發(fā)布時(shí)間：2022-05-21 05:03:06
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案類論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
摘 要：基于引文內(nèi)容分析的檔案學(xué)高被引論文引用特征研究方法，文章界定三種引用情感類型，實(shí)證研究基于引文內(nèi)容的主題識別和情感類型識別。揭示檔案學(xué)高被引論文反映的引用主題和引用行為動(dòng)機(jī)。
關(guān)鍵詞：引用情感類型分析；檔案學(xué)；高被引論文
1 引言
1927年[1]，引用首次被用來對科研進(jìn)行評價(jià)，經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，引文分析的理論和方法體系逐步健全。然而，隨著研究和實(shí)踐應(yīng)用的深入，引文分析存在的問題也逐漸暴露，如，引用的規(guī)范性、引用動(dòng)機(jī)以及只注重被引頻次而忽視引文內(nèi)容導(dǎo)致的引用不規(guī)范和引文評價(jià)的不科學(xué)等問題[2]。隨著文本挖掘技術(shù)和全文提取技術(shù)的出現(xiàn)，基于引文內(nèi)容分析是引文分析的新方向[3]。引文內(nèi)容分析可以彌補(bǔ)單純以被引頻次數(shù)量評價(jià)的不足，將引文的數(shù)量和質(zhì)量結(jié)合起來，更好地揭示文獻(xiàn)之間的關(guān)聯(lián)性。
雖然國外已經(jīng)有關(guān)于引文內(nèi)容分析的實(shí)證研究，但國內(nèi)基于引文內(nèi)容分析，尤其是基于檔案學(xué)引文內(nèi)容分析的研究目前還不多。鑒于此，本文以檔案學(xué)高被引論文內(nèi)容分析為基礎(chǔ)，深度揭示檔案學(xué)高被引論文反映的引用主題和引用行為動(dòng)機(jī)研究，對于揭示檔案學(xué)引文特征具有意義。
2 數(shù)據(jù)來源
本文以檔案學(xué)高被引論文為樣本，樣本選擇方法為：以CNKI數(shù)據(jù)庫的“中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫”為數(shù)據(jù)源，選擇“檔案學(xué)、檔案事業(yè)”學(xué)科領(lǐng)域，不設(shè)檢索條件加以檢索，檢索結(jié)果按照被引頻次遞減排序，剔除非學(xué)術(shù)文獻(xiàn)和不相關(guān)文獻(xiàn)，得到檔案學(xué)被引頻次最高的前100篇論文。檢索日期截至2013年底。百篇高被引論文分布于18種期刊中，其中《檔案學(xué)通訊》最多，有51篇文章，占總數(shù)的51%。《檔案學(xué)研究》12篇。
3 引文內(nèi)容特征研究
引文內(nèi)容分析指基于引文內(nèi)容層面的語義關(guān)聯(lián)，對引用句或引用上下文的內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)性分析，以揭示被引文獻(xiàn)對施引文獻(xiàn)的作用。目前，相關(guān)研究主要包括引文類型識別、情感傾向分析和引文主題識別。
3.1 引文主題識別研究。引文主題識別是從引文文本抽取代表引文的主題詞，利用主題分布來揭示被引文獻(xiàn)的被引原因以及被引文獻(xiàn)對施引文獻(xiàn)的主要作用或貢獻(xiàn)。
本文主題識別是通過抽取高被引論文的關(guān)鍵詞來實(shí)現(xiàn)。百篇高被引論文共有691個(gè)關(guān)鍵詞，出現(xiàn)頻次大于4的關(guān)鍵詞有34個(gè)，累計(jì)頻次277次，占總頻次的40%。出現(xiàn)頻次最高的檔案工作者19次，檔案管理18次，電子文件17次。
利用共詞分析方法將我國檔案學(xué)高被引論文研究主題分為四個(gè)主題知識群，一是檔案學(xué)基礎(chǔ)研究與檔案事業(yè)，包括來源原則、檔案學(xué)、現(xiàn)行文件、人事檔案、檔案事業(yè)、檔案管理、檔案工作者、紙質(zhì)文件、信息安全、文化、政府信息公開關(guān)鍵詞。二是電子文件和文件運(yùn)動(dòng)理論，包括電子文件管理、電子文件、電子檔案、電子文件歸檔、文件運(yùn)動(dòng)和文件生命周期關(guān)鍵詞。三是檔案信息化與資源開發(fā)利用，包括辦公自動(dòng)化、數(shù)字化、檔案信息化、信息化、數(shù)字檔案館、檔案信息、檔案信息資源、資源開發(fā)、利用、檔案開放利用關(guān)鍵詞。四是檔案工作與檔案館，包括檔案工作、虛擬檔案館、傳統(tǒng)檔案館關(guān)鍵詞。
3.2 引用情感類型研究。引用情感類型識別是通過對施引文獻(xiàn)引用被引文獻(xiàn)的文本內(nèi)容，從引用動(dòng)機(jī)和情感傾向分析挖掘施引文獻(xiàn)作者對被引文獻(xiàn)的觀點(diǎn)、態(tài)度或立場，主要分為肯定、中立和否定三種基本類型。本文以檔案學(xué)高被引論文引用情感傾向識別檔案學(xué)引用情感類型。
本文根據(jù)引用內(nèi)容，將引用情感類型分為三類，正面引用、負(fù)面引用和中性引用。正面引用指施引文獻(xiàn)中對引文的觀點(diǎn)、結(jié)論或方法的肯定和贊同，還包括在引文基礎(chǔ)上展開后繼工作，或者應(yīng)用引文中的理論方法和數(shù)據(jù)以及引用他人的方法或結(jié)論和自己研究進(jìn)行對比等。
負(fù)面引用指施引文獻(xiàn)對引文中的觀點(diǎn)、結(jié)論或方法持否定態(tài)度。多是指有商榷性質(zhì)的文章，或者指出引文研究的不足、缺陷以及目前沒有涉及的而本文將要研究內(nèi)容，主要表述兩篇文章研究的不同。
中性引用指施引文獻(xiàn)對引文內(nèi)容沒有表示贊同或反對觀點(diǎn)，只做內(nèi)容論述和在綜述研究中出現(xiàn)的引用。情感類型界定如表2。
由于百篇檔案學(xué)高被引論文總被引三千多次，涉及施引文獻(xiàn)數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)處理困難，本文采用分層抽樣調(diào)查的方法，保證研究的可行性和科學(xué)性。在上述引文主題類型中，依據(jù)上述主題分類，在四個(gè)主題類團(tuán)中各抽取一篇代表性文獻(xiàn)作為樣本研究。研究樣本的選擇具有代表性：一是涵蓋了所有的研究主題，避免因主題不同而產(chǎn)生引文特征不同；二是選取不同作者，既有業(yè)界權(quán)威，也有不同身份代表，避免權(quán)威效應(yīng)帶來研究偏差；三是不同期刊和年代；四是不同層次的被引頻次。
從上述四篇不同主題的文章被引的情感傾向來看，檔案學(xué)論文多是正面引用，占63%，不含感情色彩的中性引用占35%，只有不到4%的引用是否定性質(zhì)的。說明在多數(shù)情況下，檔案學(xué)界對所引用文獻(xiàn)都是持肯定態(tài)度，或是對引用文獻(xiàn)高度評價(jià)，或是應(yīng)用引用文獻(xiàn)的理論和數(shù)據(jù)，只有極少數(shù)是指出引文不足。
進(jìn)一步分析正面引用大部分是理論應(yīng)用、在別人研究基礎(chǔ)上的進(jìn)一步研究和利用別人的研究理論、數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)證研究，或者是自我對同一問題的深化研究。因此，理論性強(qiáng)的文章正面引用的可能性更大。如裴友泉[4]等在文章中引用“正如《芻議》所說，目前‘信息孤島’、項(xiàng)目資金浪費(fèi)等問題正面臨深化的風(fēng)險(xiǎn)……筆者想說是：《芻議》是篇好文章，不僅較系統(tǒng)地梳理了我國電子文件客觀存在的問題，給人們以警示與反思”表明對引文的正面肯定。
實(shí)踐性的文章和綜述性質(zhì)的文章多是在文章開頭的理論綜述和研究綜述中引用，因此，中性引用的可能性大。如馬海群[5]等在文章中引用“由圖4可見，數(shù)字時(shí)代的檔案信息資源管理已成為2006年～2007年學(xué)者們關(guān)注的研究熱點(diǎn)之一，馮惠玲（2006）從國家戰(zhàn)略的層面上指出：我國電子文件管理戰(zhàn)略應(yīng)借鑒發(fā)達(dá)國家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，走上頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃和集中控制的發(fā)展路徑”表明對引文沒有感情色彩的中性綜述引用。
反面引用的文章很少，說明檔案學(xué)界在理論爭鳴和商榷中不是太活躍，而這僅有的幾篇反面引用也不是對于觀點(diǎn)的否定，只是指出引文和施引文獻(xiàn)研究問題的不同，或者不全面。同時(shí)，理論性的文章由于有觀點(diǎn)表述更有可能反面引用。如安小米[6]在文章中引用“第一篇《電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議》，首次提出了我國電子文件管理國家戰(zhàn)略研究的問題……該文肯定了電子文件管理問題的嚴(yán)重性，但未對什么是電子文件管理國家戰(zhàn)略進(jìn)行明確解釋，由于缺少分析框架，對國外電子文件管理國家戰(zhàn)略的研究有待系統(tǒng)和深入”，文章指出引文的不足和缺陷，進(jìn)而提出本文要研究的內(nèi)容。同時(shí)，學(xué)位論文的引用會(huì)涉及施引文獻(xiàn)對被引文獻(xiàn)的多次引用，主要包括在文獻(xiàn)綜述中的中性引用以及在具體的問題和策略中的正面引用。
4 結(jié)論與展望
本文提出了一種基于引文內(nèi)容分析的高被引論文引用特征研究，并以檔案學(xué)高被引論文為數(shù)據(jù)源，研究了基于引文內(nèi)容的主題識別和情感類型識別。指出檔案學(xué)高被引論文主題既有傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論內(nèi)容的繼續(xù)研究，但更多地已關(guān)注網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下新的理論和應(yīng)用。具體表現(xiàn)為：一是基礎(chǔ)理論和應(yīng)用研究依舊，新的應(yīng)用理論逐漸增多。二是信息化催生的檔案工作新變化，以及基礎(chǔ)理論的應(yīng)用得到拓展。技術(shù)催生電子文件產(chǎn)生、政府信息公開、電子政府、檔案網(wǎng)站的建設(shè)和數(shù)字檔案館等。三是檔案工作為社會(huì)服務(wù)的關(guān)系越來越密切。檔案學(xué)的引用情感類型以正面引用為主，綜述性和實(shí)踐性的文章多是中性引用，而具有商榷性和爭鳴性的反面引用文章很少。
雖然本文從引文內(nèi)容方面研究了高被引論文的引用特征，但也存在局限。一是引文樣本選擇的局限。鑒于數(shù)據(jù)量大，在引文類型研究中，只選擇了每個(gè)主題中的4篇論文進(jìn)行研究。二是引文內(nèi)容分析也只對主題和情感類型進(jìn)行識別，況且主題識別只選擇關(guān)鍵詞，沒有從標(biāo)題、摘要甚至全文信息中提取主題標(biāo)識。未來要在文本挖掘技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)下，進(jìn)行大樣本引文內(nèi)容分析和主題識別。同時(shí)，指出引文內(nèi)容特征還具有學(xué)科特征。
（作者單位：河南師范大學(xué) 來稿日期：2014-04-16）
檔案分類是為了提升工作效率，管理員依據(jù)某一標(biāo)準(zhǔn)，對檔案室內(nèi)的檔案進(jìn)行分類、編排，以便于在需要某一檔案時(shí)能夠準(zhǔn)確迅速的找到其所在之處，減少時(shí)間消耗的一類管理工作。所以管理員可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強(qiáng)檔案分類管理。
一、檔案分類管理現(xiàn)狀及人文精神滲透作用
管理員現(xiàn)代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點(diǎn)是管理員沒有用正確的心態(tài)看待檔案分類管理這件事，所以人們應(yīng)加強(qiáng)管理員的人文精神教育。因?yàn)槿宋木竦臐B透能夠促進(jìn)檔案分類管理工作，加強(qiáng)管理員檔案分類管理素質(zhì)，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節(jié)約檔案尋找的速度及準(zhǔn)確性。
二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑
管理員為了在需要某一檔案時(shí)能夠準(zhǔn)確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強(qiáng)檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：
1.優(yōu)化管理程序細(xì)節(jié)決定成敗。所以管理員需優(yōu)化檔案分類管理，注重其細(xì)節(jié)之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準(zhǔn)確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時(shí)存入計(jì)算機(jī)中。
2.提升檔案分類管理質(zhì)量檔案分類管理是一種繁重?zé)o趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉(zhuǎn)變自己的工作情緒，用認(rèn)真仔細(xì)的態(tài)度對待工作，用專業(yè)知識完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個(gè)方面：①敬業(yè)，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態(tài)度來面對工作；②終身學(xué)習(xí)。活到老學(xué)到老，現(xiàn)代生活在不斷進(jìn)步，人們又學(xué)不完的知識，所以管理員需要保證活到老學(xué)到老的人生態(tài)度，讓自己適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展；③實(shí)事求是。用實(shí)事求是的工作態(tài)度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準(zhǔn)確的找到。
三、結(jié)束語
總而言之，檔案分類管理是一種繁重?zé)o趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉(zhuǎn)變自己的工作情緒，優(yōu)化檔案分類管理，注重其細(xì)節(jié)之處，用認(rèn)真仔細(xì)的態(tài)度對待工作，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透。
作者：蘇龍加甫.于孜曼
各縣（市）區(qū)檔案局、人事局，市直各單位：
根據(jù)《浙江省檔案局關(guān)于2013年度檔案專業(yè)技術(shù)資格評審有關(guān)事項(xiàng)的通知》（浙檔〔2013〕24號）精神，結(jié)合本市實(shí)際情況，現(xiàn)就做好2013年度檔案專業(yè)技術(shù)資格有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、從2013年起，檔案中級專業(yè)技術(shù)資格實(shí)行以考代評，考試相關(guān)規(guī)定按甬人專〔2013〕60號文件執(zhí)行。
二、檔案高級專業(yè)技術(shù)資格申報(bào)工作及有關(guān)事項(xiàng)
（一）申報(bào)范圍和對象
企事業(yè)單位中從事檔案工作的專業(yè)技術(shù)人員，任職資格的資歷計(jì)算到2013年12月底，在此期限內(nèi)已達(dá)到退休年齡的，不列入推薦評審范圍（除已按規(guī)定批準(zhǔn)辦理延長退休手續(xù)外）。
（二）申報(bào)條件
1、申報(bào)高級職務(wù)（副研究館員）的基本條件：
（1）具有較廣博的科學(xué)文化知識，對檔案學(xué)有較深的研究，并有一定水平的論著。具有比較豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠指導(dǎo)檔案專業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)、學(xué)術(shù)研究，解決業(yè)務(wù)中的疑難問題，工作成就顯著。
（2）具有大學(xué)本科以上學(xué)歷；
（3）擔(dān)任館員職務(wù)滿5年以上；
（4）職稱英語B級合格或符合免試條件；（5）計(jì)算機(jī)四個(gè)模塊合格或符合免試條件；
（6）任現(xiàn)職以來的著作、論文在省、部級以上報(bào)刊及會(huì)上發(fā)表或交流2篇以上。
2、破格申報(bào)：對雖不具備規(guī)定學(xué)歷或資歷，但在本職崗位上確有真才實(shí)學(xué)，成績顯著、貢獻(xiàn)突出的檔案專業(yè)技術(shù)人員；專業(yè)技術(shù)水平高，能力強(qiáng)，業(yè)績突出，有培養(yǎng)前途的中青年拔尖檔案專業(yè)人才，符合相關(guān)破格條件，均可破格申報(bào)。
破格申報(bào)高一級檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格的人員，如無特殊原因，其任職年限的提前最多不能超過1年。
既不具備規(guī)定學(xué)歷，又不符合任職年限要求的檔案專業(yè)技術(shù)人員，一般不得提前申報(bào)高一級檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格。
破格申報(bào)高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格的按浙職改辦〔1992〕23號文件執(zhí)行。
3、職稱外語要求。根據(jù)浙人專〔2007〕80號文件規(guī)定，年齡在40周歲以下推薦評審高級檔案專業(yè)職務(wù)的檔案專業(yè)人員，須通過職稱外語相應(yīng)等級的考試。年齡在40周歲以上人員申報(bào)檔案專業(yè)技術(shù)資格的，職稱外語成績不作為必備條件，作為專家評審的參考依據(jù)。
4、計(jì)算機(jī)要求。申報(bào)評審高級專業(yè)技術(shù)資格的人員須獲得4個(gè)科目（模塊）的全國專業(yè)技術(shù)人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考試成績合格證書。根據(jù)浙人發(fā)〔2008〕99號文件最新規(guī)定，凡年滿45周歲人員在申報(bào)專業(yè)技術(shù)資格評審時(shí)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考試不作要求。計(jì)算機(jī)免試條件按浙人專〔2006〕351號文件規(guī)定執(zhí)行。
5、年度考核按甬人職〔1996〕14號文件規(guī)定執(zhí)行。
6、繼續(xù)教育參照甬政辦發(fā)〔2002〕150號文件規(guī)定執(zhí)行。
7、對所有申報(bào)高級資格人員均實(shí)行公示，具體要求按甬人專〔2004〕32號文件執(zhí)行。
（三）推薦評審報(bào)送高級材料
1、材料清單、目錄（打印）2份，其中1份貼在檔案袋上；
