發布時間：2022-05-04 09:53:38
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇辦公室管理論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、辦公室接待工作中所存在的問題
就目前而言，辦公室接待工作中主要存在三個問題，即辦公室接待人員的辦公效率比較低和管理制度不夠完善，工作流程不精細以及辦公室工作人員的服務意識淡化，工作主動性比較低，下面就這三個問題進行闡述。
1、辦公室接待人員的辦公效率比較低
對于辦公室接待工作，經常會出現突發性的、緊急性的事件，對于他們的工作時間也沒有確定性，這樣以來，就會造成辦公室接待人員的心情比較的煩躁，這樣以來，就會使他們在進行接待工作的時候，處于一種忙亂和無序的狀態，從而導致他們進行接待工作的時候，服務態度不好，配合的不夠協調。就目前而言，許多的企業的接待工作是由工作人員之間相互的協調和每個人各管一部分，把這些相互串聯起來以及在工作中只有少部分的制度管理而進行的。所以，辦公室接待工作的工作人員必須要具備很好地專業素質以及豐富的經驗和高度的責任感，他們在接待的過程中，不能夠粗心大意以及懶散，如果他們不具備這樣的工作態度的話，那么辦公室接待工作的效率就會大大的降低。
2、管理制度不夠完善，工作流程不精細
對于這一問題，主要是辦公室里崗位職責不夠明確，有的崗位工作內容比較繁多，有的崗位卻沒有工作內容，這樣以來就容易造成工作不明確，工作效率也就比較低。如果工作分工明確，這樣不但能夠避免有的接待工作不會出現重復與空白，做好相應的工作，還能在繁忙的時候，保證工作的效率和質量。在接待的過程中，如果工作責任不能夠落實，不精細或者是粗制濫造，那么就會增加辦公室接待工作的難度。
3、辦公室工作人員的服務意識淡化，工作主動性比較低
這種情況主要是表現在企業的工作人員在進行接待工作的時候，主動性和創造性比較的低，接待工作做的粗心大意，尤其是在接待工作繁忙的時候，他們只是應付了事，積極性也不高。不管是哪個行業，他們的服務態度的優劣，決定著工作效率的高低，也是接待工作的關鍵。在招聘接待工作人員的時候，要考察應聘者的服務意識的強弱，但是，就目前而言，許多的工作人員對于接待工作的熱情比較的低，服務意識也比較的差，他們只是處理工作中的突發事件。
二、精細化管理的概述及應用
1、精細化管理的內涵
所謂的精細化管理，其實就是一種企業的管理理念，是一種管理方式，把社會分工做到精細化，要以服務的精細化為基礎，在常規的管理上進行深入，這樣以來就降低了管理中所需要的成本。精細化管理就是把管理的責任要能夠落實，并且要將其進行具體化和明確化，能夠一次性就將工作做到位，發現問題要及時的處理。
2、精細化管理的原則精細化管理的原則主要有四種，下面就這幾種進行闡述。
2.1宏觀管理和微觀管理相統一的原則
精細化管理是屬于微觀管理的，是和宏觀管理辯證統一的，在企業中，這種管理是為了提高企業的管理目標以及經濟效益的。細節是成功地關鍵，對于企業也是一樣的，很多的企業正是遵循了宏觀管理和微觀管理相統一的原則，精細化管理創造了無數的奇跡，比如：迪尼斯樂園、肯德基。
2.2理論學習和實踐相統一的原則
對于這一原則，只有二者相互統一，相輔相成，才能取得好的效果。首先，理論學習是精細化管理的基礎，也是十分重要的，如果沒有理論化的學習，就沒有了解，操作起來就會很盲目，這樣以來就很容易走彎路或者是進入誤區；其次，在實踐的時候，學習理論的目的就是為了更好地時間，如果沒有實踐，理論就不會成立，也是空談。
2.3主導性與主體性統一的原則
管理人員是精細化管理的主導，是由管理人員進行操作的。可是，主導性不等于主體性，企業的員工是精細化管理的主體。因此，管理層人員在對自身進行精細化管理的時候，培養自己的積極性和主動性以及創造性的同時，還要培養全體員工對于精細化管理的創造性的能力和積極主動的能力。
