發布時間：2022-05-21 04:57:30
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘要：檔案工作者追求良好的職業道德，是構建社會主義和諧社會，落實科學發展觀的必然要求，且是服務好政府工作大局、服務好經濟建設、服務好人民群眾的前提和基礎，本文通過職業道德的特殊性的分析，提出檔案工作者應追求良好的職業道德。
關鍵詞：檔案工作者 追求 職業道德
一個國家一個民族要有屬于自己的民族文化形態。最近，總書記提出要引導廣大干部群眾特別是青少年樹立社會主義榮辱觀，從公民道德建設的角度為全社會樹立起一個新的標尺，樹立正確的社會主義榮辱觀是構建社會主義和諧社會，落實科學發展觀的必然要求，也是將依法治國與以德治國有機結合，將經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設融為一體的具體體現。檔案工作者應如何樹立社會主義榮辱觀，筆者認為應從追求良好的職業道德做起。
檔案工作者似乎與生俱來就養成了持重、不事張揚的性格，造就了甘為人梯、大智若愚的氣質，發揮著或微小或偉大的作用，然而，從檔案到現行文件，從紙質文件到電子文件，從為黨政機關、專家學者、少量百姓的服務到寬泛的社會公共服務，從實踐到理論，新的形勢已將檔案工作者從幕后推到了最前沿，這對檔案工作者的素質要求也發生著巨大的變化。如何提高檔案工作水平，使檔案更好地記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人類，除需要檔案工作者勤于思考、變通思維，具有良好的職業能力和自我定位、自我評價的素質外，很重要的一點是要具有良好的職業道德。
一、社會主義職業道德
職業是指人們在社會生活中對社會所承擔的一定職責和所從事的專門業務。一方面，從社會分工看，職業是社會物質生產和精神生產總體系中的具體部門，每一職業部門對于社會的沿續，存在和發展，都有特殊的意義和作用，另一方面，從人類個體看，職業又是社會成員最重要的活動形式，凡成年人都先后要進入職業生活。
職業道德。概括地說，職業道德是指從業者在履行自己職業責任的職業活動中所必須遵循的道德準則。它是職業范圍內的特殊道德要求，是一般社會道德和階級道德在職業生活中的具體體現。由于職業道德是通過規定各種職業活動對內對外的應盡義務維持對各行各業活動的進行，保證各行各業與整個社會的合理聯系，在職業生活中就必然成為調整人們的職業行為的特殊手段。
忠于職守，全心全意為社會、為人民服務，是社會主義職業道德的基本原則。它貫穿于社會主義職業道德的各個職業領域，是構成社會主義職業道德體系的靈魂和優秀。它要求，一是職業者要有高度的事業心和責任心，熱愛本職工作，具有職業的責任感，榮譽感和自豪感，樹立崇高的職業理想，以主人翁的態度對待本職工作。二是職業者要具有創新精神，勇于開拓新的領域，不滿足于一般完成工作任務，而要爭創第一等工作。三是職業者勞動的目的，不是僅僅為了個人，更不是為了名利，而是盡最大力量為群眾謀取利益，為社會做出貢獻。
二、充分認識新時期職業道德的特殊性
同志曾經指出：“各行各業都要重視職業道德建設，逐步形成適合自身特點的職業道德規范，堅決糾正利用職權謀取私利的行業不正之風”。強化新時期的職業道德建設，是一個與國計民生聯系緊密的命題，是一個促進三個文明建設協調發展，構建社會主義和諧社會的命題。充分認識新時期職業道德的特殊性，搞好職業道德建設，這是群眾的呼喚，也是國家發展的呼喚。
1、職業道德在現代社會的道德文明中具有主體性。人類的社會生活可分為三大領域，即職業生活、家庭生活和公共生活。與此相適應，用以調整和指導人與人之間，個人與社會之間關系的整個社會道德規范也分為三大部分，即職業道德、家庭婚姻道德和公共生活道德，而職業道德則是整個社會道德體系的主體部分。職業道德在從各個方面主導著現實生活，在人的一生中，最有意義、最有價值的時間是在職業活動中渡過的，它對于人生理想和優秀品質的形成具有非常重要的作用。在社會主義市場經濟條件下，以建設有中國特色的社會主義為目標的職業理想，職業信念教育是對全體職工職業品德的陶冶和塑造，它在一定程度上對每個職工今后的工作和生活起著確定目標、指引方向的作用。因此，職業道德在整個社會的道德體系中是一個較有代表性并起中堅作用的主導型的道德層面。
2、職業道德建設的過程具有社會實踐性。職業活動是人類社會最基本的實踐活動，人們的職業生活是社會的物質生產和精神生產得以實現的基本形式，是社會的經濟發展、政治進步、文化繁榮的主要動力，一切職業道德都產生并作用于人們特定的職業活動過程中，都要回答本職業活動過程提出的迫切要求。社會主義市場經濟的發展，賦予職業道德實踐以新的內容，對職業道德提出了更高的要求，建立新的符合時展需要的職業道德規范，才能為社會主義市場經濟的健康發展提供強而有力的道德支持。社會主義職業道德是在各行各業的實際工作中表現出來的活生生的社會主義道德，它把社會主義的共同理想同人們的本職工作密切結合起來，指導職業人員選擇正確的生活道路和做人的準則，是職業人員職業生活的指南。每一個職業者，都應自覺實踐職業道德規范，并將它升華為自己的良心義務和榮譽，形成崇高的職業理想和道德境界，提高職業活動效率。
3、職業道德規范具有可塑性。人們的職業道德并不是天生就有的，也不是參加某種行業的工作就自發具備了該行業的職業道德。一個人的職業道德必須經過嚴格的培養和訓練，在科學理論的指導下，經過職業者自覺地努力才能逐漸地形成，發展社會主義市場經濟對職業道德建設既有積極的也有消極的雙重性影響。市場經濟既可以培育獨立自主、積極進取的人格、公平誠信、講求實效，又可以導致一些人把商品交換的某些原則引入倫理道德生活，唯利是圖，損人利己，一切向錢看，造成人格的沉淪和道德的喪失。因此，發展社會主義市場經濟應當自覺抵制商品經濟對道德的負面影響，要引導職業人員樹立起與市場經濟相適應的新的道德觀念。一要樹立競爭觀念。在激烈的市場競爭中，各行各業的職業人員只有把外在的競爭壓力，轉化為內在的進取沖動，樹立起強烈的競爭觀念，才能有所作為。二要樹立誠信觀念。誠實與守信是職業道德的一個重要方面，也是保證社會正常運行的重要條件。市場經濟越是發展，人們的信用意識越能得到增強，整個社會的信用程度也越高，誠實與守信越來越成為突出的行業原則和道德要求。三要樹立敬業觀念。敬業是法人
即集體中的每一個個體的道德規范，要通過教育使每個從業人員認識到，擇業與從業，本身就是對社會的莊嚴承諾，愛崗敬業，原本是一個人安身立命的本份。 4、職業道德的內容具有公眾示范性。職業道德雖然都是針對職業特點建立的，各有側重，但它們所依據的卻是國家與社會公認的、共同的道德觀念和理想。職業道德的共同原則和基本精神具有社會普遍性，并且由于職業行為直接或間接地面對公眾，因而職業道德具有公眾示范性。一種可以面對公眾的道德行為，本身就含有當前社會認可的道德是怎樣的“示范意義”。職業道德的加強和改善，將會對改進整個社會道德特別是社會公德面貌，起到關鍵性的帶動作用。所以說，職業道德建設的過程，是全體社會成員共同參與、共同提高的過程。在我們的社會，無論是行政機構，還是企事業單位，它的員工都是以本單位的名義出現在公眾面前，他們代表了本單位的職業形象，只有每一個從業人員都以職業為中心，確立了應有的道德規范，并從自身做起，才能從整體上促進社會文明水平的升華。
三、良好的職業道德是“金科玉律”的檔案職業要求
檔案工作要為駕馭社會主義市場經濟服務，為發展社會主義民主政治服務，為建設社會主義先進文化服務，為構建社會主義和諧社會服務，為應對國際局勢和處理國際事務服務。面對全新的服務宗旨和管理理念，面對信息化迅速發展的逼人形勢，能否抓住這個歷史機遇，使檔案工作大有作為，使檔案事業得到發展的重點之一就是檔案工作者的服務水平，如今有著良好業績的優秀檔案人材在檔案部門是十分缺乏的，特別是那些檔案專業過硬又了解各個行業業務運作與發展的雙料人員更是奇缺。近年來，隨著檔案工作領域的不斷拓展，檔案工作者與各行各業的聯系也越來越緊密，行業要求與利用者需求期望值增大，給檔案工作者提出了更高要求。如隨著已公開現行文件提供利用工作的機會要求檔案工作者在收集現行文件時，要學習相關專業知識、了解行業特點、符合部門要求；在整理現行文件的過程中，要具備對文件信息資源進行深層次的開發能力；在接待、服務利用者時，要有崇高的敬業精神和良好的服務意識及較高的計算機操作能力，運用現代化手段快捷地提供。這就要求檔案工作者除具有扎實的基本和專業知識外，應具有正直、誠信、愛崗敬業的職業道德。
檔案人才與檔案事業發展的最關鍵的結合點在于，事業要有良好的用人戰略，而檔案工作者要有良好的道德品質，優良的品行和道德風貌是現代職業道德永遠的金科玉律。提高思想道德素質，屬于做人的問題，優秀是要解決人生觀、世界觀和方法論問題。在檔案工作實踐中，需解決好檔案工作者對社會主義、共產主義的信念問題，信心問題，對黨和政府的信任問題。做什么人，走什么路，干什么事，這些根本問題解決了，才能更好地用馬克思主義的立場、觀點、方法、去認識世界，改造世界，才能堅定社會主義、共產主義的信念和信心，與黨和政府同心同德，遵守黨紀國法，遵守公民道德，全心全意為人民服務，才能適應檔案事業的發展要求。具體地講，合格檔案工作者的標準，不僅是能吃苦耐勞、上進心強并具有高度的組織紀律觀念，更重要的是具備良好思想道德素質的前提下，能夠善于獨立思考和獨立分析和解決問題，能夠自我激勵、迎難而上、百折不撓。檔案工作、檔案事業希望接受新知識、有執著追求的，把事業發展放在第一位的具有良好的檔案職業道德的檔案工作者進入，位不在高，愛崗就行、權不在大，敬業則靈。
人事 檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現,以個人為單位組合起來,以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷的原始記錄,它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。檔案資料是社會發展的“記錄儀”,有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值,是不能再生的信息資源。它的原始性、真實性和完整性,決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調資、參加社會保險等方面起著依據作用。
干部人事檔案是干部個人思想政治、履歷、專業技術水平等基本情況的真實記載,它能為干部的評價、考察、任免、調動、晉升提供可靠的第一手材料。隨著社會的發展,對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求,現行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現出來。因此,我們應將干部人事檔案管理作為搞好干部人事管理的基礎性工作狠抓落實,作為提高干部人事管理水平的必備工作予以高度重視,緊緊圍繞加強干部人事檔案的管理為目的,推動我國干部人事改革的不斷深化。
1、思想觀念滯后,與現代社會發展的需求不適應。
一是對干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領導甚至錯誤的認為干部人事檔案管理無足輕重,無非是管理一些資料,更沒有多大的利用價值;二是主觀隨意性強。傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度,并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理,但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性,因為信息壟斷而使“ 組織意見”主觀隨意性增強。三是干部人事檔案管理與利用的責任意識落后,與新形勢下的干部人事改革的要求不相適應。檔案工作人員存在的問題主要有:第一,用人隨意性。因人事檔案不能直接產生經濟效益和社會效益,所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化,不可能把優秀人才放在檔案管理崗位,也沒有根據人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員,導致一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事、檔案專業素質,也要有計算機操作及網絡技術能力。第二,缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋,負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心,兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業務,更沒有時間學習和補充人事檔案專業知識和相關的業務知識,工作中難免出現紕漏。第三,人員不穩定。人事檔案工作是一個專門性工作,有自己一套完整的理論、法規和方法,具有獨立的范圍、任務和程序。熟悉人事檔案業務需要一個過程,而忽視人事檔案工作業務性強、專業化程度高的特點,把人事檔案管理工作視為見習崗位,工作人員經常流動,勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩,一些人因檔案中缺少證明材料,漲不了工資,辦不了社保,享受不到社會福利待遇,人才流動受阻等,讓當事人產生諸多不滿,成為影響社會和諧的因素。
