發布時間：2022-05-21 04:59:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案專業論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘要：隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢下的房產檔案管理也需做出相應的調整。而計算機在高校管理中的普遍應用正為高校房產檔案管理的信息化建設準備了條件，利用信息化管理手段來管理房產檔案，是提高高校房產管理水平的一個重要途徑。本文從高校建立房產檔案信息化管理的困難入手，探討了房產檔案管理的信息化建設的具體措施。
關鍵詞：高校、房產檔案、信息化
高校房產管理是高等學校的房管部門對學校房屋財產、教職工住房以及與之相關一系列事務進行的管理工作，是高校管理機構的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產檔案，是學校房產管理部門在房產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產歷史記錄，是房產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。隨著計算機在高校管理中的普遍應用，如何將現代信息處理技術與房產檔案管理相結合，提高房產檔案的利用價值，已經成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產檔案信息化管理的困難
1．1領導重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產檔案管理信息化進一步發展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的方法，依然習慣于傳統的管理觀念和方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產檔案信息。
1．2技術手段落后
目前很多高校房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯網的認知度、參與度等都遠低于其它行業。大多數高校的房產管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1．3檔案管理人員專業素質不高
目前高校的檔案管理人員專業素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網絡化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產檔案管理的信息化建設
2．1提高對檔案管理信息化建設的認識
要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產檔案管理信息化建設的重要意義。科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。房產檔案信息化是現代社會進步發展的客觀要求，房產檔案作為社會信息業的組成部分也必須朝著現代化的方向發展，否則就不能適應社會發展的要求。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，促進房產檔案管理整體水平明顯提高。
2．2推進房產檔案館數字化進程
實現房產檔案館數字化是房產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字房地產檔案館，首先要把握好節點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。開放數字房產檔案館的建立必將會進一步提升房產檔案館的宣傳、教育、服務和經營功能。
2．3完善房產檔案信息歸集、檢索系統
為了全面、準確地收集信息，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合，將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統；原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產檔案數據庫。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的優秀所在。由于高校房產交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
2．4建立準確的房地產檔案數據分析系統
房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求必須建立一整套房產檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使學校房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2．5提高管理人員的綜合素質
檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業務文件和各級檔案專業刊物，明了檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化，推進檔案工作的發展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。
3．小結
房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產管理工作人員的投入．降低了聯系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產管理人員在有限的時間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
隨著我國衛生防疫事業的蓬勃發展，各級衛生防疫站的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。衛生部“等級站評審標準”，將檔案管理晉級達標做為等級站評審申報的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進了防疫站檔案工作的發展。僅以我市為例，我市區縣站中目前已有十三家區縣站晉升了市級先進，兩家達國家二級，市防疫站也于96年晉升為國家一級。隨著檔案工作的升級發展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為各衛生防疫站檔案工作中一項十分重要的任務。我站在開展編研工作時，在突出衛生防疫專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性，受到業務人員的歡迎和好評。在工作中我們體會到，要開發有衛生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環節：
一、以業務檔案為編研工作的主要對象
衛生防疫站在以開展衛生防病為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等檔案材料。但由于衛生防疫是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體棗業務檔案也就具有了極強的專業性。此外，衛生防疫在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展公共衛生的監督監測的過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為站開展衛生防病、監督監測工作服務。
二、選題要圍繞業務上的主要任務
檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員應做到兩個了解和掌握。
1要了解和掌握單位的中心工作
在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務于中心工作。如我站近兩三年來的中心工作是為申報省市級一級站評審做準備工作，而等級站評審標準要求各科出具近十年、五年的監督監測數據的綜合分析。對此，檔案室及早做出反應，在制定編研計劃時，就安排編制反映這一內容的編研材料，為及時滿足全站的利用需要起到了積極的作用。
2要了解和掌握各項業務工作內容
衛生防疫站的主要業務是開展傳染病、地方病的預防和管理以及食品衛生、環境衛生、學校衛生、放射衛生、勞動衛生的監督監測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時，應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要環節。
三、積極開發深層次的檔案編研材料
檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對室藏檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各衛生防疫站的檔案中均有歷年來國務院、衛生部及北京市政府頒發的關于傳染病管理及五大衛生的法規、條例、程序及業務技術規范，而衛生防疫站做為衛生行政機關委托的執法機構，在履行其職權時必須依據有關的法規條例進行。檔案部門如能編制有關的業務依據性文件匯編，就會十分有效地滿足業務工作的需要。這種文件匯編既實用，做起來又不難。
然而，由于衛生防病業務是一項連續性很強的工作，在開展疫情的分析預測、制定防治策略以及對公共衛生實施監督監測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監督監測數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要以較長年度的相關數據做依據。因此，檔案部門如能將分散在各年檔案中的監督監測數據集中起來，做出有針對性的統計和分析，就可以使檔案的利用變得更系統更直觀，就可以極大地節省業務人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進行上述初次加工外，還應將編研工作的重點放在能系統地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產品上。從實踐中看，根據各專業口的需要，開展專題性的統計分析更為適宜。如我站所編制的“1984－1995年北京市食物中毒發生情況分析”，“北京市五百例預防接種副反應分析”，“1985－1995年北京市流腦發病、死亡數統計與分析”，這類編研材料已經常地被業務人員應用于科研、專題調查等實際工作中，顯示了很強的實用性。
檔案部門在編制專題性統計分析材料時，應注意以下幾個問題：
1要積極爭取業務部門的配合
檔案部門根據所選題目，以站藏檔案為依據，在完成對各年度相關數據統計后，可交予業務科室，由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行，又有一定的深度。
2統計分析時間跨度要大
統計分析材料的時間跨度越大，越能揭示出規律性、本質性的信息，越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實用的價值，不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。
3統計數據真實準確完整
編研不是杜撰，它必須以檔案材料為依據，是在分析檔案原件內容的基礎上，根據選題對數據進行取舍。因此，如實地采用檔案數據，是決定編研質量及可靠程度的前提。有時，某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來，就需要檔案人員認真研究檔案材料，找到相關的數據進行計算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數據必須要準確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類，同類項目才能進行有關的計算。計算要正確，并要經過復核。
4形式新穎好看
編制專題性統計分析，往往以表格、數字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動直觀，新穎好看。
四、檔案人員應具備專業知識
檔案人員要努力開發檔案信息資源，做到編研材料有特色，為衛生防病業務服務，這是衛生防疫站檔案工作不斷發展和進取的需要。同時，這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做為衛生防疫站檔案人員，做好編研工作，應具備的專業知識應有兩層含義，一是檔案編研專業知識，一是衛生防病專業知識。目前的衛生防疫站檔案人員多為“半路出家”，因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎。另一方面，檔案人員只有學習和掌握了衛生防病專業知識，才能閱讀和分析業務技術報告和總結，才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關的業務人員配合進行，也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上，與業務人員進行充分的交流，才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當然，這并不是要求檔案人員要成為預防醫學專家，但應該做到“耳熟能詳”。還有，檔案人員還應走出站門，向兄弟站學習編研工作的經驗，這也是提高編研水平的捷徑。總之，為進一步開展有專業特色的編研工作，深入開發衛生防疫檔案信息資源，檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。
參加檔案工作不久的我，碰到許多人都問及檔案工作的一些基本情況，交談中他們都對檔案和檔案工作知之甚少。誠然，現階段較從前社會檔案意識有所增強，但從總體上看社會檔案意識還較為薄弱。
即使在機關，檔案工作也參差不齊，存在許多問題。在年檢中我們發現，一是不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類、載體檔案沒有實行集中統一管理，業務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現象尤為嚴重；二是應當歸檔的文件材料沒有及時收集、歸檔，散存在部門或個人據為己為的現象屢見不鮮。
究其原因。一是歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉；二是《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。
社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。
新時期社會檔案意識的培養問題，我認為應從以下幾個方面入手。
一要探索新時期檔案宣傳的新方法。只有加強檔案宣傳，社會檔案意識才能得到提高。“酒好也怕巷子深”，檔案是一壇釀造多年又陳封許久的好酒，連聞名遐邇的國酒茅臺都做廣告，何況“養在深閨人未識”的檔案呢？
1、把開展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使工作與宣傳同步進行。
2、抓重點，不斷掀起宣傳工作的新高潮。根據檔案工作的規律性，抓住重點時間、重點內容、重點形式，不斷掀起宣傳高潮。要掌握好時間，不要錯過最佳宣傳時機；內容要典型生動，才能吸引觀眾；形式不能陳舊，否則會使人不屑一顧。例如：在《檔案法》頌布重點紀念日前后，開展規模較大的宣傳活動，內容上要集中宣傳檔案法規，除正面內容的宣傳外，配合一些違法案例宣傳，使人對法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不應僅搞搞展覽，展覽存在較大局限性，應考慮利用電視、報紙、網上、向各單位普發小冊子、向各鎮、街道提供宣傳內容要求他們在各社區、村居代為刊出宣傳板報等宣傳面廣的宣傳形式。
3、抓時機，把主管領導作為主要宣傳對象。各級主管領導對檔案工作的有效開展起著非常重要的作用。但主管領導一般不僅僅是檔案部門的主管領導，往往分管幾個口、多個部門。檔案部門應積極主動、搶抓時機，向主管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，以取得領導的重視與支持。在實際工作中應突出一個“勤”字，即勤請示、勤匯報、勤動腦，不失時機、千方百計地爭取領導的關注與支持；勤動手，經常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導。檔案部門的重要工作和活動，要爭取主管領導參與，以便領導全面地了解檔案工作。
4、高瞻遠矚，把在校學生作為重點宣傳對象。學生是祖國的未來，檔案意識應從學生抓起，且學生量大面廣，是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，目前也是檔案宣傳的一個薄弱環節，應高度重視。
建立好愛國主義教育基地，充分發揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。
二要加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，重拳強化檔案意識。
十多年來，經過各級檔案行政管理部門的努力，檔案行政執法工作取得的成績有目共睹。但客觀地分析，檔案行政執法工作與社會預期和檔案事業的客觀要求相比，還存在許多問題，并暴露出一些深層次的矛盾。首先，檔案違法現象與行為仍具有很大的普遍性。其次，檔案行政執法乏力，違法行為長期得不到有效制裁。檔案行政執法的對象有其特殊性，主要是各級黨政機關和企事業單位，在許多部門、單位面前，倒顯得檔案局這個執法主體是弱勢部門，加上檔案法律法規授予檔案行政管理部門的執法權非常有限，導致許多檔案行政管理部門因此畏縮不前。
因此，加快立法步伐，通過立法，進一步擴大行政處罰的范圍，授予檔案行政管理部門更大的執法權。對于普遍存在的同時危害很大的在機關、企事業單位出現的拒絕歸檔、拒絕檔案安全保管等進館之前的違法行為作為檔案法規調整的重點。因為這些檔案在進館之間遭受損失的可能性很大，進館這后倒相對安全了。
同時，要加強組織領導，積極開展專項執法，使執法工作的影響面日益擴大，努力推進檔案工作法治化。
三要加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。
四要重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。
在建設社會主義新農村的新的形勢下，各地應制定新農村建設檔案工作的總體規劃，全面推進村級檔案規范化建設，建立健全村居建設檔案、農村基礎設施檔案、土地承包檔案、農村專業合作社、農村龍頭企業檔案、村民檔案、農民素質培訓檔案、村務公開和民主管理檔案、農業科技檔案、農村文化檔案。在現實條件下，推廣“村檔鎮管”管理模式。主動加強服務，以規范化為抓手，全面提高農業和農村檔案工作整體水平，有力地促進全社會檔案意識的提高。
五要促進家庭檔案觀的樹立。家庭是社會的細胞，家庭檔案工作做好了，社會檔案意識真正會達到深入人心的境界。家庭檔案應成為檔案工作的新領域，檔案部門要積極倡導開展家庭建檔工作，更好地為和諧社會服務。
隨著生活的逐漸富裕，不管是城市居民還是農村農民，家庭建檔都有了一定的物質條件。各地應積極開展家庭檔案宣講活動，通過建立示范家庭檔案，舉辦家庭檔案展覽、講座、經驗交流會等，讓百姓通過自己的檔案感受生活的變化和祖國的進步。這是一項新工作，在建檔過程中還存在著一些困難和問題，檔案部門應積極提供技術指導。家庭檔案的建立會使百姓充分體會到家庭檔案與社會文明的密切聯系，更多地感悟“修身齊家”的中華古訓，這樣社會檔案意識也隨之提高。
六要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業遍地開花，已成為經濟建設的一支強大力量，民營企業檔案意識的重要性日益突出。
要積極探索開展民營企業檔案工作的思路和方法，培育典型、以點帶面、主動服務。舉辦民營企業檔案業務培訓班，講解檔案管理業務知識，提高專兼職檔案人員的業務素質，及時向民營企業提供有關檔案工作業務標準、規范及制度匯編等適用的工作參考材料，引導民營企業檔案管理向規范化、制度化發展。積極主動上門為民營企業服務，引導、幫助其開展科學規范的檔案工作。通過挖掘檔案的利用價值，為企業發展創造效益，使越來越多的民營企業家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業自身發展需要的檔案管理體系，促進民營企業檔案意識的全面提高。
七要做好檔案開發利用工作。應把開發利用檔案資源、面向社會公共服務作為重要抓手，精心謀劃，提升實效，使檔案在全社會的知曉度得到顯著提高。
李瑞環同志說過，檔案工作是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。檔案的價值也體現在利用上，在利用檔案中受益過的同志檔案意識較強。檔案工作者要努力提高檔案開發利用水平，讓群眾切切實實體會感受到檔案的價值所在，進而提高社會檔案意識。
參加檔案工作不久的我,碰到許多人都問及檔案工作的一些基本情況,交談中他們都對檔案和檔案工作知之甚少。誠然,現階段較從前社會檔案意識有所增強,但從總體上看社會檔案意識還較為薄弱。
即使在機關,檔案工作也參差不齊,存在許多問題。在年檢中我們發現,一是不少單位沒有建立綜合檔案室,各種門類、載體檔案沒有實行集中統一管理,業務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現象尤為嚴重;二是應當歸檔的文件材料沒有及時收集、歸檔,散存在部門或個人據為己為的現象屢見不鮮。
究其原因。一是歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內,儼然一個保密機關,較為封閉;二是《檔案法》雖己頒布近二十周年,但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來,檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性,至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。
社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件,如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。
新時期社會檔案意識的培養問題,我認為應從以下幾個方面入手。
一要探索新時期檔案宣傳的新方法。只有加強檔案宣傳,社會檔案意識才能得到提高。“酒好也怕巷子深”,檔案是一壇釀造多年又陳封許久的好酒,連聞名遐邇的國酒茅臺都做廣告,何況“養在深閨人未識”的檔案呢?