2、《專業(yè)技術(shù)資格評審表》一式4份；
3、《推薦高級專業(yè)技術(shù)資格人員情況綜合表》用A3紙一式30份，必須加蓋紅印章；
4、《推薦評審檔案高級技術(shù)資格著作、論文同行專家鑒定表》，填寫單位、姓名、推薦評審檔案專業(yè)職務(wù)、著作論文題目欄一式2份，待專家鑒定后再復(fù)印25份；
5、二寸證件照片1張（近期白底免冠彩色照片，背上寫姓名、身份證號碼，放入一信封內(nèi)）；
上述5項(xiàng)材料不要裝訂。
6、評審對象身份證、學(xué)歷、學(xué)位證書，現(xiàn)專業(yè)技術(shù)資格證書、聘書、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、獲獎(jiǎng)證書等復(fù)印件；
7、職稱外語考試成績合格證書或成績單，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考試合格證書，原件、復(fù)印件各1份，如屬免試人員需填報(bào)《外語免試審核表》或《計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力免試審核表》；
8、從事檔案工作資歷證明、單位性質(zhì)證明；
9、近三年任期考核材料1套；
10、任現(xiàn)職以來的個(gè)人專業(yè)工作總結(jié)一式3份；
11、寧波市高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)材料公示確認(rèn)表1份；
12、專業(yè)技術(shù)資格評審材料真實(shí)性保證書1份；
上述7（6—12）項(xiàng)材料需按順序裝訂成冊、編制目錄。
13、選擇有代表性的論文、著作2篇，各復(fù)印3份（需復(fù)印出雜志或著作封面、刊號、目錄、所寫文章），并提供原件1套，經(jīng)同行具有高級技術(shù)資格的專家評價(jià)、鑒定。
（四）報(bào)送材料注意事項(xiàng)
1、報(bào)送的材料需真實(shí)填寫，書寫清楚、完整，具體反映申報(bào)對象的學(xué)術(shù)水平、專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)能力和工作實(shí)績，各單位、各部門要嚴(yán)把資格審查關(guān)，有關(guān)證明材料需提供原件，提供復(fù)印件的需由經(jīng)辦人員和人事主管部門簽字、蓋章。縣（市）、區(qū)單位申報(bào)人員的材料須經(jīng)當(dāng)?shù)厝耸虏块T審核，市屬單位申報(bào)人員的材料須經(jīng)主管部門審核。申報(bào)對象要對本人申報(bào)材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)，并在《專業(yè)技術(shù)任職資格評審材料真實(shí)性保證書》上簽字。對在申報(bào)過程中有弄虛作假行為的人員，從評審次年起3年內(nèi)不得申報(bào)高一級專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格，已參加評審取得資格的取消其評審結(jié)果。
2、破格申報(bào)者，需在《綜合表》“單位推薦意見”一欄中寫明“破格推薦”，并注明所符合的破格條件。
3、《綜合表》“論文論著（譯著）”一欄需寫明發(fā)表刊物或出版社名稱、刊號及刊期、作者排名，備注可根據(jù)需要而填。
4、專業(yè)工作總結(jié)，重點(diǎn)寫明本人任現(xiàn)職以來的工作業(yè)績和學(xué)術(shù)水平。專業(yè)工作總結(jié)須經(jīng)所在單位人事部門審核，簽署意見并加蓋公章。
5、報(bào)送材料由本人或呈報(bào)單位自留底稿，除《專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表》外，其他材料一般不退。
（五）材料報(bào)送時(shí)間、地點(diǎn)
材料報(bào)送截止日期為2013年8月15日，逾期不予受理。報(bào)送地點(diǎn)為寧波市檔案局辦公室，地址：解放北路91號，市政府北大院市檔案館大樓4樓。
（六）推薦評審相關(guān)費(fèi)用
按照有關(guān)規(guī)定收取推薦評審費(fèi)每人430元，費(fèi)用在報(bào)送材料時(shí)交納。
（七）所需表格可通過“浙江檔案網(wǎng)”下載。
會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)、團(tuán)體在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等作為歷史記錄保存起來的會(huì)計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料,是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查的依據(jù),是國家檔案的重要組成部分。因此,早在1984年6月1日國家財(cái)政局和國家檔案局就已經(jīng)頒布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,統(tǒng)一了各行業(yè)各單位會(huì)計(jì)檔案的管理制度,但是并沒有明確各單位可以采取的分類方法。1998年國家財(cái)政部和檔案局又對該管理辦法內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行了恰當(dāng)?shù)男薷?但也沒有對分類方法作任何規(guī)定。在歸檔時(shí)的實(shí)際操作以及日后的利用過程中,會(huì)計(jì)檔案的分類方法具有舉足輕重的作用,它有一定的適應(yīng)范圍和特定的要求。因而,筆者在調(diào)查和分析了各種分類方法的利弊之后,結(jié)合本單位實(shí)際執(zhí)行的會(huì)計(jì)檔案分類方法,試圖把它的利弊與大家一起探討。
一、幾種常用的會(huì)計(jì)檔案分類方法的適用范圍及其利弊
1、年度———形式(名稱)———保管期限分類法
這種分類法,就是把一個(gè)單位形成的會(huì)計(jì)檔案,首先按年度分再把一個(gè)年度的會(huì)計(jì)檔案按報(bào)表、帳簿、憑證等三種形式分為三大類(有些單位把工資表列為第四類),然后,在三大類各類內(nèi)按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列,一年編一個(gè)案卷流水號,如下表所示:這種分類方法適用于一般單位預(yù)算會(huì)計(jì)、企業(yè)會(huì)計(jì)和建設(shè)銀行會(huì)計(jì),它參照了文書檔案的方式,先分年度,同年度檔案按保管期限分開,同一保管期限里再分形式,比較簡單易行,分類與保管統(tǒng)一,便于以后銷毀工作的開展,也細(xì)列了各種形式檔案的保管期限,避免了一刀切,適合于各類會(huì)計(jì)檔案都比較多而且保管期限不同的單位使用。但是由于每一種形式如憑證或帳簿都得先分保管期限,增大了工作量,特別是同一形式的檔案在分保管期限時(shí)存在著一些不確定的因素,因而不利于查閱利用。
2、年度———組織機(jī)構(gòu)———形式(名稱)———保管期限分類法
即把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)核算材料按文檔單位內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)分開,然后在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)再將報(bào)表、帳簿、憑證按保管期限分別組成保管單位,如下表所示:這種方法適用于各級財(cái)政主管機(jī)關(guān)、各級總預(yù)算會(huì)計(jì)單位。單位內(nèi)部各部門形成的會(huì)計(jì)檔案按保管期限排列,各部門之間的排列順序每年應(yīng)保持一致,這種分類方法便于檔案的整理和查找利用。但是其弊端也是顯而易見的,一方面因?yàn)椴煌９芷谙薜臋n案編號是連續(xù)的,某部分檔案到了銷毀期限時(shí),另一部分檔案仍未到銷毀期限,按規(guī)定銷毀則會(huì)造成案卷號的不連續(xù)。另一方面是組織機(jī)構(gòu)撤銷合并或增加時(shí)都會(huì)造成組織機(jī)構(gòu)的不穩(wěn)定性,或者名稱不一致,都會(huì)給檔案管理耆和查閱者帶來不便。
3、年度———會(huì)計(jì)類型———形式(名稱)———保管期限分類法
即把一個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案,首先按年度分開,再把一個(gè)年度的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)類型分設(shè)屬類,然后將同一屬類的會(huì)計(jì)檔案按報(bào)表、帳簿、憑證順序結(jié)合保管期限進(jìn)行排列。如下表所示:這種分類方法只適用于有特定會(huì)計(jì)類型(比如稅務(wù)機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案)的單位,適用范圍比較窄,一般企業(yè)事業(yè)機(jī)關(guān)等單位都不采用這種方法。它強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)類型,很簡單明了,查找方便,但是同樣存在上面所提到的銷毀部分檔案后會(huì)造成案卷號不連續(xù)的問題。
4、形式(名稱)———組織機(jī)構(gòu)———年度———保管期限分類法
即把一個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案首先按形式分開,再把同一種形式的會(huì)計(jì)檔案按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分設(shè)屬類,然后將同一屬類的會(huì)計(jì)檔案按年度結(jié)合保管期限進(jìn)行排列,每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的憑證(或報(bào)表或帳簿)都從1開始排卷號。如下表所示:這種分類方法和排列先分形式,再分組織機(jī)構(gòu)與年度,適合于一般企業(yè)事業(yè)單位會(huì)計(jì),它有一定的適用范圍,那就是單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)(如分公司、分院、分校等)較多且相對獨(dú)立核算,但它們所形成的同一種形式會(huì)計(jì)檔案的保管期限基本一致,所形成的檔案數(shù)量不會(huì)太多。這種方法操作起來比較復(fù)雜(單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)比較少的時(shí)候歸檔工作相對簡單一些),檔案工作人員和財(cái)務(wù)人員要很熟悉本單位的檔案形成過程,但是便于查找,便于案卷號的排列,銷毀檔案也很有條理,避免了鑒定時(shí)的失誤。筆者在調(diào)查過程中,發(fā)現(xiàn)還有一部分單位采用別的分類方法,但并不具有代表性,因而不作詳細(xì)闡述。
二、各單位選用會(huì)計(jì)檔案分類方法的原則
綜上所述,任何一種檔案的分類方法必定有利有弊,在選用時(shí),應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況,盡量揚(yáng)長避短,利于操作,把不利因素降到最低。要做到這一點(diǎn),應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)原則:
1、遵循單位會(huì)計(jì)檔案形成的自然規(guī)律,盡量使其保管期限的劃分和形式、屬類的設(shè)置等科學(xué)化。
2、從實(shí)際出發(fā),充分考慮檔案整理、裝訂和查閱利用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的便利性和可操作性(即可行性)。
3、無論采用哪種分類方法,還是改用哪種分類方法,都應(yīng)保持歷史的聯(lián)系以及保持一定的穩(wěn)定性。
三、結(jié)束語
會(huì)計(jì)檔案的分類牽涉到檔案的整理、查閱利用以及銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié),因而應(yīng)該審慎選擇,為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理打好基礎(chǔ)。
在檔案行政監(jiān)督檢查實(shí)踐中，由于執(zhí)法人員對法律規(guī)定理解存在誤差和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，往往會(huì)造成檔案行政監(jiān)督檢查具體行政行為的無效和錯(cuò)誤，進(jìn)而影響檔案行政執(zhí)法整體工作開展。本文試圖結(jié)合檔案行政監(jiān)督檢查實(shí)踐中的一些具體案例進(jìn)行分類評析，以期引導(dǎo)檔案行政監(jiān)督檢查依法依程序健康開展。
1行政執(zhí)法主體方面的案例
案例一：案例描述：某縣檔案局在年終工作總結(jié)中寫道：一年來，為落實(shí)《檔案法》及其實(shí)施辦法、《河南省檔案工作條例》，促進(jìn)全縣檔案事業(yè)的健康發(fā)展，我局先后聯(lián)合縣委辦公室、縣人大辦公室等部門，組成檔案行政監(jiān)督檢查組，對全縣的檔案管理情況進(jìn)行了2次聯(lián)合檢查，共查處檔案違法行為18起，并對7起較為嚴(yán)重的檔案違法行為下發(fā)了《責(zé)令限期改正通知書》，及時(shí)糾正了個(gè)別單位在檔案管理中的違法行為，有力地促進(jìn)了全縣檔案事業(yè)的健康發(fā)展。存在問題：縣委辦公室、縣人大辦公室是檔案行政監(jiān)督檢查的主體嗎？案例評析：依據(jù)我國法律規(guī)定，行政執(zhí)法必須由行政執(zhí)法主體來執(zhí)行。那么，何為行政執(zhí)法主體呢？根據(jù)行政法學(xué)原理，所謂行政執(zhí)法主體，是指依法成立并享有國家行政執(zhí)法權(quán)力，能以自己的名義從事行政執(zhí)法活動(dòng)，能獨(dú)立承擔(dān)由此而產(chǎn)生的法律后果的機(jī)關(guān)或者組織。國務(wù)院印發(fā)的《全面推進(jìn)依法行政實(shí)施綱要》（以下簡稱《綱要》）將此類機(jī)關(guān)和組織分為三類：一是行政機(jī)關(guān)；二是經(jīng)法律、法規(guī)授權(quán)的非行政機(jī)關(guān)的組織；三是經(jīng)行政機(jī)關(guān)委托的非行政機(jī)關(guān)的組織。《綱要》明確提出，要建立健全行政執(zhí)法主體資格制度，行政執(zhí)法由行政機(jī)關(guān)在法定職權(quán)范圍內(nèi)實(shí)施，非行政機(jī)關(guān)的組織未經(jīng)法律、法規(guī)授權(quán)或者行政機(jī)關(guān)的委托，不得行使行政執(zhí)法權(quán)。本案例中，某縣檔案局聯(lián)合縣委辦公室、縣人大辦公室組成檔案行政監(jiān)督檢查組，查處檔案違法行為的具體行政行為，明顯是一種檔案行政執(zhí)法具體行政行為。根據(jù)行政法學(xué)原理和《綱要》要求，上述三個(gè)執(zhí)法主體必須是檔案行政主體，或者必須經(jīng)法律、法規(guī)的授權(quán)。那么，縣委辦公室、縣人大辦公室是否具備上述條件呢？首先看地方人大是否具備上述條件。根據(jù)《地方各級人大組織法》的相關(guān)規(guī)定，地方各級人大是地方的最高權(quán)力機(jī)關(guān)，不是權(quán)力執(zhí)行機(jī)關(guān)，也就是說不是行政主體。雖說其具有保證檔案法律、法規(guī)貫徹執(zhí)行的監(jiān)督職能，但這種監(jiān)督職能是法制監(jiān)督，是對權(quán)力執(zhí)行機(jī)關(guān)的監(jiān)督，不是對具體行政相對人的監(jiān)督，不具有對行政相對人實(shí)施具體行政執(zhí)法行為的資格。再看地方黨委是否具備上述條件。按照我國政治體制原則，地方黨委是地方各項(xiàng)事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，是黨團(tuán)組織，其領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)主要是方針政策、組織上的領(lǐng)導(dǎo)，并不是行政主體，也不具備法律、法規(guī)所規(guī)定的行政執(zhí)法主體資格。綜上所述，地方黨委、人大既不是檔案行政管理的行政主體，也不是法律、法規(guī)授權(quán)進(jìn)行檔案行政執(zhí)法的執(zhí)法主體。案例中，縣委辦公室、縣人大辦公室是縣委、縣人大的內(nèi)部協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，其機(jī)構(gòu)性質(zhì)從屬于縣委、縣人大，自然也不是檔案行政執(zhí)法的主體，不具備檔案行政執(zhí)法的主體資格。其直接參與檔案行政監(jiān)督檢查的做法，是與法律的規(guī)定和《綱要》的要求相背離的，是一種無效的行為。
案例二：案例描述：2006年7月，某縣檔案局法制科電話通知所轄各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，為加強(qiáng)汛期檔案安全保管，確保檔案安全度汛，縣檔案局法制科將組織人員對全縣所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室檔案保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查中發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室?guī)旆看嬖诼┯戡F(xiàn)象，當(dāng)即下發(fā)了《責(zé)令限期改正通知書》，要求這兩個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在15天內(nèi)改善庫房保管條件，確保檔案安全，并將整改情況書面報(bào)檔案局法制科。《責(zé)令限期改正通知書》落款是某縣檔案局法制科，并加蓋了某縣檔案局的公章。存在問題：某縣檔案局法制科是檔案行政監(jiān)督檢查的主體嗎？案例評析：按照行政法學(xué)理論和法律、法規(guī)規(guī)定，行政機(jī)關(guān)必須依法設(shè)定，是重要的行政主體，代表國家或地方獨(dú)立進(jìn)行行政管理。行政機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)是行政機(jī)關(guān)的內(nèi)部組成部分，雖然具體履行著行政機(jī)關(guān)的職能，但其并不是行政主體，沒有對外的行政管理權(quán)，也不對外承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。在具體的行政監(jiān)督檢查活動(dòng)中，行政機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)可以代表行政機(jī)關(guān)進(jìn)行執(zhí)法，但只能以行政機(jī)關(guān)的名義進(jìn)行，而不能以內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)自己的名義擅自作出。由此可見，行政機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)非經(jīng)法律、法規(guī)的授權(quán)，是不具有行政執(zhí)法主體資格的。本案例中，某縣檔案局法制科制發(fā)的《責(zé)令限期改正通知書》雖然蓋的是檔案局的公章，但其電話通知、《責(zé)令限期改正通知書》落款均是法制科，應(yīng)視為此次行政監(jiān)督檢查是法制科以自己的名義做出的具體行政行為。而法制科是檔案局的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，按照法律、法規(guī)的規(guī)定，依法不具有對外進(jìn)行檔案行政監(jiān)督檢查的職權(quán)，也不具有進(jìn)行檔案行政監(jiān)督檢查的主體資格，因此，某縣檔案局法制科以自己名義進(jìn)行的檔案行政監(jiān)督檢查和制發(fā)的《責(zé)令限期改正通知書》，是違法的行政行為和無效的執(zhí)法文書。