2、檔案資料歸檔工作有待規范和創新。
一是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動性。一般都是等待領導安排,或是上級來了具體的收集任務,相關的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結果是往往由于時間倉促,收集到的材料來不及進行查證核實,使得檔案材料的真實性大打折扣;二是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展,缺乏能從不同側面反映干部真實情況的渠道;三是檔案歸檔制度有待規范,特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。
3、人事檔案管理的信息化程度不高。
在科學技術飛速發展的今天,計算機得到了普遍應用,在現代化辦公中起到了重要作用。 然而體現在人事檔案管理上,我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮,對于計算機和現代網絡信息技術的應用還僅僅停留在存檔的層面,沒有將現代化工作方式的優勢很好地發揮出來,計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用,這些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的資源浪費。
1、更新工作理念,重視檔案管理工作。
部分領導首先應從傳統的認識誤區中走出來,把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎工作狠抓落實。本著對組織和個人負責的態度,重視和加強干部人事檔案工作。其次要找準工作的重心,從約束管理型向服務管理型轉變。干部人事檔案管理是基礎,服務是宗旨。把干部人事檔案的工作重點轉移到服務上來是形勢的需要,要服務人力資源開發的大局,做好檔案管理工作。提高檔案員素質, 要以發展的目光,根據長遠的需要選用合適的人員負責人事檔案工作。從事干部人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作、能應用計算機及網絡技術等能力。同時,干部人事檔案工作是一項保密性很強的工作,工作人員必須堅持原則,樹立牢固的保密觀念。檔案員要通過學習、業務培訓,不斷豐富專業知識,提高業務技能,優化知識結構,以滿足新時期檔案工作的需要。
2、規范檔案資料歸檔,創新工作機制。
干部人事檔案管理工作既要規范化管理,又不能墨守成規。隨著形勢的發展變化,干部人事制度改革的繼續深入,探索和研究干部人事檔案新的管理模式勢在必行。應堅持以服務為宗旨,以創新的服務理念為指導,采取積極措施,把握干部人事檔案工作的發展方向,把干部人事檔案管理工作融入民生工程中,體現干部人事檔案的社會價值,發揮干部人事檔案的特殊作用。干部人事檔案管理是一個動態過程,在干部人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案的登記、借閱、檢查等環節中都要建立相關的規章制度,并在實際工作中不斷完善
,以保證人事工作的政策性、紀律性,人事檔案內容的連續性、完整性,歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔,有檔無人的現象發生。要以提供完美的服務為目標,處理好保密與公共服務的關系,盡量減少因管理不善造成的漏洞。優化管理在社會多元化、資源網絡化的今天,傳統的管理方法已不適應社會的需求,必須以創新的精神改進干部人事檔案管理手段,在干部人事檔案管理工作中落實和踐行科學發展觀。要加大現代化管理進程中軟、硬件的投入力度,建立復合型檔案管理員隊伍;加快檔案資源信息化,檔案保護現代化,檔案利用網絡化的速度;提高干部人事檔案管理的科技含量,為社會提供快捷、高速、準確的服務。3、創新檔案管理方法,提高干部人事檔案管理的信息化水平。
檔案是社會發展的“記錄儀”,是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者,必須認清檔案管理現代化的趨向,努力學習微機使用、管理知識,以實現檔案管理信息化。
檔案資源共享是檔案管理的目的,而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏,虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏,豐富檔案資源。從根本上解決了傳統檔案管理的難題,而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。縮微攝影技術和數碼影像技術的應用,為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化,就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件,數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理,其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后,可通過計算機進行智能化檢索,檢索速度快、范圍廣,這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力,克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用,對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪,能有效地進行技術處理,使原始面貌還原,有利于影像長期保存和準確復制,有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂,聲像俱全,這是檔案管理發展的必然趨勢。
檔案管理將實現多元化、智能化。隨著新技術的發展,檔案資源的載體已呈現多樣化,除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外,已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化,傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求,因此,檔案管理設備必須首先實現現代化。計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用,將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下,將實現文檔一體化,所有的檔案信息都會被計算機自動接收,并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化,不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史,使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來,而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能,展現檔案的自身價值,提高檔案工作者的社會地位。隨著現代科學技術的進步,實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。因此,每一位檔案工作者都要有緊迫感,努力學習和掌握現代科學知識,把檔案管理提升到一個全新的水平。
總之,加強干部人事檔案的管理是一項長期、復雜而重要的基礎性工作,我們要創新工作思路,不斷提高干部人事檔案管理工作的質量。
內容摘要：做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的，這體現在為各級領導決策服務，為各部門工作服務，為社會各界和人民群眾服務，為構建和諧的社會主義事業服務。
關鍵詞： 檔案 利用工作 指導思想 構建和諧社會
做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的。現今，檔案利用工作更加受到重視，無論是中央辦公廳主任王剛的講話，還是國家檔案局局長的報告，都把做好檔案利用工作作為第一位的任務進行部署，要求搞好檔案利用服務。為各級領導決策、為各部門工作服務、為社會各界和人民群眾服務，現就如何做好檔案利用工作談三個方面內容。
一、檔案利用工作的含義
檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業服務。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內容，分析和預測社會對檔案信息的需求和發展規律；積極開展檔案咨詢服務，向檔案用戶提供所需的檔案內容。因此檔案部門要進一步認清自身的職責，積極主動地開發和提供檔案信息，為構建和諧社會服務。
二、檔案利用工作的指導思想
檔案利用工作的指導思想是全面、及時、準確，有效地為檔案用戶服務。
（一）全面為檔案用戶服務
檔案館是對那些具有正當利用目的的用戶，應通過各種服務方法滿足其需求，主動向他們提供有關的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以全面實現。
（二）及時為檔案用戶服務
許多檔案用戶來館室查找檔案，是為了解決現實生活中的根本問題。因此，檔案館室必須建立科學的檢索體系，同時檔案人員也應當熟悉檔案的內容，這樣才能及時地滿足檔案用戶的需要。
（三）準確地為檔案用戶服務
檔案館要準確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對于那些由于缺乏經驗，不能準確表達其利用需求的用戶，檔案服務人員應依據用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。
（四）有效地為檔案用戶服務
檔案館要積極主動地為用戶查找檔案與資料，努力提高檔案利用效果，大力開發檔案信息資源，建立完善檢索系統，編輯各種檔案資料，提高檔案人員業務素質，增強為社會提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務。
三、檔案利用工作的意義和要求
任何一項事業能夠生存和發展的根本原因是社會的需要，黨和國家之所重視檔案工作，是因為檔案工作對各項事業有用。因此，便于黨和國家各個部門、各項工作對檔案的利用，是檔案工作的出發點和歸屬，而整個檔案工作中，利用環節便是這一根本目的體現。檔案利用工作對整個檔案工作的發展有決定影響，檔案利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳，通過檔案實際發揮的作用，人們就能深刻認識檔案的價值和檔案工作的重要性，從而擴大檔案工作在社會上的影響贏得各方面的支持。
檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規律，妥善處理一系列問題，其基本要求是：
（一）明確服務方向，端正服務態度
檔案工作是條件性、服務性的工作，二者都集中表現在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務方向的正確。而正確的服務方向又是與黨和國家的工作重點、奮斗目標一致的。十六屆六中全會后，黨和國家工作重點是以人為本，構建和諧社會。隨即檔案服務工作重點也放到了開放、利用、科學研究、技術進步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務方向的同時，還必須有堅定的服務思想和良好的服務態度；檔案工作者也必須具有高度的政治責任感和甘于默之無聞，不圖各利、全心全意為人民服務的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。