1、把開展宣傳貫穿到工作的始終,檔案工作開展到哪里,宣傳工作就跟進到哪里,使工作與宣傳同步進行。
2、抓重點,不斷掀起宣傳工作的新高潮。根據檔案工作的規律性,抓住重點時間、重點內容、重點形式,不斷掀起宣傳高潮。要掌握好時間,不要錯過最佳宣傳時機;內容要典型生動,才能吸引觀眾;形式不能陳舊,否則會使人不屑一顧。例如:在《檔案法》頌布重點紀念日前后,開展規模較大的宣傳活動,內容上要集中宣傳檔案法規,除正面內容的宣傳外,配合一些違法案例宣傳,使人對法律的理解更深刻,效果更佳。形式上不應僅搞搞展覽,展覽存在較大局限性,應考慮利用電視、報紙、網上、向各單位普發小冊子、向各鎮、街道提供宣傳內容要求他們在各社區、村居代為刊出宣傳板報等宣傳面廣的宣傳形式。
3、抓時機,把主管領導作為主要宣傳對象。各級主管領導對檔案工作的有效開展起著非常重要的作用。但主管領導一般不僅僅是檔案部門的主管領導,往往分管幾個口、多個部門。檔案部門應積極主動、搶抓時機,向主管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題,以取得領導的重視與支持。在實際工作中應突出一個“勤”字,即勤請示、勤匯報、勤動腦,不失時機、千方百計地爭取領導的關注與支持;勤動手,經常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導。檔案部門的重要工作和活動,要爭取主管領導參與,以便領導全面地了解檔案工作。
4、高瞻遠矚,把在校學生作為重點宣傳對象。學生是祖國的未來,檔案意識應從學生抓起,且學生量大面廣,是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量,目前也是檔案宣傳的一個薄弱環節,應高度重視。
建立好愛國主義教育基地,充分發揮愛國主義教育基地的教育功能,教育青少年學生;省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物,服務學生教育工作;普及檔案知識,讓學生完整保存成長足跡,通過整理、制作個人成長檔案,學生們重溫自己的成長歷程,增強檔案意識;走進學校,為學生開設檔案專題講座。
二要加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針,依法治檔,用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范,以法促發展的良好的工作氛圍,加強動態管理,完善執法機制,重拳強化檔案意識。
十多年來,經過各級檔案行政管理部門的努力,檔案行政執法工作取得的成績有目共睹。但客觀地分析,檔案行政執法工作與社會預期和檔案事業的客觀要求相比,還存在許多問題,并暴露出一些深層次的矛盾。首先,檔案違法現象與行為仍具有很大的普遍性。其次,檔案行政執法乏力,違法行為長期得不到有效制裁。檔案行政執法的對象有其特殊性,主要是各級黨政機關和企事業單位,在許多部門、單位面前,倒顯得檔案局這個執法主體是弱勢部門,加上檔案法律法規授予檔案行政管理部門的執法權非常有限,導致許多檔案行政管理部門因此畏縮不前。
因此,加快立法步伐,通過立法,進一步擴大 行政處罰的范圍,授予檔案行政管理部門更大的執法權。對于普遍存在的同時危害很大的在機關、企事業單位出現的拒絕歸檔、拒絕檔案安全保管等進館之前的違法行為作為檔案法規調整的重點。因為這些檔案在進館之間遭受損失的可能性很大,進館這后倒相對安全了。
同時,要加強組織領導,積極開展專項執法,使執法工作的影響面日益擴大,努力推進檔案工作法治化。
三要加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度,這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要,且見效迅速,各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設,對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。
四要重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數,一個地方其他檔案工作做得很好,農村檔案工作未做好,是不完善的,檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來,只重視機關、企事業單位的檔案工作,農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱,所以應格外關注。
在建設社會主義新農村的新的形勢下,各地應制定新農村建設檔案工作的總體規劃,全面推進村級檔案規范化建設,建立健全村居建設檔案、農村基礎設施檔案、土地承包檔案、農村專業合作社、農村龍頭企業檔案、村民檔案、農民素質培訓檔案、村務公開和民主管理檔案、農業科技檔案、農村文化檔案。在現實條件下,推廣“村檔鎮管”管理模式。主動加強服務,以規范化為抓手,全面提高農業和農村檔案工作整體水平,有力地促進全社會檔案意識的提高。
五要促進家庭檔案觀的樹立。家庭是社會的細胞,家庭檔案工作做好了,社會檔案意識真正會達到深入人心的境界。家庭檔案應成為檔案工作的新領域,檔案部門要積極倡導開展家庭建檔工作,更好地為和諧社會服務。
隨著生活的逐漸富裕,不管是城市居民還是農村農民,家庭建檔都有了一定的物質條件。各地應積極開展家庭檔案宣講活動,通過建立示范家庭檔案,舉辦家庭檔案展覽、講座、經驗交流會等,讓百姓通過自己的檔案感受生活的變化和祖國的進步。這是一項新工作,在建檔過程中還存在著一些困難和問題,檔案部門應積極提供技術指導。家庭檔案的建立會使百姓充分體會到家庭檔案與社會文明的密切聯系,更多地感悟“修身齊家”的中華古訓,這樣社會檔案意識也隨之提高。
六要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐,民營企業遍地開花,已成為經濟建設的一支強大力量,民營企業檔案意識的重要性日益突出。
要積極探索開展民營企業檔案工作的思路和方法,培育典型、以點帶面、主動服務。舉辦民營企業檔案業務培訓班,講解檔案管理業務知識,提高專兼職檔案人員的業務素質,及時向民營企業提供有關檔案工作業務標準、規范及制度匯編等適用的工作參考材料,引導民營企業檔案管理向規范化、制度化發展。積極主動上門為民營企業服務,引導、幫助其開展科學規范的檔案工作。通過挖掘檔案的利用價值,為企業發展創造效益,使越來越多的民營企業家認識到檔案的重要作用,將檔案工作作為企業管理的一項基礎性工作來抓,建立符合企業自身發展需要的檔案管理體系,促進民營企業檔案意識的全面提高。
一、應用文科專業課程實驗的特點
（一）注重互動，強調團隊合作
這主要表現在兩個方面：其一，學生與教師之間的互動。即通過實驗去體會或感覺在理論授課過程中的某些知識點或程序，教師在課程實驗中的作用相對比較突出。其二，學生與學生之間的互動。應用文科專業大部分都是與社會管理實踐活動相關的專業，鍛煉學生之間的溝通能力、協調能力與應急反應能力成為課程實驗主要訓練的內容。
（二）注重過程，強調經驗積累
應用文科專業大部分課程的實驗都是對某種專業管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業課程實驗。實驗課的設置不僅要讓學生通過實驗提升自身對專業知識的掌握能力以及訓練相關專業技能，還培養學生對某些專業實踐活動過程的了解與感受。也就是說應用文科專業課程實驗不僅是專業知識與技能傳授與演練的課程，更是教會學生了解、感受專業實踐過程的課程。
（三）注重應用，強調學以致用
與理工科專業實驗注重培養學生科學研究方法與敏銳科學研究視角不同的是，應用文科專業實驗的主要目的在于對學生某項專業技能的訓練與培養，即通過實驗、實訓和實習環節使學生具備某種專業技能，以此作為從事社會實踐，生存于社會的資本。而課程實驗則是培養學生這種專業技能的一個環節。因此，應用文科專業課程實驗更加注重實驗內容的應用性與實用性。
（四）注重引導，強調躬親示范
應用文科專業的設置雖然側重于社會應用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業主要研習的是人文社會中的各種社會實踐活動和社會現象，因此在專業課程教學活動中更加注重教師對學生學習行為的指引與指導。教師在課程實驗過程中的角色定位是應用文科專業的特色之一，它擴大了傳統文科專業實驗過程中教師的作用，更加強調教師躬親示范對學生把握專業知識的引導作用。
二、應用文科專業課程實驗的設計思路
（一）以能力為導向，增加實驗課內容的深度與廣度
首先，要對課程所涉及的實驗內容進行拆解與細分，明確不同實驗內容所針對的知識點與技能點，充分對實驗內容的豐富程度與學生操作的難易度進行論證；其次，實驗內容設計要與學生專業技能培養的連貫性相一致，既要符合學生專業技能養成的基本規律，又要遵循循序漸進的知識吸收規律；再次，注重實驗內容的層次性，難易結合，動手和思考結合，實驗和實訓結合。筆者在設計實驗內容過程中，充分論證了學生對專業知識把握的程度，分門別類地對實驗內容要求、考核標準與所包含知識點進行組配，設計了5組12類共25次實驗內容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實驗與實驗之間的銜接，打造了文件與檔案管理實驗體系，這在一定程度上增強了學生對文件與檔案管理知識與技能的整體了解與培養。
（二）以職業為導向，凸顯實驗的專業性與職業性
應用文科專業的設置是以社會實踐活動的職業分工為依據的，以職業標準為準繩。由此，準確的職業定位和專業的職業導向是專業課程體系建設過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實驗的設計要凸顯職業性，即實驗內容要與職業接軌，與職業發展趨勢保持一致；其次，豐富實驗課程的授課形式，突出專業的職業特色，如實驗課程可邀請專業從業人員進行講解與指導，或實驗課程直接開設在專業的從業機構，進一步提升實驗課程的仿真感；再次，定期利用實驗課程對學生的職業規劃進行指導，增強學生的專業感與職業感。
（三）以活用為導向，提高學生的專業技能
課程實驗設計要遵循“感受—理解—鞏固—應用”四階段的教學規律，并在實際教學過程中，有目的、有計劃地應用這一教學規律，使學生各種專業技能在不同課程的實驗中得到均衡和協調的發展。首先，課程實驗的設計要與理論授課內容相互吻合，并互為補充，要引導學生在課程實驗過程中去驗證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養成學生專業思考能力；其次，課程實驗內容的設計要具有實用性，能夠與職業定位相結合，突出學生專業基礎能力與實際操作能力的培養；再次，課程實驗的設計要突出學生自主創新能力，結合職業發展方向設計多樣化的實驗內容，鼓勵學生在專業實踐范疇內自主選擇安排實驗，完成實驗。
（四）以體驗為導向，培養學生的專業認同感
應用文科實驗要設計以專業體驗為優秀的實驗內容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學生直接與專業人士接觸、對話和工作，這種職業體驗的方式不但能夠增進學生與一線工作者的交流，更能營造課程學習的氛圍，培養學生的專業情感。筆者在課程實驗中增加了對黑龍江大學檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實地參觀和職業體驗的實驗內容，學生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對檔案職業魅力的認知，增強了其對檔案學專業的歸屬感。
三、應用文科專業課程實驗開發與建設的策略
（一）實景模擬，現場互動
應用文科實驗注重理論成果的實踐轉化，即學生通過課程實驗來體會、把握理論課講授的知識點，但傳統的文科實驗課程相對枯燥、呆板，實驗互動性不強，缺少一定的專業實踐的真實性與層次感。應用文科專業課程實驗的設計要注重開發學生的專業認知潛力，通過模擬專業工作現場或搭建實景演練場所的方式，增強實驗場景的逼真性，以此提高課程實驗的質量。同時，教師在課程實驗過程中要積極引導學生展開互動，通過實景模擬和現場互動的方式，激發學生的學習熱情，提高學生理論知識的實踐轉化率。如不具備實景模擬實驗條件的課程，可采取專業實習或實踐的替代方式融入相關課程的實驗，以此彌補課程實驗資源方面的不足。筆者在課程實驗開發與建設實踐中，嘗試搭建模擬辦公室環境，并采用學生分工協作的方式，模擬演練文書處理實驗和檔案整理實驗，非參與學生對模擬過程進行挑錯、打分的形式展開互動。
（二）豐富實驗內容，注重課程間的銜接
在課程實驗開發與建設過程中，教師首先要對課程實驗從整體上進行把握，并分成相互獨立卻又相互聯系的單節實驗；其次，要對單節實驗之間的銜接關系進行分析，在理論授課過程中把握實驗課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學”與“檔案管理學”課程分為兩個學期開設，“文書學”課程實驗要求學生根據最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學期“檔案管理學”課程將對上學期制作的文件進行檔案整理的一系列實驗。同時筆者根據檔案管理工作的特點將“檔案管理學”課程實驗細分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實地參觀等7個專題實驗，通過前后兩個學期的實驗，學生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個人與團隊實驗穿插，注重培養個人能力與團隊意識
應用文科課程實驗強調學生的參與性，這種參與的形式主要表現在學生個體參與和團隊協作兩種。所謂個體參與，是指學生在教師的引導下自行參與實驗的過程；所謂團隊協作，是指學生以3—4人的團隊形式開展實驗的過程。應用文科實驗要結合實驗內容，設計由個體參與和團隊協作組成的課程實驗體系，一方面通過學生個體參與，提高學生自己對知識的理解與轉化能力；另一方面通過團隊協作，提高學生的角色意識與團隊協作精神，使學生就業后能盡快適應工作團隊的環境與要求。在教學實踐過程中，筆者在學生個體參與的實驗內容基礎上，開發并設計了三個團隊協作實驗，即“文件收文與發文處理實驗”“檔案鑒定與銷毀實驗”“檔案編研與出版實驗”，學生以小組形式，分工協作按照實驗要求自主設計實驗內容，學生參與程度高，反響較好。
（四）突破課堂界限，走向社會實踐