2.4共性與個性統一的原則
精細化管理有很多的特點，但是它的個性特點尤為的突出。在進行管理的時候，要把個性與共性相互統一，這樣以來，精細化管理工作才能更好地開展。
3、精細化管理的實施要點
對于精細化管理的實施要點來說，主要表現在八個方面，第一，要是服務為生命，就是要注重服務的質量；第二，以市場為主導，要根據市場的變化而變化；第三，以創新為靈魂，就是要注重創新；第四，以實踐為目的，就是要注重實踐；第五，以系統為保證，它是精細化管理的重要保證；第六，以標準達細化，就是要對管理實施細化的標準；第七，以數字達精準；第八，以制度做依托。
4、精細化管理在沈陽經緯客運公司的運用
沈陽經緯客運站對于員工進行了多次的培訓工作，雖然說取得了一定的效果，但是從總體上看，沒有多大的效果。這一問題的出現主要是沈陽經緯客運站培訓管理本身就沒有達到精細化的要求，培訓人員不是專業性的人才，培訓的各項工作沒有一個好的規劃，為了改進這一問題，培訓管理人員就要加強精細化管理，確定目標點。
三、如何做好辦公室接待工作中的精細化管理
1、工作人員的精細化理念
對于這一點，首先要強化工作人員的責任意識，不管是哪個企業，它的辦公室接待工作都比較的繁雜，因此，不管是哪個員工，都要有責任意識，把每項工作都要能夠落實，積極地主動工作，并且確保工作的質量，完美的完成工作，如果出現問題，要主動承認，并且及時的解決；次，辦公室接待工作人員要具有強烈的服務意識，這是它的關鍵所在。對于企業的辦公室接待工作，工作人員的禮儀是其的一個重要部分，如果接待人員的禮儀做得很到位，那么這個企業的形象就得到了很大的提高。對于接待的工作人員來說，他們不僅要有專業的知識素質，還要能夠具備良好的組織能力和協調能力，良好的心理素質也是必不可少的。接待人員在工作任務繁雜的時候，要能冷靜的處理，認真的對待；最后就是要培養他們的創新意識，對于接待的對象，要要運用合適的接待方式，要能夠靈活，而不是一直處于一個工作模式。
2、將接待工作中的精細化管理轉變為一種管理制度
如果想要更好地精細化管理，就要進行管理化建設。對于接待工作的工作內容和工作范圍以及協作的關系，要進行具體化和清晰化以及明確化的分工，建立相關的規章制度，把每一個接待的流程要實施落實，讓其能夠有序的進行，從而提高辦公室接待工作的效率。此外，為了不必要的差錯和失誤出現，就要提高接待人員的協作能力。其次，還要建立相關的懲罰制度，出現錯誤要有明確的懲罰措施，做得好的地方，要及時的進行獎勵，這樣以來，就容易營造一個良好的競爭環境，同時還可以提高員工的積極性。總之，將接待工作中的精細化管理轉變為一種管理制度，有利于提高辦公室接待的工作水平。
3、明確崗位職責，加強溝通
任何一個企業，如果沒有明確的崗位職責，那么，辦公室接待工作就容易出現混亂的局面。辦公室接待工作本來就是一個事務性的工作，不能出現混亂。如果出現混亂，工作人員就會相互抱怨，有的還會推卸責任，這樣以來，辦公室接待工作的工作效率就會明顯的降低，從而影響企業的發展，在這種情況下，就應該每個工作人員的崗位職責，才會使接待工作能夠有秩序的進行。此外，辦公室工作人員之間還要相互的溝通，下級要能夠很好地理解上級的意思，把握住方向，上級要把做出的決定和收集的信息很好的傳達給下級，員工之間也要很好地溝通，相互監督，出現問題，及時的進行溝通，同時要及時的改正。本文主要對辦公室接待工作中存在的相關問題進行了簡單分析，并提出了相應的提升辦公室精細化水平的相關措施，由此可見，如果要提高辦公室接待能力，精細化管理十分的重要。
作者:周燦 單位:國網四川省電力公司管理培訓中心
一、辦公室檔案規范化管理的現狀
（一）對檔案工作重視程度偏低。一般來說，企業只注重經營這一個“一線”業務，卻忽視了檔案與后勤這一類型的“二線”業務，檔案管理人員往往是由企業其余的人員兼職，而檔案設施與庫房等準備也不夠齊全。