（二）熟悉檔案，了解需要
檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應注意以下兩點：
1、熟悉重點：先熟悉經常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內容。
2、結合收集、整理、鑒定、保管、統計、熟悉檔案的內容及存放地點。
社會上的各行各業存著職能上的差異，對檔案的需要也是多方面的，同一行業在不同的時期，面臨不同的任務，又會提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學習，熟悉黨和國家的路線、方針、政策、了解改革開放和構建和諧社會的發展需要；了解本系統、本單位的生產、生活、工作的計劃和任務，只有了解這些才能有針對性地做好檔案利用工作。
（三）正確處理利用和保密的關系
從根本上說，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢的發展和時間、地點、條件的變化而不斷變化的；保密的最終目的還是為了更好地發揮檔案在社會主義各項事業中的作用。但在實際工作中，如果對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長短等問題處理不當，就會導致利用與保密之間矛盾發生。保密過嚴，無疑會造成檔案信息資源的浪費，有密不保，又極容易危害國家利益。因此要正確處理二者的關系，就必須在維護黨和國家利益的前提下，根據黨的方針政策，根據國內外形勢，把二者有機地結合起來，加以綜合分析，凡是能促進安定團結和社會發展的檔案信息，應積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內限制利用才有利于黨和國家利益的，則應嚴格地、合理地堅持保密。
（四）正確處理利用工作與基礎工作的關系
檔案利用工作雖然在整個檔案工作中居于主導地位，但必須依賴于基礎工作，撇開基礎工作便不能生存和發展。如果基礎工作開展得不好，利用工作就會成為無源之水、無本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據客觀需要，積極主動地開展利用，只是關門埋頭于內部基礎工作，那么基礎工作就會失去存在的意義。所以，要以加強基礎工作來保證、推動利用工作的發展，以搞好利用工作來檢驗、促進基礎工作的完善。
（五）注重被動服務與主動服務并舉
被動服務是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種 需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動服務是通過各種形式主動向外宣傳報道館藏檔案內容，主動了解用戶需要，主動送檔案到各部門為他們服務。利用者來查找檔案，只要能找出來，就可以發揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動幫助查找，就能在被動服務中爭取主動。
（六）注意掌握檔案的利用效果
檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結果，檔案館應當把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項基本工作來抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經濟效益和社會效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產生積極效果。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善館藏結構和各項基礎工作的建設，提供可靠的科學依據。
隨著時間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構建和諧的社會主義事業服務。這是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。
摘要：
高職院校基建檔案記錄著一所高職院校產生，發展和不斷壯大的整個過程，因此高職院校基建檔案的保存管理工作是一份值得人們下功夫去做的，隨著信息化技術的不斷發展，信息化技術的高效率性在高職基建檔案管理工作中也得到了體現。本文將分析我國高職院校在基建檔案保存管理方面存在的問題，并據此給出策略建議。
關鍵詞：
高職院校；基建檔案；信息化管理
我國大多數的高職院校發展步伐很快，高職院校的遷徙和重建等工作已經成為大多數高職院校都會面臨的問題，在高職院校遷徙和重建的過程中需要進行大量基建檔案的建立，保存，審核等工作，信息化技術能夠很好的幫助高職院校完成基建檔案的管理，因此很多高職院校在進行基建檔案管理工作時都會借助信息化的手段或工具。
1我國高職院校基建檔案信息化管理存在的主要問題
目前我國高職院校在基建檔案信息化管理中存在主要問題有四個。一是不能合理理解檔案信息化管理，我國高職院校的相關負責人不能正確理解基建檔案信息化管理，對于這個問題可以從基建檔案管理的領導人員和普通工作人員兩個方面進行分析：首先，很多高職院校基建檔案工作的領導人員不能正確地認識基建檔案管理工作的重要性，也意識不到信息化管理對于基建檔案管理效率的重要影響，這種對高職基建檔案信息化管理工作認識的不到位，導致領導人員并不重視高職基建檔案在信息化管理過程中的硬件更新以及軟件升級等。其次，很多高職院校基建檔案管理工作的一線操作人員由于不重視基建檔案的信息化管理，以至于在處理基建檔案資料時不夠認真，出現不合規范地保存和歸檔相關基建檔案的電子資料。二是高職基建檔案信息化管理工作的制度化建設有待提高，目前很多高職院校在基建檔案管理方面存在無依據可循無標準可依據的問題。三是高職院校進行基建檔案信息化管理的基礎不夠堅固，基建檔案信息化管理的工作人員專業知識匱乏，技能不過關。四是高職基建檔案管理過程中信息的利用率較低，很多高職院校基建檔案管理雖然采用了信息化的手段，但是由于并沒有合理地利用信息化技術手段，致使信息化技術手段的使用對于基建檔案管理效率的影響并不明顯。
2改善高職基建檔案信息化管理工作現狀的措施
2.1正確對待高職基建檔案信息化管理工作
首先，基建檔案管理部門的領導層應該認識到信息化管理的優勢，通過了解這種信息化管理模式基建檔案管理部門的領導人員會重視起高職基建檔案管理工作的信息化，并積極引進先進的硬件設施來保證高職基建檔案信息化管理工作的物質基礎，領導層的正確意識還可以逐漸傳染給其下屬的工作人員，使實際管理基建檔案的工作人員也可以正確對待高職基建檔案管理的信息化。其次，基建檔案管理部門工作人員對信息化管理的正確認識，可以促使他們積極學習對基建檔案進行信息化管理的技能，減少他們在工作過程中的失誤，提高基建檔案管理工作的規范性。
2.2做好高職基建檔案信息化管理的制度建設
高職基建檔案信息化管理的制度建設能夠以書面的形式正式讓員工們意識到基建檔案信息化管理的重要性，在進行高職基建檔案信息化管理的制度建設時，一方面，應該考慮我國相關法律的規定以及相關行業的標準，制度要求應該符合法律法規的要求，保證基建檔案管理人員進行檔案管理時所遵循的是正確合理的標準和制度要求。另一方面，高職院校應該規范一些在建項目和工程負責人的職責和態度，這些手中掌握高職院校原始基建資料的人員應該配合基建檔案管理部門的合作，不應該以各種理由拒絕基建檔案管理部門對于相關資料的使用要求，這種橫向的協作機制可以提高基建檔案信息化管理部門的工作效率和工作質量。
2.3提高高職基建檔案信息化管理工作相關人員的專業技能
無論高職院校基建檔案信息化系統的硬件和軟件是如何的先進和發達，工作人員是進行基建檔案管理的實操人員，這有這部分實操人員的專業技能滿足要求才能真正使信息化手段發揮功效。高職院校的基建檔案管理部門在招聘和吸引基建檔案管理的工作人員時，應該嚴格考核這些人員在高職基建檔案信息化管理方面的專業知識和技能是否過關，只有對高職基建檔案信息化管理方面的專業知識和技能都達標的人才可以接受。此外，對于從事高職基建檔案信息化管理工作的在職人員應該進行定期的培訓，不斷提高這些基建檔案管理人員的技能，擴展他們的眼界，讓這些從事高職基建檔案信息化管理工作的在職人員可以在日常的工作中不斷完善不斷進步不斷創新。
2.4積極建立高效的信息資源系統
為了解決高職基建檔案管理過程中信息的利用率較低的問題，應該積極建立高效的信息資源系統，提高高職院校基建檔案管理的效率，可以通過構建電子化數據庫以及增強網絡環境的運行效率。首先，高職院校基建檔案管理部門應該建立一個信息完整的電子數據庫，信息完整的電子數據庫不僅可以幫助工作人員有效的檢索，而且可以增加基建檔案管理工作的質量，高職院校為了構建一個信息完整的電子數據庫，應該至少進行三種電子數據庫的建設：高職院校全部基建檔案的電子版數據庫的建設，高職院校內單個建筑物的基建檔案資料的電子數據庫以及高職院校子系統的基建檔案電子數據庫，這三個數據庫的建設能夠使高職院校的基建檔案資料以電子形式進行存檔，既保證了基建檔案資料的全面完整，又使得基建檔案資料的保存條理清晰，高效便捷。其次，高職院校基建檔案管理部門應該完善網絡環境，網絡的使用可以提高相關人員對高職院校基建檔案進行查閱和遠程傳輸的便利程度和速度，以便于及時對相關的基建檔案資料進行保存和管理，在日后進行基建檔案的檢索和審閱時，也不用對紙質的基建檔案逐個進行處理，可以說這提高了大多數高職院校進行基建檔案管理的工作步驟。
3結束語
本文通過分析高職基建檔案信息化管理工作中存在的問題，給出了完善高職基建檔案信息化管理現狀的策略：端正高職基建檔案信息化管理工作人員對工作的態度和認識，做好高職基建檔案信息化管理的制度建設，提高高職基建檔案信息化管理工作相關人員的專業技能，積極建立三個基建檔案數據庫并完善網絡環境。
作者：錢琳琳 單位：常州機電職業技術學院
【摘要】
隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，在各個行業中的應用也越來越廣泛。在當前人事檔案管理工作中，信息技術的應用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時對人事檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。
【關鍵詞】
人事檔案 信息化管理 必要性途徑
近年來，信息技術開始在人事檔案管理工作中進行應用，這不僅有效的提升了人事檔案管理現代化的水平，而且為什么各單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。將人事檔案管理技術與信息化技術有效的結合起來，加快推動人事檔案信息化建設，這不僅是人事檔案管理發展的必然趨勢，而且能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發揮出來，為人事檔案的健康發展起到積極的促進作用。
1人事檔案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事檔案利用率的提升
人事檔案作為國家和企事業單位不可或缺的重要工某些人，其是對個人信息的真實記錄，而且與每一個職工的切身利益息息相關。人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎。在單位選拔人才及干部隊伍建設中具有非常重要的作用。通過實現人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高
長期以來在檔案工作中一直采用紙質載體進行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數據錄入到計算機系統中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。
1.3人事檔案信息化管理是必然趨勢
信息化發展已成為當前社會發展的必然趨勢，同時從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術和網絡技術，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。
2人事檔案信息化管理的途徑分析
2.1提高人事檔案管理的信息化意識