應用文科專業的人才培養要通過提高學生與專業社會實踐領域的接觸頻率，讓學生能較早地適應專業環境，并感知職業環境的危機感、使命感和責任感，能夠為學生下一步就業計劃的設定與未來職業發展提供較好的前期心理基礎。由此，筆者認為應用文科專業課程實驗要增加適當的社會專業體驗環節，或者通過短期的專業實踐，或者通過實地的走訪與參觀，或者通過親身體驗的方式參與到專業活動領域，一方面通過現場的專業實訓模擬驗證并消化課程所學的專業知識；另一方面通過走出去的課程實驗設計，豐富了學生的專業視野，提高了學生的專業歸屬感，有助于學生對所學專業自信心的培養。
作者：任越 單位：黑龍江大學
1當前我國中等專業學校檔案信息化管理存在的問題
制度是保證技術得以實施的基礎。在人事檔案管理工作中，因為部分中等專業學校未能合理制定出行之有效的檔案管理制度，致使在實際檔案管理工作中管理人員難以規范科學操作。通常表現在以下4個方面：①在對人事檔案進行收集時缺乏規范性，常常出現想交就交，不想交不交的現象，使得制度淪為一紙空文，形同虛設，對檔案沒有明確地予以考核。②在對人事檔案進行整理時，沒有規范統一的要求。通常在立卷階段，未能嚴格依照卷內所標的文件目錄順序正確組卷排序，導致實際整理的文件與卷內目錄不相匹配，卷內資料經常無故缺失。③對檔案的查閱沒有嚴格的權限審批制度。部分檔案管理人員對于檔案的查閱未能給予重視，常常出現外緊內松的現象，常常對內部人員開放管理權限，為檔案的安全埋下隱患。④在檔案錄入時，部分管理人員不能嚴格做到事畢錄入，而是通常積累一大堆文件后才一次進行，這既違反規定，又十分不利于查找利用檔案。
2當前我國中等專業學校檔案信息化管理的對策
2.1加大檔案信息化管理工作的宣傳力度
加大檔案信息化管理的宣傳力度，切實使人們轉變檔案管理理念，一方面引起學校領導對檔案信息化管理的重視，加大檔案信息化管理的資金投入力度；另一方面，使檔案信息化管理人員明確檔案信息化管理工作的意義，提高自身素質，熟練掌握檔案信息化管理平臺的操作技巧，提高檔案利用效率。此外，還可以促使更多的企業參與檔案信息化管理技術的研發，使中等專業學校檔案信息化真正跟得上時代的發展，滿足社會的需求。
2.2提高管理技能
在信息化高度發達的新時代，人事檔案作為一項重要的特殊信息，對其進行現代化管理已是大勢所趨，也是檔案管理發展的必然方向。現代科技是以計算機、網絡通信等信息技術為優秀的，借助計算機技術可以實現對流動人口信息的有效檢索以及存儲等功能，進行網絡化管理在目前有著十分現實的意義。相關部門應該加大對新技術新軟件的開發力度，并定期對管理人員的技能進行培訓，提高中等專業學校檔案信息化管理的科技含量，用技術去推動檔案管理工作，使檔案信息動態化管理不斷完善。
2.3建立健全檔案信息化管理規范體系
檔案信息化管理是一項綜合性非常強、涉及面非常廣的工作，為使工作能夠正常高效開展，需要有一套完善的規章制度進行規范約束，對檔案查閱、檔案更新、檔案查閱權限、檔案系統管理權限等各個操作環節的操作章程都應予以明確，建立統一的檔案信息化平臺。此外，當前我國畢業生進入社會后，在晉升、聘任、培訓、學歷、學位、考核時，都需要對檔案進行查閱或者轉檔，而學生的就業方向并不明確，這直接給檔案信息化管理的后期工作帶來困難與挑戰，因此，在相關體系的建立上，應該力求與時代同步，求實創新，與社會接軌，真正使其有使用價值。
3結語
總而言之，中等專業學校的檔案信息化管理工作在我國依然有很長的路要走，在制度規范與管理技術等方面均有待完善，需要我們腳踏實地，逐步改進。
作者：杜曉娟 單位：江蘇省江陰中等專業學校
一、檔案繼續教育的對象及內容
1.我國檔案繼續教育的對象。
《暫行規定》第四條明確規定:繼續教育對象,是各級檔案部門及企業事業單位從事檔案專業技術工作的，以中青年檔案專業技術骨干為重點的在職檔案專業技術人員。我國確定受教育的對象并非根據學歷，沒有將受過高等教育以外的人排除在外。中青年檔案專業技術骨干是檔案繼續教育的主要目標群體，主要包括各級檔案部門的領導人員和中高級專業技術人員，通過繼續教育提高他們的政治理論素養，使他們成為適應時展的領頭人,促進檔案事業蓬勃發展。
2.檔案繼續教育的內容。
不同層次的檔案專業技術人員接受的繼續教育的內容也不同，不同工作的人接受繼續教育的培養目標、知識結構和實際工作需要也不同。所以，檔案繼續教育的原則是以先進的科學理論知識為指導，立足于工作實際，依據不同的教育對象制訂不同的教育內容，因材施教。隨著科學技術的飛速發展和網絡計算機的普及，我國已邁入信息化社會，在當前形勢下，加強檔案數字化、資源化和信息化建設刻不容緩。
二、基層檔案繼續教育存在的主要問題
檔案繼續教育一直以來都是檔案部門的重要職責，不是一個新課題。特別是近十年來，基層各級檔案部門和檔案工作者在檔案繼續教育上進行了許多有益的探索和實踐。但是不得不承認，基層檔案繼續教育存在局限性，值得重新審視和反思。
1.檔案繼續教育的教學對象意識薄弱。
在當前基層領導大力提倡檔案事業建設之際，檔案繼續教育作為一個重要的組成部分，仍未得到廣泛充分的重視與理解。許多人并沒有把檔案繼續教育看成是整個社會檔案事業建設的重要組成部分，認為有無檔案繼續教育，檔案事業建設的主旋律照樣可以奏響。他們當中一些人缺乏對檔案工作的認同感和歸屬感，對檔案事業缺乏了解、對檔案事業有質疑之音。究其原因，最重要的一點就是整個社會接受檔案繼續教育意識薄弱。
2.檔案繼續教育重視程度不夠，資金投入力度不足。
毋庸置疑，省檔案局對培養高素質的檔案干部隊伍高度重視，但缺乏對市、縣檔案隊伍建設必要的重視。省檔案局對市、縣檔案繼續教育的重視程度不夠，導致檔案繼續教育在觀念認識上、全省范圍統籌規劃上、不斷深入的機構改革上存在諸多問題。主要表現：一是,重業務教育培訓,輕理論教育培訓，認為檔案理論教育培訓可有可無。二是，自身教學條件有限，投入不足，導致出現市縣區檔案部門教育培訓硬件設備的配備明顯不足，如缺少專用微機、投影設備、電視及數量充足的桌椅，出現向上級檔案部門實際送培人數不足的情況。三是，各自為政，缺乏統籌規劃，疏于指導。許多未經過系統的檔案繼續教育的優秀人才，他們在檔案部門擔任領導職務，然而檔案專業知識的缺乏，造成他們業務工作不熟。
3.檔案繼續教育師資力量不足。
優秀檔案繼續教育教師的缺乏和兼職教師精力有限制約著檔案繼續教育的發展。優秀教師缺乏是檔案繼續教育發展的瓶頸，是造成檔案繼續教育工作外實內虛徒有其表的重要原因。檔案繼續教育需要掌握過強的專業理論知識，熟悉了解檔案業務，能夠駕馭課堂教學能力的人才。檔案繼續教育工作單調、繁瑣、基層，人員變動快，兼職多，造成次次培訓，次次是新人，檔案繼續教育工作年復一年，循環往復。由于人少工作忙對檔案繼續教育教師講課效果信息反饋做得也不及時。師資隊伍體系建設不健全師資力量弱造成講義質量不過關、講義模式統一、教案時粗時細、教學內容陳舊、檔案工作新理論缺乏“、填鴨式”理論灌輸、教學方法簡單的情況，影響檔案繼續教育的效果。
三、提高基層檔案繼續教育水平的對策
1.加強基層檔案繼續教育師資隊伍建設。
檔案繼續教育教師是檔案繼續教育的重要組成部分，檔案繼續教育師資隊伍建設是不斷推進繼續教育改革深化發展的主力軍。掌握先進教學內容和現代化教學技術的檔案繼續教育教師如何培養和造就；追蹤科學技術發展前沿的檔案繼續教育教師如何培養和造就；素質優良結構合理、具有較強實踐能力的檔案繼續教育教師如何培養和造就，這些問題值得深思。目前，我國的檔案繼續教育教師結構具有師資結構專兼結合以兼為主、兼職教師隊伍多序列的特點。《暫行規定》第九條規定:“繼續教育的教師按照專兼職結合,以兼職為主的原則,由具有較高水平和豐富實踐經驗的檔案專業技術人員和科技經濟等領域的專業人員擔任。”從我國檔案繼續教育實踐來看，兼職教師大體分為以下幾種：來自國家省市檔案行政部門的專家型領導、來自高等學校的檔案學教授學者、來自檔案雜志社、檔案學會的專家、學術界比較活躍的中青年、來自檔案工作中有所建樹的專家、檔案管理人員和來自國內外的檔案專業知名人士。建立健全檔案繼續教育教師隊伍建設需要注意以下幾點：（1）施行持證任教,嚴格聘任程序。檔案繼續教育需要堅決施行兼職教師持證任教，根據學員的層次和培訓類型選聘教師，嚴格聘任程序和手續。（2）加快步伐開展兼職教師的培訓工作。檔案繼續教育需要加強對兼職教師的考核管理，開展兼職教師教學資格復審，施行獎懲制度。具體來說，實行檔案繼續教育工作考核制度和持證上崗制度，聘請專家對所有授課教師進行評審,授課教師登臺試講,符合要求者發給授課證。堅持檔案繼續教育授課效果信息反饋的常態化，建立健全兼職教師考核評價體系。不斷提高兼職教師的水平，優化檔案繼續教育兼職教師結構，敦促兼職教師改進教學方法，采取參與式、講座式、啟發式、研討式、對話式等靈活的教學方式“傳道授業解惑”，保障檔案繼續教育的教學質量。借鑒其他國家檔案繼續教育先進的理論知識和管理經驗，以檔案繼續教育的基礎理論和實用操作技術為主要教學內容，開拓檔案繼續教育的工作思路。活躍檔案繼續教育工作者的精神狀態、創新檔案繼續教育工作者的思想觀念、提高檔案繼續教育工作者的自覺性和領悟能力，發揮檔案繼續教育工作者的想象和創新能力，開創檔案繼續教育培訓新篇章。
2.加強基層檔案繼續教育教材建設。
教材是學員學習的主要載體工具，教材文字通俗易懂、內容深入淺出和結構聯系嚴謹有利于集中深刻地解決知識難點和知識重點，培養學員積極創新思維。然而，當今的檔案繼續教育缺乏合適的教材，不利于學員系統完整深入地掌握知識點。檔案繼續教育教材建設是一項亟待研究與解決的重要問題。編寫有層次的適合自學的教材。檔案繼續教育對象的能級層次不同決定了選編教材的不同。我國將相關檔案從業人員劃分為初級、中級和高級,不同等級教材內容不同。初級教材的內容主要是基礎理論和專業知識，為初級檔案從業人員打下堅實的理論基礎。中級教材的內容應側重新的理論、知識、技術和方法,著重于提高中級檔案從業人員的技術解決能力和管理能力，成為各自所在領域的業務骨干。高級教材的內容應涉及國內外檔案學理論研究的最新成果和最新動向,借鑒國外先進的檔案繼續教育教育方式和教學內容。接受檔案繼續教育的對象一般自學能力較強,他們結合實際工作經驗，通過業余自學,不斷地提高自己的業務管理水平和技術水平。將動態聯盟戰略應用于教材編寫之中。“動態聯盟是企業生產管理的產品戰略之一,它是指當企業發現有市場機遇時,不要企圖靠自己一個企業的力量去開發新產品，而應通過社會協作，盡量利用社會上各方面的存量資產進行有效配置,組成虛擬企業，利用合作的力量快速響應市場的需要。”檔案繼續教育教材編寫需要大量的人力物力財力，將動態聯盟戰略應用到檔案繼續教育之中，需要聯合社會有關人員與單位、高等院校、檔案學會、科研院所、學術團體和企業，分散集中的負擔，過重的人力物力財力，分工協作，共同編寫內容精煉新穎、價值實用、重點突出和緊密結合實際的檔案繼續教育教材。檔案繼續教育教材編寫需要有明確的目標、健全的體系和具體的措施，這樣才能保證教材編寫的質量。
3.依托檔案網站開展基層檔案繼續教育。
檔案局網站是實現檔案繼續教育的遠程工作平臺。隨著科學技術水平的提高和計算機的普及，信息化數字化時代要重視互聯網計算機對檔案繼續教育的影響。依托檔案網站，有利于創建開放式的遠程檔案繼續教育模式,實現檔案繼續教育資源共享。在檔案局官方網站上開設檔案教育培訓專欄。專欄包括公告欄、繼續教育欄、公共論壇、崗位培訓欄、博客欄、專題培訓欄等子欄目。公告欄內可以檔案教育培訓教學安排和基層檔案教育培訓最新動態。教學欄內課程的相關內容和授課視頻，實現在線上課、在線考試、在線交流，提高學員的學習的興趣。除此之外，博客論壇給學員提供一個自由民主的交流平臺,提高兼職教師教學水平，促進檔案科研工作發展。在檔案局官方網站上上傳網絡課件。網絡課件是網絡學習資源的主要載體工具。利用現代教學技術制作電子圖書和多媒體課件，利用網絡課件進行檔案繼續教育，有利于學員與網絡課件雙向交互，解決檔案繼續教育在空間上和時間上的矛盾,保證檔案繼續教育的教學質量。
作者：王媛 單位：沈陽廣播電視大學
一、培養手段不同一種教育模式培養目標的側重不同
必然帶來了培養手段的迥異。而培養手段的合理性直接決定了培養目標的實現效果。對于檔案專業的“學歷教育”來說，實現其培養目標必定要走“學院派”的常規培養路線。與其他高等教育的學科相同，培養手段通常是讓培養對象從檔案學的歷史來源、基礎學理入手，加之情報學、圖書館學、文書學等臨近專業、學科和公共課程的研修后，使其檔案學知識由淺入深地逐漸提高，最終達到具有一定檔案文獻、史料編研的能力，以此通過這種循序漸進的教學方式和一定的學習年限，培養出檔案行業中的“建筑工程師”。對于檔案專業的“在職教育”來說，實現其目標必定要走“職業派”的特殊路線。為了使“非檔案學”專業的檔案人員快速達到從業水平，對各單位的基礎業務工作給予一定的支持，故培養手段往往側重于實際工作的方式、方法，其課程設置也較為務實且針對性強。比如，“文書檔案管理”、“科技檔案管理”、“會計與聲像檔案管理”等。而宏觀、學理性的課程，如“文書學”、“檔案發展史”等則分量較輕，以此培養出檔案行業中的“建筑工人”。
二、培養師資不同為了使培養手段更好地發揮作用
培養師資的選擇就成為要仔細斟酌的一個問題。這就好比說，培養“建筑工程師”的人，其本身一定也是“建筑工程師”；而培養“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有這樣，才能在人才培養中達到事半功倍的效果。檔案專業的“學歷教育”培養師資必定是具有較高的學理知識和文獻、史料編研能力的檔案行業的教育家、學者、教授、講師等諸如此類的“學院派”人物。因為他們掌握著豐富的學術資源，了解國內外最新的檔案學動向，參與并編寫相關的學術著作，具有很高的史料編研造詣。同理，檔案專業的“在職教育”培養師資必定是具有豐富的檔案管理實操經驗，多年從事檔案行業的監督指導人員，以及相關行政業務人員。因為他們常年接觸基層單位檔案工作，熟悉檔案整編的實操流程，對于部分機構特殊的檔案管理狀況具有豐富的處置經驗。總之，由于培訓目標和培訓手段的不同，造就了不同的培訓模式在師資來源選取上要有所差異。相同性質的師資培養相同性質的學員體現出檔案專業的“學歷教育”和“在職教育”培養師資側重的不同。這也從另一個側面進一步反映出兩種培養模式的本質差別。
三、培養周期不同
檔案專業的“學歷教育”和“在職教育”可以說是“道”與“術”的關系。所謂的“道”更側重于理論，知識結構更加系統、全面，偏向于檔案實際工作中的研究與編研；所謂的“術”更側重于實踐，知識結構更具有針對性、時效性，偏向于檔案實際工作中的“收集、管理、借閱利用”。由于檔案專業的“學歷教育”與“在職教育”的培養目標、培訓手段、培訓師資的側重不同，故在通常情況下，前者的培養周期要遠高于后者。就前者而言，培訓周期一般為幾年（無論是本科階段或是研究生階段），只有這樣才能保證被培養者的知識體系建構，以及學科敏感性的養成；而對于后者來說，由于培訓目標、手段較為有針對性，主要關注于檔案日常工作中一些常見問題，故其培訓周期可以精華至一周或十余天。
