對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎(jiǎng)懲機(jī)制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對(duì)文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。
2對(duì)于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運(yùn)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對(duì)于如何運(yùn)用這些工具提出了一些具體要求，對(duì)此我們需要在日常工作中對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。
2.1建立學(xué)習(xí)考核制度
有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實(shí)性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識(shí)，對(duì)多媒體工具的熟練運(yùn)用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機(jī)制。首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請(qǐng)專業(yè)的教師團(tuán)體對(duì)檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時(shí)間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識(shí)的機(jī)會(huì)與時(shí)間。其次，加強(qiáng)員工的考核機(jī)制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機(jī)制，進(jìn)一步激勵(lì)職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實(shí)際操作練習(xí)，定期對(duì)員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績效。對(duì)于學(xué)不會(huì)和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對(duì)檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機(jī)制，怎么處理學(xué)不會(huì)、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。
2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識(shí)
檔案管理對(duì)于電力設(shè)施的運(yùn)行，改建，設(shè)備升級(jí)，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個(gè)員工的頭腦。對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實(shí)的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運(yùn)行、改建、擴(kuò)建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識(shí)了這一點(diǎn)，電力工程企業(yè)才會(huì)真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個(gè)檔案管理室就能做好的，需要各個(gè)部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個(gè)員工的心中。提高認(rèn)識(shí)，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個(gè)施工單位，每一個(gè)設(shè)備廠商，每一個(gè)材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個(gè)人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理。對(duì)于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個(gè)人，做出有效處理，整頓。以推動(dòng)電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.3如何應(yīng)對(duì)電力施工過程中的不同步
在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對(duì)這一情況，需要我們時(shí)時(shí)做好檔案的收集、審定、整理、驗(yàn)收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗(yàn)收。時(shí)刻追蹤各項(xiàng)工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗(yàn)收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗(yàn)收，再到每項(xiàng)工程竣工時(shí)的審定整理，再到全部完工時(shí)的檔案匯總整理與驗(yàn)收歸類，這四個(gè)過程缺一不可，必須做到實(shí)時(shí)追蹤、實(shí)時(shí)管理、把檔案管理從以前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，貫徹到整個(gè)電力工程施工項(xiàng)目的始終。
3結(jié)語
信息化時(shí)代和工業(yè)化的發(fā)展要求我們做好電力企業(yè)建設(shè)工程的管理工作，要做好這一工作，我們要從思想意識(shí)，管理流程，監(jiān)督考核，工程實(shí)施等方方面面入手，這是電力工程不斷發(fā)展新要求，也是對(duì)國家負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)。
作者:許麗 單位:內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司薛家灣供電局
1當(dāng)前煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理中存在的突出問題
1.1對(duì)檔案管理工作重視程度不夠
煤礦建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)繁雜的系統(tǒng)工程，很多項(xiàng)目在建設(shè)過程中都存在對(duì)檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象。一方面對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，另一方面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作約束和要求不嚴(yán)，加之煤礦建設(shè)項(xiàng)目條件艱苦、人員流動(dòng)性大、選人困難，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。而煤礦建設(shè)各項(xiàng)工程門類繁多，各參與建設(shè)單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對(duì)檔案管理人員的職責(zé)監(jiān)督檢查不到位，就會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，甚至造成銜接脫節(jié)，嚴(yán)重的會(huì)使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行龐大的煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案資料時(shí)，相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度不完善，檔案管理的規(guī)范性不夠，操作流程不標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目參建單位之間協(xié)調(diào)溝通不夠，都會(huì)給項(xiàng)目檔案資料的完整歸檔帶來困難。
1.2未能構(gòu)建完整的檔案管理體系
項(xiàng)目的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目機(jī)構(gòu)建立初期就同步形成，很多煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目由于地處偏遠(yuǎn)地區(qū)，在建設(shè)初期條件艱苦，設(shè)施簡陋，檔案管理機(jī)構(gòu)不能及時(shí)建立或者辦公設(shè)施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質(zhì)量和安全，更與項(xiàng)目建設(shè)的信息化技術(shù)要求不相適應(yīng)，無法滿足當(dāng)前現(xiàn)代化礦井建設(shè)的需要。近幾年，我國飛速發(fā)展的采礦技術(shù)已經(jīng)與世界先進(jìn)水平接軌，因此構(gòu)建完整的信息化檔案管理體系是現(xiàn)代化煤礦建設(shè)的基礎(chǔ)。
1.3檔案資料基礎(chǔ)工作薄弱
項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強(qiáng)，在職責(zé)不明確和管理松散的項(xiàng)目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在；工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏對(duì)檔案管理的實(shí)踐能力，煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔工作與項(xiàng)目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作滯后，影響了工程各方面對(duì)項(xiàng)目檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料有時(shí)存在分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，這樣就制約了工程項(xiàng)目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。
2做好煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的四點(diǎn)建議
2.1充分重視煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作
在企業(yè)投資建設(shè)項(xiàng)目中，煤礦建設(shè)項(xiàng)目屬于政府核準(zhǔn)類別。盡管近兩年國家對(duì)煤礦等能源類建設(shè)項(xiàng)目的核準(zhǔn)審批在逐漸放寬，但按照國家相關(guān)核準(zhǔn)項(xiàng)目的審批制度和要求，從項(xiàng)目前期論證，到項(xiàng)目支撐性的文件設(shè)計(jì)審批，均有嚴(yán)格規(guī)范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的過程中，煤礦監(jiān)管部門對(duì)工程施工的過程及竣工投入使用，都有全過程的監(jiān)管和監(jiān)督。作為特殊工程項(xiàng)目的煤礦建設(shè)工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項(xiàng)目全面管理的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目順利實(shí)施和產(chǎn)生效益的根本保障，因此，煤礦建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項(xiàng)目檔案的管理工作。對(duì)具體的煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目而言，要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，工程項(xiàng)目從實(shí)施初期，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)圖紙、文件、聲像記錄以及計(jì)算數(shù)據(jù)等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任制及考核獎(jiǎng)懲辦法。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在抓好工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)的同時(shí)，要有注重檔案管理的思想意識(shí)，把工程項(xiàng)目的檔案管理工作納入日常工作的管理當(dāng)中，調(diào)配業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時(shí)要在設(shè)施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經(jīng)濟(jì)保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件，為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