在當前社會知識信息進代，人們對信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識，更好的推動檔案信息化建設。特別是在當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數字管理進行轉變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現一體化，確保人事檔案信息共享的實現。在當前人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設的重要內容，通過加快檔案信息化建設，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優質的服務，利用科學、先進的人事檔案管理模式，從而實現人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質量的提升。而且在信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用時，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內容也得以更加豐富，實現了人事檔案的無紙化閱檔。
2.2加快人事檔案全文數據庫建設
人事檔案信息數據庫雖然在信息的查詢、檢索、統計、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優勢，但在正常對人事干部進行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內容進行查閱，這是人事檔案信息數據庫無法提供的。所以需要進行全文數據庫的建設，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數據庫雖能進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容，這些則是人事檔案信息數據庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數據庫的建設就顯得尤為重要。建立一個全文數據庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網絡，以實現單位內部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。
2.3加強人事檔案信息動態化管理
人事檔案的管理不能再拘泥于傳統的統一模式，可以不斷的充實本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實和完善。同時現在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉的速度相協調，從而實現人事檔案信息的動態化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現代化手段在人事檔案信息動態化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。
2.4加強網絡建設，構建信息平臺
在當前人事檔案管理工作中，需要構建完善的人事檔案網絡管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網進行聯接，確保干部檔案網絡化管理的實現。而且人事檔案網絡管理體系構建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現代化的實現起到積極的作用。另外，為了能夠實現人事檔案管理現代化，則需要人事管理機構要進行信息中心的設置，做好人事信息化管理的指導和技術支持工作，更好的對人事信息流動渠道進行規范，履行好人事信息收集和的重要職責。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎，當前社會發展過程中，人員具有較大的流動性，而且人事信息資料量較大，并且呈現動態的變化，這就需要建立科學的人事信息庫，并將人事信息庫與人事檔案管理有效的結合起來，實現靜態信息和動態信息的統一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。
3結語
在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，相對于經濟和社會的發展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優化，加快推動人事檔案信息化建設工作，為人事檔案更好的服務于人事管理工作奠定良好的基礎。
作者：凌玲 單位：黑龍江省哈爾濱水文局
【摘要】
企業人事檔案主要記錄了企業職工的詳細信息，為企業未來發展選拔人才提供了參考。過去很長一段時間內，我國企業一直運用傳統的方式來進行人事檔案管理，管理效率比較低，而且難以充分發揮出人事檔案的作用，已然不能符合現代社會的需求。為此，企業需要采用信息化的手段來管理人事檔案，以便能夠為企業、職工發展提供幫助。
【關鍵詞】
企業人事檔案 信息化管理
企業采取信息化的手段來管理人事檔案具有非常多的優勢。比如企業領導能夠在檔案信息系統上直接查找職工信息，而省去了人工查找的時間。另外，信息化管理方式能夠實現人事檔案資源的智能化管理，可以依據程序進行自動分類、自動分析、自動加工等，這對提高人事檔案工作效益有著重要的意義。
1企業人事檔案管理現狀分析
（1）缺乏完整性和適時性，未能在更廣泛的領域運用。
早期人事檔案管理人員會根據相關規范來檔案立卷折，僅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作為重中之重，人事檔案往往只是簡單的材料堆砌與積累，并沒有對員工檔案信息展開更為詳細的分析與運用，再加之，因為企業人事檔案自身就存在著一定的滯后性，記錄的信息可能與職工現實表現并不相符，或者有很多現實表現并沒有及時的更新，形成綜合性的信息材料，使我們無法進行一些深層次的思考，更無法打開人事工作的新局面，致使檔案使用效益甚微。
（2）目前在企業的人事檔案管理中，缺檔、斷檔和死檔的問題時有發生。
之所以會出現這些問題，原因有很多，例如認識檔案管理人員更換而未做好交接工作，或者企業的人員流動較大等等。這些問題的存在為企業人事管理工作的開展帶來了極大的不利影響，也不能使企業更好地掌握員工的動態和現狀，不利于企業發展戰略的制訂與實施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
長期以來紙張一直都是有效管理檔案的主要媒介，但是隨著檔案內容的不斷增加，各類檔案的打印、整理、裝訂、保存和查詢逐漸暴露出了一弊端，比如紙張長時間的保存之后，會出現明顯的泛黃現象，而且字跡會變得模糊不清，查詢期間，需要從很多的檔案中進行查找，便利性差，同時難以共享。近幾年，隨著信息量的增加，人力資源部作為大型企業的優秀部門，檔案管理工作量越來越大，傳統的檔案管理方式逐漸陷入被動。
（4）一直沿用的管理體制阻礙了信息化管理的發展。
這主要是因為早期的管理體制將人事管理與檔案管理分離以及紙制檔案歸檔的滯后性使人力資源信息和人事檔案管理脫節，從而造成人員數據信息不完整。
2人事檔案管理信息系統的解決方案
隨著社會規范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據，必須引起各級領導的重視，采取切實有效措施，充分利用員工素質模型，用信息化建立全面、真實、詳細、連續的人事檔案，實現人事檔案信息化與紙質化雙軌制，全面提高人事管理水平，為合理使用人才，加強個人誠信提供強有力的支撐和幫助。作為人力資源管理信息系統的延伸，通過系統的合理設計和管理體制的適當調整，即可實現人事管理系統和人事檔案系統的連接，從而形成完整的個人信息檔案和與之對應的規范化的人事電子檔案。人事檔案管理信息系統功能具體表現如下：
（1）人事檔案管理系統中詳細的記錄了企業人員的各項信息，這些信息實時更新，并且咪每年都上報中央企業。這樣中央企業要想了解某一個員工的信息，只需要查詢信息系統即可。這不僅節省了人員檢索檔案的時間，也減輕了工作人員的工作量。而且由于信息系統中所管理的人員信息都是最新動態的信息，企業領導可能隨時了解到員工的表現情況，這對勞資管理意義重大。
（2）人事檔案信息化之后，便于組織部門對企業部門干部進行考察。信息系統由于維護及時，澤人員更新快速，企業領導者能夠隨時查看員工個人的履歷表，各個部門干部的變動情況。這樣企業領導就能夠掌握企業全體員工的素質情況，以此作出合理的人員調整。
（3）系統不僅支持多種格式的電子文檔文件、圖片文件，還支持音頻及視頻文件，對于某些重要工作或（檔案）場景，可以錄音或利用攝像機拍攝，生成音（視）頻文件保存到電子檔案中，從而使人事檔案的記錄更加生動具體。
（4）系統還可以對人事檔案進行日常的管理，比如記錄人事檔案的借閱信息等各類信息。
3人事檔案信息化管理中注意的問題
（1）進行數據整合。
人事檔案記錄的信息十分龐雜，而且前后所記錄的信息者相距時間比較長，在記錄的過程中，因為主客觀因素的影響，人事檔案中信息中時常會出現差錯，很有可能會出現前后不一致，或者出現相同的信息記錄不同情況。所以企業人事檔案的信息化系統建設前提條件就是做好信息數據的整合工作，保證所獲得信息是唯一正確的信息。這項工作十分繁瑣，需要花費非常長的時間，盡管如此，也需要人事檔案信息建設者努力做到這一點，因為人事檔案中所記錄的錯誤的信息沒有任何的意義，而且可能會引發更嚴重的問題。
（2）轉變管理思路，努力做到人事管理與人事檔案管理相結合。
目前我國企業的人事檔案管理和人事管理分別由不同人員進行管理，有的是兩個部門管理，這樣在檔案收集、信息錄入及檔案移交歸檔案方面就存在諸多不便，筆者認為：人事及檔案管理應該統一管理，實現從人事材料的收集、錄入、歸檔及管理的一體化操作。
（3）注重培養人事檔案管理人員的各方面素質，尤其是政治業務素質。
雖然信息技術的應用，對人事檔案信息化管理起著不可替代的作用，但是人依然起著決定性作用的重要因素。為此，企業定要對人事檔案管理人員進行專業性的培訓，以使其能夠完全掌握最先進的人事檔案信息管理技術，知識層次更加深入。因為人事檔案管理工作特別強調責任，為此，企業必須著重對管理人員進行政治業務素質的培養，以使管理者擁有非常高的政治覺悟，擁有政治責任感，并且具有一定的政治辨別能力。
4結語
綜上所述，可知人事檔案管理工作作為企業管理內容之一，企業充分的重視，這不僅有利于企業未來發展，也能夠為人事檔案管理事業作出一定的貢獻。企業人事檔案管理部門要轉變管理思路，運用現代化的管理模式，以使企業人事檔案管理能夠與時俱進的發展。
作者：劉波 單位：赤峰熱電廠
一、背景
1.理論研究
自從企業內部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業檔案，一些管理專家也都提出內控管理機制中必須要加強檔案管理。如法國管理學家亨利?法約爾認為對“管理機器”加以考察可以評估并指導企業進行改進，他所指的“管理機器”即為“包羅現在、過去和將來的記錄系統”，這里的記錄系統可以理解為企業檔案系統。而另一位管理學家盧卡?帕西奧利也強調必須關心內部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內部控制”，這是早期企業檔案管理與內部控制的雛形。可見在經典管理學家們眼中，完整的企業記錄和檔案系統是企業極為重要的管理依據和控制手段。當前，有學者對檔案管理與企業內部控制關系研究現狀進行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(CNKI)數據庫為基礎，檢索出有效中文文獻18篇，相關書籍1本；以EBSCO數據庫為基礎，檢索出有效英文文獻12篇，相關法規標準2部；加上我國頒布的《企業內部控制基本規范》(以下簡稱《基本規范》)以及《企業內部控制應用指引》，共計35份文獻。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強調組織的檔案管理對組織內部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業內部控制關系的研究還處于探索階段，研究成果數量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實踐發展