四、結語
從目前檔案專業教育的現狀看，存在著兩種截然不同方式的教育模式，即檔案專業的“學歷教育”和“在職教育”。其中，檔案專業的“學歷教育”是以培養檔案文獻、史料編研人才為目標，通過系統教授、全面教學等手段，借助高校和學術機構等師資力量，并以幾年為培養周期的培養模式。這種培養方式類似于“建筑工程師”的培養。檔案專業的“在職教育”是以培養檔案專業實操技能，完成本單位檔案工作的“收集、管理、借閱利用”等為目標，通過針對性的培訓手段，借助檔案工作監督指導人員和業務人員等師資力量，以一周或十余天為培養周期的培養模式。這種方式類似與“建筑工人”的培養。檔案專業的“學歷教育”與“在職教育”的側重點各不相同，兩者有著迥異的培養目標，不能籠統地劃分兩者的優劣，更不能簡單認定我國現今的檔案學教育與社會工作相脫節。因此，各單位在檔案專業人才的使用和選擇上應格外斟酌，要根據自身的工作現狀和工作需求來挑選不同教育模式下培養出的不同人才，不能用“學歷教育”的培養標準衡量“在職教育”培養出的人才，也不能用“在職教育”的培養標準要求“學歷教育”培養出的人才。
作者：王培培單位：北京市檔案干部培訓中心
一、常見問題
從目前來看，筆者認為，編寫上崗教材較易出現三個問題：其一，內容過多，編著者想要面面俱到。比如，編著者試圖通過一本教材涵蓋各門類檔案，以及檔案工作的各個方面。其二，學理性的知識點過多，教材的實務性不夠明顯。比如，利用相當的篇幅介紹公文寫作、格式排版和檔案發展歷史。其三，章節邏輯不夠明確，章節前后內容有所重復。比如，在聲像檔案章節中已經介紹了照片檔案的利用環節，而在后面的檔案利用章節又有所涉及。
二、編寫原則
參照上述上崗教材中容易出現的問題，我們認為，上崗教材的編寫應遵循如下原則：
（一）簡約而不簡單上崗教材應更多地突出實用性，與實際工作相結合，減少理論部分的編寫，縮小涉獵范圍，突出檔案如何整理、如何組卷這些重點，做到教材內容簡約而不簡單。
（二）章節有效銜接不重復狹義的檔案工作包含收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節。而按檔案的內容來看，又通常將其分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專門檔案”。同時，還包括近年來逐漸興起的“聲像檔案”、“電子檔案”。這些內容大多相互交叉。所以在教材編寫時，我們要合理安排體系框架，設定好章節先后次序，不要出現重復編寫、交叉編寫、邏輯不清等問題。如遇到不同檔案類型的公共性問題，可單設章節統一講授。
（三）章節名稱明確且合理一個章節的名稱要能涵蓋本章內容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在編寫“文書檔案管理”和“科技檔案管理”前，介紹“文書文件”和“科技文件”的知識是必要的，且“文書文件”和“科技文件”檔案人員有機會能夠接觸到，故在此章節編寫中，加入“文書文件”和“科技文件”的基礎知識部分會更好，其名稱也可定為“文書文件與文書檔案管理”、“科技文件與科技檔案管理”，而不應是“文書檔案管理”或“科技檔案管理”。相反，就“會計檔案”和“人事檔案”而言，由于“會計文件”和“人事文件”檔案人員幾乎不接觸，故教材章節不用將其列入，標題則可直接定為“會計檔案管理”“、人事檔案管理”。
（四）針對性選取檔案門類就教材而言，檔案門類顯然不能全部涉及，要挑選普遍的檔案類型編寫。例如，僅就專門檔案來說，其內容包含有會計檔案、人事檔案、商標檔案、訴訟檔案等。因此，應挑選“會計檔案”、“人事檔案”，或本地區、本系統常見的檔案類型編入其中，有重點、有針對性地構建教材體系。
（五）合理組成教材體系第一，從整體到局部。比如，第一部分設定為綜合概述，有利于學員宏觀把握檔案行業的基本常識，為之后三個部分打好基礎。第二，邏輯明確。比如，將第二部分、第三部分分為“紙質檔案管理”和“非紙質檔案管理”，從邏輯上合理涵蓋了全部的檔案類別。其中，在“紙質檔案管理”章節，按檔案內容的標準，再次進行劃分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專業檔案”，這種劃分在檔案分類上也是符合邏輯的。第三，分和有序。比如，“會計檔案”、“人事檔案”、“電子檔案”、“聲像檔案”都有自身的特殊性，故這四個門類的檔案管理章節一次性編寫收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節內容。相反，“文書檔案”和“科技檔案”在收集、整理、鑒定環節各有特色，故在教材中分別編寫，而在統計、保管與保護、利用環節有較強的共通性，故在教材中作整合編寫，以此避免重復。
三、檔案專業在職上崗教材的體系組成
根據上述五個基本原則，筆者認為，一本檔案專業在職教育上崗教材的體系應由如下方面組成：
（一）第一部分的內容組成教材體系第一部分稱之為“綜合概述”，由“第一章：檔案概述”和“第二章：檔案工作概述”組成。其中，在第一章里，教材應基本涵蓋檔案的基本概念、特點、種類與劃分依據、價值與性質等內容；在第二章里，教材應基本涵蓋檔案工作的構成、內容、特點、性質、基本原則、注意事項、相關專業術語、廣義和狹義之分，以及檔案法等內容。需要注意的是，由于在職教材偏重于實操性的特點，第一部分作為綜合概論，不要過多涉及檔案的理論內容，如“檔案”一詞的詞源解釋、從古至今的檔案發展史等內容。
（二）第二部分的內容組成教材體系第二部分稱之為“紙質檔案管理”，由“第三章：文書文件與文書檔案管理”、“第四章：科技文件與科技檔案管理”，以及“第五章：專門檔案管理”組成。具體為：在第三章里，教材應細化為三個小節。首先是“文書文件基礎知識”，即涵蓋檔案前期（處于文件階段時）的相關內容；其次，依照文件級、案卷級的整理方法分別劃分為“以件為單位的檔案管理”、“以卷為單位的檔案管理”，并涵蓋其收集、整理、鑒定等內容，而“保管與保護”、“統計與利用”環節，由于其與科技檔案有共通性，故放在第四部分特別講授。在第四章里，教材應分為“科技文件基礎知識”、“科技檔案管理”兩節內容。其中，由于前者不是檔案人員的主要工作，向學員簡單介紹為主；后者為檔案人員的主要工作，故應作詳細講授，內容涵蓋收集、整理、鑒定等內容，“保管與保護”、“統計與利用”環節，與文書檔案在第四部分同講。在第五章里，教材應選取專門檔案中常用的兩個門類開設章節，即“會計檔案管理”、“人事檔案管理”，與第三章、第四章不同的是，由于專門檔案各門類間共通性不大，故本章一次性講授收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節內容。其中，由于“人事檔案”不屬于檔案部門直接的業務內容，故可以作適當說明或簡要介紹。
（三）第三部分的內容組成教材體系第三部分稱之為“非紙質檔案管理”，由“第六章：聲像檔案管理”、“第七章：電子檔案管理”組成。與第五章類似，由于這兩種門類的檔案具有特殊性和代表性，故這兩章內容依然從收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節講授。
（四）第四部分的內容組成教材體系第四部分稱之為“特別講授”，由“第八章：檔案法制工作”、“第九章：文書、科技檔案保管與保護工作”，以及“第十章：文書、科技檔案統計與利用工作”組成。這些章節主要是對前三個部分某些特殊內容或共性內容做出必要的補充，具體如下：在第八章里，主要對第二章：檔案工作概述中的“檔案法制工作”進行特殊說明和強調。在第九章、第十章里，主要講授文書、科技檔案的保管和保護工作、統計和利用工作，以此補充“第三章”、“第四章”未涵蓋的內容。
作者：王培培單位：北京市檔案干部培訓中心
我國的檔案繼續教育始于20世紀90年代初，其宗旨簡而言之是為了檔案工作人員更新與補充知識，提高檔案干部隊伍素質。因此檔案繼續教育的內容――即檔案繼續教育學什么，是繼續教育中的應特別重視的問題。繼1992年下半年國家檔案局、中央廣播電視大學舉辦檔案干部繼續教育電視系列講座后，各地、各系統在繼續教育的內容上都作了不斷地探索、調整，以使繼續教育能真正起到提高檔案干部業務素質、推動檔案工作的發展的作用。
筆者從因特網上瀏覽了2000年來全國一部分省（直轄市）和市、地區、縣以及某些專業系統的檔案網站，對其刊登的關于檔案繼續教育的內容作了些簡單的梳理。國內檔案繼續教育的主要內容可分為如下幾大類：
一、計算機、信息技術與電子政務、電子文件與電子檔案管理
這部分內容是完全適應社會和檔案工作發展需要的。由于檔案工作在國家信息化系統中有一定的地位，檔案部門必須緊跟國家信息化建設的步伐，為了落實國家檔案局信息化建設綱要，各地、各系統的檔案部門近年來十分重視信息化建設；同時隨著計算機、網絡技術在各單位行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，電子文件與電子檔案管理在檔案管理工作中的地位與重要性也日益顯現；計算機與信息技術發展快、更新快；為此檔案工作人員必須不斷學習，更新知識，才能適應形勢發展、滿足工作需要。
二、國家及檔案系統對檔案工作的新標準與新規范
隨著社會的發展，檔案工作也有了相應的發展，為了適應檔案工作的發展以及滿足檔案工作的實際需要，國家檔案局了相關的標準與規章。而這些新的標準與規章既是以往教材中未曾包括的內容，又是在現實檔案工作中必須遵守或具有指導意義的內容，因此在檔案工作人員的繼續教育中應該將它作為必學內容之一。
三、檔案鑒定理論與實踐
檔案鑒定是檔案工作中具有特殊重要地位的一個環節，因而檔案價值鑒定也就成為我國檔案學中一個具有較高難度的理論與實踐問題。隨著社會的發展，先進的科學技術手段與管理理念也為檔案工作所不斷吸納，檔案工作信息化成為檔案工作的重要任務，而我國現有的傳統意義的檔案鑒定工作目標僅針對檔案存毀，已不能適應檔案工作發展的需要，必須進一步研究與探索能適應檔案工作發展所需要的檔案鑒定理論與實踐。在現實中一方面是檔案工作者（主要是具有初級或中級職稱的檔案工作人員）面對大量的文件、檔案很難僅以以往十分簡略的《歸檔與不歸檔范圍》、《檔案保管期限表》來進行鑒定工作；另一方面是許多檔案理論工作者與實際工作者對檔案鑒定進行了不斷深入的研究，發表了不少專著與大量的論文，這些論著中有創意的觀點應該到實際工作中去驗證、有價值的內容應該推廣。繼續教育是這兩者連接的橋梁，將檔案鑒定理論研究成果通過繼續教育的途徑向檔案專業人員介紹、推廣。檔案鑒定理論與實踐作為檔案干部繼續教育的內容除上海市，在湖南、浙江、江蘇等省和全國環保等系統均有采用。
四、檔案工作新動態、發展趨向
社會和科學技術的發展勢必會影響和推動檔案工作的發展，檔案專業人員應該對影響檔案工作發展的環境與各種因素有所認識與了解，更應該了解檔案工作自身發展的情況。只有這樣，才能正確把握自己的前進方向、改進自己的工作、激發自覺的學習愿望，真正做到與時俱進。
五、與資格證、職稱考試相關的內容
有些省市將與資格證、職稱考試相關的內容也列入檔案干部繼續教育的學習內容。
筆者曾先后給上海市檔案專業人員繼續教育做過3個專題講座：《<國家行政機關公文處理辦法>介紹》、《<國家行政機關公文格式（國家標準）>介紹》、《檔案鑒定新論》。在教學過程中，體會最深的是繼續教育的內容從宏觀方面看應該是“新理論、新技術、新方法、新技能、新信息”,而在此前提下，具體的教學內容應做到：來源于實際需要、與實際工作關系緊密、能滿足檔案專業人員工作直接需要。
瀏覽因特網，感到檔案繼續教育的內容還可以進一步拓展與深化。以學習國家及檔案系統對檔案工作的新標準與新規范為例，作為繼續教育內容最多的就是國家檔案局的行業標準《歸檔文件整理規則》，其實僅2000年以來國家質量技術局、國家檔案局的檔案標準、檔案工作規章何止這一個（參見本文附表3）！各地政府、各主管部門等都有與檔案工作相關的地方性法規、規定等，這些內容是否可充實到繼續教育的教學內容中去？檔案繼續教育的內容應該深化，例如檔案管理中的的一些理論問題、信息化過程中的一些新的技術與方法等等，經提煉后也應該可以充實到繼續教育的內容中去。
筆者接觸到一些具有中級職稱已多年的檔案人員，他們在單位檔案室工作多年，有較豐富的工作經驗和較強的業務能力，但在寫專業論文方面略有欠缺，影響他們晉升高級職稱。是否能在這部分檔案專業人員的繼續教育內容中增加論文寫作的內容？有些省市的繼續教育也有論文寫作講座的內容，安排一次，3～4小時。筆者認為這樣安排一般解決不了問題，根據筆者指導碩士研究生的體會，最好是開設系列講座，先開專業論文選讀、評析，再進行寫作輔導。通過專業論文選讀、評析學習，使學習者既可熟悉、掌握專業論文的構成要素、表述方法與作用，又可以學到論文內容所闡述的新思想、新觀點；既有利于學習者學習寫作技巧，又有利于啟發學習者萌生自己的新觀點。學習者心中有了幾篇這樣的“范文”，再進行寫作輔導效果會更好。如再能在寫作輔導中增加習作內容，最終向專業刊物推薦優秀論文，更能提高學習中的學習積極性
【摘要】加強檔案管理工作，必須大力提高檔案專業人員的素質，要具備較高的政治思想品質，強烈的事業心和責任感，勇于創新的精神和全心全意為人民服務的思想；要有良好的職業道德，熟練掌握檔案學專業知識和良好的身體素質。總之，政治理論知識扎實，檔案專業知識深厚，科學文化知識廣博，是一個檔案專業人員比較理想的知識結構。
【關鍵詞】檔案政治品德職業道德專業知識
檔案管理工作是由檔案、必要的物質條件、檔案專業人員三個基本要素構成的。人是檔案管理工作中最重要、最活躍的決定性因素，要搞好檔案管理工作，既要具備良好的政治品德素質、職業道德素質、專業知識素質又要有健康的身體素質。當前檔案事業的規模日益擴大，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣化，檔案管理現代化逐步推廣，對檔案提供利用的要求日益提高。為了加強檔案管理工作，使之適應改革開放新形勢的需要，培養和建立一支高效精干的檔案管理工作隊伍勢在必行[1]。
1檔案專業人員的政治素質
1.1檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業維護檔案真實和歷史真實是檔案工作者義不容辭的職責。檔案工作的政治性、服務性，決定了檔案專業人員必須具有較好的職業道德素質[2]。此外還要求檔案專業人員必須具備較高的政治品德素質。檔案專業人員的政治品德素質是指政治態度、政治品質和思想作風。它要求檔案專業人員必須遵守憲法和法律，恪守工作紀律和職業道德，嚴守黨和國家的秘密，自覺貫徹執行黨和國家關于檔案工作的一系列方針、政策，不斷加強自身的政治修養。大力倡導和堅持立檔為公的精神，從實際出發，實事求是的維護黨和國家歷史的真實面貌，滿腔熱情的為社會各個方面提供檔案服務，做好檔案管理工作。要想成為一名合格的檔案專業人員，必須做到以下幾點：