（二）管理水平無法跟上發展要求。由于企業檔案制度健全度偏低，缺少檔案管理方面的有效措施，使得檔案人員無法及時掌握法規規范；甚至出現部分企業未進行各個部門資料的收集整理，也就無法涉及檔案的規范整理與利用。
（三）繁多的檔案門類，制約管理效率。在《工業企業檔案分類試行規則》中，企業的檔案管理分為專門類、科技類、管理文書類等方面，又設置有一級類目十個，二級類目若干個，但是各種檔案立卷歸檔的方式有所差異，因此，很難掌握新門類檔案的歸檔問題。
（四）檔案人員素質跟不上檔案工作提出的要求。總體來說，大部分檔案管理人員都屬于“半路出家”，絕大部分檔案管理人員都達不到檔案管理業務水平的基本要求，更談不上高水平管理。
二、辦公室檔案管理規范化的有效途徑
面對企業檔案管理工作規范化現狀時，提出以下幾點措施，能夠讓相關的人員認識到辦公室檔案管理工作規范化的重要性，提升辦公室檔案管理效率。
（一）規范檔案管理程序。管理程序化是檔案管理規范化最明顯的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調檔等檔案工作開展時，需要制定相匹配的工作流程，并且在實際環節嚴格地遵守程序要求，確保每一道工序都能做到真實、準確，并且還有專門的負責人監督。另外，盡可能簡化檔案管理程度，在滿足管理效率與管理質量的前提下，簡化工作程序，避免管理人員花費過多的精力與時間在檔案管理上。
（二）緊跟時代步伐，完善檔案管理設施。檔案管理工作效率會受到檔案管理設備的直接影響。無論是任何企業，都應該認識到只有投資才能有所回報。目前，檔案管理逐漸朝著數字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質檔案的過渡消耗，并且相比傳統的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設備，在培養人員實際操作能力的同時，提升檔案管理系統的應用能力，確保工作人員將理論與實際相互聯系，提升檔案管理工作效率。對于企業而言，只有認識到檔案管理運轉效率提升對企業發展的重要性，能夠及時地更新工作設備，才能提高檔案管理工作效率。信息化的檔案管理是為了合理地運用信息，最大化信息作用。當今社會強調智能化管理，這也是社會發展大勢所趨。在有限的財力之下，審時度勢、深入調查，確保信息化建設最優秀的部分能夠得以有效運轉，確保硬件設施與檔案管理工作人員的工作保持最大程度的貼合，如此才能迎合可持續發展的要求，為企業發展奠定物質方面的基礎。
（三）注意檔案信息開發利用，做好信息的反饋與收集。開展檔案管理是為檔案的利用服務。在做好管理的同時，檔案管理人員還應調整原本被動的服務方式，轉變成主動出擊，完善檔案的開發與利用，可以編寫《機構沿革》《大事記》等檔案，利用定期的分析、匯集相關的參考材料，以便領導和相關部門在工作決策是有一定的參考依據。此外，重視檔案利用信息的反饋與收集。在日復一日的工作中，檔案人員從事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作為檔案工作的延伸，也能夠成為最佳的工作成效證明，因此，注重信息開發利用，就成為檔案管理的優秀。
（四）提高檔案管理人員的素質。檔案管理規范化工作的開展與辦公室檔案管理人員的素質之間是相輔相成的。提高管理人員的基本素質，就能規范化檔案管理工作，同樣，在檔案管理工作規范化開展的進程中，也能提高檔案管理人員的基本素質。提升檔案管理人員的綜合素質，不僅僅是專業素質與技術能力水平，同時，檔案工作責任重大，涉及到企業的機密，思想品質也是檔案管理工作開展不可或缺的一部分，保持檔案管理人員過硬的技術、高度的政治可信度也成為企業規范化檔案管理必備條件。
三、結語
在國內企業的檔案管理中，辦公室檔案管理規范化是優秀任務，而規范化管理又具備積極作用。當然，檔案管理并非是檔案部門人員努力就能提升效率的，檔案管理需要企業各個部門人員的共同努力，才能提高檔案管理工作效率，確保企業檔案可以更好的為企業服務。