2行政執(zhí)法人員方面的案例
案例三：案例描述：河南省某縣檔案局、館合署辦公，是縣委、縣政府直屬的文化事業(yè)單位，履行全縣檔案事務(wù)的行政管理和全縣檔案的安全保管雙重職能。局館共有工作人員13名。其中，只有甲、乙、丙三人通過考試取得了行政執(zhí)法資格，擁有省人民政府統(tǒng)一頒發(fā)的《行政執(zhí)法證》。在每年例行的檔案行政監(jiān)督檢查中，該縣檔案局一直采取由甲、乙、丙三人分別帶隊(duì)，另外調(diào)配其他三名工作人員，組成三個(gè)監(jiān)督檢查組（每組兩人）的形式開展檔案行政監(jiān)督檢查工作。存在問題：其他三名工作人員參加行政監(jiān)督檢查組合法嗎？案例評析：根據(jù)行政法學(xué)原理，行政執(zhí)法工作必須由具有行政執(zhí)法資格的工作人員來履行，不具備行政執(zhí)法資格的人員不得從事行政執(zhí)法工作。河南省《〈行政執(zhí)法條例〉實(shí)施辦法》（以下簡稱《辦法》）規(guī)定，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定對行政執(zhí)法人員進(jìn)行培訓(xùn)，定期考核，經(jīng)考核不合格者不得上崗執(zhí)法。經(jīng)考試和考核合格，取得《河南省行政執(zhí)法證》的，方可上崗執(zhí)法；未經(jīng)執(zhí)法培訓(xùn)或者經(jīng)考試、考核不合格，未取得《河南省行政執(zhí)法證》的，不得上崗執(zhí)法。而河南省人民政府《關(guān)于實(shí)行持證上崗亮證執(zhí)法的通告》（以下簡稱《通告》）則更明確地規(guī)定，《執(zhí)法證》是行政執(zhí)法人員行使執(zhí)法權(quán)的資格證明。未依法取得《執(zhí)法證》的，無權(quán)從事行政執(zhí)法工作。從上述行政法學(xué)原理和河南省的地方法規(guī)、規(guī)章規(guī)定看，行政執(zhí)法是一種職務(wù)行為，只有具備行政執(zhí)法資格的工作人員，才可以進(jìn)行行政執(zhí)法活動(dòng)。不具備行政執(zhí)法資格的工作人員從事行政執(zhí)法工作，則是一種不合法的職務(wù)行為，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)令禁止。本案例中，另外調(diào)配的其他三名工作人員與具備行政執(zhí)法資格的甲、乙、丙三人搭配，組成檔案行政監(jiān)督檢查組，雖然符合每次檔案行政監(jiān)督檢查不得少于兩人的規(guī)定，但是，另外調(diào)配的其他三名工作人員既沒有接受過行政執(zhí)法培訓(xùn)，也沒有取得《辦法》規(guī)定的行政執(zhí)法資格和《河南省行政執(zhí)法證》，按照該省《通告》的規(guī)定，另外調(diào)配的其他三名工作人員是不具備從事行政執(zhí)法資格的人員，無權(quán)在其轄區(qū)內(nèi)從事檔案行政監(jiān)督檢查工作。由此可以看出，某縣檔案局由甲、乙、丙與不具備行政執(zhí)法資格的其他三名工作人員組成檔案行政監(jiān)督檢查組的做法是錯(cuò)誤的。
3檔案行政相對人適格方面的案例
案例四：案例描述：某縣檔案局在例行檔案行政監(jiān)督檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)人民銀行某縣支行1992年～2000年的文書檔案沒有依法向該縣檔案館移交。該支行不移交檔案的理由是：人民銀行是金融特殊行業(yè)，實(shí)行行業(yè)垂直管理，保密性強(qiáng)，按照上級規(guī)定，其檔案不移交當(dāng)?shù)貦n案館。監(jiān)督檢查人員要求該支行提供不移交檔案的上級行文件規(guī)定。該支行提供不出具體文件。監(jiān)督檢查人員合議后認(rèn)為：該支行提出的不移交理由不成立。按照《檔案館通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，該支行的文書檔案屬于向該縣檔案館移交范圍內(nèi)的檔案，應(yīng)當(dāng)依法按時(shí)移交。責(zé)令該支行立即糾正錯(cuò)誤做法，并據(jù)此下達(dá)了《責(zé)令限期改正通知書》。《責(zé)令限期改正通知書》中寫道：人民銀行××縣支行檔案室：2013年9月13日上午10點(diǎn)，我局對貴檔案室進(jìn)行了例行監(jiān)督檢查，經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)，貴檔案室保管的1992年～2000年的文書檔案沒有依法向××縣檔案館移交（具體案卷情況見《清查檔案清單》），此行為違反了《檔案館通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，特責(zé)令貴檔案室在一個(gè)月內(nèi)（2013年9月13日～2013年10月13日）糾正違法行為，依法向××縣檔案館移交附件《清查檔案清單》中的檔案，并將整改情況書面報(bào)××縣檔案局。人民銀行××縣支行接《責(zé)令限期改正通知書》后，經(jīng)請示其上級行鄭州分行和濟(jì)南中心行后，按時(shí)移交了應(yīng)移交的檔案。存在問題：某縣支行檔案室是檔案行政管理機(jī)關(guān)的行政相對人嗎？
案例評析：行政主體和行政相對人是構(gòu)成行政法律關(guān)系的主體，雙方相互作用，促使行政法律關(guān)系的產(chǎn)生、變更和消滅。基于行政法律設(shè)定條件的行政關(guān)系主體，是一種相對穩(wěn)定和平衡的法律關(guān)系。只有當(dāng)行政主體就是法律所規(guī)定的對行政相對人發(fā)生作用的“那個(gè)”行政主體，行政相對人是法律所規(guī)定的行政主體必須針對的“那個(gè)”行政相對人時(shí)，行政法律關(guān)系才能實(shí)現(xiàn)相對的穩(wěn)定。行政相對人包括個(gè)人或組織，在行政法律關(guān)系中，行政相對人與行政主體相對應(yīng)而存在，是行政法律關(guān)系中的重要“一極”。如果一個(gè)行政法律關(guān)系中的所謂“行政相對人”并不是法律所規(guī)定的行政主體可以或者必須針對的當(dāng)事人，則這個(gè)行政法律關(guān)系就可能立即崩潰。換句話說，就是行政執(zhí)法中，行政主體找錯(cuò)了對象，雖然也在行政主體與錯(cuò)誤的對象之間產(chǎn)生了行政法律關(guān)系，但這種行政法律關(guān)系的穩(wěn)定性卻是無法保證的。如果行政執(zhí)法中張冠李戴，就意味著對行政相對人主體的認(rèn)定不合法律規(guī)定，意味著整個(gè)行政執(zhí)法行為認(rèn)定事實(shí)不清，屬于違法行為。《中華人民共和國檔案法》第六條第二款規(guī)定：縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。由此可以看出，基于《檔案法》基礎(chǔ)上的檔案行政法律關(guān)系，其檔案行政主體是各級人民政府的檔案行政管理部門，其行政相對人是本行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織。具體到本案例中，檔案行政監(jiān)督檢查的主體是某縣檔案局，其針對的“行政相對人”應(yīng)該是人行某縣支行，而不是人行某縣支行檔案室。人行某縣支行檔案室作為該行的內(nèi)設(shè)職能機(jī)構(gòu)，可以代表該行行使其一定的職能活動(dòng)，但不具有機(jī)構(gòu)法人地位，不能成為某縣檔案局檔案行政監(jiān)督檢查的“行政相對人”。其職能活動(dòng)當(dāng)中產(chǎn)生的法律責(zé)任只能由具備機(jī)構(gòu)法人資格的人行某縣支行承擔(dān)。案例中，某縣檔案局監(jiān)督檢查人員制作的《責(zé)令限期改正通知書》，將人行某縣支行檔案室認(rèn)定為“行政相對人”的做法，屬于張冠李戴，認(rèn)定事實(shí)不清的違法行為。
4行政執(zhí)法程序方面的案例
案例五：案例描述：2009年6月20日，河南某縣檔案局行政執(zhí)法人員張某、劉某到所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)督檢查2008年文件歸檔情況。張某、劉某來到C鎮(zhèn)時(shí)，負(fù)責(zé)C鎮(zhèn)檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)鎮(zhèn)黨委辦公室主任吳某接待了他們。執(zhí)法人員張某與吳某相互認(rèn)識，雙方相互寒暄后，吳某向張某、劉某介紹了該鎮(zhèn)2008年文件歸檔的大致情況。隨后，吳某陪同張某、劉某對該鎮(zhèn)檔案室2008年文件歸檔情況進(jìn)行了現(xiàn)場檢查。檢查中發(fā)現(xiàn)，該鎮(zhèn)文件歸檔不全，缺少2008年的《干部職工統(tǒng)計(jì)年報(bào)》、《黨員統(tǒng)計(jì)年報(bào)》、黨委會(huì)議記錄等應(yīng)歸檔的文件材料。現(xiàn)場檢查結(jié)束后，張某、劉某向吳某和檔案員通報(bào)了現(xiàn)場檢查情況，要求將缺少的《干部職工統(tǒng)計(jì)年報(bào)》、《黨員統(tǒng)計(jì)年報(bào)》、黨委會(huì)議記錄等應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，及時(shí)歸檔。存在問題：張某、劉某進(jìn)行的此次監(jiān)督檢查程序是否完善？
案例評析：行政執(zhí)法程序是指行政執(zhí)法的管轄、過程、步驟、順序、時(shí)限、方式等內(nèi)容和環(huán)節(jié)的總稱。程序正當(dāng)是依法治國對行政機(jī)關(guān)依法行政提出的最基本要求。其主要作用是：規(guī)范行政執(zhí)法行為，防止行政執(zhí)法的隨意性；保障行政相對人參與國家行政管理，監(jiān)督和制約行政機(jī)關(guān)依法辦事；協(xié)調(diào)行政機(jī)關(guān)和行政相對人的關(guān)系，達(dá)到消除對立情結(jié)、構(gòu)建和諧社會(huì)的目的。雖然我國還沒有制定一部完整的行政執(zhí)法程序法律，但各單行法律、法規(guī)和規(guī)章中對行政執(zhí)法的程序性規(guī)定，無疑是行政執(zhí)法中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守的原則。行政法學(xué)原理將各單行法律、法規(guī)和規(guī)章中有關(guān)程序性的規(guī)定歸納為以下幾種：一是執(zhí)法公開制度；二是表明身份制度，三是告知制度；四是聽取陳述和申辯制度；五是聽證制度；六是回避制度；七是時(shí)效制度；八是說明理由制度；九是調(diào)查取證制度；十是行政執(zhí)法文書制度。在具體的行政執(zhí)法實(shí)踐中，行政機(jī)關(guān)和行政執(zhí)法人員必須按照相關(guān)單行法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的執(zhí)法程序進(jìn)行執(zhí)法活動(dòng)，否則，就會(huì)造成執(zhí)法程序違法，承擔(dān)因程序違法而造成的法律后果。本案例中，張某、劉某進(jìn)行的此次監(jiān)督檢查違反了表明身份的程序規(guī)定。按照行政法學(xué)原理，出示證件，表明身份是行政執(zhí)法的重要環(huán)節(jié)和步驟，凡是與行政相對人直接打交道的行政執(zhí)法活動(dòng)，都要遵守、不得省略。不出示證件表明身份的，屬程序違法，行政相對人有權(quán)拒絕。河南省人民政府《關(guān)于實(shí)行持證上崗亮證執(zhí)法的通告》也規(guī)定：《執(zhí)法證》是行政執(zhí)法人員行使執(zhí)法權(quán)的資格證明。行政執(zhí)法人員開展行政執(zhí)法工作，必須向公民、法人或其他組織出示《執(zhí)法證》，以表明身份。不出示《執(zhí)法證》表明身份的，屬于行政執(zhí)法程序違法的行為，公民、法人或其他組織有權(quán)拒絕，并有權(quán)向縣級以上人民政府法制機(jī)構(gòu)投訴，也可以向人民法院起訴。案例中，雖然張某與吳某相互認(rèn)識，也不能違反法律、法規(guī)和規(guī)章所規(guī)定的程序，否則，一旦有不良后果出現(xiàn)，就會(huì)造成此次檔案行政監(jiān)督檢查行為程序違法，使檔案局陷入被動(dòng)局面。此外，該案例中，張某、劉某進(jìn)行的此次行政監(jiān)督檢查，沒有制作《現(xiàn)場監(jiān)督檢查記錄》，沒有將C鎮(zhèn)文件歸檔不齊全的違法事實(shí)記錄固定下來，也是一種不符合行政執(zhí)法程序的違法行為。
5行政執(zhí)法文書方面的案例
案例六：案例描述：某縣檔案局在對該縣林業(yè)局進(jìn)行例行監(jiān)督檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，有3卷涉及機(jī)構(gòu)編制、干部職工年報(bào)、花名冊的永久卷不知去向，查閱該局《檔案借閱登記本》，也沒有此3卷檔案的借閱登記記錄。詢問檔案員時(shí)，檔案員也說不出檔案的確切去向。據(jù)此，某縣檔案局當(dāng)即對林業(yè)局下發(fā)了《責(zé)令限期改正通知書》，要求該林業(yè)局在15天內(nèi)追查出檔案的去向，并將追查結(jié)果書面報(bào)告縣檔案局。逾期不報(bào)追查結(jié)果，將立案查處，追究有關(guān)人員的行政責(zé)任。在規(guī)定的整改期限內(nèi)，該林業(yè)局書面答復(fù)稱：去向不明的3卷永久檔案，系該局會(huì)計(jì)在辦理局機(jī)關(guān)人員工資調(diào)整時(shí)借出，遺忘在了縣財(cái)政局工資福利股，現(xiàn)已收回，并對相關(guān)人員進(jìn)行了批評教育。存在問題：此次行政監(jiān)督檢查的執(zhí)法文書完善嗎？案例評析：行政執(zhí)法文書是行政機(jī)關(guān)在行政執(zhí)法活動(dòng)中制作的，用以記載和證實(shí)行政執(zhí)法過程的各種材料，是記錄行政執(zhí)法過程情況、認(rèn)定事實(shí)、內(nèi)容的法律文書載體。根據(jù)行政法學(xué)原理，在具體的行政執(zhí)法活動(dòng)中，有些具體的違法事實(shí)，在沒有書證、實(shí)物、影像的情況下，必須通過制作相應(yīng)的行政執(zhí)法文書，來記載違法事實(shí)的情況，使違法事實(shí)得以固定，以支撐行政執(zhí)法后續(xù)行政處理的開展。制作行政執(zhí)法文書，也是行政執(zhí)法程序不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只有完備的行政執(zhí)法文書，行政執(zhí)法的過程才能完善，才能善始善終。
本案例中，檔案行政監(jiān)督檢查人員在發(fā)現(xiàn)林業(yè)局3卷永久檔案去向不明時(shí)，通過查看《檔案借閱登記本》，詢問檔案員，下發(fā)《責(zé)令限期改正通知書》的執(zhí)法過程是完整的。但是，從整個(gè)行政監(jiān)督檢查的程序來看，此次監(jiān)督檢查還需要兩個(gè)執(zhí)法文書來支撐。一是制作《現(xiàn)場檢查記錄》，將林業(yè)局3卷永久檔案去向不明的違法事實(shí)記錄固定下來，作為林業(yè)局違反檔案法律、法規(guī)的證據(jù)，以支撐下發(fā)《責(zé)令限期改正通知書》的必要性；二是制作《詢問筆錄》，將對檔案員的詢問用文字記錄的方式記錄下來，與《現(xiàn)場檢查記錄》形成一條完整的證據(jù)鏈，用以證明林業(yè)局3卷永久檔案去向不明的法律證據(jù)，確保此次行政監(jiān)督檢查程序的完整。程序合法，是對檔案行政監(jiān)督檢查的最基本要求，也是衡量檔案行政管理機(jī)關(guān)是否依法行政的重要指標(biāo)。案例中，檔案行政監(jiān)督檢查人員不依法制作行政執(zhí)法文書的做法，雖然沒有對此次行政監(jiān)督檢查造成一定的不良后果，但并不是說這種錯(cuò)誤做法導(dǎo)致的嚴(yán)重后果每次都能幸免。因此，這種現(xiàn)象必須引起檔案行政監(jiān)督檢查人員的高度重視，做到依法行政，依程序執(zhí)法。
作者：劉子芳 單位：許昌縣檔案局
一、檔案管理中的文檔分類技術(shù)應(yīng)用方法
文檔分類，或者稱之為自動(dòng)地指派語意上的類別予以由自然語言所構(gòu)成的文檔，是目前常用來管理檔案信息的一種方法。歸納式的文檔分類希望從一些事先標(biāo)定的文檔集里推導(dǎo)出一個(gè)分類的準(zhǔn)則，此后可以正確地應(yīng)用此分類準(zhǔn)則來對未知的新文檔做分類。
一是二元（Binary）設(shè)定法。二元設(shè)定法是最簡單，也是學(xué)習(xí)型問題（LearningProblem）里最重要的設(shè)定公式。其它復(fù)雜的設(shè)定法都可以通過一定的簡化步驟，退化為二元設(shè)定法的公式。在二元設(shè)定法里，只存在兩種類別標(biāo)簽。例如在檔案信息檢索（InformationRetrieval）的應(yīng)用問題里，此兩種類別標(biāo)簽可以被標(biāo)定為“相關(guān)”或者是“不相關(guān)”這兩大類。同樣的，在電子檔案的分類應(yīng)用里，可以將接收的電子檔案區(qū)隔為“垃圾文檔”與“非垃圾文檔”這兩大類。這代表類別標(biāo)簽的值只能有兩種可能的值，為了符號定義的方便，這兩種可能的值設(shè)定為-1與1。
二是多類別（Multi-Class）設(shè)定法。有些分類的問題牽涉兩類以上的分類法。例如一個(gè)電子文檔派送程序，它負(fù)責(zé)判斷是否將所有接收到的電子文檔轉(zhuǎn)發(fā)給十位中層管理人員。這代表類別標(biāo)簽可以是十個(gè)（更廣義的說法為l）同的值。
三是多標(biāo)簽（Multi-Label）設(shè)定法。絕大多數(shù)文檔分類的問題落在該設(shè)定法內(nèi)。它和多類別設(shè)定法不同之處在于類別標(biāo)簽和文檔之間不是一對一的對應(yīng)關(guān)系。相反地，每一個(gè)文檔都可以落在多個(gè)、唯一一個(gè)，甚至是零個(gè)的類別之內(nèi)。例如，當(dāng)檔案的情境為分類新聞報(bào)導(dǎo)時(shí)，每一個(gè)語意上的主題都可以成為某一類別的標(biāo)簽，所以一篇新進(jìn)的新聞報(bào)導(dǎo)可以同時(shí)落在“足球”和“巴西”這兩個(gè)不同的類別之內(nèi)。這類的設(shè)定法可以用一個(gè)多維度的二元向量來代表眾多的類別標(biāo)簽。因?yàn)轭悇e標(biāo)簽已經(jīng)使用單維度的二元向量的方式來表示，分類規(guī)則所產(chǎn)出的結(jié)果也必須是單維度的二元向量。