2.2加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
煤礦建設(shè)項(xiàng)目管理要做到各系統(tǒng)和各單位步調(diào)一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，項(xiàng)目業(yè)主即建設(shè)單位是整個(gè)過程項(xiàng)目的統(tǒng)領(lǐng)者，因此對(duì)項(xiàng)目的檔案管理也要統(tǒng)一歸口在建設(shè)單位的檔案管理部門。建設(shè)單位的檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)對(duì)參與建設(shè)的各部門和各單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，做到上下協(xié)調(diào)，并與過程施工建設(shè)同步。建設(shè)單位的檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)定期組織參建單位有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一安排部署檔案整理組卷的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)有關(guān)人員普及檔案管理的知識(shí)，同時(shí)檔案管理人員也能通過溝通和交流獲得工程建設(shè)方面的信息和專業(yè)知識(shí)。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立檔案管理人員的信息系統(tǒng)，明確各自的工作職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.3加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的收集和整理
收集歸檔是檔案工作最基礎(chǔ)、最薄弱的環(huán)節(jié)。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項(xiàng)目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時(shí)將檔案移交給建設(shè)單位；建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)組織并申請(qǐng)檔案部門進(jìn)行項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，待項(xiàng)目檔案通過專項(xiàng)驗(yàn)收后，建設(shè)單位方可組織項(xiàng)目的竣工總驗(yàn)收；建設(shè)單位的檔案管理部門必須全過程參與項(xiàng)目的各單項(xiàng)竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目竣工總驗(yàn)收。其職責(zé)就是在參加驗(yàn)收的過程中嚴(yán)格把關(guān)，并審查各項(xiàng)檔案資料是否合格。在監(jiān)督檢查各項(xiàng)竣工檔案資料時(shí)，要重點(diǎn)檢查各項(xiàng)歸檔材料中圖紙和實(shí)物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實(shí)性。對(duì)查出的問題要記錄在案，并及時(shí)跟蹤到底，確保問題最終解決，為項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。
2.4規(guī)范檔案管理制度建設(shè)
由于國家產(chǎn)業(yè)政策不斷調(diào)整，煤礦建設(shè)工程的規(guī)模和技術(shù)也得到了迅猛發(fā)展。近年來煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目多以系統(tǒng)繁雜和技術(shù)裝備先進(jìn)而成為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展過程中引人注目的投資項(xiàng)目，做好項(xiàng)目檔案的管理工作是保障項(xiàng)目建設(shè)順利實(shí)施的根本保證。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度的建立和落實(shí)，是科學(xué)有序的檔案管理工作的保障。在項(xiàng)目實(shí)施過程中簽訂的各項(xiàng)合同，應(yīng)當(dāng)把檔案管理的有關(guān)職責(zé)約定明確，要在合同中提出檔案歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)，明確竣工移交檔案資料的數(shù)量、時(shí)間和質(zhì)量要求，并將其與工程款支付相掛鉤，形成嚴(yán)格的約束機(jī)制，從而確保工程施工檔案歸檔工作有序規(guī)范地進(jìn)行。檔案管理人員應(yīng)愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，在項(xiàng)目建設(shè)期間，大力提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，讓檔案在項(xiàng)目中發(fā)揮重要作用，同時(shí)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和項(xiàng)目建設(shè)的需求，推動(dòng)項(xiàng)目檔案管理提高到新的水平。
作者:韋曉黎單位:新疆神新發(fā)展有限責(zé)任公司
一、電力工程建設(shè)檔案管理概述
1.電力工程建設(shè)檔案管理的特殊性。從表面上來看，電力工程建設(shè)檔案管理與其他工程檔案管理并無不同，但實(shí)際上，電力工程檔案管理存在其特殊性。首先，電力工程建設(shè)檔案管理是對(duì)電力工程全過程檔案的管理，而電力工程施工建設(shè)卻包括了設(shè)計(jì)、施工、檢修等多個(gè)方面，有些工程在竣工十幾年后還需要進(jìn)行線路保養(yǎng)，那么，電力工程建設(shè)檔案就必須是針對(duì)單個(gè)項(xiàng)目的、跟蹤性的，這給檔案管理提高了難度；其次，電力工程建設(shè)檔案管理的服務(wù)性質(zhì)與其他工程檔案管理不同，電力工程建設(shè)檔案管理服務(wù)的對(duì)象不僅包括電力企業(yè)內(nèi)部的員工及工程師，還包括了電網(wǎng)的使用者。
2.探討電力工程建設(shè)檔案管理的意義。從企業(yè)發(fā)展角度來看，電力企業(yè)工程建設(shè)檔案管理不僅關(guān)系著電力企業(yè)技術(shù)革新和施工建設(shè)質(zhì)量，還對(duì)企業(yè)處理工程建設(shè)過程中以及電網(wǎng)使用中的糾紛有幫助；從社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施發(fā)展角度來看，電力企業(yè)工程建設(shè)檔案管理是保證我國電網(wǎng)建設(shè)和電力行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，因此，探討電力工程建設(shè)檔案管理具有十分重要的意義。
二、電力工程建設(shè)檔案管理中存在的問題及原因
1.檔案管理工作效率不高、檔案管理工作效率指的是檔案管理工作中所動(dòng)用的人力物力和檔案管理實(shí)際效用的比率。電力工程建設(shè)檔案因?yàn)槠涮厥庑裕?jīng)常需要檔案管理工作人員進(jìn)行異地奔波以及長時(shí)間的檔案歸檔工作，但實(shí)際上，檔案管理的效用卻沒有被完全地展示出來，因此，檔案管理工作的效率也不高。例如，對(duì)電力工程建設(shè)的設(shè)計(jì)方面進(jìn)行建檔，要對(duì)參與工程設(shè)計(jì)的設(shè)計(jì)師進(jìn)行資料搜集，還需要對(duì)工程設(shè)計(jì)的科學(xué)原理以及實(shí)際應(yīng)用的預(yù)測(cè)等資料進(jìn)行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費(fèi)很多時(shí)間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個(gè)成熟的程序以使這個(gè)步驟簡化，與此同時(shí)，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。
2.檔案管理方法落后。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲(chǔ)存和調(diào)用的方法。目前大多數(shù)電力工程建設(shè)檔案管理還處于傳統(tǒng)管理的狀態(tài)，檔案管理資料多是紙質(zhì)的，這些資料規(guī)整起來十分耗費(fèi)時(shí)間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設(shè)的施工過程中，有很多能夠?yàn)橐院蠊こ探ㄔO(shè)提供借鑒的工作細(xì)節(jié)，往往因?yàn)闊o法快速形成紙質(zhì)檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質(zhì)量。
3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作效率的高低，有很大一部分是由檔案管理人員的素質(zhì)決定的。檔案管理工作人員熱愛檔案工作，掌握多種檔案管理技術(shù)，將會(huì)使檔案管理的效率大大提升；工作人員能夠擺正檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，檔案的應(yīng)用性也會(huì)得以提高。但是，目前的電力工程建設(shè)檔案管理往往由企業(yè)中的老員工負(fù)責(zé)，這些員工的檔案管理思想還停留在對(duì)工程建設(shè)的文書管理方面，對(duì)檔案管理工作的意義理解不多，因此導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作的效果遲遲得不到提高。
三、提高電力工程建設(shè)檔案管理的方法
1.采用科學(xué)規(guī)范的管理制度提高檔案工作效率。檔案管理工作服務(wù)性低的另一個(gè)原因與檔案管理工作的規(guī)范性差有關(guān)系，工作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)任何一項(xiàng)工作來說都是必不可少的，因此，有必要對(duì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平進(jìn)行調(diào)整。建立檔案管理工作規(guī)范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責(zé)任感，另一方面對(duì)檔案管理工作的發(fā)展也有著積極的促進(jìn)作用。而且，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化應(yīng)該體現(xiàn)在檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，在檔案管理過程中尤其應(yīng)該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉(zhuǎn)程序等，都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，避免出現(xiàn)由于不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)所帶來的工作時(shí)間和精力的浪費(fèi)。