作者:閆思明單位:甘肅省蘭州市大唐八O三發電廠
一、實現辦公室行政精細化管理的必要性
辦公室的業務管理與行政管理往往是相輔相成的，以單一辦公室成員為一個團隊，如果缺乏相應的團隊紀律，則可能造成辦公室責任意識下降，人員工作態度不端正等問題。將行政管理工作精細化，能夠有效減少日常工作中的不合理現象，避免一些管理隱患，使辦公室管理更加有序同時也更為靈活。辦公室工作達到了更高標準，則提升了單位形象，確保了單位整體效能。
二、現階段辦公室行政精細化管理尚存的問題
1.管理制度問題
制度是辦公室行政管理的依據和綱要，他提現了單位對辦公室的基本要求，同時強調了辦公室的基本任務和職責所在，制度越合理則越能夠引導辦公室工作有序化開展。但是目前辦公室制度普遍出現一系列問題，致使自身職能行使上受到很大的限制：①制度過于籠統，多數存在普遍性條款，而對于不同辦公室特殊性應當擁有的相關特別規定較為欠缺，導致不同辦公室工作相似，管理相似，但辦事效果不理想；②過于追求“同心同德”，辦公室人員整體辦事，卻分工不明，造成責任落實難，辦事積極性不高；③獎懲制度難以落實，雖然部分推行績效制度，但是由于模糊管理的原因，造成辦公室行政管理出現混亂。因此，必須細化行政管理工作，促使條理清晰、責任明確、分工有序。
2.管理項目問題
一方面，辦公室行政管理更多的是偏向于形式上的“紀律、作風”問題的管理，雖然有所效果，一旦推究細化項目上顯得較為蒼白，無法做到面面俱到，辦公室行政管理應當向科學化發展，思考行政管理與業務管理之間的關系，如何實現兩兩促進，管理項目的劃分將會是精細化發展的先行步驟，例如：紀律問題、作風問題、考勤、監督等均需要重新劃分，并明確相應的項目管理標準。另一方面，在以往的辦公室行政管理方面，常出現一些“力有未逮”的情況，即使付出相當的管理力度，但是仍舊收效甚微，這實際上是由于既有的管理項目難以涵蓋所有的辦公室工作，出現管理盲點，精細化管理正是要找出這些盲點，同時建立新的管理項，實現長遠的量化管理。3.管理意識問題精細化意識是實現精細化管理的先決條件，例如作為單位和辦公室領導，在參考設置辦公室規章制度的同時，會根據自身的意識形態進行局部更改，包括管理項目和標準等，如果具備精細化意識，在考慮問題時便會更加客觀細致，從而制定出更加科學的指標。但在現實工作中，往往會出現領導者精細化和經濟化意識不足，造成形而上學的管理弊病，空有精細化的口號，卻不知如何著手。
三、如何實現精細化管理
1.重視意識的養成與運用
領導方面：需要多調研基層辦公室的實際情況，根據其工作職能的特點，結合單位的整體屬性設計出隸屬于辦公室的專門管理辦法。同時，始終做到以“細化”為標準，精確分解各種管理工作，并思考不同工作之間的聯系，設計出一套能夠有益于管理同時又能保障和提高業務水平的科學化制度。工作人員方面：必須認識到精細化管理的優勢，同時具有先覺意識，主動采用精細化的辦法，對自身所需完成的任務進行分工，從思想根源上接受和推崇精細化管理。要做到這兩個方面，就必須注重單位的日常教育和宣傳工作，最大程度上對所有人員的內在精神思想進行良性刺激。
2.重視制度精細化的構建
易制度為準繩能夠將辦公室的日常工作進行細致的劃分，減少中間可能出現的一系列問題，提高工作效率。辦公室雖然小，但是仍舊應當“五臟俱全”，制度的制定必須包含：考勤、檔案管理、出勤、值班、監督、宣傳、信息、財務、調研、評估等各個方面的工作內容，同時除了要硬性規定相關紀律之外，還應當匹配相應的工作流程、工作責任、工作方向和工作標準，實現有據可依、有責可循。各辦公室之間應當相互配合，互為監督，建立除上下屬之間的管理之外，還應當開通同級之間的相互監督與批評渠道，構建互動的行政監督管理機制。
3.重視管理項目的綜合性