自2001年以來，國內外相繼出現了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業控制的嚴重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認識到，作為市場經濟的主體，企業只有提高內部控制能力，使企業的各項活動和資源都能夠處于可控、優化狀態，才能提高其優秀競爭力。2008年，我國財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制訂了《基本規范》，隨后越來越多的企業也開始執行并制定適用、有效的內部控制制度。通過閱讀可以發現，《基本規范》中多個條款與企業檔案管理直接或者間接相關，檔案管理作為企業信息控制的關鍵，在企業內部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業也逐漸認識到了這一點。如中國長城資產管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規合法的前提下高效運轉。我公司在制定《內部控制手冊》時，也將相關的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業內部控制的相互關系
《基本規范》第五條提出企業建立與實施有效的內部控制，應當包括五大要素，即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。其中“信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通”，這里的信息包含了企業檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務功能。可見，檔案管理與企業內部控制是緊密相關、不可分割的。
1.檔案管理對企業內部控制的作用
企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業內部控制過程中，這一作用的發揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現代化企業管理中，檔案管理負責信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務的循環運行，參與到企業管理的各個階段，是企業信息控制的關鍵環節。企業檔案既是企業有形資產的記錄和憑證，也是專利權、商標權、知識產權等無形資產的依據和證明，在企業創新、企業管理和規避風險中具有不可替代的作用，并為規范企業管理、輔助生產經營、維護企業合法權益和企業職工利益、完善法制經濟、解決企業紛爭提供信息支持。可見，企業內部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業內部控制對檔案管理的影響
企業的內部控制機制能夠有效記錄并監控企業所有活動信息，這對于企業檔案管理也具有積極的影響。首先，企業內部控制強化了檔案管理的規范性。依據內部控制制度的要求，檔案人員需對現有流程進行梳理，對現有記錄的合理、合規性進行重新確認，對遺留問題進行調整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進行核對清理，進而確保各項信息的準確。其次，企業內部控制進一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內部控制過程中的檔案管理需設置兩個風險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認真履行交接手續，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認真履行查、借閱手續，確保檔案文件材料在此過程中不會發生更改、破損、丟失等情況。再次，企業內部控制完善了檔案管理流程。企業內部控制要求企業的文件材料及其信息自產生時就要處于有效的控制管理狀態，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現文件、檔案的全過程、系統控制管理，保證文件和檔案之間的連續性。同時由于信息是內部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉變為主動歸檔。總之，企業檔案管理與內部控制工作之間是一種良好的促進和循環關系。做好企業檔案管理工作就能夠促進企業內控能力的提高，而企業的內控機制又反過來完善企業檔案管理工作。
三、企業內部控制過程中檔案管理的強化措施
企業內部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內部控制的角度出發，應該對檔案管理采取相應的強化措施，從而為企業內部控制提供信息保障，促進內部控制工作的有效運行。
1.加強與檔案管理相關的企業法律法規建設
我國有關檔案管理的法律法規和企業檔案管理規定為現代企業檔案管理提供了依據和標準，而《基本規范》為企業內部控制的合理性開展提供了指導和方法。通過分析檔案管理法律法規和內部控制基本規范可以發現，兩者具備相關性，企業內部控制的實現需要檔案管理的支持，然而《基本規范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規定。但是隨著企業內部控制的發展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關部委制定的針對上市公司內部控制的規章中，逐漸對檔案管理提出相關要求。在全國政協十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關于在國家涉及企業的法律法規中對檔案管理作出明確規定”的提案，建議有關部門在制定、修改有關企業法律法規時，具體明確企業必須建立業務檔案和財務檔案，設立合理的保管期限，建立企業檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業檔案管理內容。明確企業檔案的重要性，加強與檔案管理相關的企業法律法規建設，這既是內部控制與檔案管理的相互影響與促進，也是從國家層面出發，建設企業內控與檔案管理長效合作機制的必然措施。
2.加強企業內部檔案制度建設，完善檔案管理體系
企業檔案管理體系是由多種要素構成的工作系統，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統、主要業務內容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設備設施等要素。其中檔案工作制度是企業關于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業務標準、操作細則，它是開展檔案管理的行動指南和業務尺度，是運行和控制檔案管理的標準和依據。《企業檔案工作規范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構成內容包含“檔案工作規章”、“檔案管理制度”、“檔案業務規范”三項內容，說明企業檔案制度的重要性。目前，我國大多數企業的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內部控制工作的發展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細則，權責分明，確保檔案的真實、完整，保證檔案工作的高效、規范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執行情況進行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業內部控制度對檔案管理的要求。
3.轉變檔案管理模式，實現工作流程重組
企業檔案是企業各項職能活動的產物，是隨著企業各項職能活動的開展而產生的。對企業內任何一個部門而言，它所產生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內部控制正是針對企業各項活動開展的風險評價和審計監督。因此，各項活動中所產生的檔案是否完整系統，檔案管理是否科學有序，將直接影響到內部控制工作的有效性。在傳統管理環境下，企業檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現企業檔案的有效管理，就應當增強企業檔案管理的靈活性、多樣性，將企業檔案管理的范圍擴展到企業文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業信息一體化管理。即打破對現有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現企業檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業職能活動同步進行，控制監督歸檔前的文件管理活動，實現對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業務部門配合，做好企業重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業內控在良好的檔案信息記錄習慣和充足的檔案資源基礎上實現。
4.提高人員參與意識，加強團隊合作
檔案管理在企業內部控制過程中的地位非常重要，而一個企業的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現檔案管理在企業內部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業的檔案意識。首先，對于企業管理層而言，要充分認識到檔案在企業內部控制中所起的關鍵性作用。由于企業檔案的形成、產生和最終歸宿均在企業內部，對外無明顯產品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業內控的發展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現象的認知水平，是決定企業檔案管理水平的重要因素。因此要加強檔案管理人員對檔案工作內容和檔案工作相關領域內容的認識，提升檔案管理思想，學習現代企業制度和相關檔案管理知識，理解其職能在內部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內職責，并促使檔案工作促進并支持企業內部控制的有效進行。最后，對于其他業務部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業員工進行宣講來實現。要使業務部門的工作人員認識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內部控制工作的進行都是緊密相關的。提高業務部門工作人員的檔案意識，有助于推進檔案管理與企業職能活動的同步運行，實現文檔一體化或企業信息一體化管理，從而促進檔案管理各個環節在企業內控體系中順利開展。
四、結語
總之，隨著《基本規范》的實施，越來越多的企業開始運行內控體系，制定適用、有效的內部控制制度，規范內部控制工作的程序、方法和要求，明確各機構在內部控制過程中的職責權限。在這一新的形勢下，檔案管理作為企業管理活動的關鍵環節之一，也是內部控制工作的重要信息基礎，只有不斷地完善和進步，才能滿足企業內部控制的需求，促進企業內部控制體系的長期有效運行。
作者：張潔麗 劉棟 單位：中國重型機械研究院股份公司 中交二公局第二工程有限公司
一、檔案開放
（一）檔案開放的必要性。
進入現代社會，互聯網科技十分發達，人們了解獲得信息的渠道，方式多種多樣。無論國家政府的檔案，還是企業公司的檔案，都可以通過合法或者非法的方式進入互聯網，為公眾所知。對于各種檔案，進行嚴密的保管是很難做到的，在當下我們這個信息開放的社會，將檔案開放，方便社會群眾進行了解，使用，對于維護社會穩定，提升檔案的利用價值，提高檔案的可靠真實度都有重要的意義。當然，筆者本文所言的具有開放必要性的檔案是具有公共利益性質的檔案，是能夠為人民提供一定服務的檔案。對于國家檔案，很多在一定時期屬于國家機密，是無法對外開放的，但是這并不代表這種檔案沒有開放的必要性，開放的必要性依舊存在，國家的人民有權利了解國家的相關事務，隨著時期的過渡，這些檔案會慢慢解密為社會公眾所了解；對于企業檔案，開放的必要性是針對企業工作的工作人員。企業的領導層以及員工階層能夠方便調取個人以及企業的相關檔案對于提高企業工作效率，團結企業有著重要的意義。
（二）檔案開放的風險性。