2.采用信息化的檔案管理方式。電力建設(shè)工程檔案管理方式落是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目工程檔案的統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，能夠使紙質(zhì)檔案資料和電子音像檔案資料結(jié)合。要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對(duì)檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備；其次，應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實(shí)施，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對(duì)信息化過程進(jìn)行全程掌控。
3.提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力。如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認(rèn)真、不能及時(shí)處理問題，則檔案管理就面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，因此，提高檔案管理工作人員職業(yè)能力是十分必要的。首先應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。
四、結(jié)語
綜上所述，電力工程建設(shè)檔案是電力企業(yè)施工和企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也具有一定的輔助作用。電力工程建設(shè)檔案因其特殊性，較之其他建設(shè)行業(yè)的檔案管理工作難度更高。為了提高檔案管理工作的效率，電力企業(yè)需要對(duì)工程建設(shè)檔案管理制定科學(xué)的管理制度、采用先進(jìn)的管理方法并且提高檔案管理工作人員自身的職業(yè)素質(zhì)，只有這樣，電力工程建設(shè)檔案管理工作才能真正發(fā)揮作用。
作者：楊綺梅單位：清遠(yuǎn)市電創(chuàng)電力工程安裝有限公司
“檔案是人類活動(dòng)的記錄,是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案,能夠更好地了解過去,把握現(xiàn)在,預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面,是一項(xiàng)崇高的事業(yè)”。基本建設(shè)數(shù)字化檔案是在工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維護(hù)過程中形成的，是指在建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的設(shè)計(jì)和施工活動(dòng)中形成的科技檔案。建設(shè)單位的建筑規(guī)劃、建設(shè)、管理；舊房改造、功能變化；新區(qū)開發(fā)、基礎(chǔ)設(shè)施的改建都與基本建設(shè)檔案緊密相連。1987年國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，1988年國家檔案局和計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)了《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》,1989年國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，1997年建設(shè)部頒發(fā)了《城建檔案管理規(guī)定》,這一系列的法規(guī)對(duì)基本建設(shè)檔案的管理、歸檔范圍都作了明確的規(guī)定,是指導(dǎo)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要依據(jù)。
在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)到來之際,人們?cè)絹碓蕉嗟匾揽縄NTERNET來獲取知識(shí)、信息,可以預(yù)見,人們到檔案館的次數(shù)和時(shí)間會(huì)越來越少,總有一天,人們?cè)僖膊挥糜H自跑到檔案館去了。面臨著如此巨大的挑戰(zhàn),人們提出了數(shù)字化檔案館的設(shè)想,數(shù)字化檔案館是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的電子信息基礎(chǔ)設(shè)施,是在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)上現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng),是一種檔案信息組織模式,是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。它采用分布數(shù)據(jù)存儲(chǔ),用戶可以通過各種鏈接和操作在一個(gè)較大的地域范圍內(nèi)搜索和檢索出自己所需的信息。也就是說,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接,從而實(shí)現(xiàn)資源共享。數(shù)字化檔案館是傳統(tǒng)檔案館在信息時(shí)代的發(fā)展,它不但包含了傳統(tǒng)檔案館的功能,還提供綜合的信息訪問服務(wù),它的出現(xiàn)給現(xiàn)有的檔案工作帶來新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,人們希望數(shù)字化檔案館將成為未來的信息中心和樞紐。因此建設(shè)數(shù)字化檔案館,是檔案工作發(fā)展的必由之路,也是今后發(fā)展的目標(biāo)。在當(dāng)今建設(shè)數(shù)字化檔案需要從以下三個(gè)方面入手:首先,要大力宣傳建設(shè)數(shù)字化檔案的必要性,做好檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高認(rèn)識(shí),形成共識(shí),激發(fā)熱情,萬眾一心,協(xié)調(diào)發(fā)展,形成良好氛圍,為建設(shè)數(shù)字化檔案工作提高堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。其次,加速現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)。主要是將館藏檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化處理,即將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過掃描等形式,將檔案信息由各種物理載體形式,全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中,完成現(xiàn)有檔案館的館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程,這是數(shù)字化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館過渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。再次,從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化,逐步建立健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系。主要內(nèi)容包括:數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項(xiàng)新規(guī)章制度的制定。
一、數(shù)字化檔案的收集它不同于以往的紙質(zhì)檔案收集,對(duì)于數(shù)字化文件,如果簡單照般以往的管理方式,出現(xiàn)了問題可能是無法挽回的。數(shù)字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景等信息的完整性,使它不至于時(shí)過境遷后將文件形成的背景、運(yùn)行環(huán)境等信息被丟失或破壞掉。數(shù)字化文件和檔案的一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔管理的根本方式。數(shù)字化檔案的收集手段主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網(wǎng)絡(luò)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館即可。
二、數(shù)字化檔案的保管由于數(shù)字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲(chǔ)器以及光、磁盤存儲(chǔ),極小空間可存放大量的數(shù)字文件。它主要包括數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面。設(shè)備安全應(yīng)當(dāng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時(shí)考慮,主要是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性,對(duì)設(shè)備更新情況進(jìn)行跟蹤,在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上。同時(shí),防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,更應(yīng)注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲(chǔ)管理等問題。降低數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴性。由于技術(shù)發(fā)展太快及設(shè)備的依賴性過強(qiáng),所以應(yīng)以一種超脫于各種設(shè)備的方式存儲(chǔ)數(shù)字檔案,以統(tǒng)一而且簡單的格式存儲(chǔ),使數(shù)字檔案不再依賴于原來的數(shù)據(jù)庫,降低設(shè)備和軟件頻繁更新帶來的不利影響,這樣才能有利于長久保管。
三、數(shù)字化檔案的利用檔案資源數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是資源網(wǎng)絡(luò)化的保障條件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息網(wǎng)上歸檔和用戶調(diào)閱的基礎(chǔ),也是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案資源高度共享的基礎(chǔ)。檔案信息利用必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,搞好標(biāo)準(zhǔn)化,才有現(xiàn)代化,這是經(jīng)過實(shí)踐取得的重要經(jīng)驗(yàn)。要統(tǒng)一著錄的原則、項(xiàng)目的格式,規(guī)范檔案信息各站點(diǎn)的管理模式、工作程序、數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)規(guī)則,實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會(huì)服務(wù),這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化必須有一個(gè)完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境,在硬件方面:計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電話、終端服務(wù)器、交換器、調(diào)制解調(diào)器、縮微機(jī)和光盤、光纖傳輸系統(tǒng)、微波網(wǎng)、衛(wèi)星線路等上網(wǎng)運(yùn)行的各種設(shè)備,這些硬件設(shè)備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)保密體系和組織管理體系以及應(yīng)用軟件等,這需要有一支技術(shù)過硬,具備軟件開發(fā)、程序操作和檔案管理專業(yè)人員的有機(jī)結(jié)合,才有可能實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全是影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要問題。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。構(gòu)成對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有:黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對(duì)以上問題,我們必須運(yùn)用科技手段,提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，主要措施如下：