①著重細化日常工作記錄。包括人員出勤、請假、工作量、工作時限等具體事宜，事無巨細做好每個細節的登記，便于日后檢查。除了建立以辦公室團隊為單位的專屬記錄，還應當有以單個工作人員為主體的記錄，著重登記個人在工作過程中的表現。②完善績效考核制度，以績效考核帶動辦公室管理。將績效考核的項目與辦公室工作細節進行掛鉤，主張對辦公人員的工作態度、工作質量、工作能力、工作效果等進行考評，績效考核與硬性行政管理、業務管理相結合，實現張弛有度的管理過程。
四、總結
正所謂“天下大事，必作于細”，缺少了細節上的把握，極有可能導致團隊整體工作效能不足。在網公司不斷深化創先的背景下，辦公室作為單位工作的主要協調部門，集中了部門人員以最小化的組成形成一個工作團隊，作為一個團隊相應的紀律和規定必不可少，因此必須思考如何將一些管理細節找出，實現與之對應專門化、科學化、精細化的管理，做到面面俱到。走精細化管理之路是辦公室創先工作的必由之路。
作者：杜建書劉樹生趙巨堯單位：石家莊職業技術學院組織部物業綜合處
1行政管理人員的基本要求
很多人認為，高校行政管理人員是一份輕松地、沒有技術含量的工作，每天無非是做一些繁雜的事物，專業技能要求不高，隨便抓個人就可以勝任[1]。確實高校行政管理工作比較繁瑣，尤其是二級學院，每天都承擔各類的事務，這些工作不僅來源于學院領導，而且來源于學校的其他行政部門，學院辦公室更需要面對不同的部門，如人事處、計財處、對外交流處、宣傳部、保衛部等等，每一項工作都要求行政管理人員專業而且高效的完成，工作復雜程度可想而知[2]。因此這就要求行政管理人員具備縝密的邏輯思維、組織協調能力、靈活多變的辦事能力、良好的溝通和解決問題的能力及快速的學習能力，方可勝任工作崗位。
2行政管理人員的現狀
近年來，隨著社會的整體進步和國家對高等教育重視程度的提高，尤其對高校師資隊伍的建設投入了大量資源，而高校行政管理崗位就處在一個尷尬的位置，發展相對明顯滯后。2.1“邊緣化”高等教育的空前發展，使得教師的主體地位得到強化，隨之而來教師的工資、待遇、福利等方面得到了提高，而作為同樣處在高校的行政管理人員來說，增幅卻并不明顯，并不是教育受到重視的主要受惠者，與高校教師相比，收入差距逐漸拉大，自然產生了被“邊緣化”的危機感[3]。2.2壓力、職業地位行政管理人員的壓力主要來自于行政工作經常處于繁雜的超負荷運轉狀態，特別是在高學歷人才云集的高校，行政管理人員的學歷相對較低，這也成為一種無形的壓力。職業地位主要體現在職業認同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在著“重教學、科研，輕行政”的傾向，學校的主要領導是“雙肩挑”的角色，這在一定程度上影響和支配著高校工作的決策。行政管理人員與教師相比，無法找到職業地位和自我成就感，長期以往，心理上產生一種不平衡，產生職業倦怠情緒。2.3管理隊伍青黃不接高校自擴招以來，為保證高校教育質量，將引進人才計劃的重點安排在教師崗，行政管理人員的少之又少，有的高校引進行政管理人員也是以編外或合同工的形式，與有編制的教師相比，薪酬、福利。待遇相差甚遠，使得管理人才望而卻步，逐漸導致行政管理隊伍結構失衡，處在青黃不接的狀態。
3如何實現學院辦公室行政管理隊伍建設
3.1按需設崗，按崗擇人
高校二級學院辦公室作為基層管理機構，承擔的工作復雜且涉及廣泛，因而在人員配備方面就需要按照“精簡、統一、高效”的原則按需設崗、按崗擇人，以面向社會，公開招聘的形式招到所需要的人才。同時還要不斷的優化辦公室行政管理隊伍的學歷結構、能力結構、年齡結構等等，確保建立一支人際關系和諧，能力互補、工作熱情飽滿的隊伍。
3.2樹立“以人為本”的觀念
樹立“以人為本”的觀念，重要是從思想上重視管理工作，要把管理和教學、科研放到同樣的層面上來抓，貫徹“人本管理”的思想，引導行政管理人員調整心態，明確工作目標，認識管理的重要性，樹立濃厚的服務意識，尤其是“超前服務”的觀念[4]，只有這樣的管理隊伍才能充分發揮主動性和創造性。
3.3提高自身素質