二、檔案管理中的文檔分類應(yīng)用詞匯
在處理自然語言的問題時(shí)，文檔內(nèi)的上下文脈絡(luò)（Context）會(huì)影響一段文字表達(dá)的意義，同樣的一個(gè)單詞，在不同的句子里可以有不同的意義。在文檔分類的問題里，會(huì)采用不同的方法來表達(dá)文字，根據(jù)不同的需求，可能會(huì)也可能不會(huì)辨別這些不同的相依性和意義。一般而言，根據(jù)文檔分析層級的深度，總共有下列四種不同的表達(dá)法：次詞（Sub-Word）層級；字詞（Word）層級；多詞（Multi-Word）層級；語意（Semantic）層級。在每一個(gè)層級里，最基本的構(gòu)成組件（BuildingBlock）稱之為索引字（IndexTerm）。
一是字詞（Word）層級。在很多的情況之下，單詞是很好的表達(dá)單位，同時(shí)單詞具備很低的模棱兩可性。盡管存在所謂的多義詞，但也假設(shè)其對整體文檔的代表性的沖擊是很小的。事實(shí)上，字詞層級的表達(dá)方式已經(jīng)被證實(shí)在信息檢索與文檔分類的領(lǐng)域里是很有效的。以單詞為基礎(chǔ)的表達(dá)方式的優(yōu)點(diǎn)為簡單和直覺。不考慮邏輯上的結(jié)構(gòu)，使用單詞當(dāng)成是索引字的最小單位可以把一份文檔轉(zhuǎn)化成一連串單詞的組合。同時(shí)我們假設(shè)單詞出現(xiàn)的順序在文檔分類的任務(wù)中是無關(guān)緊要的。
二是次詞（Sub-Word）層級。該層級不使用單詞當(dāng)成是索引字，一個(gè)由n個(gè)字母所構(gòu)成的字串被視為基礎(chǔ)的構(gòu)成組件，這種表示法可以建立相似性的模型，如“computer”和“computers”是不同的單詞。使用這種表示法的優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)可以處理拼字錯(cuò)誤，允許使用者輸入錯(cuò)誤的單詞，經(jīng)由系統(tǒng)比對，自動(dòng)找到類似的單詞。
三是多詞（Multi-Word）層級。借助語言學(xué)上的工具的輔助，大量的文檔可以基于句法（Syntactic）上的結(jié)構(gòu)做深入的分析。在這一個(gè)層級里，索引字通常是參考句法結(jié)構(gòu)的信息所產(chǎn)生的。最常被使用的句法結(jié)構(gòu)之一是“名詞片語”。這種方式通稱為句法片語索引（SyntacticPhraseIndexing）。
四是語意（Semantic）層級。到目前為此，現(xiàn)今既有的信息科技與技術(shù)尚未能做到自動(dòng)化的摘取一份文檔的內(nèi)容所代表的完整語意，并且表達(dá)成可以用以作為數(shù)學(xué)運(yùn)算的形式。但是就某些角度而言，有研究指稱可以使用分類學(xué)以及一些固定字匯的索引語言來取得文檔所代表的語意。網(wǎng)絡(luò)上的Yahoo！分類架構(gòu)就是其中一個(gè)例子。Yahoo！使用階層式的分類樹，用以組成整體的分類結(jié)構(gòu)，接著以人工的方式將網(wǎng)頁分到一至多個(gè)的分類類別里。
作者：盧紅單位：山東電力建設(shè)第三工程公司
檔案建立
建立健全的學(xué)校各類檔案、目的主要在于為學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)，上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對學(xué)校工作作出決定提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對此應(yīng)高度重視，并確定一名副職校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。
檔案資料室由文書（或人事秘書兼）專職（或兼職）管理，按《小學(xué)檔案資料收集范圍細(xì)目》（附后）建立檔案。教導(dǎo)處、總務(wù)處、勤工儉學(xué)辦公室等行政職能部門應(yīng)設(shè)檔案柜，分別明確專職（或兼職）人員具體管理。
全面系統(tǒng)地健立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案，學(xué)校檔案按類以時(shí)間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立，學(xué)生學(xué)籍檔案按屆、按班分類建立。
檔案建立
檔案人員應(yīng)檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案袋，檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。
注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要決定保存期限。
凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否留存。
檔案補(bǔ)充
教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)懲等資料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。
外來文件、函件由文書（或人事秘書）統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后，即立卷歸檔。
校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)教導(dǎo)處、總務(wù)處、勤工減學(xué)辦公室、團(tuán)支部、少先隊(duì)大隊(duì)部應(yīng)將此類文件分類保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸案。
檔案轉(zhuǎn)遞
職工應(yīng)工作調(diào)動(dòng)，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須按上級有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，嚴(yán)密包封，并加蓋密封章，通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料人員仔細(xì)核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
（二）校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損的歸還。
檔案安全保密
檔案資料室門窗要加固要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風(fēng)；嚴(yán)禁吸煙和帶入易燃易爆、易引鼠入室的物品。
檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室，不得外泄檔案中的機(jī)密；檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
一、繪畫類藝術(shù)檔案管理的特點(diǎn)
因?yàn)槔L畫類藝術(shù)檔案類型多樣，分西方繪畫和中式繪畫等等，就需要進(jìn)行分類管理。例如，純圖像形的。也因?yàn)樾螒B(tài)、形式的不同們導(dǎo)致其規(guī)格多樣化，再以多樣化，以及來源多樣化所以就分成了四種類型的檔案進(jìn)行管理，提高管理工作的有效性。
(一)純圖畫和文字檔案的管理特點(diǎn)
以文字為基礎(chǔ)和圖像為基礎(chǔ)的繪畫檔案都是以紙張為載體，所以大多數(shù)的都是歷史較為久遠(yuǎn)的珍貴手稿，這些都是非常具有研究價(jià)值的。針對這樣的情況，就該對紙張和字體墨水的繪畫要特別加以保管，要利用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，進(jìn)行以電子文字、圖像資料為載體，另外好對電子文字、圖像資料進(jìn)行特別備份，做到防止資料遺失的情況出現(xiàn)。
(二)繪畫影音資料管理特點(diǎn)
很多時(shí)繪畫也有一定的影音性，這是因?yàn)樵趧?chuàng)作的時(shí)候結(jié)合了音樂的美感，這樣能使得繪畫更具有藝術(shù)性。影音類的繪畫檔案都要經(jīng)過錄像帶、光盤進(jìn)行錄制，這樣的目的在于防止丟失，另外也要多備份，以便在今后遇到損壞的現(xiàn)象可以及時(shí)的進(jìn)行再造和修復(fù)。
(三)具體實(shí)物繪畫類資料的管理特點(diǎn)
因?yàn)閷?shí)物資料是無法進(jìn)行大量備份的，因?yàn)樵趧?chuàng)作的過程中也就只是創(chuàng)造了了一幅畫。針對于實(shí)物畫的特點(diǎn)要做好對其進(jìn)行日常定期的清潔和維修，并及時(shí)做好相關(guān)的記錄，如畫的大小和尺寸、用色情況、具體的顏色基調(diào)等等，這樣也是確保畫在今后丟失了能夠再造。
二、基于大數(shù)據(jù)背景下對藝術(shù)類檔案進(jìn)行管理
(一)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對繪畫類藝術(shù)檔案進(jìn)行管理
在目前，有的藝術(shù)館的檔案儲(chǔ)藏量已經(jīng)很豐富了，但對藝術(shù)檔案管理的工作來說也是不容馬虎的。所以，必須加強(qiáng)基層藝術(shù)檔案館之間的聯(lián)系和合作，使藝術(shù)檔案館在城市能夠健康的發(fā)展。形成藝術(shù)檔案的完整性要求很高，這是因?yàn)樵S多的檔案文件都經(jīng)歷了漫長的時(shí)間，所以在管理的工作中也造成了極大的不便之處。所以，建立以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代藝術(shù)檔案管理可以起到解決這個(gè)問題的作用。與此同時(shí)，也有效的保護(hù)了人力物理財(cái)力等資源不被浪費(fèi)。形象的說，一個(gè)完整的藝術(shù)文件形成過程，先要經(jīng)發(fā)現(xiàn)，再由中央檔案及時(shí)地通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通知主要監(jiān)管地點(diǎn)收集，組織，最后匯總到中央文件室，形成完整的藝術(shù)文件。
(二)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理
因?yàn)檩d體和信息結(jié)合的特殊性，所以隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和廣泛使用，電子檔案的出現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案工作有很大的幫助和影響。由于其特殊性和載體的豐富性，檔案的電子化顯示出強(qiáng)大的發(fā)展趨勢，由于繪畫藝術(shù)檔案管理更復(fù)雜、難以制作和進(jìn)行歸檔處理都面臨著難題，所以就要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)，使用程序通信應(yīng)用于管理繪畫類藝術(shù)檔案中，具體的操作步驟有以下四個(gè):1、因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的主要條件是存儲(chǔ)和傳輸信息，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字性文件，并將通過互聯(lián)網(wǎng)訪問傳輸?shù)接布校@也是實(shí)現(xiàn)藝術(shù)文件信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化工程的必要條件。對于如何把檔案信息到傳送互聯(lián)網(wǎng)，就必須有一定的輸出口和接收口的鏈接:首先，要具備一個(gè)集合了存儲(chǔ)，管理，整理檔案信息一體的處理器，其次要具備一個(gè)編輯文件信息管理的軟件，這樣方便將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息掃描輸入。另外，在這些基本設(shè)備的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)管理人員操作意識，這樣才能有效的進(jìn)行對繪畫類檔案的管理。最后，要實(shí)現(xiàn)在檔案各個(gè)工作細(xì)節(jié)中使用計(jì)算機(jī)。因?yàn)閺囊欢ǖ沫h(huán)境來講，這樣的好處可以減少工作中的失誤率提高工作效率。另外，政府等部門要能夠及時(shí)的起到重視，因?yàn)橛行n案可能保留了財(cái)政方面的資料，所以對此要進(jìn)行及時(shí)的管理防止丟失。2、目前，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足繪畫藝術(shù)檔案管理的需要。隨著數(shù)字，網(wǎng)絡(luò)和多媒體時(shí)代的到來，繪畫藝術(shù)檔案的管理有了新的需求。首先，要使用數(shù)字視頻編輯設(shè)備進(jìn)行記錄原始的紙質(zhì)檔案，像一些著名的藝術(shù)家的個(gè)人檔案(作品，獎(jiǎng)項(xiàng)，繪畫創(chuàng)作技能等)，再進(jìn)行電子設(shè)備的記錄，并將它們存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)中。這樣做的好處在于有效的保護(hù)和延長了使用檔案的數(shù)據(jù)的時(shí)間，對未來進(jìn)行檔案的研究具有重要的意義。因?yàn)椋囆g(shù)檔案應(yīng)該保存很長時(shí)間，讓更多的人分享它的藝術(shù)美感。3、合理建立專業(yè)的繪畫藝術(shù)檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)各個(gè)繪畫藝術(shù)檔案管理館文化藝術(shù)事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，也在一定程度上使得繪畫藝術(shù)檔案得到了很好的利用。這樣也能使得藝術(shù)信息資源的共享達(dá)到最大限度的利用，增強(qiáng)藝術(shù)檔案的參考作用。4、像平時(shí)所見的各種藝術(shù)團(tuán)體的統(tǒng)計(jì)活動(dòng)，各種單位網(wǎng)絡(luò)的紀(jì)念品登記表，都是通過使用計(jì)算機(jī)繪畫藝術(shù)標(biāo)準(zhǔn)表格設(shè)計(jì)出來的。在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的形式下，用戶可以從網(wǎng)絡(luò)上下載和使用，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。這樣就使得所有繪畫藝術(shù)檔案都能在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，從而建立起繪畫藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫，方便檢索藝術(shù)品檔案，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)文件信息管理。
(三)藝術(shù)類檔案需要實(shí)行專業(yè)化管理
因?yàn)槔L畫藝術(shù)檔案管理工作的特殊性就使得對其的專業(yè)有著嚴(yán)格的業(yè)務(wù)要求。首先，要具備高效的勞動(dòng)力。尤其是信息技術(shù)方面，開始對檔案管理工作人員提出了新的專業(yè)知識要求，也賦予了新的工作內(nèi)容，這都是因?yàn)橥ㄐ偶夹g(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展。要使得藝術(shù)檔案館管理工作具有無限的活力，藝術(shù)檔案館管理人員就要逐步從傳統(tǒng)的檔案收集管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾怼Ｆ浯危瑱n案管理工作人員必須學(xué)習(xí)和更新他們的知識和技能，例如，熟練使用電腦，打印機(jī)，傳真機(jī)等設(shè)備，因?yàn)椋瑱n案管理工作人員不能再依靠原有的知識，經(jīng)驗(yàn)下的傳統(tǒng)模式來管理檔案。只有掌握了一系列的現(xiàn)代操作技術(shù)，才能開發(fā)出復(fù)合人才所需的藝術(shù)檔案。另外，管理內(nèi)部要樹立競爭的概念，根據(jù)檔案人員的性格進(jìn)行責(zé)任分工，根據(jù)他們的能力和工作成績的來給出評價(jià)。對其中表現(xiàn)出色的員工，可以直接受命，對能力不足的要及時(shí)培訓(xùn)和鍛煉。通過這樣的方式，能夠有效的鼓勵(lì)檔案人員自發(fā)地和自覺地學(xué)習(xí)新的知識和技能。最后，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，只有通過不斷的糾錯(cuò)和鍛煉，才能讓他們認(rèn)識到自己的不足這樣才能有提高的機(jī)會(huì)。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展下，繪畫藝術(shù)檔案管理人員必須重視對自身知識的更新，只有這樣才能成為網(wǎng)絡(luò)檔案信息的研究人員。
(四)藝術(shù)類檔案需要進(jìn)行統(tǒng)一化管理
不同地區(qū)的檔案管理部門，要將自己所在城市的繪畫藝術(shù)檔案資料輸入電腦中，進(jìn)行統(tǒng)一化管理。這樣可以使得有需要的用戶可以避免與檔案直接接觸造成磨損和污染的情況，也進(jìn)一步加強(qiáng)了藝術(shù)文件的保護(hù)作用。例如，著名繪畫藝術(shù)家創(chuàng)作的原始性畫稿和他們個(gè)人的人生經(jīng)歷和獲獎(jiǎng)經(jīng)歷等等，這樣檔案材料都是非常寶貴的歷史材料，具有非常巨大的研究價(jià)值和收藏意義。因?yàn)檫@些原始性的稿件都是不可再生的，如果用戶在使用中受到了損壞，那么將帶來巨大的損失和嚴(yán)重的后果。
(五)必須加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)下的檔案使用，利用法律法規(guī)等形式，以保護(hù)完整的檔案資源
為此，首先要加強(qiáng)那些可以在線訪問的繪畫藝術(shù)檔案，在沒有規(guī)定的情況下不能訪問訪問，這樣就能保護(hù)數(shù)據(jù)的完整性，防止出現(xiàn)病毒干擾干使得系統(tǒng)的不能正常運(yùn)行。其次，要制定應(yīng)急計(jì)劃，及時(shí)進(jìn)行安全檢查和審計(jì)，編寫安全報(bào)告要求。另外，要嚴(yán)格的控制權(quán)限管理，包括日常瀏覽工作的管理，要按規(guī)定恢復(fù)權(quán)限。最后，在線訪問文件信息目錄要同步，定期進(jìn)行安全評定，持續(xù)改進(jìn)，祈禱優(yōu)化系統(tǒng)的作用。
作者:陳乃舜 單位:陜西國畫院
【摘要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的逐漸發(fā)展與進(jìn)步，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理有著十分重要的作用，檔案規(guī)范化管理與單位以及部門的總體決策方向有著十分重要的作用。通過規(guī)范化的檔案管理方法，能夠有效的提升縣級公共資源交易類檔案管理的水平，使其能夠更好的服務(wù)于單位以及部門。基于這個(gè)背景，筆者在本文主要探討了如何加強(qiáng)對縣級公共資源交易類檔案規(guī)范化的管理工作，旨在為后期相關(guān)規(guī)范化檔案管理提供相關(guān)的參考以及借鑒。