1.1.1要有強烈的事業心。事業心是一種堅定的職業信念，對自己從事職業執著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中。檔案專業和其他各種事業一樣，在發展過程中會遇到許多困難和挫折。有強烈的事業心，才能使檔案專業人員有知難而進的信心和決心。
1.1.2要有高度的責任心。檔案專業人員的責任心就在于把黨和國家的寶貴文化財富自覺的管理好、利用好、維護好檔案的完整和安全。“嚴謹求實、一絲不茍、實事求是、嚴守國家機密”等工作作風和思想道德情操都來源于檔案工作者高度的責任感。
1.1.3要有勇于創新精神。樹立勇于創新的進取心，才能使檔案工作者在工作中大膽開拓，勇于嘗試，進一步加強檔案管理，改善檔案管理條件，逐步實現檔案管理現代化。
1.2檔案專業人員的職業道德素質檔案專業人員的職業道德素質是根據一般社會道德結合檔案工作職業特點提出的生活準則和行為規范，它是職業道德在檔案工作領域中的具體體現。
1.2.1不為名利，甘為人梯，熱心服務檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為利用者提供優質的服務，是檔案專業人員職業道德素質的最基本要求。
1.2.2尊重檔案，尊重歷史檔案職業道德要求檔案專業人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。
1.2.3遵紀守法，嚴守黨和國家秘密由于檔案工作是不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”。必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案專業技術人員必需具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。
1.2.4工作作風要嚴謹細致檔案工作是一項科技性、服務性和技術性很強的工作。
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也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，它要求我們在區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內容、利用檔案咨詢及信息反饋等各個工作環節中，都必須做到準確無誤。
2檔案專業人員的知識素質
檔案專業人員的知識素質指的是一個檔案專業人員從事本職工作應該具有一定廣度和深度的知識面。一般的說，檔案專業人員必須具備較高的政治理論知識、檔案專業知識和相關的科學文化知識。
2.1政治理論知識指導我們思想的理論基礎是馬列主義和思想，革命理論是革命行動的指南。檔案專業人員只有努力學習，掌握并正確運用馬列主義、思想，才能確定正確的立場、觀點和方法，才能科學的探索、總結檔案工作的規律，保證檔案事業的健康發展。
2.2檔案學知識檔案專業人員必須系統的學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。檔案學理論來源于檔案工作實踐，檔案工作實踐又迫切需要檔案學理論的指導。檔案專業人員要了解和掌握檔案專業知識，一方面，檔案是一種知識載體，檔案專業人員要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案專業人員在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案專業人員只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。從目前情況看，檔案專業人員應重點學習、掌握《檔案學概論》、《檔案管理學》、《科技檔案管理學》、《檔案保護技術學》、《檔案文獻編纂學》、《文書學》、《檔案分類學》、《檔案目錄學》。這是檔案專業人員必學具備的專業知識。
2.3相關科學文化知識檔案工作是一項系統工程，涉及工作面廣，知識門類繁多，特別是在各門學科相互滲透的今天，僅有檔案專業知識是遠遠不夠的，還要有比較全面系統的文史知識、科學技術知識，才能更好的勝任檔案工作。
2.3.1掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好的熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。
2.3.2掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案專業人員應有重點的學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。
2.3.3掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案專業人員必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。
2.3.4掌握一門或多門外語知識。隨著改革開放和國際交流的擴大，檔案專業人員掌握和熟悉一門或多門外語知識，以確保外文資料的管理與開發利用的順利進行。
2.3.5掌握宣傳知識。改革開放的形勢強烈要求檔案專業人員走出“館堂”，面向社會。檔案部門要借助各種媒介宣傳檔案工作，提高社會檔案意識，促進檔案事業的發展。同時，還要注意相關知識的學習，加強檔案專業與其他相鄰專業的滲透與聯合，培養自己的信息編研、開發能力，成為能夠勝任“辦公文秘—檔案管理—信息開發一體化管理多面手”，并逐步使檔案管理工作從經驗型的手工操作模式向現代型的技術操作模式轉變[3]。綜上所述，政治理論知識扎實，檔案專業知識深厚，科學文化知識廣博，是一個檔案專業人員比較理想的知識結構。
3檔案人員的身體素質
檔案專業人員應當具有強健的身體和充沛的精力，這是做好檔案工作的前提。檔案管理工作要長期收集、加工、編研，具有很強的系統性、連續性，這些都決定了做檔案工作要有一個適應緊張工作的精神狀態，而良好的精神狀態皆來自健康強壯的體魄。腦力勞動的工作效率與健康的身體密切相關。從檔案工作目前的情況看，不僅有腦力勞動，也有大量的體力勞動，因此，在檔案專業人員諸素質中，健康的身體素質應成為重要的一個條件。
綜上所述，檔案專業人員的素質是多方面的，這是由檔案工作的性質和特點決定的。為了發展我國的檔案事業，提高檔案管理水平，適應我國經濟建設發展的需要，必須提高檔案專業人員的素質。
大規模培訓干部、大幅度提高干部素質是黨的十七大提出的戰略任務。北京市檔案局根據近兩年中組部和北京市委辦公廳關于大規模培訓干部工作的實施意見,在廣泛調研的基礎上,于2009年4月3日印發了《北京市2009—2010年檔案專業教育培訓計劃》(京檔通[2009]8號),明確了近期檔案專業教育培訓工作的指導思想、目標、具體任務和保障措施,其中提出要用兩年時間建立、完善檔案專業教育培訓網,為大規模培訓檔案干部提供平臺。本文就北京市檔案工作者專業教育培訓網建設的必要性、整體思路及應設置的主要欄目等問題進行探討。
一、建立檔案工作者專業教育培訓網是基于檔案干部隊伍現狀提出的迫切要求
根據對1991年至2008年北京市檔案事業發展統計年報的有關數據分析,可以得出北京市檔案干部隊伍呈現以下“三多一少”的特點:
(一)兼職人員多
18年來,北京市兼職檔案人員占全市檔案工作者總數的比例不斷上升,由78%上升至85.1%,而專職檔案人員占全市檔案工作者總數的比例逐步下降,由22%下降至14.9%。
(二)高學歷人員多
18年來,檔案人員中本科及以上文化程度人員占全市檔案工作者總數的比例快速上升,由7.5%上升至58.8%。
(三)中青年人員多
18年來,50歲以下的檔案人員占全市檔案工作者總數的比例都在80%以上。2008年,35至50歲的檔案人員占全市檔案工作者總數的比例為53.8%,小于35歲的檔案人員占全市檔案工作者總數的比例為27.7%,兩者合計達81.5%。
(四)具有檔案專業學歷和技術職稱人員少
18年來,專職檔案人員中具有檔案專業學歷的比例由26.9%下降至13.8%,具有檔案專業技術職稱人員的比例由50.1%下降至34.4%。
針對北京市檔案干部隊伍兼職人員多、高學歷人員多、中青年人員多和具有檔案專業背景人員少等現狀,充分利用現有檔案部門的網絡資源,建立檔案工作者專業教育培訓網,可以有效地發揮網絡教育培訓覆蓋面廣、共享性好、自主性高、靈活性強等優勢,從而達到節約集中面授學習的時間成本、提高檔案工作者在職教育的培訓率及迅速提升廣大檔案工作者專業素質與業務能力的目的。
二、開展檔案專業網絡教育培訓是大規模培訓檔案工作者的有效方式
1991年至2008年北京市檔案事業發展統計年報的有關數據表明,在職教育已成為檔案工作者接受檔案專業教育培訓的主要方式,而推進網絡教育培訓則是大規模拓展檔案工作者受教育面的有效方式。
據統計,1991年,北京市檔案工作者通過在職培訓接受檔案專業教育的人數占專職檔案工作者總數的比例為43.5%,而到2008年則上升至61%。由于具有檔案專業學歷人員的數量占專職檔案工作者總數的比例在下降,因此,加大對檔案工作者在職教育培訓的力度勢在必行。為擴大檔案工作者專業教育培訓的受眾面,2008年和2009年,北京市檔案局嘗試著開展了半人工的非嚴格意義上的網絡繼續教育培訓,即在“北京市檔案信息網”上登載有關學習培訓資料和考核試卷,要求各區縣檔案局和市屬單位組織本地區、本單位的專兼職檔案人員進行學習、考試,考試合格者由市檔案局頒發繼續教育證書。因為檔案工作者可以在“北京市檔案信息網”上學習培訓資料和下載考核試卷,所以解決了其不能脫崗參加面授培訓的問題。據統計,2008年和2009年參加學習培訓、考試,并取得繼續教育合格證書的人員,合計有2萬人。而2007年以前,北京市每年參加檔案專業面授繼續教育培訓的人數最多不超過2300人。可見,開展檔案專業網絡教育培訓,應該成為推進大規模培訓檔案工作者的首選方式。
據對國內31個檔案部門網站有關檔案專業教育培訓欄目的瀏覽,了解到國內一些檔案部門已不同程度地開展了檔案專業網絡教育培訓實踐,但目前還沒有一個檔案部門網站完全具備網上報名、在線學習和考試功能。其中廣州市檔案局在廣州檔案信息網主頁設置了“廣州市檔案專業人員崗位培訓系統”登錄入口,該系統具備學員網上報名(注冊和登錄)、打印報名表與準考證、模擬考試、查詢成績以及信息統計功能,但檔案工作者的專業學習采取集中面授方式,系統不具備網絡遠程在線學習功能;中國檔案學會建立的“文件與檔案工作者繼續教育園地”網具備網上報名與學習功能,但不能在網上考試,學員在網上登記、注冊并交費后可以在線學習,考試采取審核作業或文章的形式。此外,天津市、重慶市、湖南省檔案局建立的檔案信息網也僅具備網上報名功能。
鑒于目前互聯網在檔案部門應用的普及和深入,以及檔案工作者踴躍參加網絡教育培訓的旺盛需求,北京市檔案局探索建立檔案專業網絡教育培訓系統,通過該系統的建設建立起全市檔案工作者基本信息的動態采集制度,完善檔案工作者網上報名、在線學習及考試功能,充分發揮檔案專業網絡教育培訓系統在教育培訓管理中的作用,對于加大全市檔案工作者在職教育培訓力度,提高檔案專業教育培訓管理水平,以及推進全國檔案部門網絡教育培訓工作都將具有積極的意義。
三、北京市檔案工作者專業教育培訓網的建設思路
北京市檔案工作者專業教育培訓網應是“北京市檔案信息網”的子網站,它將以方便全市廣大檔案工作者自主學習為主要目的,以開展檔案專業網上基礎知識和繼續教育專題培訓、考核為主體,同時兼具學習交流、知識傳播、問題咨詢等功能。
建立北京市檔案工作者專業教育培訓網應本著統籌規劃、組織協調、重點突出、分步實施的原則,重點做好以下四方面的結合:
(一)將教育培訓管理權的集中與分級相結合
北京市檔案工作者專業教育培訓網應按照管理權限集中與分級相結合的原則開展建設,教育培訓網管理權限的分配取決于檔案專業教育培訓現有管理體制。北京市檔案局、北京市檔案干部培訓中心、各區縣檔案局和市屬單位要明確分工、各負其責。北京市檔案局主要應負責制定檔案專業網絡教育培訓的規劃和管理辦法;負責構建檔案專業網絡教育培訓的課程體系,及組織編制多媒體課件、相關教材和學習資料;負責向有關部門申報檔案專業網絡教育培訓系統建設的論證材料并組織建設等。北京市檔案干部培訓中心依職責和授權負責檔案專業網絡教育培訓系統的具體建設、管理和有效運行。北京市檔案干部培訓中心、各區縣檔案局和市屬單位主要應依職責和授權對所轄地區、所屬系統或服務范圍的檔案工作者參加網上學習和相應的面授培訓進行分級組織管理。
(二)將教育培訓本市檔案工作者與非本市檔案工作者相結合
北京市檔案工作者專業教育培訓網應是依托于“北京市檔案信息網”面向社會公眾的開放系統。無論是本市人員還是非本市人員,無論是本市檔案人員還是非檔案人員,都可以登錄北京市檔案工作者專業教育培訓網進行學習,但該網服務的重點受訓對象是北京市專兼職檔案工作者。由于本市檔案工作者與非檔案工作者或非本市人員的身份不同,因此該網對登錄人員的學習要求也會不同,即只需要求本市檔案工作者注冊身份信息、在網上進行崗位培訓和繼續教育的課程學習,并參加相應考試;而對非檔案工作者或非本市人員不作具體身份認證,其可以自由瀏覽教育培訓網開設的業務研究、成果交流、政策法規及專業詞典等欄目內容。
(三)將網絡教育培訓與面授教育培訓相結合
由于網絡教育培訓在培訓內容上是面授教育培訓的補充,在培訓對象上是面授教育培訓的延伸,所以,要做好兩者的銜接與結合。
對于新上崗或轉崗人員的檔案專業知識培訓,要做好網上專業基礎知識培訓和面授實操內容培訓的銜接。在整編檔案專業基礎知識網上培訓內容的同時,做好面授課程案例式、體驗式教學的教材或學習資料的編制。
對于已在崗人員的檔案專業繼續教育培訓,要做好面授專題講座內容在網上的傳播。每年應有選擇地將普通繼續教育班或高級研修班的重點講座內容掛上網,延伸面授講座的影響面。
(四)將教育培訓網的功能需求與資金投入相結合
在制定檔案專業教育培訓網建設規劃時,要考慮全面和可持續發展,而在系統建設的具體實施時,則要注重循序漸進,處理好現實需求與成本投入之間的關系。要在規劃的框架下,根據教育培訓的現實需要,確定網絡系統應具備的功能,并依據功能需求進行系統平臺軟、硬件設備的配置。系統建設切記脫離現實需要的貪大求全,避免造成資金投入與實際效果的比例失衡。超級秘書網