（一）、建立有紙化和無紙化結(jié)合的信息庫。解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問題可能造成的信息毀滅。開發(fā)網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序,使上網(wǎng)信息及時(shí)、完整、安全地保存下來,防止相關(guān)信息丟失。
（二）、訪問控制,保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全。對(duì)利用者權(quán)限的充分限制是檔案信息入網(wǎng)的先決條件,對(duì)網(wǎng)上能查閱的檔案首先要分公開的、內(nèi)部的。這樣,讓查詢者在任何地點(diǎn)、任何一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上,都能查到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。
（三）、做好數(shù)據(jù)庫備份工作,保證信息安全。應(yīng)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進(jìn)行備份。對(duì)比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機(jī)備份,多介質(zhì)多份備份。重要的備份要有備忘記錄。
（四）、預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。采取一定的防計(jì)算機(jī)病毒措施是非常必要的。我們要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件并經(jīng)常升級(jí),另外,不允許隨便使用外來磁盤、光盤等,必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè),在確認(rèn)無病毒后方可使用。
（五）、制定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)制度,確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全運(yùn)行。除嚴(yán)格遵守《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和有關(guān)的法規(guī)外,還可根據(jù)實(shí)際工作需要,制定《計(jì)算機(jī)房安全規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度。要建立檔案信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息的聯(lián)結(jié)。這個(gè)系統(tǒng)包括六個(gè)基本模塊:登記——編目——檢索——利用——統(tǒng)計(jì)——輔助。其中:登記環(huán)節(jié)解決對(duì)上網(wǎng)信息的分類登記和修改補(bǔ)充問題;編目環(huán)節(jié)解決上網(wǎng)信息的目錄表格和卡片的打印制作問題;檢索環(huán)節(jié)解決按不同需要和要求對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行顯示和調(diào)用方面的問題;在利用模塊中,對(duì)上網(wǎng)信息的利用進(jìn)行登記、歸還和利用情況的匯總;統(tǒng)計(jì)模塊則用于上網(wǎng)信息按時(shí)間、分類和載體進(jìn)行統(tǒng)計(jì);輔助模塊用于上網(wǎng)信息的數(shù)據(jù)備份、維護(hù)、修改和充實(shí)。陸續(xù)將建成的系統(tǒng)在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點(diǎn)或網(wǎng)頁,實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。
最后,要全面提高檔案工作者的素質(zhì),這是數(shù)字化檔案館建設(shè)中關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展,檔案信息呈爆炸式地增長,檔案利用的驟增,使檔案信息分析成為一項(xiàng)非常重要的工作。檔案分析一方面要對(duì)文件進(jìn)行準(zhǔn)確分類,尤其對(duì)一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握;另一方面根據(jù)利用者要求,提供大量的數(shù)據(jù)庫內(nèi)所需的檔案信息。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才,就不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí),更要努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。
今后,隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步的發(fā)展,信息高速公路進(jìn)一步拓寬,到那時(shí)實(shí)體的檔案館也許不復(fù)存在,激光光盤技術(shù)已可以把一個(gè)檔案館幾十年、甚至幾百年的全部館藏信息,通過數(shù)字化的存儲(chǔ)技術(shù),儲(chǔ)存在幾張小小的光盤里,任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)只要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)均可以擁有和使用,數(shù)字化檔案館、虛擬檔案館將會(huì)隨之而產(chǎn)生。在未來的數(shù)字檔案館中,檔案員如何充分發(fā)揮其信息專家的作用,是我們每個(gè)檔案館員應(yīng)考慮的重要問題。為此,檔案管理員應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法,搞好信息服務(wù)工作,爭取成為真正的信息專家。
摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，基建工程項(xiàng)目建設(shè)也愈來愈得到深入發(fā)展，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)重要的工作。基建檔案是企業(yè)檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，宣鋼焦化廠在2007年3月開始實(shí)施5#、6#焦?fàn)t改造工程建設(shè)，結(jié)合近年來工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工程建設(shè)檔案資料的管理實(shí)行項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制，理順了工作程序，對(duì)企業(yè)做好后續(xù)生產(chǎn)組織、設(shè)備及工藝優(yōu)化起著重要的作用。
關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程檔案管理項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制
0引言
宣鋼5#、6#焦?fàn)t及配套設(shè)施改造工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開工建設(shè)，形成了大量的有價(jià)值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對(duì)工程建設(shè)過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時(shí)，我們也看到，隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設(shè)的同時(shí)，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保5#、6#焦?fàn)t技改工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
1建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系
宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程是宣鋼為實(shí)施鐵鋼材各600萬噸規(guī)劃目標(biāo)的重點(diǎn)配套項(xiàng)目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項(xiàng)重點(diǎn)工程。焦化廠繼續(xù)采用“項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制”的工程管理模式對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項(xiàng)目指揮部，下設(shè)四個(gè)項(xiàng)目組，由廠長、承擔(dān)工程任務(wù)的生產(chǎn)車間主管領(lǐng)導(dǎo)、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個(gè)人原來所承擔(dān)的廠內(nèi)業(yè)務(wù)不變，同時(shí)規(guī)定了各項(xiàng)目組的職責(zé)和任務(wù)，對(duì)項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。
宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程竣工資料收集的齊全完整準(zhǔn)確，對(duì)焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專職檔案員，在各項(xiàng)目組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。技改工程指揮部在工程開始時(shí)，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各工程項(xiàng)目組組長負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個(gè)重點(diǎn)工程均有專人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個(gè)專、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
2圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道
近年來隨著技術(shù)進(jìn)步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開箱與有關(guān)工程會(huì)議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉”，對(duì)基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。
在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對(duì)中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設(shè)計(jì)院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過檔案室收進(jìn)來、登記、審核、建臺(tái)賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對(duì)檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。
為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們?cè)谄綍r(shí)工作中有意識(shí)地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。
3強(qiáng)化檔案全過程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力