當然，檔案的開放具有很大的危險性，存在很大的安全風險。對于國家政府相關的檔案，即使在開放之前，考慮再三，十分謹慎，度過了某一敏感的時期，但是，一些檔案公之于眾之后還是會引起一些波瀾。甚至，政府類的檔案還容易被心懷叵測的社會主義敵對分子利用，借之進行歪解胡說，蠱惑一批無知又容易沖動的民眾，對我們的社會穩定產生很多不利的因素。此外，對于企業或者機關單位的很多檔案，為了方便業內人士提取，使用，進行開放后，往往容易造成個人隱私泄密，單位機密泄密，為不法分子提供可乘之機。總之，開放檔案，既有方便，積極的一面，同時也面臨著很大的風險，存在很大的安全隱患問題。即使開放檔案存在這樣或者那樣，可預知以及不可預知的風險，筆者還是認為，我們不能因噎廢食，還是應該將應該開放的檔案，大膽進行開放。
（三）檔案開放的程序。
所謂的檔案開放程序，就是指檔案開放所需要進行的必要操作，所必須經歷的方法，步驟。只有確立嚴格的檔案開放程序，并且嚴格按照程序辦事，開放符合要求的相關檔案，才能降低開放檔案帶來的風險，同時滿足檔案開放的必要性，發揮開放性檔案的積極作用。不同性質的檔案，開放程序不同，有嚴密繁瑣的程序步驟，也有簡單章程性的程序，這主要根據檔案的重要性來決定。確立明確，嚴明的檔案開放程序，對于檔案的有序、科學使用，檔案信息的保密都有著重要的意義。
二、信息安全管理的方法策略
（一）管理工作人員的培養。
做好信息安全管理的工作我們首先需要一批具備安全管理信息才能的人才。互聯網時代的飛速發展，為我們的社會培養了很多具有互聯網知識，IT行業技術的高端人才。我們只要對這些人才進行短期的信息安全管理的培訓工作，就完全能夠使這些人才勝任信息安全管理的工作。做好信息安全管理工作的首要一步是引進綜合素質過硬的人才，并對這些人才進行必要的職前培訓，只有這樣，企業單位的信息部門才能做到信息的科學，安全管理。既為企業單位提供開放信息帶來的便利，同時還要保證信息的安全。
（二）嚴格管理制度的確立。
確立嚴格，完善的安全管理信息的相關規章制度，并嚴格遵守，一切按照規章制度辦事，任何人在一般情況下都不能破壞規章制度，調取信息。企業和單位為了做好信息安全管理的工作，就要自上而下嚴格遵守企業制定的信息安全管理的規章制度。現代企業和事業單位的管理，都要以嚴格的，先進科學的管理制度進行管理，在信息管理部門同樣是如此，好的制度為信息安全管理提供有效的保障。
（三）安全可靠的設備。
檔案的管理人員在對檔案進行收集與整理的過程中就應該對文件做一個明確的分類，并進行準確的編號。同時要隊文件的資料做一個科學合理的分類與陳列，或者是可以依照不同的部門而對其進行分類。提高報關信息設備的安全可靠性。企業和事業單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設備的水平。高水平的硬件，軟件設備不僅能夠提高信息利用的效率，同時還能夠提高對信息的保護層級，防治外來黑客對信息進行竊取。
（四）監督審查措施的常態開展。
為了保證信息的安全，要確立嚴格的監督制度，對單位的信息進行嚴格的監督，并且做到自下至上的，分工明確，責任明確。成立專門的信息監督小組，通過互聯網以及其他相關的技術設備對信息進行監督，管理。對單位的信息要做到定期系統管理，每隔一段時間，對單位所有的信息進行分門別類，系統的管理，淘汰無用的信息，保證信息的時效性。同時，要確立嚴格的審查，追責制度。首先，定期對信息進行審查，保證信息管理工作的安全可靠，其次，對于信息被濫用，泄露等惡劣事件，要做到嚴格追責，嚴厲懲罰。
三、結束語
有些檔案具有開放的必要性，在當今互聯網時代，將部分檔案開放，有利于提高檔案的使用價值，提升人民群眾的法治觀念，維護社會以及互聯網環境的文明，合法。同時，將檔案信息開放面臨著很多的風險，但是我們不能因噎廢食，該開放的檔案信息還是要積極地進行開放，只是我們必須要完善我們的信息安全管理制度，并且培養大批從事信息安全管理工作的人才。只有做到嚴明制度，謹慎管理，我們才能夠一面發揮檔案信息開放的積極作用，同時還能保證檔案信息的安全，防止檔案信息被非法濫用。
作者：劉曉峰 單位：洮南市中小企業服務中心
一、當前社區衛生服務檔案管理工作存在的問題
規范社區衛生服務檔案管理是社區醫生了解轄區居民個人健康狀況的基本資料，基本的就業，救濟，社保等群眾服務工作，都要以社區衛生服務檔案為基礎。建檔是社區建設的重要組成，它記錄社區的發展，客觀反映社區面貌。但是當前社區衛生服務檔案管理工作存在以下幾個問題。
1.健康檔案利用率低
當前，居民個人健康檔案的管理多數是統計成紙質的檔案信息，之后再錄入到電腦中。受到信息化程度的制約，居民的各種健康信息和電子檔案不能做到數據之間的相互轉化和更新，各級就診機構之間因為缺乏相互之間的溝通，健康檔案管理的許多變化也就不得而知了，不能做到健康檔案的及時更新，這樣就成為了“死檔案”，也就失去了其應有的功能。
2.居民對健康檔案的認可度不高
基本公共衛生服務項目是從09年開始實施了，而建立健全居民的個人健康檔案是基本公共衛生服務項目的重要內容。但是就檔案管理的實際工作來看，居民對健康檔案的認可度不高，依從性差，部分居民還保留傳統的“健康就是沒病”心理。因此他們對居民個人健康檔案的建立不太認可，大部分居民都是經過檔案管理工作人員勸說后來同意建檔。經過詢問調查發現，多數居民不愿建檔的主要原因，是擔心其個人和家庭信息的泄露。基于此，工作人員可以和居民溝通講解健康檔案的優點，打消居民內心的顧慮。
3.社區衛生服務機構建檔困難
當前，居民的居住環境相對閉塞，社區衛生服務機構進駐居民生活小區開展建檔工作，需要取得物業公司的支持。而且老人、小孩受騙的情況時有發生，社區衛生服務人員很難敲開居民的大門。在加上一部分社區衛生服務機構工作人員對于居民檔案工作的認識不夠，依然保持著傳統觀念，加上社區衛生服務機構在人手受限的情況，居民健康檔案的建設工作進展緩慢。
二、規范化管理的幾個重要環節
1.加大投入，建立統一的健康檔案信息化平臺
建立統一的健康檔案信息化平臺,實行民政、公安、衛生計生、物業管理等多方溝通合作,切實利用檔案信息的各種資源。社區衛生服務檔案管理要圍繞為居民服務這個宗旨,要讓居民切實感受到檔案管理工作所帶來的便利。建立健康檔案的目的就在于更好地了解和掌握所轄范圍內居民的基本健康狀況，更好地為居民服務。2006年衛生部已將社區精神衛生服務列入基本公共衛生服務精神內容,實施重性精神疾病醫院、社區連續管理和治療并建立健康檔案措施。2013年，國家衛生計生委、國家中醫藥管理局聯合發文，將中醫藥健康管理服務納入基本公共衛生服務項目。所有這些項目都應記錄在居民健康檔案內。所以建立統一的信息化平臺已是大勢所趨,紙質檔案不利于查找和進行檔案動態管理,降低了檔案的使用價值。通過制定統一的信息化發展規劃，制定各項技術標準和技術規范，編制一套切實可行的社區衛生服務信息化建設管理軟件，實現對城鄉居民健康檔案信息的動態管理和本地區范圍內的信息交換和共享，可實現健康檔案的靈活運用，從而實現為居民提供連續性、綜合性、協調性衛生保健服務的目的，逐步使居民養成預防為主的保健理念，降低居民就醫費用，實現建立健康檔案的初衷。
2.加大宣傳力度,提高居民對建立健康檔案重要性的認識
充分發揮廣電、報刊、網絡等媒體作用,結合各種衛生日，開展形式多樣的宣傳活動,提高居民健康和建檔意識。不但讓群眾成為健康教育和健康促進的參與者和受益者,而且要提高他們對健康體檢以及健康檔案的依從性,及時把體檢資料和健康信息反饋給社區醫護人員。
3.加強人才培養
社區衛生服務機構的功能定位是“六位一體”，包括預防、保健、健康教育、醫療、康復、計劃生育技術指導。它的服務特點是貼近群眾，解決廣大居民的基本公共衛生和醫療服務。為適應社區衛生服務機構的這一功能，“全科醫生”便成為一種需求。而社區衛生服務機構全科醫師比較缺乏，不能滿足居民需求。建立居民健康檔案的渠道之一就是門診就診，由全科醫生建立。而全科醫生人手有限，往往只顧了醫療，而忽略建檔。要加強培訓，提高社區醫師的建檔、檔案為我所用的意識。
作者：武依然 單位：石家莊市社區衛生服務管理中心
一、強化醫學檔案信息化管理
新時期，醫學檔案管理應迎合時代的發展需求，逐步實現信息化、數字化建設，而在醫學檔案信息化建設中，又分為硬件與軟件建設兩個方面。一方面，就硬件而言，因計算機處理過程均需借助相關指令來完成，這時為避免因檔案管理員的疏忽而出現管理失誤，必然就需要逐步強化對文書檔案的管理，而隨著文書檔案資源的越來越多，不僅增加了檔案資料存儲的困難，而且管理效率也比較低，極易出錯，故逐步實現檔案資源的數字化管理，意義重大。為此，醫院需具體結合自身經濟情況，進一步加大對醫院檔案管理的信息化硬件設施的建設與投入，積極購置一些現代化、先進的信息技術設備，形成便捷、可操作性強的檔案信息查詢、檢索與共享網絡系統，積極打造出一個健全的檔案信息資料服務平臺，從而為醫學檔案信息化建設提供有力地信息資料支持。另一方面，就軟件而言，醫院需重點加大對現代化檔案管理人才的培養。在日常管理工作中，醫療科研單位與相關檔案界均需投入大量精力、人力用于檔案人才的挖掘、培養中，積極培養出一大批高素質且具備較強檔案專業知識能力的檔案人才，以此來推動醫院醫學檔案管理工作的穩步發展。同時，在現代化檔案人才培養中，不僅需使之具備較專業的檔案知識與計算機操作能力，還需引導其逐步形成信息意識與創新意識，引導其主動學習，主動探究，逐步提升自身檔案管理水平與訥訥管理，從而醫學科研人員提供更加優質的檔案服務。
二、突出醫學檔案的開發利用
第一，明確醫學檔案開發利用服務方向。就我國經濟建設情況來講，醫學檔案要想迎合經濟日漸增長的需求，就需逐步拓展其信息資源開發利用服務領域，即推動醫學檔案開發利用朝著更加制度化與科學化的方向發展，隨時為檔案利用者提供更加準確的檔案信息，并在做好醫學檔案歸檔工作的同時，對現有檔案資源進行大力開發，嚴抓同經濟建設密切聯系的醫學檔案工作，擺脫單一業務觀點，形成醫學檔案效益觀，加強檔案開發利用；第二，明確醫學檔案開發利用目的與范圍。就醫學檔案而言，它具有一定綜合性，不僅可為相關機關單位與部門提供有力地信息依據，而且還能在做好檔案保密、嚴控審批手續工作的同時，強化各級醫院間的信息的橫向聯系，實現各部門間的信息互通有無，以迎合醫療科研需求，獲得更加的社會經濟效益。為此，在醫學檔案管理中，檔案管理員需對醫學檔案利用目的與范圍加以明確，積極轉變工作方式，強化自身服務觀念，并在具體結合自身工作實踐的基礎上，超前決策，抓重點，尋求突破口，實現開放化的檔案信息利用，讓檔案資源得到更廣泛的利用，為單位、個人與社會、經濟建設提供更優質的服務。
三、完善醫學檔案管理制度建設
在醫學檔案管理中，醫院還需具體結合工作情況，逐步完善各項規章制度，提出綜合化管理措施，推動醫學檔案的規范化、制度化管理。而在制定相應規章制度時，就可在參照醫院衛生檔案管理條例與檔案法的基礎上，具體結合本院情況，完善制度建設，規范醫學檔案管理流程，并在建設管理中，逐步調整，使之更好地迎合醫院現代化發展需求。同時，醫院還需落實管理責任制，對相關人員的工作職責加明確，加大各級人員間的相互配合，共同推動醫學檔案管理水平的逐步提升。
四、結語
總而言之，在當今這個日漸現代化、科技化的知識信息時代中，醫學檔案管理工作要想迎合時展需求，就想與時俱進，革新檔案利用服務思想，創新管理模式，規范制度建設，提升人員組織，加強信息化建設，朝著更加信息化、制度化與規范化的方向發展，從而為臨床醫療事業與社會經濟發展提供更為有力地檔案信息支持。
作者；劉景 單位：湖南省常德市西湖區人民醫院
一、事業單位檔案管理中存在的主要問題
1.事業單位檔案管理制度不夠完善。
檔案管理是事業單位登記管理工作的重要組成部分。事業單位由于其性質的特殊性，決定了發展過程中的各項管理活動的意義要區別于其他單位的管理活動。必須肩負起更大的管理責任及使命，所以管理工作的意識及方法如果不能夠有效創新，必然受到時代與市場的淘汰，那么也就無法發揮出檔案管理工作的真正作用。當前事業單位有時會忽視工作人員的權益問題，這極大地影響了工作人員的工作熱情，因而也影響到事業的發展。因此，建立事業單位檔案工作制度時，必須把明確職責和保護權益要放到同等重要的地位。
2.不能夠將檔案資源合理的利用。
檔案管理創新是社會發展和檔案事業發展的必然趨勢，是高科技發展的必然結果。隨著社會政治、經濟體制改革的不斷深入，我國高科技信息化建設的步伐日益加快，行政單位的傳統檔案管理無疑面臨著重大的挑戰，有些檔案管理人員由于不懂得如何運用，導致檔案管理的科學化程度不夠高，一些先進的系統還不能加以實施，雖然已經推廣，但并未在檔案管理中得到廣泛運用。當前我國很多事業單位的檔案管理人員并未意識到本職工作的重要意義，抱著一種得過且過、不求進取的工作態度，經常會出現檔案管理不及時更新、檔案庫房不及時進行打掃等一系列問題。可是就最近幾年的現象來分析，事業單位在檔案管理的過程當中，不能夠將資源有效的利用起來，也沒有開發資源的意向，使得管理的方式比較單一，檔案管理一直在被動的狀態下維持著。尤其是工業計算機技術、信息科學技術等一系列現代化的管理技術在檔案管理工作中的運用，要求檔案管理的工作者必須通過不斷地學習和創新，更新基本觀念，掌握最新的技能和知識。