四、北京市檔案工作者專業教育培訓網應設置的主要欄目
北京市檔案工作者專業教育培訓網作為面向社會提供檔案專業知識、業務交流、學術前沿及答疑解惑的平臺,應具備方便本市檔案工作者網上報名、自主學習、考試和社會公眾查閱瀏覽,以及提升檔案專業教育培訓組織管理與服務水平的功能。
北京市檔案工作者專業教育培訓網根據服務對象的不同,可以開設考核性、瀏覽性、輔導性及管理性等欄目。
針對本市檔案人員開設考核性欄目:考核性欄目可分為崗位培訓和繼續教育。崗位培訓欄目為新上崗或轉崗的檔案人員開設,主要內容為檔案專業基礎知識。本市新上崗或轉崗的檔案人員經身份認證進入“崗位培訓欄目”進行檔案專業基礎知識學習,并在考試合格后,進行面授報名和培訓。檔案人員只有在通過面授培訓和考試合格后,才能取得由市檔案局頒發的檔案專業知識培訓合格證書。繼續教育欄目為已在崗的檔案人員開設,主要內容為每年選取面授普通繼續教育班或高研班開辦的重點課程課件。檔案人員經身份認證進入“繼續教育欄目”學習并通過考試后,由市檔案局頒發繼續教育培訓合格證書。
針對登錄網站的所有人員開設瀏覽性欄目:瀏覽性欄目包括專業研究、成果交流、政策法規及專業詞典等。瀏覽性欄目為登錄“北京市檔案信息網”的本市和非本市所有人員(包括檔案人員和非檔案人員)開設,主要登載《北京檔案》刊發的部分專業文章、北京市檔案系統歷年獲獎科研成果和獲獎論著(文)簡介、國家和本市頒布的檔案法律法規、標準和規范性文件,以及檔案專業知識解答等。
針對本市申報檔案系列職稱的人員開設輔導性欄目:輔導性欄目可分為考試服務和評審服務。考試服務為參加檔案系列初、中級職稱資格考試的人員開設。自2005年開始,北京市檔案系列初、中級職稱資格的取得,采取以考代評的形式。至2008年,本市申報檔案專業初級職稱人員的考試年平均通過率僅為45%(全市職稱考試四年平均通過率為84.8%);申報檔案專業中級職稱人員的考試年平均通過率為68%(全市職稱考試四年平均通過率為74.2%)。設置該欄目旨在提高本市參加檔案專業初、中級職稱資格考試人員的通過率,加大具備檔案專業職稱資格人員在全市檔案工作者中的比例。鑒于該欄目內容的組織需要一定的成本投入,且職稱考試是部分檔案人員的自愿行為,所以在政策允許的范圍內可以收取一定費用。評審服務為申報檔案系列高級職稱資格評審的人員開設,主要內容為介紹檔案系列高級職稱評審的政策、程序,以及申報者應具備的條件、報送材料的要求等。
針對教育培訓組織管理人員開設管理性欄目:管理性欄目可分為調查、公告、統計等。管理性欄目為負責檔案專業教育培訓組織管理的機構或人員開設,主要用于開展檔案專業教育培訓需求調查、有關檔案專業教育培訓工作的信息,以及定期公布各區縣和各市屬單位檔案工作者完成檔案專業教育培訓情況的統計數據等。
總之,教育培訓工作的效果最終體現在人員素質與能力的提高上,而人員素質與能力的提高,除需要其自身主觀努力以外,關鍵在于教育培訓組織管理工作是否科學、合理,是否具有針對性、適用性。各級檔案行政管理部門應充分利用現有網絡資源、積極探索和不斷改進檔案專業教育培訓工作的方式,使檔案專業教育培訓工作能有效地促進廣大檔案工作者專業素質和業務能力的提高,為檔案事業的可持續發展提供有力的人才保障。
【摘要】加強檔案管理工作，必須大力提高檔案專業人員的素質，要具備較高的政治思想品質，強烈的事業心和責任感，勇于創新的精神和全心全意為人民服務的思想；要有良好的職業道德，熟練掌握檔案學專業知識和良好的身體素質。總之，政治理論知識扎實，檔案專業知識深厚，科學文化知識廣博，是一個檔案專業人員比較理想的知識結構。
【關鍵詞】檔案；政治品德；職業道德；專業知識
檔案管理工作是由檔案、必要的物質條件、檔案專業人員三個基本要素構成的。人是檔案管理工作中最重要、最活躍的決定性因素，要搞好檔案管理工作，既要具備良好的政治品德素質、職業道德素質、專業知識素質又要有健康的身體素質。當前檔案事業的規模日益擴大，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣化，檔案管理現代化逐步推廣，對檔案提供利用的要求日益提高。為了加強檔案管理工作，使之適應改革開放新形勢的需要，培養和建立一支高效精干的檔案管理工作隊伍勢在必行[1]。
1檔案專業人員的政治素質
1.1檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業維護檔案真實和歷史真實是檔案工作者義不容辭的職責。檔案工作的政治性、服務性，決定了檔案專業人員必須具有較好的職業道德素質[2]。此外還要求檔案專業人員必須具備較高的政治品德素質。檔案專業人員的政治品德素質是指政治態度、政治品質和思想作風。它要求檔案專業人員必須遵守憲法和法律，恪守工作紀律和職業道德，嚴守黨和國家的秘密，自覺貫徹執行黨和國家關于檔案工作的一系列方針、政策，不斷加強自身的政治修養。大力倡導和堅持立檔為公的精神，從實際出發，實事求是的維護黨和國家歷史的真實面貌，滿腔熱情的為社會各個方面提供檔案服務，做好檔案管理工作。要想成為一名合格的檔案專業人員，必須做到以下幾點：
1.1.1要有強烈的事業心。事業心是一種堅定的職業信念，對自己從事職業執著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中。檔案專業和其他各種事業一樣，在發展過程中會遇到許多困難和挫折。有強烈的事業心，才能使檔案專業人員有知難而進的信心和決心。
1.1.2要有高度的責任心。檔案專業人員的責任心就在于把黨和國家的寶貴文化財富自覺的管理好、利用好、維護好檔案的完整和安全。“嚴謹求實、一絲不茍、實事求是、嚴守國家機密”等工作作風和思想道德情操都來源于檔案工作者高度的責任感。
1.1.3要有勇于創新精神。樹立勇于創新的進取心，才能使檔案工作者在工作中大膽開拓，勇于嘗試，進一步加強檔案管理，改善檔案管理條件，逐步實現檔案管理現代化。
1.2檔案專業人員的職業道德素質檔案專業人員的職業道德素質是根據一般社會道德結合檔案工作職業特點提出的生活準則和行為規范，它是職業道德在檔案工作領域中的具體體現。
1.2.1不為名利，甘為人梯，熱心服務檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為利用者提供優質的服務，是檔案專業人員職業道德素質的最基本要求。
1.2.2尊重檔案，尊重歷史檔案職業道德要求檔案專業人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。
1.2.3遵紀守法，嚴守黨和國家秘密由于檔案工作是不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”。必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案專業技術人員必需具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。
1.2.4工作作風要嚴謹細致檔案工作是一項科技性、服務性和技術性很強的工作。
期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書館
也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，它要求我們在區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內容、利用檔案咨詢及信息反饋等各個工作環節中，都必須做到準確無誤。
2檔案專業人員的知識素質
檔案專業人員的知識素質指的是一個檔案專業人員從事本職工作應該具有一定廣度和深度的知識面。一般的說，檔案專業人員必須具備較高的政治理論知識、檔案專業知識和相關的科學文化知識。
2.1政治理論知識指導我們思想的理論基礎是馬列主義和思想，革命理論是革命行動的指南。檔案專業人員只有努力學習，掌握并正確運用馬列主義、思想，才能確定正確的立場、觀點和方法，才能科學的探索、總結檔案工作的規律，保證檔案事業的健康發展。
2.2檔案學知識檔案專業人員必須系統的學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。檔案學理論來源于檔案工作實踐，檔案工作實踐又迫切需要檔案學理論的指導。檔案專業人員要了解和掌握檔案專業知識，一方面，檔案是一種知識載體，檔案專業人員要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案專業人員在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案專業人員只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。從目前情況看，檔案專業人員應重點學習、掌握《檔案學概論》、《檔案管理學》、《科技檔案管理學》、《檔案保護技術學》、《檔案文獻編纂學》、《文書學》、《檔案分類學》、《檔案目錄學》。這是檔案專業人員必學具備的專業知識。
2.3相關科學文化知識檔案工作是一項系統工程，涉及工作面廣，知識門類繁多，特別是在各門學科相互滲透的今天，僅有檔案專業知識是遠遠不夠的，還要有比較全面系統的文史知識、科學技術知識，才能更好的勝任檔案工作。
2.3.1掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好的熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。
2.3.2掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案專業人員應有重點的學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。
2.3.3掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案專業人員必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。
2.3.4掌握一門或多門外語知識。隨著改革開放和國際交流的擴大，檔案專業人員掌握和熟悉一門或多門外語知識，以確保外文資料的管理與開發利用的順利進行。
2.3.5掌握宣傳知識。改革開放的形勢強烈要求檔案專業人員走出“館堂”，面向社會。檔案部門要借助各種媒介宣傳檔案工作，提高社會檔案意識，促進檔案事業的發展。同時，還要注意相關知識的學習，加強檔案專業與其他相鄰專業的滲透與聯合，培養自己的信息編研、開發能力，成為能夠勝任“辦公文秘—檔案管理—信息開發一體化管理多面手”，并逐步使檔案管理工作從經驗型的手工操作模式向現代型的技術操作模式轉變[3]。綜上所述，政治理論知識扎實，檔案專業知識深厚，科學文化知識廣博，是一個檔案專業人員比較理想的知識結構。超級秘書網
3檔案人員的身體素質
檔案專業人員應當具有強健的身體和充沛的精力，這是做好檔案工作的前提。檔案管理工作要長期收集、加工、編研，具有很強的系統性、連續性，這些都決定了做檔案工作要有一個適應緊張工作的精神狀態，而良好的精神狀態皆來自健康強壯的體魄。腦力勞動的工作效率與健康的身體密切相關。從檔案工作目前的情況看，不僅有腦力勞動，也有大量的體力勞動，因此，在檔案專業人員諸素質中，健康的身體素質應成為重要的一個條件。
綜上所述，檔案專業人員的素質是多方面的，這是由檔案工作的性質和特點決定的。為了發展我國的檔案事業，提高檔案管理水平，適應我國經濟建設發展的需要，必須提高檔案專業人員的素質。
一、高職院校專業教學檔案的特點與功能
1、高職院校專業教學檔案的特點
專業教學檔案作為一種特殊的檔案，不同于一般的人事檔案、城建檔案、組織發展檔案、民生檔案等等，具有自身諸多的特點。高職院校專業教學檔案專業性非常強，主要體現在高職院校涉及到很多學科的專業知識；高職院校專業教學檔案教育性很強，因為其直接涉及到諸多具體的教學內容與教學效果；高職院校專業教學檔案實用性很強，因為專業教學檔案直接關于實用學科的一些檔案資料。這些都是高職院校在推專業教學檔案信息化建設要好好把握的方面。
2、高職院校專業教學檔案的功能
高職院校專業教學檔案主要服務教學而存在，彰顯了其較強的教學功能與教育功能；同時，專業教學檔案也是一個反映和儲備教學相關資料的知識信息寶庫，能夠很好為教師進行專業教育的研究反思與相關專業發展的研究服務，具有很強的研究價值。作為學校的重要檔案之一，高職院校專業教學檔案能夠很好促進學校檔案事業的發展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和國際化發展的大趨勢。
二、當前高職院校專業教學檔案信息化建設面臨的問題及其成因
盡管專業教學檔案具有諸多的作用和功能，但是由于各個層面的原因，我國高職院校專業教學檔案信息化建設在價值取向與理念、模式與方式的選擇、內容與范圍的覆蓋、功能的拓展和發揮、管理人員的素質等方面均存在很多不適應信息化發展的方面，非常需要高職院校及時有效應對和切實處理。
1、當前高職院校專業教學檔案信息化建設面臨的問題。關于這方面主要體現體現以下幾個方面：從理念與價值取向問題上看，高職院校對專業教學檔案信息化發展的重要性沒有形成共識，國際化和信息化理念明顯不強。從內容和范疇視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，對專業相關的基礎檔案數據準備不夠，涉及到的專業范圍有待拓展。從模式與方式視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，沒有充分利用好網絡平臺，沒有整合好專業教學檔案的信息化模式與傳統模式的整合融合和創新發展。從功能的拓展視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，涉及到專業教學檔案開發利用不多，在某種程度上很缺位，彰顯了專業教學檔案信息化的功能開發不夠。從管理人員的素質與組織機構上看，高職院校在開展專業教學檔案信息化工作時，管理專業教學檔案人員的素質不高，而且檔案意識不強，一般都是教學秘書附帶在做；沒有成立專門的檔案管理機構，更不要說相應的專業教學檔案信息化的機制和體制建設。