行政管理人員的能力直接影響行政管理的效果，因此應該鼓勵管理人員參加多種形式的培訓，改善知識結構，全面提高自身的素質[5]。此外，管理人員必須具備較強的政治素質和專業素質，在實際工作中，鍛煉工作協調能力、溝通能力、應變能力和創新能力，提高管理工作的實效。一所好的大學，離不開教學、科研工作的支撐，一流的師資隊伍，也離不開一支好的行政管理隊伍，因此，我們一定要轉變觀念，重視行政管理隊伍的建設，尤其是二級學院管理隊伍的建設，只有基層的隊伍建設好，才能建設一支專業程度高，服務理念強的高水平高校行政管理隊伍。
作者：孫薇單位：塔里木大學機械電氣化工程學院
一、研究辦公室信息管理工作的意義
在企業競爭日趨激烈的同時，企業內的事務也不斷增多，方方面面的事務都需要辦公室來進行樞紐，信息的數量不斷增加，而各種信息都要在辦公室進行中轉，對信息的收集、加工處理等已經占據了辦工作工作的重要部分，辦公室的信息管理工作也要有所調整和改進。信息管理工作作為企業辦公室工作中的一項，在辦公室工作中發揮著重要的作用。企業在貫徹落實上級相關政策過程中，對于實現企業的決策民主化、科學化等方方面面都需要信息管理工作來進行。此外，辦公室工作改革的新思路、方法、舉措等也都需要信息管理工作來進行。信息管理工作不僅協調了企業內的各項工作，同時對于發揮辦公室工作職能、各項工作的綜合處理等都有著重要的作用，因此，加強辦公室信息管理工作有著重要的實際意義。
二、辦公室信息管理工作的特點
企業的發展為我國社會主義建設提供了不可缺少的人才基礎。隨著社會的不斷發展進步，企業在人才培養地有著很多自身的特點，如智力資源豐富、思想活躍、技術水平先進等，而辦公室信息工作也是一樣，有著獨特的工作特色，主要表現在以計算機為中心，使用現代化的設備和工具來實現全面、廣泛、迅速收集、整理、加工信息的目的，從而更好的幫助企業管理開展各習工作的進行，有效的提高了工作效率。其主要特點體現在信息來源廣、數量多、傳播快、各領域前沿信息豐富，信息的知識型特點明顯和信息反饋快，消化能力強，信息需求量大等幾方面，下面主要從這兩點內容人手來進行詳細說明。(1)信息來源廣、數量多、傳播快。企業辦公室信息管理工作的特點是在對信息的來源與傳播中體現的，而由于企業自身的特點，工作中信息量的需求相對較高。所以對于信息的采集與傳播都有著非常自覺的行為。而企業的工作人員除了工作職責外，同時也要進行一些相關信息的采集工作，因此，對于信息的采集加工也是必不可少的一部分，只有掌握好信息，才能提高整體水平，從而在企業中發揮重要的作用。(2)信息反饋快，消化能力強，信息需求量大。企業辦公室智力資源豐富，技術手段先進，具有信息反饋快和消化能力強的特點，企業工作者在接受新信息后，能迅速加以思考，并適時運用到解決實際問題中去。企業員工無論出于對自己工作的考慮，還是企業對于發展的要求，其結果都是信息需求量增大，并得到及時反饋和消化利用。
三、如何加強辦公室信息管理工作
(1)更新觀念，加強企業辦公室行政管理人員對信息工作管理的再認識。
在新時期，隨著計算機、網絡、通信等信息技術的飛速發展，社會信息化已是大勢所趨。傳統的信息傳遞的內容、數量、方式(來源)都發生了根本改變。過去的信息內容陳舊，數量稀少，傳播方式(來源)單一;而新時期的信息內容更新快、數量多、來源廣、方式新，已極大地沖擊著人們傳統的工作習慣和思維定勢，滲透到學校管理領域的方方面面，產生難以預計的深刻影響。因此，企業辦公室的管理工作者必須認清信息工作飛速發展的客觀現實，采取科學的應對措施，才能實現對信息工作的有效管理，達到企業辦公室新時期信息管理工作的目標，成為一名稱職的企業辦公室行政管理人員。
(2)認真學習，努力培養企業辦公室行政管理人員信息管理工作的基本素質。