重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個(gè)檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。
首先，要樹立質(zhì)量管理意識(shí)，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時(shí)在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。
其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程的各個(gè)階段及各部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。
4注重實(shí)效，健全完善的保證措施
重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個(gè)問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。
4.1在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對(duì)車間、部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰。
4.2在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。
4.3在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個(gè)重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。
5開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程技術(shù)人員和施工人員對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對(duì)于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來實(shí)施檔案數(shù)字化管理，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為工程技術(shù)人員提供服務(wù)，檔案管理人員注重用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
綜上所述，要搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，必須扎實(shí)抓好檔案的基礎(chǔ)工作。沒有優(yōu)質(zhì)的檔案基礎(chǔ)工作不僅難以保障優(yōu)質(zhì)服務(wù)和開展利用工作，而且檔案管理升級(jí)工作也就無從談起。為了全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代管理水平，企業(yè)檔案部門必須要立足于檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，按照業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，扎扎實(shí)實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，抓好各類檔案資料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和開發(fā)利用，促使企業(yè)檔案管理水平盡快提高。
[論文關(guān)鍵詞]建筑工程勘察檔案管理
[論文摘要]近年來城市建設(shè)的飛速發(fā)展，建筑項(xiàng)目眾多，工程勘察檔案的管理任務(wù)也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點(diǎn)，并結(jié)合工作實(shí)踐探討在當(dāng)前時(shí)期如何做好勘察工程檔案管理。
地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場(chǎng)地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗(yàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報(bào)告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)這些特點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。
一、工程勘察檔案的特點(diǎn)
（一）組成的成套性
勘察單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為勘察工作對(duì)象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項(xiàng)工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個(gè)階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動(dòng)之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個(gè)勘察階段各個(gè)專業(yè)的勘察活動(dòng)分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項(xiàng)工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項(xiàng)工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號(hào)、編制檢索工作時(shí)，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號(hào)結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個(gè)項(xiàng)目的勘察資料都是一個(gè)獨(dú)立檔案項(xiàng)目。因此，在勘察技術(shù)活動(dòng)中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動(dòng)檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計(jì)和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考借鑒，對(duì)外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。
（六）使用價(jià)值的時(shí)效性
工程勘察檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后，還會(huì)多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價(jià)值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時(shí)間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價(jià)值具有一定的時(shí)效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動(dòng)的規(guī)律所決定的，認(rèn)識(shí)并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理
當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅(jiān)實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。
（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時(shí)，為工程監(jiān)督管理人員對(duì)各設(shè)計(jì)、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對(duì)已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場(chǎng)，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時(shí)根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員核對(duì)是否同施工現(xiàn)場(chǎng)相符，不相符的及時(shí)查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時(shí)通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。
（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔
當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時(shí)的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個(gè)方面工作：
一是建立起以辦公自動(dòng)化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對(duì)現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對(duì)歷史檔案進(jìn)行清理，對(duì)號(hào)入座。清理的同時(shí)要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識(shí)地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動(dòng)化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制
一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時(shí)做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負(fù)責(zé)編制工程檔案工作計(jì)劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。
總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技巧，在歸檔時(shí)，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時(shí)，做到既“準(zhǔn)確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。
一、公路工程檔案管理面臨的問題
1．對(duì)工程檔案認(rèn)識(shí)不到位。施工單位不少管理者，對(duì)于工程檔案工作的認(rèn)識(shí)還很不到位。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)只要以質(zhì)量為中心，按照施工的要求完成了各階段的工作任務(wù)，達(dá)到了相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，工程就可以順利完工。因此，他們并沒有把工程檔案管理工作，當(dāng)作重點(diǎn)工作來抓。有的單位雖然安排了人員，但他們對(duì)工程檔案缺乏正確的認(rèn)識(shí)，不精通檔案專業(yè)知識(shí)。有的基層單位由于管理人員相對(duì)較少，單位領(lǐng)導(dǎo)讓單位辦公室人員兼職這份工作。雖然辦公室對(duì)于文件及資料比較熟悉，但是，工程檔案管理工作，畢竟不是簡單的文件收集、保管和利用，而他們整理出的檔案也和崗位要求相差比較遠(yuǎn)。
2．工程檔案管理制度不完善。當(dāng)前，許多單位沒有制定比較完整統(tǒng)一的公路工程檔案管理辦法和規(guī)章制度。管理工作無章可循。部分工作人員工作被動(dòng)，工作相互推諉、敷衍塞責(zé)，造成許多文件資料原始記錄無法找到，影響了檔案工作的開展。有的單位雖制定了工作制度，但缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。規(guī)章制度寫在了紙上，掛在嘴上，形成檔案管理工作形式化，走過場(chǎng)現(xiàn)象。突出表現(xiàn)在于檔案工作交接時(shí)比較混亂，給日后檔案管理工作，造成了很大困難。
3．工程檔案管理人員素質(zhì)不高。近年來，檔案管理人員比較少，大部分由工程管理人員兼職檔案工作，由于缺乏專業(yè)的知識(shí)，在面對(duì)具體工作時(shí)，素質(zhì)不高，能力欠缺，敬業(yè)精神、奉獻(xiàn)精神、吃苦耐勞精神、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化水平等方面都比較差。再加上該項(xiàng)工作具有一定的強(qiáng)度和難度，造成人員不安心工作，影響了檔案工作持續(xù)有序開展。