2、引發高職院校專業教學檔案信息化建設問題的成因造成我國高職院校專業教學檔案信息建設存在各種問題的因素，來自學校層面、師生層面和管理人員等層面。一是學校層面的重視力度不夠，這主要體現在高職院校投放到專業教學檔案信息化建設工作的人力、物力和財力明顯不足，導致了專業教學檔案管理人員缺乏、管理設施設備陳舊落后。二是受到學校本身信息化建設的影響，主要體現在高職院校開展學校層面的信息化建設工作的力度不大，一種放眼全球和面向世界的態勢還沒有真正形成，這就嚴重影響了專業教學檔案借鑒國際高校專業教學檔案及其信息化建設的成功做法。三是教師和學生對專業教學檔案信息化的利用和開發不夠，主要體現在高職院校師生專業教學檔案意識不強，沒有認識到教學檔案與教學工作、學生專業學習成長的互動關系，導致專業教學檔案的信息化建設的精神支撐和內在驅動力不足。
三、提升高職院校專業教學檔案信息化建設水平的對策
針對高職院校專業教學檔案信息化建設過程存在的問題，我們應該積極借鑒和吸收國外大學專業教學檔案信息化建設的經驗教訓，構建國際化和科學化為主的價值取向和理念，緊跟高校教育發展的需要，不斷拓展和更新專業檔案信息化建設的內容，整合好專業檔案傳統模式與現代信息化模式的關系，充分調動專業教學檔案信息化的功能和作用，大力提升專業教學檔案管理員檔案學和專業學科的知識與視野，注重提升其檔案信息化管理的水平和能力。
1、努力構建信息化與國際化為主的價值取向與理念，推動高職院校專業教學檔案信息化工作科學發展。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時要從人才培養模式視角下，不斷拓展豐富自己的建設理念，不斷規范自己的價值取向。一是堅持質量理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要重視專業教學檔案信息化過程各個環節做到質量第一。二是堅持科學化和人性話的理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要遵循高職院校的教學規律、學生學習規律和檔案信息化發展的規律，將專業教學檔案信息化發展納入科學化和軌道；同時注重根據教師和學生的需求，不斷調整專業教學檔案的發展內容和范圍，力求服務于學校師生的成長發展。三是堅持國際化與標準化的理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要積極借鑒國外發達國家高校的專業教學檔案信息化建設的經驗和成功做法，努力與國際接軌，力求標準化發展。
2、與時俱進拓展專業教學檔案覆蓋的范圍與內容，不斷提升高職院校專業教學檔案信息化的覆蓋面和惠及面。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要根據高職院校本身發展的需要，根據教師和學生的需要，不斷延伸專業教學檔案信息化建設的覆蓋范圍，從而健全高職院校專業檔案信息化發展的內容體系，力爭囊括整個教學系統的各個方面和各個環節。
3、努力整合創新專業教學檔案的信息化模式與方式，提升高職院校專業教學檔案信息化發展的實效性和時效性。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要積極利用網絡平臺，大力推進專業教學檔案信息化建設模式；同時也要不斷更新傳統教學檔案管理模式，力促兩者形成整合互動的發展態勢，形成高職院校專業教學檔案信息化發展的合力。
4、不斷拓展專業教學檔案信息化的功能，努力增強高職院校專業教學檔案信息化的發展空間和平臺。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要通過各種方式，不斷宣傳專業教學檔案信息化的功能，讓之努力服務于高校。
5、全方位提高專業教學檔案管理人員的素質，不斷增強高職院校專業教學檔案信息化建設的人力基礎。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要通過各種形式和平臺，從檔案業務、教學業務、學科專業與網絡技術等方面不斷提升專業教學檔案人員的能力和素質，力求為高職院校教學檔案信息化建設發展提供堅實有力的人力資源準備。
總之，高職院校專業教學檔案信息化建設是一項非常復雜而重要的系統工程，需要學校、院系、教師和學生共同努力和協作。目前最關鍵的是要建構起這種教學檔案信息化建設的長效機制，不斷擴大專業教學檔案的功能和角色，以便更好推動高職院校發展和人才的培養。
作者:趙兔巧單位:揚州職業大學馬克思主義學院
編者按：本論文主要從檔案專業人員的政治素質；檔案專業人員的知識素質；檔案人員的身體素質等進行講述，包括了檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業、檔案專業人員的職業道德素質、工作作風要嚴謹細致、政治理論知識、檔案學知識、相關科學文化知識、檔案專業人員應當具有強健的身體和充沛的精力，這是做好檔案工作的前提等，具體資料請見：
【摘要】加強檔案管理工作，必須大力提高檔案專業人員的素質，要具備較高的政治思想品質，強烈的事業心和責任感，勇于創新的精神和全心全意為人民服務的思想；要有良好的職業道德，熟練掌握檔案學專業知識和良好的身體素質。總之，政治理論知識扎實，檔案專業知識深厚，科學文化知識廣博，是一個檔案專業人員比較理想的知識結構。
【關鍵詞】檔案政治品德職業道德專業知識
檔案管理工作是由檔案、必要的物質條件、檔案專業人員三個基本要素構成的。人是檔案管理工作中最重要、最活躍的決定性因素，要搞好檔案管理工作，既要具備良好的政治品德素質、職業道德素質、專業知識素質又要有健康的身體素質。當前檔案事業的規模日益擴大，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣化，檔案管理現代化逐步推廣，對檔案提供利用的要求日益提高。為了加強檔案管理工作，使之適應改革開放新形勢的需要，培養和建立一支高效精干的檔案管理工作隊伍勢在必行[1]。
1檔案專業人員的政治素質
1.1檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業維護檔案真實和歷史真實是檔案工作者義不容辭的職責。檔案工作的政治性、服務性，決定了檔案專業人員必須具有較好的職業道德素質[2]。此外還要求檔案專業人員必須具備較高的政治品德素質。檔案專業人員的政治品德素質是指政治態度、政治品質和思想作風。它要求檔案專業人員必須遵守憲法和法律，恪守工作紀律和職業道德，嚴守黨和國家的秘密，自覺貫徹執行黨和國家關于檔案工作的一系列方針、政策，不斷加強自身的政治修養。大力倡導和堅持立檔為公的精神，從實際出發，實事求是的維護黨和國家歷史的真實面貌，滿腔熱情的為社會各個方面提供檔案服務，做好檔案管理工作。要想成為一名合格的檔案專業人員，必須做到以下幾點：
1.1.1要有強烈的事業心。事業心是一種堅定的職業信念，對自己從事職業執著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中。檔案專業和其他各種事業一樣，在發展過程中會遇到許多困難和挫折。有強烈的事業心，才能使檔案專業人員有知難而進的信心和決心。
1.1.2要有高度的責任心。檔案專業人員的責任心就在于把黨和國家的寶貴文化財富自覺的管理好、利用好、維護好檔案的完整和安全。“嚴謹求實、一絲不茍、實事求是、嚴守國家機密”等工作作風和思想道德情操都來源于檔案工作者高度的責任感。
1.1.3要有勇于創新精神。樹立勇于創新的進取心，才能使檔案工作者在工作中大膽開拓，勇于嘗試，進一步加強檔案管理，改善檔案管理條件，逐步實現檔案管理現代化。
1.2檔案專業人員的職業道德素質檔案專業人員的職業道德素質是根據一般社會道德結合檔案工作職業特點提出的生活準則和行為規范，它是職業道德在檔案工作領域中的具體體現。
1.2.1不為名利，甘為人梯，熱心服務檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為利用者提供優質的服務，是檔案專業人員職業道德素質的最基本要求。
1.2.2尊重檔案，尊重歷史檔案職業道德要求檔案專業人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。
1.2.3遵紀守法，嚴守黨和國家秘密由于檔案工作是不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”。必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案專業技術人員必需具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。
1.2.4工作作風要嚴謹細致檔案工作是一項科技性、服務性和技術性很強的工作。期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書館也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，它要求我們在區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內容、利用檔案咨詢及信息反饋等各個工作環節中，都必須做到準確無誤。
2檔案專業人員的知識素質
檔案專業人員的知識素質指的是一個檔案專業人員從事本職工作應該具有一定廣度和深度的知識面。一般的說，檔案專業人員必須具備較高的政治理論知識、檔案專業知識和相關的科學文化知識。
2.1政治理論知識指導我們思想的理論基礎是馬列主義和思想，革命理論是革命行動的指南。檔案專業人員只有努力學習，掌握并正確運用馬列主義、思想，才能確定正確的立場、觀點和方法，才能科學的探索、總結檔案工作的規律，保證檔案事業的健康發展。
2.2檔案學知識檔案專業人員必須系統的學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。檔案學理論來源于檔案工作實踐，檔案工作實踐又迫切需要檔案學理論的指導。檔案專業人員要了解和掌握檔案專業知識，一方面，檔案是一種知識載體，檔案專業人員要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案專業人員在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案專業人員只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。從目前情況看，檔案專業人員應重點學習、掌握《檔案學概論》、《檔案管理學》、《科技檔案管理學》、《檔案保護技術學》、《檔案文獻編纂學》、《文書學》、《檔案分類學》、《檔案目錄學》。這是檔案專業人員必學具備的專業知識。
2.3相關科學文化知識檔案工作是一項系統工程，涉及工作面廣，知識門類繁多，特別是在各門學科相互滲透的今天，僅有檔案專業知識是遠遠不夠的，還要有比較全面系統的文史知識、科學技術知識，才能更好的勝任檔案工作。
2.3.1掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好的熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。
2.3.2掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案專業人員應有重點的學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。
2.3.3掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案專業人員必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。
2.3.4掌握一門或多門外語知識。隨著改革開放和國際交流的擴大，檔案專業人員掌握和熟悉一門或多門外語知識，以確保外文資料的管理與開發利用的順利進行。
2.3.5掌握宣傳知識。改革開放的形勢強烈要求檔案專業人員走出“館堂”，面向社會。檔案部門要借助各種媒介宣傳檔案工作，提高社會檔案意識，促進檔案事業的發展。同時，還要注意相關知識的學習，加強檔案專業與其他相鄰專業的滲透與聯合，培養自己的信息編研、開發能力，成為能夠勝任“辦公文秘—檔案管理—信息開發一體化管理多面手”，并逐步使檔案管理工作從經驗型的手工操作模式向現代型的技術操作模式轉變[3]。綜上所述，政治理論知識扎實，檔案專業知識深厚，科學文化知識廣博，是一個檔案專業人員比較理想的知識結構。
3檔案人員的身體素質
檔案專業人員應當具有強健的身體和充沛的精力，這是做好檔案工作的前提。檔案管理工作要長期收集、加工、編研，具有很強的系統性、連續性，這些都決定了做檔案工作要有一個適應緊張工作的精神狀態，而良好的精神狀態皆來自健康強壯的體魄。腦力勞動的工作效率與健康的身體密切相關。從檔案工作目前的情況看，不僅有腦力勞動，也有大量的體力勞動，因此，在檔案專業人員諸素質中，健康的身體素質應成為重要的一個條件。
綜上所述，檔案專業人員的素質是多方面的，這是由檔案工作的性質和特點決定的。為了發展我國的檔案事業，提高檔案管理水平，適應我國經濟建設發展的需要，必須提高檔案專業人員的素質。
隨著我國衛生防疫事業的蓬勃發展，各級衛生防疫站的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。衛生部“等級站評審標準”，將檔案管理晉級達標做為等級站評審申報的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進了防疫站檔案工作的發展。僅以我市為例，我市區縣站中目前已有十三家區縣站晉升了市級先進，兩家達國家二級，市防疫站也于96年晉升為國家一級。隨著檔案工作的升級發展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為各衛生防疫站檔案工作中一項十分重要的任務。我站在開展編研工作時，在突出衛生防疫專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性，受到業務人員的歡迎和好評。在工作中我們體會到，要開發有衛生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環節：
一、以業務檔案為編研工作的主要對象
衛生防疫站在以開展衛生防病為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等檔案材料。但由于衛生防疫是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體棗業務檔案也就具有了極強的專業性。此外，衛生防疫在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展公共衛生的監督監測的過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為站開展衛生防病、監督監測工作服務。