3.對現代檔案管理信息化技術的應用不夠。
隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位在機構、行政、體制與人事管理等方面都進行了不斷深入的改革。因此，相關的管理人員要提高認識，完善職責，培養專業的檔案管理人員，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。目前我國大多數行政事業單位，在進行檔案保管工作時仍然是采用紙質檔案保管方式，所以事業單位的檔案管理部門必須加強對檔案的保存和管理。
二、關于事業單位檔案管理創新的思考
1.創新檔案管理工作原則。
檔案管理工作不光存在于事業單位內容，在只要存在經濟活動、人事活動的企事業單位，檔案管理工作都是必不可少的，而檔案管理工作對于事業單位來說更為重要，因為事業單位的自身建設不僅關系本身的發展，對那些為了自身利益而惡意篡改檔案信息，或對檔案信息進行非法操作的人員，給予相應的處罰，才能保證檔案管理健康有序地發展。必須立足于管理的現狀，吸取和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，使檔案管理工作走上科學化、規范化的道路，進一步明確抓好檔案工作是事業單位領導義不容辭的責任和義務。
2.完善檔案管理手段。
隨著事業單位的不斷發展，我們的事業單位需要處理的事物和面臨的問題也越來越多，有著更加龐大的檔案信息需要管理。我們需要采用科學的技術手段，以達到高效的管理。檔案管理人員在工作中喜愛自己的工作，并且在工作中要多思、多問，善于總結，積極的對工作進行改進和創新。因此，在當今這個創新非常重要的時代，事業單位也要順應時代的要求不斷創新檔案管理工作。要從加強檔案專業人才和工作者的培養，豐富檔案管理信息資源，加快檔案管理數字化建設，拓展檔案管理開發利用方面開展，只有這樣才能實現檔案管理工作的完成。
3.創新管理方法。
檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。從而更直觀的了解檔案內容及各種信息。當然大數據存儲也具有其特殊的設備要求，所以我們應該在自身條件能及的情況下進行檔案儲存設備的更新與換代，從而更加方便檔案管理工作的順利開展，讓檔案管理工作能夠發揮出更大作用。同時，增加檔案管理工作的形式與內容，管理形式與內容的增多是實現數字化管理的重要條件。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。當前，我們財政部門應嚴格要求各行行政事業單位會計的檢查工作，進一步規范各單位帳目設置等管理工作，并嚴格檢查帳外設帳、私自設立小金庫、以及國有資產管理不規范而引起的各種漏洞。
三、結語
總之，事業單位檔案是記錄和反映事業單位發展、工作業務的重要依據，在事業單位管理工作中具有重要的實用價值。在能夠提供出正確的信息資源，再利用信息化技術將檔案資源進行管理的情況下，檔案的管理就會有效進行。對其進行創新改革也具備了歷史的必然性。各個事業單位必須緊密的聯系檔案管理的新任務、新要求，共同推動檔案的管理工作創新。
作者：李遠朝 單位：湖北省氣象局
一、搞好檔案工作首先企業必須重視
企業中很多人不了解檔案管理在企業管理和安全生產中的重要作用，因而檔案意識薄弱，對檔案管理工作重視不夠。有的人甚至認為檔案管理可有可無，可強可弱，對企業的安全生產和各項工作影響不大，因而導致檔案管理工作在企業中處于邊緣化狀態。由于長期計劃經濟體制的影響，當前企業檔案管理工作在很大程度上沿襲了過去的思維習慣和行為方式。在企業所有制形式多元化，產權結構不斷變動和調整，管理體制發生重大變化的新形勢下，如果部分企業領導仍然缺乏應有的檔案意識，對檔案管理重視不夠，就難以保證強化檔案管理所必需的設施、設備和人員配備等條件。如果檔案管理人員也普遍存在對檔案管理的重要性認識不足，對自身崗位定位不準的問題，滿足于“看好門、管好物，交什么、收什么”的管理方式，強化檔案管理就會成為一句空話。企業檔案管理應該服從、服務于中心工作，積極主動地與安全生產和企業各項工作緊密配合，實現檔案管理與企業管理的有機融合。但由于多方面原因導致檔案管理與中心工作存在脫節現象，檔案管理人員對服務中心工作缺乏主動性，滿足于看門守攤得過且過，很多有利用價值的檔案資料束之高閣無人問津。
二、加強企業檔案管理，做好科技檔案的收集
檔案資料中的科技檔案就包括了生產礦井瓦斯、水文地質資料。檔案管理部門有責任收集、保存生產礦井瓦斯、水文地質資料，并為有關部門和人員的分析、利用提供服務。從保障安全生產的角度來說，檔案管理工作理應與企業同時誕生和同步發展，同時企業發展進程中產生的包括礦井瓦斯、水文地質資料在內的不少值得保存的資料，無法全面收集保存到檔案部門，其中流失和散存于個人手中的為數不少。在采取得力措施盡可能廣泛全面地收集礦井瓦斯、水文地質資料的基礎上，保護好和利用好現有檔案資源，認真總結分析檔案查閱的規律和特點，針對直接服務于安全生產、利用率較高的礦井瓦斯、水文地質資料的特殊重要性，創新工作思路、工作內容和工作手段，拓展服務方式，更加注重開發利用，激活休眠中的檔案資源，提高檔案信息資源的利用率，使有價值的檔案資料進入領導的決策視野，不斷提升檔案工作的影響力，為企業安全生產提供更為專業、具體、周到的服務。企業檔案工作創新要有融入企業全方位管理的“大檔案”思想，一是檔案管理工作必須與企業各項工作“互聯”，解決企業檔案工作的“孤島”問題；二是企業檔案工作者必須從社會和企業的大視野中，重新認識自己的工作性質，跳出檔案圈子看檔案。改變過去與企業其他部門缺少交流、溝通，導致很多人都不了解檔案工作的狀況。今后檔案部門必須加強與各部門的聯系和溝通，把檔案管理工作融入企業主體，作為企業文化建設的重要組成部分，與相關部門互相配合，共同策劃。同時，檔案工作者要學會換位思考，站到檔案利用的角度重新認識自己的工作。目前仍然存在的檔案分類繁瑣、查閱手續復雜、規章制度不合時宜和服務方式不適應等問題應該引起高度重視，通過推行工程建黨工作與工程計量工作相結合的做法來保證重點工程檔案的及時歸檔，積極主動加以整改。
三、積極作好檔案宣傳工作
加大對檔案工作的宣傳力度，使各級領導、中層干部到全體職工都充分認識到檔案工作的重要性，認識到檔案管理與各項工作特別是安全生產的密切關系，在工作中更好地支持檔案管理工作，從而增強全員檔案意識。要通過深入宣傳，把檔案管理的重要性上升到企業生產安全、員工生命安全和干部政治安全的高度，促使各級干部和檔案管理人員進一步提高對檔案管理工作重要性的認識，更加重視發揮檔案工作在企業安全生產和經營管理中的作用。檔案管理的最終目的就是為企業安全生產和各項工作提供利用，所以檔案管理人員要強化服務意識，在保管好檔案資料的基礎上，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，尤其要特別注重收集事關安全生產的礦井瓦斯、水文地質資料，使檔案資料更多地為企業安全生產、經營管理工作服務。同時還要積極開展編研活動，對檔案信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、全方位、有實效、有價值的信息。針對企業安全生產和經營管理中存在的問題，要主動地為相關業務部門提供專業、專題服務，在確保檔案資料收集齊全完整的基礎上，進一步改進服務態度，提高服務質量，熱情接待基層單位和專業人員查閱、利用相關檔案資料，使檔案資料在企業安全生產和經營管理中發揮更大的作用。
四、提高檔案人員的業務素質、加強繼續教育
檔案管理人員隊伍建設是實現檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。要不斷提高檔案人員的業務素質，
1.要進一步提高檔案意識。
要正確貫徹落實國家檔案法和有關的規定，提高和增強重點項目參加人員的檔案意識和法律觀念。可以通過擬定一系列規章制度的辦法，通過用制度的方式約束、監督、指導檔案管理人員。
2.要建立保障檔案數字化制度。
明確目標，通過建立數據庫的方式把檔案工作納入與工程建設同步發展的軌道,將其寫進工程管理規章制度之中。通過電腦數據匯總,建設指揮部很快將整個工程的案卷目錄編排和打印出來。一方面,大大加快了檔案室整理、編目的工作效率。另一方面,電腦保存的案卷和卷內文件2個層次的條目數據,可一次輸入,多次輸出,既能滿足業主、使用單位、建設單位的要求,還能滿足城建系統不同格式的打印需求,為工程檔案的移交提供了極大的方便,同時也為檔案的利用打下了基礎,為集團創建檔案目錄中心提供了原始數據。
3.要建立重要檔案數據庫，保證檔案數據的安全。
針對重點工程施工情況復雜的特點,建設單位要制訂與工程建設同步發展、相互促進與制約的檔案管理機制。要健全檔案管理規章制度,任何檔案工作的開展都必須嚴格執行《檔案法》及行業內的檔案管理辦法。
4.要不斷提升檔案管理人員的業務素質。
不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。
一、醫院檔案信息數字化管理的優勢
先進的網絡檔案管理方式代替了傳統的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫院在檔案管理方面的費用，還給醫院節約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數字化的檔案信息管理，既節省了人力還對醫院工作效率有所提高。
二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題
（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。
在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。
（二）電腦網絡的安全問題。
電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。
（三）對數字化檔案管理認識不深。
我國大多數醫院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫院的醫療工作者都還是習慣傳統的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。
三、醫院檔案信息數字化管理需要注意的細節
對于醫院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節：
（一）建設信息系統工程，實現信息共享。
檔案信息數字化管理，是由一套系統的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統，由整體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。
（二）數字管理的橫向性和安全性。
醫院數字化的檔案信息管理系統成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統以電子形式存在，為了保證醫院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫院數字化管理的軟件方面，對于醫院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫院應該建立專業的數字化檔案信息管理團隊。
由于醫院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫院的檔案室，遠離醫院的醫療活動，因此醫院檔案室的人通常都不會參加醫院的重點醫學教育，對醫院的實時動態不能及時的把握，在對醫院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統的弊病就需要醫院的檔案信息數字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫學的精確把握和動態的掌控，盡快從傳統的檔案管理模式走向數字化管理模式。
（四）完善醫院數字化管理制度。