二、做好公路工程檔案管理工作的對(duì)策
1．加強(qiáng)管理，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。各單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程檔案管理工作，把工程檔案管理工作納入工程公路工程檔案管理工作的難點(diǎn)與對(duì)策文/索學(xué)艷管理工作的重要日程。各項(xiàng)目建設(shè)單位，應(yīng)在公路工程建設(shè)項(xiàng)目開工前，成立檔案工作管理機(jī)構(gòu)或部門，抽調(diào)具有較高素質(zhì)和較強(qiáng)責(zé)任心的人員，負(fù)責(zé)收集、整理工作項(xiàng)目建設(shè)檔案。并將收集起來的檔案材料，及時(shí)整理匯總。定期向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案變化情況，使檔案人員進(jìn)一步了解掌握工程開工竣工情況的進(jìn)展，為逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，打下良好基礎(chǔ)。
2．完善制度，規(guī)范檔案工作管理。健全完善的制度，是確保各項(xiàng)工作取得成功的關(guān)鍵。各項(xiàng)目建設(shè)單位，要結(jié)合實(shí)際制定科學(xué)的管理制度。一是要制定工程檔案管理辦法，具體明確歸檔的范圍及保管期限，規(guī)定工程檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使公路行業(yè)的工程檔案管理穩(wěn)步有序發(fā)展。二是建立溝通聯(lián)系機(jī)制。爭取工程建設(shè)相關(guān)部門支持和配合，形成分工協(xié)作、齊抓共管的良好局面。三是加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)。做到工程即時(shí)完工，檔案及時(shí)歸檔，然后驗(yàn)收入庫。四是要把項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步規(guī)劃。做到同部署、同安排、同檢查、同驗(yàn)收。
3．增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案服務(wù)能力和水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、參與意識(shí)和效益意識(shí)。努力為工程建設(shè)提供良好服務(wù)，為公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供可靠依據(jù)和有力憑證。要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，調(diào)查了解工程建設(shè)，并結(jié)合歸檔的工程檔案資料，有針對(duì)性的提供工程檔案服務(wù)。同時(shí)，要加大工程檔案資源的開發(fā)力度，深入研究工程檔案，積極開展工程檔案編纂工作，為工程建設(shè)發(fā)展提供多層次全方位的信息服務(wù)。
4．加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。公路建設(shè)的迅速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)，強(qiáng)化自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)水平。一方面，要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)、崗位技能的教育培訓(xùn)，使檔案工作者在檔案的收集、整理、分類、編目、編研等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，更加精深；另一方面，要用現(xiàn)代化的知識(shí)和管理手段，武裝檔案工作者，尤其是要加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)的管理，電子文件歸檔與電子檔案管理的知識(shí)和技能的培養(yǎng)，提高檔案管理效率，使檔案管理更加科學(xué)合理。
作者：索學(xué)艷單位：白山市城區(qū)公路管理段
一、工程技術(shù)檔案與工程項(xiàng)目管理
（一）交通施工企業(yè)工程技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀
交通工程行業(yè)的內(nèi)業(yè)資料，最直接地反映工程質(zhì)量控制過程，是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、投入通車運(yùn)營的重要依據(jù)。然而在實(shí)際的工程項(xiàng)目管理中，很多工程建設(shè)單位的內(nèi)業(yè)工作通常被人們忽視，被認(rèn)為是簡單的資料整理工作，工程資料收集工作相當(dāng)不規(guī)范，以至于資料無法真實(shí)反映工程的施工情況，在工程交付使用后出現(xiàn)質(zhì)量問題而無法追溯。在執(zhí)行檔案管理規(guī)范方面，也是問題眾多，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。對(duì)于一項(xiàng)工程而言，不僅它的使用功能必須安全可靠，它的技術(shù)資料也應(yīng)真實(shí)完整、可追溯。內(nèi)業(yè)資料工作規(guī)范化程度較低的原因主要是項(xiàng)目部愿意從事該項(xiàng)工作的人很少，一些項(xiàng)目部管理層對(duì)資料員的重視程度遠(yuǎn)不如施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)人員。并且在施工過程中如果沒有檢查，資料員的工作更容易被遺忘，各類文件資料胡亂堆積，檢查組到來前項(xiàng)目部才慌亂起來，加班加點(diǎn)疲于應(yīng)付。如果檢查不合格，內(nèi)業(yè)資料員往往會(huì)被推到“風(fēng)口浪尖”追究責(zé)任，在這種情況下很多人都把內(nèi)業(yè)資料工作當(dāng)成燙手山芋。有些單位雖然重視資料工作，但功夫沒有花在平時(shí)，突擊造假瞎胡編情況嚴(yán)重，給人一種任何人都可以“編”好資料的錯(cuò)覺。這樣一來，很多專業(yè)技術(shù)人員都更不愿意從事內(nèi)業(yè)資料員工作，資料的內(nèi)在質(zhì)量與真實(shí)性可想而知。
（二）工程技術(shù)檔案管理與工程項(xiàng)目管理的關(guān)系
工程技術(shù)檔案具有指導(dǎo)、記錄和追溯“外業(yè)”的作用，它直接反映著工程項(xiàng)目管理能力與水平。因而，科學(xué)規(guī)范的工程技術(shù)檔案，不僅決定著交通工程項(xiàng)目可以順利進(jìn)行竣工驗(yàn)收，更是作為一個(gè)“窗口”體現(xiàn)了一個(gè)施工單位在一段時(shí)期內(nèi)工程的質(zhì)量控制與項(xiàng)目管理水平。工程技術(shù)檔案的特點(diǎn)：一是體現(xiàn)工程實(shí)體質(zhì)量狀況、項(xiàng)目過程管理與控制情況；二是監(jiān)督項(xiàng)目對(duì)建設(shè)工程法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況；三是對(duì)建設(shè)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、改擴(kuò)建的重要依據(jù)；四是提供并積累了建設(shè)工程全過程重要的信息資源；五是對(duì)劃分質(zhì)量責(zé)任，提供直接、真實(shí)、確鑿的法律依據(jù)；六是通過對(duì)資料或數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析、計(jì)算等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決并處理問題。
（三）工程技術(shù)檔案是工程項(xiàng)目管理的“明鑒”
1.作為質(zhì)量通病的重要突破口與著眼點(diǎn)從工程技術(shù)檔案中，可以追溯到工程項(xiàng)目從材料試驗(yàn)、施工檢測(cè)等每一個(gè)施工過程控制的重要環(huán)節(jié)與關(guān)鍵點(diǎn)，是對(duì)工程進(jìn)行改建和擴(kuò)建，實(shí)施檢查、維護(hù)、管理、投入使用的可靠依據(jù)。在大容量的基礎(chǔ)信息庫中，通過分析、比對(duì)極易發(fā)現(xiàn)質(zhì)量通病的蛛絲馬跡，癥結(jié)與部位查清楚了，“對(duì)癥下藥”就不是難事，更重要的是可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)在同類工程項(xiàng)目施工中引以為鑒。
2.作為獲取經(jīng)驗(yàn)、實(shí)施創(chuàng)新的重要渠道與捷徑工程技術(shù)檔案是工程建設(shè)單位寶貴的無形資產(chǎn)，科技檔案庫房里蘊(yùn)藏著大量的原始施工數(shù)據(jù)，就像是一部翔實(shí)、豐富的教科書，生動(dòng)地記載著工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和質(zhì)量保證的每一篇章，是從事工程項(xiàng)目管理和工程專業(yè)技術(shù)人員特別是新從事交通工程行業(yè)的人員快速進(jìn)入角色、體驗(yàn)工程項(xiàng)目施工全過程控制的最佳渠道，可以為專業(yè)技術(shù)人員提供想了解和必須了解、與項(xiàng)目有關(guān)的最直接、最真實(shí)的信息。
二、發(fā)揮工程技術(shù)檔案對(duì)工程項(xiàng)目管理
促進(jìn)作用的具體作法交通工程單位應(yīng)“內(nèi)”修品質(zhì)、“外”強(qiáng)效果，充分發(fā)揮工程技術(shù)檔案對(duì)工程項(xiàng)目管理的促進(jìn)作用，負(fù)責(zé)任地把質(zhì)量過硬的工程項(xiàng)目投入到社會(huì)使用中。
（一）強(qiáng)化崗位責(zé)任，增強(qiáng)交通施工單位全員的檔案意識(shí)與“使命感”
在工程項(xiàng)目部，必須明確內(nèi)業(yè)資料人員的職能分工，具體包括：檔案收集、工程驗(yàn)收、統(tǒng)計(jì)管理、管理工作等。其中，檔案收集的內(nèi)容是：一負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目施工圖紙的接收、清點(diǎn)、登記、發(fā)放、歸檔和管理；二收集整理施工過程中形成的所有工程技術(shù)變更、洽商記錄、重要會(huì)議紀(jì)要等資料。參加分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收，具體內(nèi)容為：一負(fù)責(zé)備案資料的填寫、會(huì)簽、整理、報(bào)送和歸檔。二確保施工資料編制和整理齊全完整，與工程進(jìn)度同步。三指導(dǎo)工程技術(shù)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)場(chǎng)開箱的隨機(jī)材料，施工組織設(shè)計(jì)及施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄等技術(shù)資料分類保管，并按規(guī)定向本單位檔案部門移交。四工程竣工驗(yàn)收合格后，負(fù)責(zé)將文件資料、經(jīng)過規(guī)范化整理及驗(yàn)收的工程竣工資料移交公司檔案部門，填寫“歸檔文件材料交接表”，建立移交目錄并簽字確認(rèn)。五按照規(guī)定向工程項(xiàng)目業(yè)主單位、當(dāng)?shù)爻墙n案館或流域機(jī)構(gòu)等部門移交檔案。
（二）提升資料員的“身份”認(rèn)同感、自覺增強(qiáng)