二、選題要圍繞業務上的主要任務
檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員應做到兩個了解和掌握。
1要了解和掌握單位的中心工作
在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務于中心工作。如我站近兩三年來的中心工作是為申報省市級一級站評審做準備工作，而等級站評審標準要求各科出具近十年、五年的監督監測數據的綜合分析。對此，檔案室及早做出反應，在制定編研計劃時，就安排編制反映這一內容的編研材料，為及時滿足全站的利用需要起到了積極的作用。
2要了解和掌握各項業務工作內容
衛生防疫站的主要業務是開展傳染病、地方病的預防和管理以及食品衛生、環境衛生、學校衛生、放射衛生、勞動衛生的監督監測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時，應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要環節。
三、積極開發深層次的檔案編研材料
檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對室藏檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各衛生防疫站的檔案中均有歷年來國務院、衛生部及北京市政府頒發的關于傳染病管理及五大衛生的法規、條例、程序及業務技術規范，而衛生防疫站做為衛生行政機關委托的執法機構，在履行其職權時必須依據有關的法規條例進行。檔案部門如能編制有關的業務依據性文件匯編，就會十分有效地滿足業務工作的需要。這種文件匯編既實用，做起來又不難。
然而，由于衛生防病業務是一項連續性很強的工作，在開展疫情的分析預測、制定防治策略以及對公共衛生實施監督監測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監督監測數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要以較長年度的相關數據做依據。因此，檔案部門如能將分散在各年檔案中的監督監測數據集中起來，做出有針對性的統計和分析，就可以使檔案的利用變得更系統更直觀，就可以極大地節省業務人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進行上述初次加工外，還應將編研工作的重點放在能系統地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產品上。從實踐中看，根據各專業口的需要，開展專題性的統計分析更為適宜。如我站所編制的“1984－1995年北京市食物中毒發生情況分析”，“北京市五百例預防接種副反應分析”，“1985－1995年北京市流腦發病、死亡數統計與分析”，這類編研材料已經常地被業務人員應用于科研、專題調查等實際工作中，顯示了很強的實用性。
檔案部門在編制專題性統計分析材料時，應注意以下幾個問題：
1要積極爭取業務部門的配合
檔案部門根據所選題目，以站藏檔案為依據，在完成對各年度相關數據統計后，可交予業務科室，由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行，又有一定的深度。
2統計分析時間跨度要大
統計分析材料的時間跨度越大，越能揭示出規律性、本質性的信息，越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實用的價值，不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。
3統計數據真實準確完整
編研不是杜撰，它必須以檔案材料為依據，是在分析檔案原件內容的基礎上，根據選題對數據進行取舍。因此，如實地采用檔案數據，是決定編研質量及可靠程度的前提。有時，某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來，就需要檔案人員認真研究檔案材料，找到相關的數據進行計算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數據必須要準確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類，同類項目才能進行有關的計算。計算要正確，并要經過復核。
4形式新穎好看
編制專題性統計分析，往往以表格、數字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動直觀，新穎好看。
四、檔案人員應具備專業知識
檔案人員要努力開發檔案信息資源，做到編研材料有特色，為衛生防病業務服務，這是衛生防疫站檔案工作不斷發展和進取的需要。同時，這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做為衛生防疫站檔案人員，做好編研工作，應具備的專業知識應有兩層含義，一是檔案編研專業知識，一是衛生防病專業知識。目前的衛生防疫站檔案人員多為“半路出家”，因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎。另一方面，檔案人員只有學習和掌握了衛生防病專業知識，才能閱讀和分析業務技術報告和總結，才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關的業務人員配合進行，也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上，與業務人員進行充分的交流，才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當然，這并不是要求檔案人員要成為預防醫學專家，但應該做到“耳熟能詳”。還有，檔案人員還應走出站門，向兄弟站學習編研工作的經驗，這也是提高編研水平的捷徑。總之，為進一步開展有專業特色的編研工作，深入開發衛生防疫檔案信息資源，檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。
隨著我國衛生防疫事業的蓬勃發展，各級衛生防疫站的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。衛生部“等級站評審標準”，將檔案管理晉級達標做為等級站評審申報的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進了防疫站檔案工作的發展。僅以我市為例，我市區縣站中目前已有十三家區縣站晉升了市級先進，兩家達國家二級，市防疫站也于96年晉升為國家一級。隨著檔案工作的升級發展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為各衛生防疫站檔案工作中一項十分重要的任務。我站在開展編研工作時，在突出衛生防疫專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性，受到業務人員的歡迎和好評。在工作中我們體會到，要開發有衛生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環節：
一、以業務檔案為編研工作的主要對象
衛生防疫站在以開展衛生防病為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、會計、教學、聲像、實物等檔案材料。但由于衛生防疫是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體棗業務檔案也就具有了極強的專業性。此外，衛生防疫在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展公共衛生的監督監測的過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為站開展衛生防病、監督監測工作服務。
二、選題要圍繞業務上的主要任務
檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員應做到兩個了解和掌握。
1要了解和掌握單位的中心工作
在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務于中心工作。如我站近兩三年來的中心工作是為申報省市級一級站評審做準備工作，而等級站評審標準要求各科出具近十年、五年的監督監測數據的綜合分析。對此，檔案室及早做出反應，在制定編研計劃時，就安排編制反映這一內容的編研材料，為及時滿足全站的利用需要起到了積極的作用。
2要了解和掌握各項業務工作內容
衛生防疫站的主要業務是開展傳染病、地方病的預防和管理以及食品衛生、環境衛生、學校衛生、放射衛生、勞動衛生的監督監測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時，應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要環節。
三、積極開發深層次的檔案編研材料
檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對室藏檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各衛生防疫站的檔案中均有歷年來國務院、衛生部及北京市政府頒發的關于傳染病管理及五大衛生的法規、條例、程序及業務技術規范，而衛生防疫站做為衛生行政機關委托的執法機構，在履行其職權時必須依據有關的法規條例進行。檔案部門如能編制有關的業務依據性文件匯編，就會十分有效地滿足業務工作的需要。這種文件匯編既實用，做起來又不難。
然而，由于衛生防病業務是一項連續性很強的工作，在開展疫情的分析預測、制定防治策略以及對公共衛生實施監督監測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監督監測數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要以較長年度的相關數據做依據。因此，檔案部門如能將分散在各年檔案中的監督監測數據集中起來，做出有針對性的統計和分析，就可以使檔案的利用變得更系統更直觀，就可以極大地節省業務人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進行上述初次加工外，還應將編研工作的重點放在能系統地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產品上。從實踐中看，根據各專業口的需要，開展專題性的統計分析更為適宜。如我站所編制的“1984－1995年北京市食物中毒發生情況分析”，“北京市五百例預防接種副反應分析”，“1985－1995年北京市流腦發病、死亡數統計與分析”，這類編研材料已經常地被業務人員應用于科研、專題調查等實際工作中，顯示了很強的實用性。
檔案部門在編制專題性統計分析材料時，應注意以下幾個問題：
1要積極爭取業務部門的配合
檔案部門根據所選題目，以站藏檔案為依據，在完成對各年度相關數據統計后，可交予業務科室，由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行，又有一定的深度。
2統計分析時間跨度要大
統計分析材料的時間跨度越大，越能揭示出規律性、本質性的信息，越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實用的價值，不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。
3統計數據真實準確完整
編研不是杜撰，它必須以檔案材料為依據，是在分析檔案原件內容的基礎上，根據選題對數據進行取舍。因此，如實地采用檔案數據，是決定編研質量及可靠程度的前提。有時，某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來，就需要檔案人員認真研究檔案材料，找到相關的數據進行計算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數據必須要準確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類，同類項目才能進行有關的計算。計算要正確，并要經過復核。
4形式新穎好看
編制專題性統計分析，往往以表格、數字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動直觀，新穎好看。
四、檔案人員應具備專業知識
檔案人員要努力開發檔案信息資源，做到編研材料有特色，為衛生防病業務服務，這是衛生防疫站檔案工作不斷發展和進取的需要。同時，這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做為衛生防疫站檔案人員，做好編研工作，應具備的專業知識應有兩層含義，一是檔案編研專業知識，一是衛生防病專業知識。目前的衛生防疫站檔案人員多為“半路出家”，因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎。另一方面，檔案人員只有學習和掌握了衛生防病專業知識，才能閱讀和分析業務技術報告和總結，才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關的業務人員配合進行，也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上，與業務人員進行充分的交流，才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當然，這并不是要求檔案人員要成為預防醫學專家，但應該做到“耳熟能詳”。還有，檔案人員還應走出站門，向兄弟站學習編研工作的經驗，這也是提高編研水平的捷徑。總之，為進一步開展有專業特色的編研工作，深入開發衛生防疫檔案信息資源，檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。