【關(guān)鍵詞】縣級；公共資源交易類檔案；規(guī)范化；管理
隨著近些年我國公共資源交易市場的逐漸完善與發(fā)展，公共資源的交易領(lǐng)域以及交易頻次也在逐漸擴(kuò)大，這些對于促進(jìn)我國社會(huì)主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著十分重要的作用。對于縣級公共資源交易類檔案管理來說，促進(jìn)交易檔案掛歷的規(guī)范、完整以及真實(shí)性，對于促進(jìn)我國縣級公共資源的優(yōu)化配置，并且使得縣級公共資源的交易活動(dòng)能夠更加規(guī)范有著十分重要的作用，因本文分析縣級公共資源交易類檔案的規(guī)范化管理是十分有必要的。
一、明確立檔的責(zé)任人
對于我國縣級公共資源交易類檔案來說，其中立檔責(zé)任人就是指參與我國縣級公共資源交易活動(dòng)的相關(guān)單位，這些相關(guān)單位應(yīng)該根據(jù)公共資源交易項(xiàng)目的具體情況來確定相關(guān)檔案資料的歸檔范圍，相關(guān)立檔單位應(yīng)該建立符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理室，檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)該符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并且檔案室內(nèi)部應(yīng)該配置符合標(biāo)準(zhǔn)水平的防火、防盜以及防潮設(shè)施，從而保證檔案的完整性以及安全性，另外，如果縣級公共資源交易類檔案出現(xiàn)破損以及霉變的情況，應(yīng)該安排專業(yè)的工作人員你對其進(jìn)行復(fù)制或者維護(hù)等措施。另外，相關(guān)立檔單位應(yīng)該明確檔案管理人員的職業(yè)，通過利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，建立相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且檔案進(jìn)行收集以及整理工作，這樣通過對縣級公共資源交易檔案進(jìn)行歸檔以及保管或者存毀，使得縣級公共資源交易類檔案有一個(gè)規(guī)范的管理流程，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該有基本的檔案管理意識以及檔案管理業(yè)務(wù)能力，立檔單位應(yīng)該及時(shí)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣使其能夠遵守檔案管理工作的相關(guān)法律以及法規(guī)。
二、加強(qiáng)對檔案的管理
立檔單位根據(jù)相關(guān)的規(guī)定對檔案管理的文件資料進(jìn)行收集以及整理之后，應(yīng)該對檔案文件資料進(jìn)行及時(shí)的登記，使檔案管理的文件材料能夠在規(guī)范的管理之下進(jìn)行立卷和整理。對于縣級公共資源交易類檔案的文件資料來說，主要博阿洛項(xiàng)目的核準(zhǔn)、審批、審定以及公共資源交易過程中產(chǎn)生的檔案文件資料，一式兩份，項(xiàng)目的備案核準(zhǔn)單位以及項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)該保存原件，檔案的立檔單位保存其復(fù)印件，另外，對于只有一份原件的文件資料，應(yīng)當(dāng)由備案核準(zhǔn)單位進(jìn)行歸檔保存，而項(xiàng)目建設(shè)單位保存其復(fù)印件，復(fù)印件應(yīng)該保存原單位的名稱、時(shí)間以及加蓋原件印制單位的工作印章。對于公共資源交易類建設(shè)項(xiàng)目的工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)以及工程造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)和資產(chǎn)資源評估機(jī)構(gòu)等，對于相關(guān)的涉及單位所需要的材料進(jìn)行復(fù)印歸檔保存，其中，已經(jīng)裝訂成冊的招標(biāo)以及投標(biāo)文件或者預(yù)算書等，在裝訂的過程中應(yīng)該采用一些不易腐蝕以及變質(zhì)的材料進(jìn)行裝訂。
三、明確檔案保管期限以及密級
對于縣級公共資源交易類檔案管理來說，檔案的保管期限應(yīng)該符合相關(guān)的規(guī)定：其中，工程招標(biāo)檔案應(yīng)該分為以下三種：即永久、長期和短期，其中長期是指檔案保管的期限不低于項(xiàng)目設(shè)計(jì)的使用年限，短期則是檔案保管的年限在15年以下。另外，對于資產(chǎn)資源交易類檔案的保管期限應(yīng)該保存至合同期滿為止，對于那些一次性所有權(quán)出讓以及轉(zhuǎn)讓的項(xiàng)目，檔案的保管期限應(yīng)該為永久，另外，對于資產(chǎn)資源評估機(jī)構(gòu)以及拍賣機(jī)構(gòu)的檔案保存期限，應(yīng)該自評估報(bào)告以及成交確認(rèn)書簽發(fā)之日起不少于10年的保管期限。而招標(biāo)機(jī)構(gòu)的檔案保管期限則是自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起不少于5年。對于縣級公共資源交易類檔案管理的密級來說，主要分為絕密、機(jī)密以及密碼三種，相關(guān)檔案管理文件的密級應(yīng)該根據(jù)國家等行政主管部門的相關(guān)規(guī)定工程密級而制定。
四、結(jié)語
對于縣級公共資源交易類檔案管理的工作來說，應(yīng)該基于現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的視角對其進(jìn)行管理，及時(shí)更新檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)能力水平的提高，加強(qiáng)對檔案文件管理的日常維護(hù)與管理工作，充分將縣級公共資源交易類檔案的規(guī)范化管理工作落到實(shí)處，使其能夠真正的服務(wù)于廣大人民，提升縣級公共資源交易類檔案管理水平，是現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步的必然需要。
作者:溫秋月 單位:蒼南縣公共資源交易中心
藝術(shù)類院校檔案是藝術(shù)類院校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、電子信息等不同載體的文件材料的總和，它全方位地反映了學(xué)校在美術(shù)、音樂、戲劇、舞蹈等方面取得的成績和學(xué)校的整體實(shí)力。對其進(jìn)行收集、整理、保存和利用等管理活動(dòng)是學(xué)校整體教育教學(xué)及行政管理中的重要組成部分，是評估藝術(shù)類院校實(shí)力的重要因素。因此，只有提高學(xué)校檔案的規(guī)范化管理水平，才能充分發(fā)揮其對教學(xué)、行政的指導(dǎo)作用，才能更好地組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督各種活動(dòng)的舉行。
一、藝術(shù)類院校檔案管理的主要特點(diǎn)
1.專業(yè)性。藝術(shù)類院校的主體檔案是反映其藝術(shù)教學(xué)、藝術(shù)成果等方面的檔案，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，通常是按照教學(xué)的科系來分門別類的，筆者所在的陽泉藝校就是分為美術(shù)、音樂、戲劇、舞蹈四大類以及文化和學(xué)校外來文件兩個(gè)補(bǔ)充類型。同時(shí)，由于藝術(shù)院校的學(xué)生參加比賽的機(jī)會(huì)較多，這也就需要在檔案的管理上要有一定的專業(yè)性。
2.真實(shí)性。真實(shí)性是所有檔案管理活動(dòng)的必然屬性，即你所記錄的內(nèi)容必須與實(shí)際情況相符相合，記載的獲獎(jiǎng)人物、論文名字、取得的獎(jiǎng)項(xiàng)都必須清楚，能給后人起到榜樣、參考的作用。
3.保密性。保密性主要表現(xiàn)在藝術(shù)成果檔案及外來文件或公文方面。反映學(xué)校藝術(shù)教學(xué)方法、內(nèi)容入成果的檔案是學(xué)校的寶貴資源，學(xué)校對其擁有知識產(chǎn)權(quán)。由于一些公文是保密甚至絕密文件，在一定程度上有著法律效力。這就需要檔案管理人員認(rèn)真保存這部分文件，單獨(dú)存檔保管，不能與其他普通文件相互混淆。而對文件的內(nèi)容，則要嚴(yán)格的保密。
4.現(xiàn)實(shí)參考。藝術(shù)類院校檔案中蘊(yùn)含了大量藝術(shù)創(chuàng)作勞動(dòng)的成果，能夠有效地對教學(xué)等活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)，產(chǎn)生巨大的使用價(jià)值，如開放老師、同學(xué)在文化方面獲獎(jiǎng)的論文、演講稿等檔案材料，可以供后來的老師、同學(xué)方便調(diào)閱、學(xué)習(xí)，而這也就成為藝術(shù)類院校檔案管理工作中的一個(gè)最為明顯的特點(diǎn)。
二、管理現(xiàn)狀
筆者認(rèn)為，目前藝術(shù)類院校檔案管理較混亂，主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是對檔案工作重視不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員對藝術(shù)類院校檔案管理工作認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒有直接聯(lián)系，不能為藝術(shù)類院校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔工作就行。二是檔案管理制度的不健全，落實(shí)不到位。有的藝術(shù)類院校沒有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。三是多數(shù)藝術(shù)類院校檔案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制，一些學(xué)校的檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)信息化管理。而人工操作下的檔案沒有辦法完成對檔案信息的篩選、排序、分類、匯總，由此導(dǎo)致很多檔案工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。
三、改進(jìn)措施
1.增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)宣傳，提高全校管理人員的檔案管理意識，讓檔案管理工作真正成為藝術(shù)類院校管理的一部分。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第3條規(guī)定，藝術(shù)類院校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。藝術(shù)類院校也有義務(wù)做好檔案管理工作；第5條規(guī)定，藝術(shù)類院校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，且明確了其領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)。藝術(shù)類院校應(yīng)按照法律規(guī)范加大檔案管理宣傳力度，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，讓所有人都認(rèn)識到檔案管理是促進(jìn)藝術(shù)類院校發(fā)展的重要工作，更是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是無法替代的資源，明確檔案管理方法，便于檔案的集中管理和利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2.實(shí)行信息化管理。學(xué)校檔案管理信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要，以檔案信息資源建設(shè)為優(yōu)秀，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立藝術(shù)類院校，特別是藝術(shù)類院校檔案信息庫，通過將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。全面加強(qiáng)藝術(shù)類院校檔案管理，促進(jìn)檔案管理盡快從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫以及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，使廣大師生能夠方便迅速地查詢到所需的檔案信息資料，為學(xué)院的整體發(fā)展服務(wù)。這樣不僅可以使檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，還可以更快捷、更準(zhǔn)確地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3.加強(qiáng)編研工作。藝術(shù)類院校檔案管理人員利用現(xiàn)有的藝術(shù)類院校資源，將原本零散的各種檔案系統(tǒng)化、條理化，以便為學(xué)校提供更準(zhǔn)確的檔案資料。通過編研，可將整合后的檔案信息成果從不同方面反映學(xué)校、學(xué)生的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。同時(shí)，學(xué)校的檔案、圖書、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成學(xué)校的信息服務(wù)體系，因此，應(yīng)形成資源聯(lián)合，促進(jìn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，促進(jìn)檔案信息的互補(bǔ)，減少在管理中出現(xiàn)的不必要浪費(fèi)，更好地滿足藝術(shù)類院校多方面的需要。
4.提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)要求嚴(yán)格的技術(shù)型工作，要求檔案管理人員應(yīng)具有較好的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)能力，并保持認(rèn)真工作、一絲不茍的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，能夠運(yùn)用扎實(shí)的理論知識、科技知識和現(xiàn)代化管理手段來完成藝術(shù)類院校檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量。因此，藝術(shù)類院校應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，使其不斷學(xué)習(xí)、優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，注重計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字信息的學(xué)習(xí)掌握。促進(jìn)其工作能力的提高，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)類院校檔案管理工作的全面展開。根據(jù)檔案管理自身的特點(diǎn)，檔案管理者應(yīng)對不同類型、不同層次、不同要求的檔案進(jìn)行有針對性的管理，這樣才能有效提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，提升檔案的有效使用能力。
1引言
面對日益激烈的市場競爭，我國勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)迫切需要增強(qiáng)自身知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，同時(shí)承認(rèn)并尊重他人的知識產(chǎn)權(quán)及合法權(quán)益。為了保護(hù)與管理勘察設(shè)計(jì)咨詢企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)明創(chuàng)造，豐富與發(fā)展原創(chuàng)性智力成果，增加企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)的數(shù)量并提高其質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)自主創(chuàng)新能力和市場競爭力，同時(shí)尊重并合法利用他人的知識產(chǎn)權(quán)，為此，對勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理具有極其重要的作用。本文通過明確勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理的對象及特點(diǎn)，探討了其管理的方法及程序，并針對目前勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理工作中出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的對策，為進(jìn)一步完善我國勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理提供了有益的參考。
2檔案管理的對象及特點(diǎn)
勘察設(shè)計(jì)的文件檔案主要包括勘察、設(shè)計(jì)、咨詢活動(dòng)和科研活動(dòng)中形成的，以各種載體所表現(xiàn)的文字作品、圖形作品、模型作品、建筑作品等勘察設(shè)計(jì)咨詢作品。勘察設(shè)計(jì)文件檔案包括以下內(nèi)容：
1)工程勘察投標(biāo)方案，專業(yè)工程設(shè)計(jì)投標(biāo)方案，建筑工程設(shè)計(jì)投標(biāo)方案。工程咨詢投標(biāo)方案等；
2)工程勘察和工程設(shè)計(jì)階段的原始資料、計(jì)算書、工程設(shè)計(jì)圖及說明書、技術(shù)文件和工程總結(jié)報(bào)告等；
3)工程咨詢的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、專業(yè)性評價(jià)報(bào)告、工程評估書、監(jiān)理大綱等；
4)科研活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖及說明書、技術(shù)總結(jié)和科研報(bào)告等；