做好內(nèi)業(yè)資料的意識(shí)與能力在建筑安裝單位，內(nèi)業(yè)資料人員似乎游離于工程建設(shè)行業(yè)“五大員”之外，待遇和受重視感遠(yuǎn)不如施工員、質(zhì)檢員、安全員、材料員。“存在感”和“價(jià)值感”的嚴(yán)重缺失，造成了交通施工項(xiàng)目管理人員中內(nèi)業(yè)資料員后備乏力且素質(zhì)不高。近年來，在國家建筑行業(yè)的制度約束下，內(nèi)業(yè)人員的尷尬“地位”有所改觀，如：工程施工單位在進(jìn)行QEHC（國際質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全）體系認(rèn)證過程中，內(nèi)審員的培訓(xùn)就是專門針對(duì)內(nèi)業(yè)資料（質(zhì)量記錄）的收集與整理工作；在建筑行業(yè)的權(quán)威考試——國家一級(jí)、二級(jí)建造師執(zhí)業(yè)資格考試教材中，關(guān)于檔案管理都有專門章節(jié)進(jìn)行論述；在建筑施工行業(yè)廣泛開展的創(chuàng)建省級(jí)“文明工地”、“平安工地”，建“綠色工程”等工作必須“內(nèi)外”兼修，工程實(shí)體與檔案資料一樣都不能含糊。因而，在規(guī)范化管理要求越來越高的工程施工行業(yè)，能力強(qiáng)、負(fù)責(zé)任的內(nèi)業(yè)資料人員越來越受到項(xiàng)目管理者的青睞，并成為項(xiàng)目部重點(diǎn)培養(yǎng)的專業(yè)技術(shù)后備力量。作為內(nèi)業(yè)資料員，應(yīng)注重調(diào)整自身的職業(yè)和價(jià)值定位，主動(dòng)提升自身知識(shí)水平與能力結(jié)構(gòu)，善于從“內(nèi)業(yè)資料”這一無聲資源、無形寶藏中汲取養(yǎng)分，增長知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，其收獲可能遠(yuǎn)比其他“四大員”直接取得的“經(jīng)濟(jì)效益”要大得多、長遠(yuǎn)得多。
（三）提前“取經(jīng)”、強(qiáng)化收集，確保建設(shè)資料
全掌握在工程項(xiàng)目開工前，在掌握國家交通部、住建部對(duì)工程技術(shù)檔案的相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，認(rèn)真研讀業(yè)主“投標(biāo)須知”、《建設(shè)工程施工合同》等“個(gè)性化”文件，提前做到心中有數(shù)。有明文規(guī)定的做到“規(guī)定動(dòng)作”不走樣，如內(nèi)業(yè)表格一般參照交通部《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行等。
（四）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，確保“內(nèi)業(yè)資料”向“工程檔案”華麗轉(zhuǎn)身
交通施工單位的檔案部門要強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)，經(jīng)常對(duì)新進(jìn)“內(nèi)業(yè)”資料員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。在收集齊全后，按照一定的原則分類，在裝訂時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)范，突出檔案管理的“符號(hào)”特征：建立備考表、科技檔案卷內(nèi)目錄，使用由省檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的科技檔案無酸卷皮等，在封面及目錄等填寫過程中嚴(yán)格遵守科技檔案歸檔的填寫格式、裝訂要求等。工程技術(shù)檔案的歸檔份數(shù)也應(yīng)符合要求，紀(jì)要避免重復(fù)勞動(dòng)、更要減少浪費(fèi)。工程技術(shù)檔案的鑒定、移交、銷毀等工作都要嚴(yán)格按照國家《檔案法》和有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度來執(zhí)行。
作者：洪燕
一、水利工程檔案管理的特點(diǎn)
（一）完整性和真實(shí)性
水利工程檔案的完整和真實(shí)的記錄，對(duì)于水利工程項(xiàng)目的建設(shè)至關(guān)重要。而水利工程單位的檔案完善程度，取決于以各個(gè)部門單位工作活動(dòng)運(yùn)作體系的技術(shù)資料和相關(guān)部門工作活動(dòng)的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)的積累。對(duì)于水利工程檔案管理來說，水利檔案反映了水庫系統(tǒng)運(yùn)行情況，并為防洪、灌溉與城市供水等方面提供重要參考標(biāo)準(zhǔn)資料與憑證。只有水利工程檔案真實(shí)和完整了，才能保證參考資料的準(zhǔn)確，方便水利工程部門作出正確的決策。
（二）系統(tǒng)性
檔案管理工作本身與企業(yè)的其他管理工作不同，水利工程建設(shè)本身就是一項(xiàng)巨大的工程，自然檔案管理就復(fù)雜。當(dāng)前水利工程建設(shè)階段性方案研究的檔案保管時(shí)間大概為1-2年時(shí)間，之后就要交由相關(guān)部門的檔案管理室進(jìn)行管理。為了保證歸檔工作的順利，就需要做好檔案內(nèi)容、移交時(shí)間、參考借閱手續(xù)、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，通過這樣一系列的工作，保證檔案管理流程相對(duì)更為系統(tǒng)，檔案的參考價(jià)值也會(huì)提升。
二、水利工程檔案管理工作中存在問題
(一)水利工程檔案管理制度不健全
由于水利工程項(xiàng)目形成周期長、參建單位多和涉及領(lǐng)域廣，需要水利工程建立健全的檔案管理制度。但是，當(dāng)前有的單位沒有健全或完善檔案管理規(guī)章制度，或者是建立了制度卻形同虛設(shè)，造成了水利工程檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏有效監(jiān)督力度。另一方面，水利工程檔案管理制度的不健全也會(huì)引起施工單位施工過程中不注重檔案歸檔，監(jiān)理單位不及時(shí)移交原始資料，阻礙了檔案順利歸檔，甚至造成檔案的流失和遺漏，影響了檔案資料的完整性。
（二）水利工程缺乏檔案管理意識(shí)
由于水利工程檔案管理工作的復(fù)雜性，對(duì)樹立工程建設(shè)過程中的方方面面均要及時(shí)詳細(xì)記錄、完整歸檔，這樣才能保證水利工程檔案內(nèi)容的完整性。但是，在現(xiàn)代水利工程建設(shè)過程中，檔案管理的相關(guān)部門缺乏檔案管理意識(shí)，存在嚴(yán)重的重建設(shè)、輕檔案的思想，忽視檔案管理工作的重要性，造成了檔案內(nèi)容不能及時(shí)有效地收集，影響了水利工程檔案管理工作。
三、水利工程檔案管理工作的完善措施
（一）健全水利檔案制度，明確管理職責(zé)
為了確保水利工程檔案管理工作的順利進(jìn)行，各級(jí)水利建設(shè)管理部門、單位應(yīng)建立健全相關(guān)水利檔案管理制度，并且對(duì)于檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而不斷完善現(xiàn)有檔案制度。健全水利檔案制度的同時(shí)，還要明確水利工程各級(jí)建設(shè)管理部門、監(jiān)理單位和項(xiàng)目業(yè)主和勘測(cè)等的職責(zé)，明確管理職責(zé)，落實(shí)分工，保證水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作的順利進(jìn)行。進(jìn)一步保證水利檔案內(nèi)容的完整、工作的規(guī)范。
（二）提升管理人員的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)
水利工程檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性與規(guī)范性的管理工作，為了確保管理工作的順利進(jìn)行，需要專業(yè)的管理人員。只有管理人員具備專業(yè)的技能、綜合素質(zhì)和腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，才能在當(dāng)前形勢(shì)不斷變化的前提下履行自己的崗位職責(zé)。并對(duì)當(dāng)代信息產(chǎn)業(yè)設(shè)備、技術(shù)進(jìn)行快速學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新水利工程的檔案管理工作，從而提高水利檔案管理的實(shí)際工作能力。
作者：夏宇 陳璠 單位：寧夏防汛抗旱指揮部辦公室 寧夏水利工程建設(shè)管理局
一、園林綠化工程檔案的特性
第一，園林綠化工程檔案的復(fù)雜性與多樣性。園林綠化工程是通過人工構(gòu)筑手段加以組合的具有樹木、山水、建筑結(jié)構(gòu)和多樣功能的空間藝術(shù)實(shí)體。多涉及到給排水工程、水景工程、輔裝工程、假山工程、綠化工程、建筑物工程等，需要多部門、多行業(yè)的共同協(xié)作。其形成的檔案部門多、種類多；工程施工交叉復(fù)雜；各自材料既有重疊、又各自一體，最終形成龐大復(fù)雜的資料。第二，園林綠化工程檔案的多變性。園林綠化工程隨意性強(qiáng)、可塑性大。園林綠化工程為做到自然、新奇與協(xié)調(diào)，突出園林景觀藝術(shù)的觀賞性，留給建筑者發(fā)揮的空間很大。建筑者常常即興發(fā)揮，形成了園林綠化工程組合的千變?nèi)f化。園林綠化工程檔案常適應(yīng)園林綠化工程需要，多以修改補(bǔ)充原有園林綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)方案圖紙，工程的多變性，決定了檔案的多變性。檔案只有準(zhǔn)確完整，才能避免造成建設(shè)和維修的失誤和損失。第三，園林綠化工程檔案的社會(huì)性與開放性。園林綠化工程是一項(xiàng)公共事業(yè)，是提高人們生活質(zhì)量、造福于人民的公共事業(yè)。園林綠化工程隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)需求的不斷提高，顯現(xiàn)出大規(guī)模地高速增長態(tài)勢(shì)。以XX為例：近年來，就興建了動(dòng)物園、植物園、民心河等一系列山水園工程，投資多達(dá)60億。園林綠化工程檔案真實(shí)記錄了城市環(huán)境的巨大變遷，它與社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、思想開放等內(nèi)容息息相關(guān)。園林綠化工程檔案被深深打上歷史的烙印，唯有準(zhǔn)確收集、整理、歸檔，以保存歷史的真實(shí)記錄，才能得到永久的開放和保存。
二、園林綠化工程檔案現(xiàn)狀
園林綠化工程檔案由于其形成來源涉及部門多、專業(yè)多、環(huán)節(jié)多，其檔案收集具有復(fù)雜性、多變性和社會(huì)性，現(xiàn)實(shí)中尚存在許多問題，制約檔案的收集、歸檔、整理，影響檔案的發(fā)揮利用。第一，園林綠化工程檔案工作起步晚，管理體制尚待理順。以XX為例，園林綠化工程檔案由市園林局負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理。它與建設(shè)工程檔案、市政工程檔案等專業(yè)檔案的管理相比，有許多不足之處。簽訂責(zé)任書制度、指導(dǎo)檢查制度、竣工驗(yàn)收制度等尚未得到全面貫徹執(zhí)行，導(dǎo)致園林局自身保存的或城建檔案館接收的工程檔案歷史遺留問題多，不成套檔案多，集中統(tǒng)一管理特別薄弱。現(xiàn)工程檔案散存于植物園、公園、動(dòng)物園等各個(gè)部門，保存條件差、利用率低、工程檔案質(zhì)量較差，缺乏有效規(guī)章制度制約。市城建檔案館園林綠化工程檔案僅占館藏量的1.5%左右。第二，對(duì)園林綠化工程檔案工作重視程度不夠。許多參加園林綠化建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位，對(duì)工程檔案缺乏應(yīng)有的重視，特別是在施工階段，由于項(xiàng)目多、交叉施工多，許多工程趕進(jìn)度、求速度，協(xié)調(diào)解決的力度僅放在實(shí)體施工上，對(duì)檔案工作投入資金不多，投入人力不夠，檔案管理人員或僅懂園林綠化，或僅懂檔案，缺乏多面手，沒有按照城建檔案行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)管理，使檔案與工程脫節(jié)，造成檔案底數(shù)不清，資料丟失，數(shù)據(jù)不真等一系列現(xiàn)象，直接影響到檔案的真實(shí)有效性。第三，法制意識(shí)淡薄。建設(shè)單位沒有依法繳納園林綠化工程檔案。園林工程主管部門又疏于對(duì)園林綠化工程檔案依法收集和集中統(tǒng)一管理。城建檔案主管部門又疏于指導(dǎo)、管理和檢查，導(dǎo)致園林綠化工程成為城建檔案工作中的極為薄弱的一節(jié)。
三、加強(qiáng)園林綠化工程檔案的管理與控制