健全的數字化管理制度是醫院開展數字化管理的基礎。開展數字化管理工作是一項長期的工作，要讓這樣的工作向著良性和科學的方向發展，合格的管理理念和科學的管理方法是數字化管理的又一要素。明確檔案管理的有關人員，從檔案管理人員入手，明確數字化管理的責任人，賦予相關的管理權力和工作任務，促進醫院檔案管理的規范化，只有這樣，才能使醫院檔案數字化管理更上一層樓。
作者：劉麗春 單位：河北省秦皇島市第二醫院
1無紙化檔案管理面對的新挑戰
1.1從業人員對無紙化檔案管理認識水平不到位。
很多檔案從業人員受傳統檔案模式的束縛，在他們看來，只有紙質的檔案才算是真正的檔案，而不接收無紙化的檔案；有些檔案部門只是將無紙化檔案當作是檔案的補充資料或者是副本來管理，也并未將其視為真正的檔案來管理。如果這是認識一直存在，那么等到檔案完全進行無紙化時代時，有些檔案管理部門將不會接收到任何檔案信息。檔案管理人員對無紙化檔案管理存在兩種極端的現象，一是因為無紙化檔案生成速度非常快，其管理也非常容易，檔案管理人員就過分的依賴計算機等設備，對一些重要的信息沒有進行復印，如果計算機中毒或者出現其他故障，很可能的所有的檔案信息都會消失，造成嚴重的損失；另一是有些檔案管理部門雖然利用計算機來管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復印打印一份，這完全失去了計算機管理檔案的價值，既產生了浪費，又不會給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。
1.2無紙化檔案信息無法保證可讀性。
無紙化檔案信息不同于傳統的紙質檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因為硬件或者軟件的問題出現不可讀的現象。通常紙質檔案如果外表出現問題，檔案信息有時并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因為硬件、軟件或者程序發生了變化，而出現不可讀的現象。近些年來，信息技術的發展有目共睹，相關人員不斷發展新編碼來替換傳統的編碼，為檔案多使用編碼相對要滯后一些，再加之，這種更新換代的速度也以超高過了檔案所使用的計算機的運行速度，這就產生了很多的矛盾。
1.3難以判斷檔案是否具有原始性。
檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現了改動的現象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現更改的現象，對于無紙化檔案來說，我們沒有辦法像紙質文件一樣利用一定的標準來保證其原始性。因此如何保證無紙化檔案的原始性是目前有關人士需要解決的主要問題。
1.4邏輯檔案與實體檔案歸檔存在問題。
無紙化檔案生成之后，對其進行實體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤或者其他硬件交給有關部門，這種歸檔方式相對誰來比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關部門，這樣就不用改變原來的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門距離相差會非常遠，但是只要通過簡單的操作即可，非常簡單方便，但是卻沒有辦法完全保證無紙化檔案的安全。
2解決無紙化檔案管理挑戰的措施
2.1更新觀念，迎接挑戰。
無紙化檔案的出現也就是近幾年的事情，對大多數人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。
2.2研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整。
無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統設備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數字化的信息形態，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件設備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉換成人工能識別的形式。所謂對系統設備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內容存儲的位置可以從一個載體轉換到另一個載體上，其內容卻不發生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。
2.3針對電子文件的特點，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。
保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調節環境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環境衛生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保證電子文件的持續可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網絡中電子文件系統的安全，四是備份處理，異處保存。
2.4制定一系列配套的法律法規、規章制度、技術標準。
為了保證無紙化檔案的完整、準確、安全和電子文件管理的高效和科學，必須有相關的法律法規和各種標準來支持，其中包括與電子文件和網絡相關的法律、制度，網絡系統保密論證和驗收要求，以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸的規定，另外，還包括計算機和應用軟件的兼容性標準等。
3結語
綜上所述，可知無紙化檔案管理在發展的過程中，的確存在著很多問題，其中最重要的是解除無紙化檔案原始性的問題，因為檔案只有具有原始性，才擁有法律效力，否則就失去價值，而無紙化檔案在生成以及使用的過程中，都很容易被更改，破損其原始性，因此如何保護其原始性成為無紙化檔案管理的重點。
作者：李力力 單位：泰來縣人民醫院
一、檔案袋評價方法的基本思路
（一）檔案袋（portfolio）評價起源
最初使用檔案袋管理形式的是歐美的畫家和攝影師，他們有選擇地收集自己的作品向委托人展示。檔案袋的提供者同時也是檔案袋所收集作品的創作者。在學習效果管理中引入這種評價方法就是在一定時期內，學生通過計劃和反思學習過程而構建起來的有關學習過程信息的系統收集，旨在促進學生學習質量的提高，故此，這種檔案袋可以稱為“學習過程檔案袋”。需要指出的是，對于檔案袋中應當選擇收集哪些信息資料，并無統一的標準。它可以包括各種資料，比如學習管理檔案袋中可以包括學期初的學習計劃、階段性學結、課外自學資料、課堂互動過程記錄、期末成果以及就學習問題與教師溝通的信件等。而且，檔案袋不僅是學習材料的一個歸集，同時也應該是教師檢查教學效果、學生與他人分享自己學習方法的一個過程。
（二）檔案袋評價的基本思路
檔案袋評價法作為一種全新的教學管理方式，在為教師提供了一種創新性的教學評價手段的同時，也為學生提供了一種更加有效的語言學習方法，評價的重點由重“量”轉向了重“質”；既重視學生學習成果也重視學習過程。基于應用能力培養的專業英語教學注重的是學生通過這門課程的學習，就業之后能干什么，因此，每個學生檔案袋的構建都是圍繞這一思路展開，由每位學生自行構建自己的學習管理檔案袋，期末交由任課教師評價成績。檔案袋在英語教學中的引入，使教學活動突破了課堂的限制，自主學習有了更新的意義。同時，在檔案袋評價法實施的整個過程中，教師的作用是至關重要的。從檔案袋的創建，到內容資料的充實，以及最后的成績評定，教師的指導示、范和建議不可或缺。
二、檔案袋評價法的具體實施
（一）檔案袋的類型
過程型檔案袋主要突出表現的是創作者在一定時期內的工作或學習成果，從而達到了解該創作者在這段時期內的具體發展情況。作品型檔案袋就是要集中表現出創作者為滿足外界需求而開發的特定信息資料的匯集，目的在于表明該創作者達到了一定的實際水平，可用以獲得資格證書或某種獎項；而展示型檔案袋則是創作者個人最佳作品的歸集，據此可以給予創作者一定時期內發展情況的一個總結性評價。這三種檔案袋的構建原則都是在計劃和總結的基礎上收集過程中的不同信息資料，不同之處在于檔案袋的目的、所收集資料的類型以及收集這些資料的具體方法等。需要強調的是，大部分檔案袋的歸類并不是非此即彼的，通常是幾種類型的相互結合。從上述關于檔案袋類型的闡述中可以發現構建檔案袋的過程具有很大的靈活性,不同的使用目的、不同的提交對象以及創作者不同的具體情況都會使檔案袋的構建過程有所差異。但萬變不離其宗，檔案袋的構建都服務于一定的目的，構建之前需要進行精心的設計。在專業英語的教學中，由于我們的目的是促進學生學習質量的提升，強調學習過程的重要性，因此主要可以按過程型檔案袋來進行具體的構建。
（二）檔案袋評定法的設計與實施
在學期初開始構建檔案袋，向學生解釋檔案袋評價方法，將檔案袋的構建與教學過程緊密結合，要求教師與學生同步構建教學檔案袋，整個構建過程分為以下三個步驟：
1.在學期初告知學生本學期的教學規劃和學習內容。
教學規劃由教師撰寫，并放入教師教學檔案袋中。根據以下教學內容要求學生結合自己的學習目標和能力水平撰寫出本學期學習計劃，將學習計劃放入自己的學習評價檔案袋中。工商管理專業英語的學習內容包括（1）書面教材和課外閱讀資料（雷涯鄰,JohnAParnell.工商管理英語.高等教育出版社,2010年8月第2版；傅偉良.英文經濟報刊精讀.石油工業出版社,2006年1月第1版）。教材的學習主要通過課堂講解完成，課外閱讀資料的學習由教師每周指定閱讀文章學生課后完成。（2）課外聽力練習，由學生根據自己的聽力水平自行選擇聽力材料，推薦CCTV-2的經濟新聞和CCTV-9英語新聞。（3）課堂演講(Oralpractice),按照學號輪流進行，每次課兩位同學進行演講，演講內容不做限定，其余同學要求認真聆聽，并提出問題。
2.要求學生將每周的學習活動資料放入檔案袋。
具體包括：對書面教材每周一個教學單元的學結（summary）（此學結教師也要自行撰寫并放入教學檔案袋）；每周所選聽力資料或聽力練習記錄一次；每周輪流做演講（oralpractice）的同學所用的演講材料。
3.撰寫期末總結，放入檔案袋。
學習期末，引導學生根據自己學期初所制定的學習計劃，結合一學期的學習情況進行撰寫期末總結，內容應包括本學期學到的主要知識和取得的進步，以及學習過程中的欠缺和不足。此總結要求教師與學生同步撰寫，并放入各自檔案袋中。
4.根據所構建檔案內容的完整性和學習目標實現程度來評。
期末由教師制定檔案袋評價標準，并進行成績評定。由于對學習目標的實現程度的評定具有一定主觀性，因此最終成績的評價以檔案袋內容的完整性為主。在檔案袋的構建過程中，學生除了放入教師所要求的學習資料和學習成果之外，也可將學習過程與教師和同學互動的學習心得體會加入，以備日后的查閱和學習，同時也可體現出檔案袋的個體創新之處。需要強調的是，每個學生的學習目標和計劃不盡相同，有些學生的學習目的是繼續深造，有些學生的學習目的是畢業就業；同時，每個學生的學習水平不盡相同；因此，在學期初進行學習計劃的撰寫時，教師應引導學生根據自身的實際情況結合教學內容制定出其實可行的學習計劃。教師也應針對學生不同的學習目的和學習計劃為其布置恰當的書面作業（在指定閱讀材料時可以有針對性的給予不同學生不同的閱讀文章），并在考核時一并考慮學習目標的實現情況給予成績評定。
三、結束語
構建一種基于應用能力培養的成績評價模式從學生學習評價檔案袋的構建過程中我們可以看到這樣一個創新型的教學改革實踐：在促進學生學習能力提高方面，我們已經把重心放在了學生整學期學習的過程中以及和教師的互動中，學生主動安排自己的學習過程成為大學英語學習的主要方式。在將來的教學中我們應逐漸把教學改革的重點放在教學管理的過程中，讓學生提出自己在專業英語學習上的需求，并思考以何種方式來滿足自己的需求，而由學校和教師盡力協助，配合或提供必要的資源來滿足學生的學習需求。從而能夠真正切實有效地提高學生的專業英語應用能力。始于教學內容和教學方式改革的專業英語教學改革過程結束于考核方式的變革，考核方式的改變是整個改革過程中至關重要的一環。如果考核方式不進行變革，前面的改革很可能流于形式，學生的學習方式和狀態最后仍然是以期末的一次性考試為導向。只有注重對平時學習過程的考核，才能改變學生臨時抱佛腳的學習狀態；也只有通過平時的積累，才能水到渠成地提高學生對知識的應用能力。希望檔案袋評價模式能夠使學生養成系統管理學習的好習慣，并能在過程管理中體會學習的樂趣。
作者：范春媛 張曉光 景海霞 單位：山西大同大學