5)企業(yè)自行編制的計(jì)算機(jī)軟件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、導(dǎo)則、手冊、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)等。
勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理有如下特點(diǎn)：
1)成套性。一個(gè)勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目所形成的若干相關(guān)文件材料，這些文件材料既以不同工作階段相區(qū)別，又與總體科技程序和科技內(nèi)容相聯(lián)系，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)活動(dòng)的材料整體，是一個(gè)密切聯(lián)系、有機(jī)結(jié)合的整體。
2)專業(yè)技術(shù)強(qiáng)。我院是廣西自治區(qū)唯一的公路工程專業(yè)勘察設(shè)計(jì)甲級院，其專業(yè)技術(shù)檔案又具有專業(yè)性強(qiáng)、科技含量高、分類細(xì)致等特點(diǎn)。勘親設(shè)計(jì)類檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，不同的專業(yè)又有著不同的技術(shù)內(nèi)容和方法，在哪一個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域形成的檔案，就集中地反映哪一個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的科技內(nèi)容及相關(guān)的技術(shù)方法和手段。
3)利用率高。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和專業(yè)技術(shù)普及率的提高，檔案的查詢和使用的機(jī)率越來越高，有些項(xiàng)目可以大量地、重復(fù)多次地運(yùn)用于新的勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目，特別是記述和反映新技術(shù)、新工藝的檔案，其利用率更高。
3方法及程序
為確保歸檔的勘察設(shè)計(jì)文件完整、準(zhǔn)確，便于檔案資料的查閱使用、質(zhì)量問題的追溯、落實(shí)質(zhì)量終身責(zé)任制，根據(jù)目前國內(nèi)勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r、經(jīng)驗(yàn)和趨勢，結(jié)合質(zhì)量管理體系GB／T19001—2008一IS09001：2008標(biāo)準(zhǔn)和我院的成功經(jīng)驗(yàn)，對各階段勘察設(shè)計(jì)成果文件、記錄和資料歸檔的種類、歸檔文件的裝訂要求、歸檔交接方法、責(zé)任等提出以下管理方法和程序：
3．1按不同階段項(xiàng)目歸檔文件的種類要求
l、預(yù)可行性研究、可行性研究、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)階段：a)在向顧客提交成果文件的同時(shí)，歸檔相同的成果文件以及內(nèi)容完全一致的電子光盤；b)在接到主管部門批文時(shí)追加歸檔有關(guān)的批復(fù)文件。裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計(jì)算書原稿，分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據(jù)的的數(shù)據(jù)資料、各類技術(shù)報(bào)告、技術(shù)工作總結(jié)，質(zhì)量記錄等保存在承擔(dān)項(xiàng)目部門，保存期三年。
2、施工圖設(shè)計(jì)階段：a)在向顧客提交成果文件的同時(shí)，歸檔相同的成果文件以及內(nèi)容完全一致的電子光盤；b)上述成果提交后一個(gè)月內(nèi)，提交下列文件歸檔：勘察設(shè)計(jì)成果的藍(lán)曬底圖清樣、裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計(jì)算書原稿分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據(jù)的數(shù)據(jù)資料、各類技術(shù)報(bào)告、技術(shù)工作總結(jié)裝訂成冊的質(zhì)量管理記錄，包括：產(chǎn)品要求評審記錄及各種附件、項(xiàng)目工作計(jì)劃、勘察大綱、勘察成品檢驗(yàn)記錄、技術(shù)及安全交底記錄、外業(yè)驗(yàn)收記錄、設(shè)計(jì)輸入登記表、假定輸入單、技術(shù)指令、互提資料單、互提資料單、設(shè)計(jì)評審記錄、設(shè)計(jì)確認(rèn)情況表、勘察、設(shè)計(jì)、測量成品批準(zhǔn)放行單c)設(shè)計(jì)過程中與顧客之間涉及質(zhì)量責(zé)任的來往文件及處理記錄。
3、工程竣工(交工)驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，提交下列文件歸檔：a)有常駐工地設(shè)計(jì)代表的：工地日記及相關(guān)附件、設(shè)計(jì)修改通知書、現(xiàn)場照片b)無常駐工地設(shè)計(jì)代表的：服務(wù)驗(yàn)證表、設(shè)計(jì)修改通知書、現(xiàn)場照片、后期服務(wù)期間，與顧客之間涉及質(zhì)量責(zé)任的來往文件及處理記錄。
4、竣工(交工)驗(yàn)收后如發(fā)生與項(xiàng)目有關(guān)的記錄要隨時(shí)歸檔。
5、工程地質(zhì)勘察項(xiàng)目：工程地質(zhì)勘察報(bào)告及有關(guān)附件、內(nèi)容完全一致的電子光盤、勘察大綱、校審記錄及校審的原稿、成果清樣、外業(yè)驗(yàn)收記錄、勘察成品批準(zhǔn)放行單、技術(shù)總結(jié)。
3．2歸檔手續(xù)
1、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將符合本規(guī)定要求的歸檔文件整理、裝訂好，填寫《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件歸檔交接表》一式2份；
2、將歸檔文件和《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件歸檔交接表》一起送檔案室歸檔；
3、檔案員按本規(guī)定的內(nèi)容對《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件歸檔交接表》中的歸檔文件及數(shù)量一一核對，確認(rèn)無誤后簽收。一份《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件歸檔交接表》退歸檔人作為存檔依據(jù)，另一份留檔案室備查；
4、檔案員對不符合規(guī)定要求的歸檔文件有權(quán)拒收。
4問題與對策
目前勘察設(shè)計(jì)檔案管理存在的主要問題是：資料檔案常有收集遺漏或未及時(shí)歸還的；檔案管理人員的思想及素質(zhì)未能跟上；管理的硬件和軟件有所不足；單位對檔案管理的宣傳力度和員工對此的重要性有所欠缺。對策：①作為檔案管理人員要積極主動(dòng)地配合勘察設(shè)計(jì)部學(xué)術(shù)．Academ_cs門主動(dòng)地收集遺漏或未歸還的勘察設(shè)計(jì)文件。②加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)、服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心。嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)，成為能達(dá)到交通勘察設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)知識與檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才。⑤加大投入，對勘察設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理及各種基本檢索工具的使用方法，能快速準(zhǔn)確地提供服務(wù)。強(qiáng)化科技檔案資料管理工作中的信息化程度，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做到科學(xué)管理、資源共享、科技檔案管理信息化。④進(jìn)一步完善科技檔案資料管理工作中的質(zhì)量管理體系在院總質(zhì)量管理目標(biāo)要求和指導(dǎo)下，制定好科技檔案資料管理的部分質(zhì)量工作手冊，進(jìn)一步完善科技檔案資料管理的規(guī)章制度和有關(guān)管理工作的質(zhì)量體系運(yùn)行手冊，明確各工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量責(zé)任，并在工作中努力尋求持續(xù)的改進(jìn)和完善。⑤及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記汞，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)的、有效的檔案資料或信息。此外，當(dāng)采用電子化進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)注意電子資料的安全保密性，須防范計(jì)算機(jī)病毒及電子資料的保密。須采用防火墻、防病毒軟件，對電子資料加密及身份識別，設(shè)置相關(guān)人員的管理、借閱權(quán)限，對不同等級的電子資料，針對不同的借閱人員設(shè)計(jì)不同的查閱權(quán)限：在線閱讀、拷貝、打印功能。
第一章編制說明
一、編制目的
為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一全國高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類、編號、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，達(dá)到加強(qiáng)高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學(xué)校工作和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本法。
二、編制原則
本法的編制，以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，具有較強(qiáng)的思想性，科學(xué)性和適用性。
（一）體現(xiàn)思想性
檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。要堅(jiān)持黨的“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”的基本路線的原則精神，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在高等學(xué)校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時(shí)期高等學(xué)校職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。
（二）符合科學(xué)性
本法規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容，既要實(shí)事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實(shí)際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實(shí)踐的結(jié)合方面，有較強(qiáng)的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。
1．采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別。
2．在充分反映高等學(xué)校檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)的前提下，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。
3．類目設(shè)置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時(shí)期內(nèi)不隨意改變。
4．類目排列，檔號結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
（三）重視適用性
本法采用多元，靈活的處理方法，在強(qiáng)調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時(shí)，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)，根據(jù)各校檔案實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號模式、標(biāo)識符號等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡明、易懂、好記。
三、體系結(jié)構(gòu)
本法由編制說明和主表兩部分組成。
編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、檔號模式、標(biāo)識符號以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。
主表由類目、標(biāo)識符號、注釋等組成。
（一）一級類目的劃分與標(biāo)識
一級類目是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個(gè)一級類目，其名稱、標(biāo)識符號和主要內(nèi)容如下：
DQ黨群
主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。
XZ行政
主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、開發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財(cái)務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料。
JX教學(xué)
主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。
KY科學(xué)研究
主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的文件材料。
CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)
主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動(dòng)過程中形成的文件材料。
JJ基本建設(shè)
主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。
SB儀器設(shè)備
主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料
CB出版
主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過程中形成的文件材料。
WS外事
主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。
CK財(cái)會(huì)
主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。
一級類目的標(biāo)識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個(gè)字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的簡稱。
（二）二級類目的設(shè)置和標(biāo)識
二級類目是對上級類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大原則統(tǒng)一的情況下，各校可視具體情況對隨機(jī)類目進(jìn)行選擇。例如：科學(xué)研究的二級類目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置，具體到一個(gè)檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級類目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動(dòng)。
二級類目的標(biāo)識，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。
（三）三級類目的擴(kuò)展和標(biāo)識
在二級類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級類目，其標(biāo)識方法與符號和二級類目相同。
四、檔號的編制
（一〕檔號：
是存取檔案的代號，排架的依據(jù)，必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。
（二）檔號編制的原則：
必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。
（三）檔號結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識：
1．檔號包括年度號、分類號、案卷號三個(gè)部分。
年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數(shù)擴(kuò)展到三級類目者，還應(yīng)把三級類目代號包括進(jìn)去。分類號究竟包含幾級類目，由各校自行掌握。比如：“黨委會(huì)議記錄”的分類號，由一級類目組成者力“DQ”；由二級類目組成者為“DQ11”；由三級類目組成者為“DQ11ⅹⅹ”
案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號可不限級數(shù)。
2．檔號的模式。
本法規(guī)定為：
年度號十分類號十案卷號
對于庫藏有多個(gè)全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號前加全宗號。標(biāo)識到文件級的，還應(yīng)在案卷號后面加件號。
3．檔號的標(biāo)識。
采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號卷的檔案，可標(biāo)為：1990一JXl4一23。
（四）檔案的實(shí)體排架問題：
從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面。
本法規(guī)定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各校在按檔號排架時(shí)，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身?xiàng)l件，既可按一級類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。