綜合分析園林綠化工程檔案的特點(diǎn)及現(xiàn)存問題，可以從適時(shí)跟蹤、分工協(xié)作、加強(qiáng)法制三個(gè)方面，加強(qiáng)園林綠化工程檔案的管理與控制。第一，適時(shí)跟蹤。園林綠化工程開工之前，園林綠化工程主管部門要與建設(shè)單位簽訂工程檔案責(zé)任書，各建設(shè)單位要指派專人負(fù)責(zé)檔案工作。工程施工的每一步都涉及到檔案工作，都需要引起高度重視。開工前，園林綠化工程檔案要記錄現(xiàn)場(chǎng)踏勘測(cè)量，核對(duì)核實(shí)有可能產(chǎn)生的設(shè)計(jì)變更，收錄施工許可證和開工報(bào)告。施工中，園林綠化工程檔案要對(duì)土方登記單，標(biāo)高復(fù)核記錄，苗木出圃單，隱蔽工程驗(yàn)收單等一系列情況記錄。對(duì)施工圖分布、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、操作記錄等都要隨時(shí)收集。這些記錄既描述工程進(jìn)度，又是對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管。竣工后，園林綠化工程檔案要記錄竣工報(bào)告、工程決算、竣工圖以及竣工驗(yàn)收所產(chǎn)生的會(huì)議記錄等，變更文件所提出的修改內(nèi)容要全部準(zhǔn)確的反映在施工圖上。尤其還要包括影像資料，反映開工前的地形地貌，施工中的隱蔽工作，竣工現(xiàn)狀等。園林綠化工程檔案人員要善于溝通、多赴現(xiàn)場(chǎng)、不恥下問，多方收集有關(guān)資料，爭取在第一時(shí)間保證園林綠化工程檔案的完整準(zhǔn)確。第二，分工協(xié)作。園林綠化工程的主管部門和城建檔案管理部門要密切合作，各司其責(zé)，形成合力。園林綠化工程的主管部門負(fù)責(zé)對(duì)園林綠化工程檔案的收集、整理等，要制定出明確的工作程序，要及時(shí)將工程檔案移交給城建檔案管理部門。城建檔案管理部門要加強(qiáng)工作的主動(dòng)性，積極與園林部門溝通協(xié)調(diào)，深入工程現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檢查；舉辦培訓(xùn)班，幫助建設(shè)單位建立檔案的工作流程，健全內(nèi)部管理制度，為他們提供各項(xiàng)服務(wù)。而園林綠化工程檔案人員要勤于思考，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增加知識(shí)儲(chǔ)備，增加才干。只有三者通力合作，才能使園林綠化工程檔案徹底改變其被動(dòng)、薄弱的局面，迅速成長壯大起來。第三，依法管理。園林綠化工程的驗(yàn)收也要實(shí)施園林綠化工程檔案驗(yàn)收備案制。由園林綠化主管部門和城建檔案負(fù)責(zé)部門共同實(shí)施。建設(shè)單位在對(duì)園林綠化工程進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收前，要提請(qǐng)有關(guān)部門為工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格后，取得兩部門核發(fā)的工程檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件，方可組織工程驗(yàn)收。城建檔案部門要加大行政執(zhí)法力度，不定期對(duì)園林綠化工程檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，增強(qiáng)建設(shè)單位的城建檔案意識(shí)，依法對(duì)沒有繳納園林綠化工程檔案的建設(shè)單位進(jìn)行處理，使園林綠化工程檔案得以順利進(jìn)館。
當(dāng)前測(cè)繪工程檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化。在此基礎(chǔ)上，測(cè)繪工程檔案工作會(huì)根據(jù)測(cè)繪工程的不同特征作出相應(yīng)的改變，不斷完善檔案管理制定和工作程序，加強(qiáng)測(cè)繪工程檔案信息化管理，可以全面提高檔案信息管理的有效性控制。隨著信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，測(cè)繪行業(yè)在檔案管理上也在逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，發(fā)展目標(biāo)就是為了測(cè)繪工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，對(duì)測(cè)繪成果進(jìn)行數(shù)字化管理，完成測(cè)繪工程信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，這些關(guān)系到測(cè)繪行業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。檔案信息化管理是運(yùn)用現(xiàn)代化的電子技術(shù)與電子工具，對(duì)測(cè)繪信息進(jìn)行管理和維護(hù)，并能更加快捷方便地服務(wù)社會(huì)。建立測(cè)繪信息數(shù)據(jù)庫，是社會(huì)發(fā)展的需要。測(cè)繪工程檔案信息化管理主要體現(xiàn)在由人工的經(jīng)驗(yàn)管理，逐步向科學(xué)的電子信息化管理轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化從建立數(shù)據(jù)庫到信息錄入，再到組卷和查詢，直至最后的網(wǎng)絡(luò)檢索，都實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這種高效的信息管理系統(tǒng)，能更好地服務(wù)社會(huì)。
一、當(dāng)前測(cè)繪工程檔案管理的弊端
1. 信息化程度低。測(cè)繪工程早期的檔案大部分采用的是紙質(zhì)材料，檔案資料往往是孤本。這種材質(zhì)的檔案資料對(duì)管理要求很高，如果保存不當(dāng)，容易出現(xiàn)紙張破損、字跡模糊、圖像失真等現(xiàn)象，并且在借閱過程中，極其容易丟失或破損，影響了檔案材料的使用周期，同時(shí)影響了測(cè)繪工程資料的再利用。
2.管理手段效率低。初期的測(cè)繪工程檔案管理主要是采用的手工管理模式，檔案管理手段采用的是臺(tái)賬式操作；檔案資料的查詢體系以人工查詢?yōu)橹鳌＿@種管理模式，制約了對(duì)檔案資料的查詢頻率，使得檔案資料的再利用率非常低，信息資料保存的價(jià)值得不到充分發(fā)揮。
3.數(shù)據(jù)管理混亂。早期的測(cè)繪工程檔案的數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，數(shù)據(jù)檔案在進(jìn)行歸檔過程中，沒有一套完善的歸檔制度，沒有嚴(yán)格的歸檔流程規(guī)范可以依循。這種條件下的檔案管理對(duì)檔案材質(zhì)、數(shù)據(jù)翔實(shí)情況、備份種類、保存環(huán)境等都沒有具體的要求，致使在管理過程中出現(xiàn)很多難以應(yīng)對(duì)的問題。
二、測(cè)繪工程檔案信息化管理的必然性
測(cè)繪工程檔案管理是為了更好地實(shí)現(xiàn)信息再利用的功能，其價(jià)值在于更好地為以后的測(cè)繪工程提供可以借鑒的工程信息，從而提高測(cè)繪工作質(zhì)量。因此，做好測(cè)繪工程檔案管理十分重要。
1.測(cè)繪工程信息資源共享的需要。信息化管理是實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)，測(cè)繪檔案管理同樣要實(shí)現(xiàn)信息化管理。信息化管理具有簡單、快捷的優(yōu)點(diǎn)，能夠利用計(jì)算機(jī)快速找到需要的測(cè)繪資料，所以測(cè)繪檔案信息化管理是信息資源共享的需要。
2.計(jì)算機(jī)應(yīng)用推動(dòng)了測(cè)繪工程檔案信息化發(fā)展。計(jì)算機(jī)的普及和推廣，對(duì)測(cè)繪工程檔案信息化發(fā)展起到了推動(dòng)作用。由于測(cè)繪工程工作對(duì)測(cè)繪工程檔案的需求趨向于精細(xì)化，計(jì)算機(jī)能夠滿足檔案管理的需求，因此，計(jì)算機(jī)作為輔助工具，被應(yīng)用到測(cè)繪工程檔案管理中。隨著計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案信息進(jìn)行精細(xì)化管理程度的提高，檔案管理信息化逐步形成。
3.電子介質(zhì)資料保存的需求。測(cè)繪工程資料的材質(zhì)已經(jīng)不僅僅限于紙介質(zhì)，很多測(cè)繪工程資料已以電子文件形式存在，對(duì)這些電子文件進(jìn)行歸檔保存時(shí)，就要有一套完善的信息化管理體系。測(cè)繪工程檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，能夠?qū)﹄娮咏橘|(zhì)的資料進(jìn)行有效保存，對(duì)資料的保持和使用帶來方便。
三、測(cè)繪工程檔案信息化管理有效性措施
1.建立和完善檔案信息化管理系統(tǒng)。第一步，數(shù)字化建設(shè)。測(cè)繪工程信息化建設(shè)的第一步最重要，主要針對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描、數(shù)據(jù)采集等工作，完成數(shù)字化儲(chǔ)存，再建立信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化共享。第二步，標(biāo)準(zhǔn)化管理。隨著檔案管理的發(fā)展，其領(lǐng)域已經(jīng)不再局限于對(duì)現(xiàn)有資料的簡單存儲(chǔ)，而是涉及資料的形成環(huán)節(jié)。測(cè)繪工程資料具有明顯的技術(shù)性特征，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)性要求嚴(yán)格。信息化管理要求檔案管理者要及時(shí)根據(jù)用戶的不同要求，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫資料的補(bǔ)充，然后提供符合標(biāo)準(zhǔn)的電子資料。第三步，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理指的是測(cè)繪工程資料的構(gòu)成、歸納、管理、審定等全過程系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)管理，整個(gè)流程的信息資料整理都要進(jìn)行信息化管理。
2.加強(qiáng)系統(tǒng)功能作用的發(fā)揮。系統(tǒng)功能結(jié)合供應(yīng)類別，從子系統(tǒng)功能框架中可以得到很多資料信息，其中包括查找圖形類別、資料供應(yīng)情況以及測(cè)繪工程結(jié)果的查詢，每一個(gè)子框架下面又包含更小級(jí)別的信息查詢系統(tǒng)。這種框架構(gòu)成，可以為查詢者提供更加翔實(shí)、直觀的資料顯示方式。
3.優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)體系，實(shí)現(xiàn)合理布局。為了使數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更加合理，就要完善數(shù)字檔案的存儲(chǔ)體系。測(cè)繪工程檔案信息化管理數(shù)字儲(chǔ)存可以分成三大類：第一類是磁帶庫，它的特點(diǎn)是可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，并且傳輸速度較快，但是缺點(diǎn)是花費(fèi)較高，并且對(duì)保持條件要求較高，容易損壞，需要人工定期檢查進(jìn)行倒帶整理工作；第二類是光盤，它的特點(diǎn)是可以對(duì)離線的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，優(yōu)點(diǎn)是能夠在社會(huì)上進(jìn)行傳播，用戶使用方便，并且具有可靠的性能，缺點(diǎn)是存儲(chǔ)信息量小；第三類是磁盤陣列，它的特點(diǎn)是最高效的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方式，優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)量最大，并且具有高速的傳輸性能，缺點(diǎn)是費(fèi)用較高。這三種存儲(chǔ)方式可以根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇，可以實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)關(guān)系。
隨著信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，測(cè)繪工程檔案中對(duì)電子文件的管理顯得尤為重要。在檔案信息化管理中，不斷提高檔案管理工作的有效性，才能為測(cè)繪工程工作提供有效的資料查詢，才能為社會(huì)提供詳細(xì)快捷的信息服務(wù)。
作者：陳曉燕 單位：吉林省航測(cè)遙感院