五、關(guān)于實(shí)體分類中幾個(gè)問題處理
（一）關(guān)于聲像載體檔案
聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動(dòng)化程度的提高，其數(shù)量越來越多，重要性越來越明顯。從當(dāng)前高校聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出十個(gè)一級類目的范圍，故暫不將它與十個(gè)一級類目井列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨(dú)編號排架，同時(shí)注明與相應(yīng)載體檔案的參照號。其編號模式為：
年度號十聲像檔案代號（SX）＋載體代號（代碼）＋保管單位號
保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。
例如：某中央領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來校視察，照片冊序號是23，錄像帶序號是102，則可分別標(biāo)引為：
1990一SX12一23
1990一SX13一102
CB15音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。
（二）關(guān)于教學(xué)類檔案類目的劃分
教學(xué)類檔案是高校檔案中數(shù)量最多的一部分。考慮到不同規(guī)模、類型學(xué)校的差異性，為保持其有機(jī)聯(lián)系和便于管理、利用，在二級類目的設(shè)置上采用了二種分類方案，供各校根據(jù)實(shí)際情況選擇。但一個(gè)學(xué)校只能選一種，并保持穩(wěn)定。
（三）關(guān)于外事檔案問題
外事檔案有其特殊形成規(guī)律，而且內(nèi)容涉及學(xué)校工作的各個(gè)方面，其他九個(gè)一級類目都包含有涉外內(nèi)容，從維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來，單獨(dú)設(shè)立了“外事”一級類目。其中考慮到國際合作與會(huì)議、外國留學(xué)生工作的檔案數(shù)量較多，價(jià)值和重要程度較高，有其特殊性，在二級類目中增設(shè)了“國際合作與會(huì)議”、“外國留學(xué)生工作”。
（四）關(guān)于納入管理的人事檔案的分類編號
按1991年4月2日中央組織部、國家檔案局聯(lián)合的組通字［1991第13號文件，即《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規(guī)定。
《中國檔案分類法》（以下簡稱《中檔法》）第一版1987年12月出版一年多后，我院就開始按它進(jìn)行檔案分類標(biāo)引了。實(shí)踐證明，《中檔法》第一版所設(shè)類目太粗，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際標(biāo)引需要。1997年12月出版了《中檔法》第二版，把類目由一版的5千條擴(kuò)展到10萬條，基本能滿足全國檔案分類標(biāo)引需要，但我們在使用中仍發(fā)現(xiàn)不少問題有待解決。
我院檔案的分類標(biāo)引是在著錄時(shí)與主題標(biāo)引同步進(jìn)行的，至1999年底，庫存3萬5千卷文書檔案和科技檔案（科研、設(shè)計(jì)、基建、設(shè)備等）已全部著錄和標(biāo)引完畢，并逐步輸入了計(jì)算機(jī)。我們在分類標(biāo)引時(shí)遇到的難題頗多，這里談幾點(diǎn)看法，以就教于同仁。
一深入學(xué)習(xí)
八十年代末以來，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標(biāo)準(zhǔn)化的步伐，學(xué)習(xí)了一些有關(guān)分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的著作和分類法。經(jīng)常反復(fù)學(xué)習(xí)的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標(biāo)引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復(fù)學(xué)習(xí)中使用，又在使用中反復(fù)學(xué)習(xí)才能做好分類標(biāo)引工作。
二全面返工
前面提到，我院著錄標(biāo)引工作起步較早，當(dāng)時(shí)只能按《中檔法》第一版做粗標(biāo)引。待《中檔法》第二版出來時(shí)，絕大部分庫存檔案已著錄標(biāo)引完畢，并輸入了計(jì)算機(jī)。粗標(biāo)引的結(jié)果是成百上千個(gè)案卷標(biāo)的是同一個(gè)分類號，很難達(dá)到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細(xì)目，原來的粗標(biāo)引必須返工作細(xì)標(biāo)引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結(jié)構(gòu)、類別也有所調(diào)整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復(fù)分表，增加了科技檔案復(fù)分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動(dòng)。這意味著，按第一版標(biāo)引的不少類號必須報(bào)廢，重新按修改后的類目號標(biāo)引。
我院的檔案內(nèi)容涉及到《中檔法》A至U19個(gè)基本大類（其中工業(yè)基本大類N又分21個(gè)類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機(jī)打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機(jī)上改一遍。
三處理難題
大家知道，一個(gè)單位確定做分類標(biāo)引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標(biāo)上分類號，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫將是殘缺不全的，進(jìn)行分類檢索時(shí)，未被標(biāo)引的檔案就會(huì)漏檢。
孫鋼同志在《檔案著錄與標(biāo)引手冊》中說分類法編制應(yīng)做到：“有檔應(yīng)有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實(shí)際標(biāo)引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到“有檔應(yīng)有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標(biāo)引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標(biāo)引人員最為難的一個(gè)問題。標(biāo)引操作上還有一大難題是不必要的重復(fù)類目太多。一個(gè)事物或問題設(shè)了多個(gè)不同的類目，使標(biāo)引人員弄不準(zhǔn)用哪個(gè)類目號標(biāo)引才對。
下面就談一下我們解決這兩個(gè)問題的作法和看法。
（一）對分類表欠缺類目號的解決方法
1采用上位類號標(biāo)引。例如：關(guān)于人才開發(fā)問題的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)BC4人事。又如：寶鋼燒結(jié)廠煙囪設(shè)計(jì)，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標(biāo)NG6133燒結(jié)廠燃燒系統(tǒng)。
2采用靠類標(biāo)引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設(shè)計(jì)，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設(shè)計(jì)中均無“車庫”類目號，可靠標(biāo)NW6243水泥廠運(yùn)輸基建。
3采用“其他”類號標(biāo)引。在上位標(biāo)引和靠類標(biāo)引都不宜表達(dá)時(shí)，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標(biāo)引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標(biāo)R4121作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標(biāo)R41421作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標(biāo)成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設(shè)計(jì)類號標(biāo)引，就能達(dá)到同樣事物用同一類號標(biāo)引的要求。
（二）重復(fù)類目的選用
在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因?yàn)闄n案分類是按職能分工設(shè)類，在不同職能類中不能共用一個(gè)相同的類目號標(biāo)引。例如：干部任免”在A黨務(wù)、BC行政、D軍事三個(gè)類目中都設(shè)了類目，就是必要的重復(fù)類目。但是，分類表中實(shí)際上還存在大量不必要的重復(fù)類目。之所以說它們是不必要的重復(fù)類目，筆者認(rèn)為是編表時(shí)未嚴(yán)格按“共性集中”的原則設(shè)類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復(fù)設(shè)類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個(gè)就行了，但實(shí)際卻在5個(gè)大類中設(shè)了5個(gè)類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設(shè)了11個(gè)類目（有的還分若干細(xì)目）。R類本來就是建設(shè)檔案類，其中檔案館、居住建筑都設(shè)有類目，它們的共性都很強(qiáng)，用R類標(biāo)引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標(biāo)引，就不可能達(dá)到標(biāo)引的一致性。為此，我們采取了以下做法：
1在主題專業(yè)大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標(biāo)引。例如，R類是“城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設(shè)各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細(xì)目）標(biāo)引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設(shè)有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號標(biāo)引他們的基建檔案也不為錯(cuò)，但設(shè)計(jì)、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設(shè)計(jì)、施工檔案就可能都用R類標(biāo)引，這就出現(xiàn)了不一致問題。
2主題專業(yè)類目中雖有相應(yīng)類目號，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類中的具體類號標(biāo)引。例如：R4124為“教育及科研建設(shè)”，但下邊并無科研建筑細(xì)目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實(shí)驗(yàn)室等，實(shí)驗(yàn)室建筑就可用HA622標(biāo)引。科研用房不多的單位也可用R4124做粗標(biāo)引。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號標(biāo)引問題。
3一個(gè)事物或問題在幾個(gè)主題大類中都設(shè)有類目時(shí)，應(yīng)視具體情況而定。例如：HB6378為“地震工程與工程地震學(xué)”，TC58為“地震工程學(xué)”，R5317為“建筑抗震研究”，這三個(gè)類目中都含有建筑工程抗震研究內(nèi)容，若屬基礎(chǔ)理論研究可用HB6類號或用TC5類號標(biāo)引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用R5類號標(biāo)引。例①《北京市區(qū)埋藏基巖凹陷地形對地震的影響》研究報(bào)告標(biāo)TC5824（場地對地震動(dòng)的影響）；例②《唐山地震對京津的影響》調(diào)查報(bào)告標(biāo)HB6379（地震調(diào)查），也可標(biāo)TC34（地震調(diào)查）；例③《空間桿系結(jié)構(gòu)抗震計(jì)算的研究》標(biāo)R5317；例④冶金類中的NG522132為“耐火材料設(shè)備”研究，建筑材料類中的NW5592為“耐火材料工藝設(shè)備”研究。這兩條類目內(nèi)容完全一樣，標(biāo)引時(shí)冶金系統(tǒng)和建材系統(tǒng)肯定是各自用本專業(yè)的類號。這樣做雖不合理，但是合法（《中檔法》）。
另外，各工業(yè)類的設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)保等小類與主題類的NJ機(jī)械、SA環(huán)保、UA標(biāo)準(zhǔn)等的交叉重復(fù)也是難解難分的。涉及相同的類目都要進(jìn)行分析、比較后才能選定合適的類目號做標(biāo)引。限于篇幅，本文就不多例舉了。
總之，《中檔法》存在的問題只能待其編委會(huì)做出解釋和再版時(shí)修改來解決，使用者無權(quán)做任何改動(dòng)，只能想法去適應(yīng)，至少在一個(gè)單位內(nèi)要有統(tǒng)一的使用方法，使對同類檔案的標(biāo)引前后保持一致。我們雖然通過實(shí)踐歸納出幾點(diǎn)方法，但很不理想，只是權(quán)宜之計(jì)，而且還經(jīng)常為選適當(dāng)?shù)念愄杺麗澜睢Ｒ虼耍覀兲貏e希望與兄弟單位交流情況，向同行學(xué)習(xí)，以提高標(biāo)引水平。
摘要：制定規(guī)范的歸檔范圍和保管期限是順利高效開展檔案工作的重要前提。近年來，國家對此項(xiàng)工作日益重視，陸續(xù)出臺相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。結(jié)合工作實(shí)際，本文對企業(yè)管理類檔案歸檔存在的問題進(jìn)行了闡述，對梳理企業(yè)管理類檔案的歸檔范圍和劃定保管期限進(jìn)行了探究。
關(guān)鍵詞：管理類檔案 問題 歸檔范圍 梳理
企業(yè)管理類檔案是在企業(yè)運(yùn)營過程中形成的，反映黨務(wù)、行政管理、經(jīng)營管理等各類管理活動(dòng)的檔案，是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)、生產(chǎn)和管理活動(dòng)等正常運(yùn)轉(zhuǎn)的支撐平臺。企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)決策需要以它為支持，企業(yè)利益的維護(hù)也需要它作為證據(jù)支撐，其對企業(yè)的作用是重大且無可替代的[1]。
制定規(guī)范的歸檔范圍和保管期限是管理類檔案工作的基礎(chǔ)和源頭，旨在使所保存的檔案既能反映企業(yè)主要職能活動(dòng)，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用。歸檔范圍確定了哪些文件材料應(yīng)轉(zhuǎn)化為檔案，即歸檔鑒定，保管期限確定了檔案鑒定銷毀與否的年限，即到期鑒定。
一、管理類檔案歸檔存在的一些問題
管理類檔案歸檔范圍涵蓋不全是較為普遍存在的問題，且主要集中在“重紅頭文件，輕非紅頭文件”、“重結(jié)論性文件，輕過程性文件”。企業(yè)管理類檔案最初基本上僅局限于紅頭文件，很大一部分日常管理中形成的重要文件如領(lǐng)導(dǎo)在重要會(huì)議上的講話、會(huì)議紀(jì)要、重要的專題調(diào)查材料、工作計(jì)劃和工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、大事記等被忽略歸檔[2]，還有一些因新增職能所產(chǎn)生的文件一直未予歸檔。上述種種情況造成公司管理類檔案分類較多而散，歸檔工作被動(dòng)而不全面。
因此，遵照國家相關(guān)規(guī)范和規(guī)定，對企業(yè)管理類檔案歸檔范圍和保管期限進(jìn)行全面規(guī)范的梳理，維護(hù)企業(yè)管理類檔案資源的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)勢在必行。
二、編制依據(jù)
2009年11月2日，為規(guī)范企業(yè)檔案工作，使之更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營和管理工作，國家檔案局檔發(fā)【2009】4號文件了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009，以下簡稱“規(guī)范”），其中附錄了《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》。
2012年12月17日，為便于企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營和規(guī)范管理，國家檔案局令第10號公布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱“10號令”），并自2013年2月1日起施行。該規(guī)定要求企業(yè)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定和國家及專業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身特點(diǎn)編制本企業(yè)的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
三、管理類檔案歸檔范圍的梳理方法和注意事項(xiàng)
相較檔案部門而言，文件處理部門或主管部門更能準(zhǔn)確判定文件歸檔與否及重要程度，因此，可采用分部門編制的方法，同時(shí)可以明確歸檔責(zé)任，避免歸檔主體不清。
（一）準(zhǔn)備工作
檔案部門認(rèn)真研讀上級文件和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合各部門工作職責(zé)編制相關(guān)文件和表格。可編制《文件材料列表》（見表1），供各部門梳理文件，最好舉例演示，并對表中相關(guān)字段進(jìn)行說明，以便于相關(guān)部門更好地理解和操作。這樣，既有利于職能部門梳理工作和產(chǎn)生的文件，又有利于檔案部門全面而具體的了解公司文件材料的構(gòu)成，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步梳理管理類檔案的歸檔范圍。表中，“對應(yīng)類別”一欄對應(yīng)“10號令”中的“序號”填寫，如無相應(yīng)類別，可自行添加。保管期限根據(jù)文件的重要程度可分為永久、定期30年和定期10年三種。
（二）通知開展工作
條件允許并且時(shí)間充裕的情況下，可以成立項(xiàng)目組，將此作為專項(xiàng)工作開展，項(xiàng)目組可深入具體部門逐一協(xié)助梳理。若條件不允許，則可簡化為編制備忘錄或通知文件，將依據(jù)文件和《文件材料列表》作為附件，一并發(fā)給相關(guān)部門，并明確反饋日期和工作聯(lián)系人，以便于及時(shí)進(jìn)行跟蹤和溝通。爭取公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)的充分重視是非常重要和必要的，這樣各部門才能積極配合，提供較為全面準(zhǔn)確的結(jié)果文件。
（三）各部門自行梳理
各部門組織部門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和文書人員共同對照通知文件，認(rèn)真梳理本部門的業(yè)務(wù)流程和信息流，確定哪些文件應(yīng)該歸檔，再按照文件材料的重要程度，確定其保管期限，填寫《文件材料列表》。需要注意的是，應(yīng)選擇本部門形成的文件材料作為歸檔重點(diǎn)，只有把各部門的重要文件、有查考利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，才能全面反映本單位的歷史全貌和活動(dòng)規(guī)律，為日后工作查考與借鑒服務(wù)。此外，不要照搬照抄參考文件，要突出本部門的職能特色，文字表述力求規(guī)范、準(zhǔn)確，內(nèi)容具體，避免俗語和歧義，尤其是專業(yè)術(shù)語應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，盡量避免“重要的”、“一般的”等主觀性的表述，增強(qiáng)歸檔范圍的針對性和可操作性。
（四）檔案部門整理匯總
檔案工作人員對各部門提交的《文件材料列表》進(jìn)行整理、匯總和鑒定，對重復(fù)項(xiàng)給予刪除或合并，對不一致的地方與相關(guān)部門反復(fù)溝通，并據(jù)此制定管理類檔案的分類體系、歸檔范圍與保管期限。一般的，企業(yè)管理類檔案可以分為以下幾類：行政管理、經(jīng)營管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、信息管理、QHSE管理、資產(chǎn)管理、審計(jì)、法律等[3]。為便于歸檔單位集中組卷和歸檔，分類盡量與企業(yè)職能部門的劃分一致，并可按文件分類主題和歸檔單位兩種方式排列（見表2、表3）。
（五）實(shí)施，動(dòng)態(tài)更新
將管理類檔案的分類體系、歸檔范圍和保管期限納入企業(yè)制度體系文件，發(fā)至相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交叉審核，對其內(nèi)容進(jìn)行再次核定，再無異議后以紅頭文件的形式正式實(shí)施，并組織相關(guān)工作人員進(jìn)行宣貫，各所屬單位和部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定做好管理類檔案歸檔工作。實(shí)施后，在一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)盡量保持相對穩(wěn)定，然而，梳理檔案歸檔范圍和劃定保管期限是檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性和長效性工作，隨著公司組織機(jī)構(gòu)或工作職能的調(diào)整，以及文件材料重要程度發(fā)生變化，需要對歸檔范圍和保管期限進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，做到動(dòng)態(tài)更新，這樣才能使其與實(shí)際工作保持一致，從而更好地開展管理類檔案的各項(xiàng)工作。
摘 要：不同氣質(zhì)類型的檔案工作者在檔案基礎(chǔ)工作和檔案利用工作中的表現(xiàn)各不相同，在檔案工作人力資源管理工作中如能加以引導(dǎo)和適度的改造，將個(gè)人的氣質(zhì)類型與檔案工作崗位合理匹配，將能有助于提高檔案管理工作的效率。
關(guān)鍵詞：檔案工作者;氣質(zhì)類型;匹配
0 引言
檔案作為人類社會(huì)歷史活動(dòng)的重要記錄，其價(jià)值不言而喻。隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的廣泛延伸和法治社會(huì)化程度的提高，檔案的價(jià)值越來越為人們所重視，人們從檔案中得到更多有指導(dǎo)性和補(bǔ)充性的信息，為人們生活的各個(gè)方面帶來巨大變化。隨著檔案價(jià)值的被進(jìn)一步發(fā)掘，對于檔案的利用進(jìn)一步增強(qiáng)，作為利用者和檔案之間的紐帶――檔案工作者發(fā)揮著重要的作用。
目前檔案管理工作面臨著人手少工作量大的嚴(yán)峻形勢，如何運(yùn)用科學(xué)方法，協(xié)調(diào)檔案工作者與檔案工作的關(guān)系，處理與檔案利用者的矛盾，充分發(fā)揮檔案工作者的潛能，使人盡其才，人事相宜，實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作的效率，為檔案利用者提供所需信息的目標(biāo)，成了新時(shí)期檔案工作者的新課題。檔案工作者自身的心理素質(zhì)得到了廣泛的關(guān)注。
氣質(zhì)是人的個(gè)性心理特征之一，它是指在人的認(rèn)識、情感、言語、行動(dòng)中，心理活動(dòng)發(fā)生時(shí)力量的強(qiáng)弱、變化的快慢和均衡程度等穩(wěn)定的動(dòng)力特征;現(xiàn)代心理學(xué)把氣質(zhì)理解為人典型的、穩(wěn)定的心理特點(diǎn)。氣質(zhì)特點(diǎn)一般不受個(gè)人活動(dòng)的目的、動(dòng)機(jī)和內(nèi)容的影響，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，即有著某種類型的氣質(zhì)的人，常在內(nèi)容全然不同的活動(dòng)中顯示出同樣性質(zhì)的動(dòng)力特點(diǎn)。
根據(jù)檔案工作者不同的氣質(zhì)類型合理的安排工作崗位，并對其優(yōu)勢方向進(jìn)行合理的誘導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)人力、物力的合理化，對于檔案管理工作的效率的提高將會(huì)起到促進(jìn)的作用。本文通過分析不同氣質(zhì)類型的檔案工作者在檔案基礎(chǔ)工作和檔案利用工作中的表現(xiàn)，并將氣質(zhì)類型與檔案工作相結(jié)合，提出提高檔案管理工作效率的建議，以期提高檔案社會(huì)化利用的價(jià)值。
1 各種氣質(zhì)類型的特點(diǎn)
古希臘的希波克拉底很早就觀察到人有不同的氣質(zhì)，他認(rèn)為人體內(nèi)有四種體液：血液、黏液、黃膽汁和黑膽汁，并根據(jù)人體內(nèi)的這四種體液的不同配合比例，將人的氣質(zhì)劃分為多血質(zhì)、黏液質(zhì)、膽汁質(zhì)、抑郁質(zhì)四種不同類型。巴甫洛夫認(rèn)為有四種典型的高級神經(jīng)活動(dòng)類型，即活潑的、安靜的、不可抑制的、弱的，分別與希波克拉底的四種氣質(zhì)類型相對應(yīng)，四種氣質(zhì)類型即四種典型的高級神經(jīng)活動(dòng)類型的行為表現(xiàn)。還有人將氣質(zhì)歸因于體質(zhì)、內(nèi)分泌腺或血型的差異，但氣質(zhì)的生理基礎(chǔ)仍無法確定。但膽汁質(zhì)（興奮型）、多血質(zhì)（活潑型）、黏液質(zhì)（安靜型）、抑郁質(zhì)（抑制型）四種氣質(zhì)類型的名稱曾被許多學(xué)者所采納，并一直沿用至今。
膽汁質(zhì)的人意志力強(qiáng)，講求效率，樂群性高，思維敏捷，但準(zhǔn)確性，靈活性差，情緒波動(dòng)明顯，易急躁。
多血質(zhì)的人缺乏意志力，做事有始無終，善于交往，容易適應(yīng)環(huán)境，思維敏捷，隨機(jī)應(yīng)變。容易接受新事物，興趣易轉(zhuǎn)移。
黏液質(zhì)的人可以長時(shí)間從事一項(xiàng)工作，自制力強(qiáng)，情緒波動(dòng)不大，不易外露。思維動(dòng)作慢，不善于交往，注意穩(wěn)定不易轉(zhuǎn)移。
抑郁質(zhì)的人孤立，好靜，情緒不外露，但是體驗(yàn)深刻，動(dòng)作反應(yīng)慢但是準(zhǔn)確性高。
通過以上對四種氣質(zhì)類型的分析，我們可以看出每一類氣質(zhì)類型都有自己的特點(diǎn)，在現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)中很少存在典型的某一類氣質(zhì)類型，大多數(shù)人屬于混合型。但是每個(gè)個(gè)體在主要的那一類上依然存在自己獨(dú)有的側(cè)重表現(xiàn)，而且較為穩(wěn)定。這種特點(diǎn)為我們合理發(fā)揮每個(gè)人的優(yōu)勢，同時(shí)對其他方面進(jìn)行適度改造提供了條件。
2 檔案工作與氣質(zhì)類型
2.1 檔案基礎(chǔ)工作
檔案基礎(chǔ)工作通常理解為檔案進(jìn)入利用渠道前的準(zhǔn)備，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的價(jià)值會(huì)有不同的表現(xiàn)，檔案基礎(chǔ)工作就伴隨有不同的內(nèi)容。通常意義上檔案基礎(chǔ)工作包含檔案的收集、整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究等基本過程。
檔案的收集較多的需要人際交往和敏睿的思維能力等，膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的工作者有較高的樂群性，更容易適應(yīng)新的環(huán)境，他們在收集檔案的過程中能夠得到更多的檔案的相關(guān)信息，與對方建立良好的人際交往氛圍。
檔案的整理、編輯、編目和研究等過程則是一項(xiàng)需要長期進(jìn)行的工作，有較強(qiáng)的自制力和穩(wěn)定的注意性是做好該工作必需的前提，黏液質(zhì)的人群更能勝任此類的工作，不容易受到環(huán)境的干擾，可以長期從事同一種工作而不會(huì)降低效率。
檔案的價(jià)值鑒定工作更注重準(zhǔn)確性，抑郁質(zhì)的人好靜，反應(yīng)慢，但是體驗(yàn)深刻，而且準(zhǔn)確性高，該類人群較為適合此崗位。
2.2 檔案利用工作
檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)必須通過主體需要被滿足，即保存的檔案被社會(huì)公眾充分利用來實(shí)現(xiàn)。檔案管理部門借助不同的方式使檔案中所蘊(yùn)藏的價(jià)值和有研究意義的信息被發(fā)掘，實(shí)現(xiàn)檔案潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)使用價(jià)值。傳統(tǒng)意義上的檔案利用主要基于以下方式實(shí)現(xiàn)：檔案的閱覽服務(wù)、檔案外借服務(wù)、檔案證明服務(wù)、檔案展覽服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)等五種方式。隨著信息化的發(fā)展，檔案利用服務(wù)表現(xiàn)為檔案信息化利用應(yīng)用環(huán)境構(gòu)建及信息資源建設(shè)。
檔案閱覽服務(wù)需要核實(shí)查檔人不同的閱檔權(quán)限、嚴(yán)格實(shí)施查閱時(shí)的檔案保護(hù)規(guī)定，保證檔案材料的安全，并需做好預(yù)約、借案和歸還登記工作。這些工作事無巨細(xì)、需要準(zhǔn)確仔細(xì)的完成，又比較繁雜單調(diào)，比較適合黏液質(zhì)和抑郁質(zhì)的氣質(zhì)類型。
檔案原則上不能外借，外借原件需辦理特批手續(xù)，并嚴(yán)格限制借出時(shí)間。檔案借出以后，需要定期催還;歸還檔案時(shí)，要當(dāng)面檢查清點(diǎn)，檢查無誤后放入檔案柜內(nèi)。外借檔案如發(fā)現(xiàn)有轉(zhuǎn)借、損壞、丟失等現(xiàn)象需要及時(shí)匯報(bào)、處理。這些工作需要多血質(zhì)、黏液質(zhì)和抑郁質(zhì)相結(jié)合的講求效率、準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性等特質(zhì)配合完成。
檔案證明是指根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實(shí)在館（室） 藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明，一般需要提供檔案中原始材料的復(fù)印件。檔案證明工作需要檔案工作者準(zhǔn)確理解對方的需求，及時(shí)應(yīng)對，具備膽汁質(zhì)、多血質(zhì)氣質(zhì)類型的檔案工作者從事該項(xiàng)工作能更好滿足對方的需求。
檔案展覽服務(wù)是指檔案館在一系列時(shí)間、空間或內(nèi)容上具有相關(guān)性的館藏中提煉出主題，然后根據(jù)這個(gè)主題對它們進(jìn)行符合認(rèn)識論與審美要求的有機(jī)組合，構(gòu)成一個(gè)能反映自然生活或社會(huì)生活某些事實(shí)、現(xiàn)象和規(guī)律的形象體系，以宣傳檔案和檔案工作、吸引更為廣泛的利用者，是檔案館與社會(huì)聯(lián)系的橋梁和紐帶。檔案展覽的舉辦者需要為觀眾提供的展覽服務(wù)涉及很多內(nèi)容，舉辦者要根據(jù)展覽的內(nèi)容、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)等制定出展覽服務(wù)具體執(zhí)行方案，同時(shí)根據(jù)展覽進(jìn)展情況調(diào)整服務(wù)的內(nèi)容。檔案展覽服務(wù)舉辦時(shí)需要膽汁質(zhì)的執(zhí)行力、多血質(zhì)的隨機(jī)應(yīng)變，前期準(zhǔn)備時(shí)則需要黏液質(zhì)的長期堅(jiān)持、抑郁質(zhì)的靜心準(zhǔn)確的資料搜尋。
檔案咨詢服務(wù)是檔案人員根據(jù)利用者的具體咨詢要求，通過查閱檔案和參考咨詢，對有關(guān)信息進(jìn)行加工提煉，以個(gè)別解答問題的方式，有針對性地、及時(shí)地向利用者提供有關(guān)問題的答案、數(shù)據(jù)、檔案文件或檔案線索、檢索方法的一項(xiàng)服務(wù)工作。是檔案工作中最活躍、最豐富的一環(huán)。在當(dāng)前信息化社會(huì)，檔案咨詢服務(wù)的資料平臺建設(shè)需黏液質(zhì)和抑郁質(zhì)的氣質(zhì)特性長期不懈的更新，保證館藏檔案信息的準(zhǔn)確。而在具體的咨詢接待中，膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的熱情、隨機(jī)應(yīng)變與黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)的耐心和準(zhǔn)確相結(jié)合，將有助于大大提高檔案咨詢服務(wù)對象的體驗(yàn)和工作效率的提高。
3 氣質(zhì)類型對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)者的要求
在現(xiàn)代社會(huì)的環(huán)境下，各種社會(huì)分工雖然極為細(xì)致，但具體到每一種社會(huì)分工或者工作崗位的內(nèi)容，仍需要工作人員具有多種不同的能力和氣質(zhì)特質(zhì)，檔案工作者也面臨同樣的要求。綜合以上分析，雖然檔案基礎(chǔ)工作和檔案利用工作分為多種差異性較大的具體工作內(nèi)容，每一類具體的工作內(nèi)容雖然都有自己的特點(diǎn)，但僅僅一種氣質(zhì)特點(diǎn)并不足夠完成，大多數(shù)工作都需要各種氣質(zhì)類型的混合。
在實(shí)際工作中，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)者安排每一項(xiàng)工作內(nèi)容時(shí)，都需要合理配置不同氣質(zhì)類型的檔案工作者。另外，限于新增檔案工作人員的困難程度以及各單位對檔案工作的重視程度，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者如要有效完成檔案基礎(chǔ)工作和檔案利用工作的各項(xiàng)任務(wù)，還必須對現(xiàn)有的檔案工作者隊(duì)伍的人力資源進(jìn)行挖掘，其中就要特別重視檔案工作者氣質(zhì)的塑造。
摘 要：檔案是對人在社會(huì)生產(chǎn)、生活中產(chǎn)生的聲音、影像、文字等的記錄，檔案是真實(shí)的歷史記錄，如實(shí)的反應(yīng)出社會(huì)生活活動(dòng)，有很大的歷史作用，對檔案進(jìn)行管理、歸檔、整理、分類有利于檔案的保存、查詢，就在方便檔案管理工作的同時(shí)，也方便了普通大眾進(jìn)行查閱，通過對檔案管理歸檔整理分類的技巧進(jìn)行探究闡述，有利于檔案工作的快速進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類
檔案具有原始信息記錄的作用，同時(shí)這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會(huì)現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會(huì)的產(chǎn)生而存在的，人類社會(huì)特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會(huì)丟失信息，而且方便查詢。
1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀
1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。
1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問題。
1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。
1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴(kuò)大或縮小。《規(guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。
2 檔案管理歸納整理分類技巧
2.1 檔案管理技巧
在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的優(yōu)秀工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對分類文件要有明確的標(biāo)識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。
結(jié)束語
檔案在我們社會(huì)和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。