一是信息工作的管理要在相關政策的指導下，緊緊圍繞企業的中心工作，著重反映企業內部的建設和發展中的重點、難點、熱點問題，反映在改革和發展進程中出現的新情況和新問題;二是信息管理人員需要熟悉企業工作，具有較強事業心和責任感，要有較強的計算機操作能力、文字表達與綜合分析能力等，能細致地做好信息的采集、篩選、加工、傳送、反饋和存儲等日常工作;三是要組織現有企業信息管理工作者進行信息管理工作的系統培訓和學習，掌握現代化信息管理工作方法和技術，不斷提升企業辦公室信息管理人員的工作水平。
(3)改進方法，建立信息反饋機制，提高信息管理工作效率。
新時期企業辦公室既是企業的行政管理部門，也是一個信息工作管理系統，要充分發揮這一系統的功能，應建立信息反饋機制。一方面，信息后，反響如何，執行情況如何，要有跟蹤有反饋，要有專門的信息聯絡點并由專門的信息聯絡員限期報送，配合專門的快速報送信息傳送系統(電話、網絡等)來完成。凡在信息工作執行過程中產生的新情況、新問題均屬信息聯絡員、信息聯絡點必報的信息內容。另一方面，實行雙向信息溝通，動態信息交互應成為新時期信息反饋的主流。利用網絡技術，通過網上信息的交流和共享，在直接實現工作目標和完成工作任務的同時也使對方獲得全部的信息資料，使信息管理工作由管理型向服務管理型轉變。加強辦公室信息管理工作，是做好其他工作的前提，是企業領導科學決策的基礎。因此，我們必須更新觀念，建立先進的辦公室信息管理機制，只有這樣，辦公室信息管理工作才能邁上新的臺階，企業工作才能走在全國的前列。
作者：王世春單位：甘肅送變電工程公司
一、柔性管理的內涵
管理中的柔性管理的提出和應用是相對于剛性管理而產生的。剛性管理是沿用的泰勒管理模式，柔性管理和剛性管理兩者代表兩種不同的管理模式，剛性管理模式主要是以規章制度為依據來對人們的行為進行約束和規范。剛性管理模式在很大程度上比較冰冷，已經不適應現代化管理需要，因此，一種柔性管理模式在剛性管理模式極度不適應的情況下營運而生。柔性管理和剛性管理相比，主要是以人為本，從人心理和行為表現，采用非強制性的管理方法，這種管理模式在人們思想中具有一種說服力量，能夠很大程度上把整個團隊的意識變為人們的行為方式。由此可見，這種方式充分體現出了在管理中的一種理性化和人性化。柔性管理模式在注重以人為本的基礎上，對人產生的價值更加重視，能夠根據人們的心理活動制定出對企業較快發展的管理模式。
二、辦公室行政管理中柔性管理職能
（一）教育職能
柔性管理中教育職能是根據人的行為所決定的，它是柔性管理中的終極目標，也就是把整個團隊的意識變為人們的行為方式。對于團隊中的奮斗目標和所規定的規章制度是用一種強制性的手段還是用一種自動執行和維護的方式來進行，其中的效果是大不相同的。如果想讓人的行為由被動變為主動，一個有效的措施就是，對管理對象進行必要有關教育，使之從思想上深刻的理解問題的所在。
（二）協調職能
柔性管理中有協調職能，柔性管理中的協調和普通管理中的協調在很大程度上有所不同。普通管理中的協調職能是對人一致性的強調，但是具體協調的手段主要是對人的控制和約束，對思想和道德的協調如果只靠命令是不行的。柔性管理中的協調職能主要是對人思想和道德的協調，柔性管理在這方面管理中發揮了非常大的作用。
（三）激勵職能
柔性管理利用激勵職能表現出了它的主動性。在現代的行政管理中，柔性管理無處不在，它能在人們生活的各個方面和工作中各個環節中增加一種積極的力量，比如，如表揚、獎勵、升職等，從各方面能感染人的思想，牽動著人的思緒，然后對這種思緒進行控制，激勵人們對目標前進。
三、辦公室行政管理工作中柔性管理
（一）加強服務意識
在行政管理中運用柔性管理對工作中的一些問題有解決的頭腦，認真對待手中的工作，樂于吃苦，嚴格要求規范自己的行為，在自己工作的基礎上要具有服務意識，盡自己最大的努力助人為樂。
（二）提高能力
在日常工作通過各種學習來提高自身的工作能力，不但要適應辦公室行政管理工作，而且還要對管理工作中新的要求進行突破。由于辦公室行政管理工作具有工作面廣和綜合性強的特點，在工作中要認真處理好日常事物，對事物中新的工作要求進行學習，提高能力。在工作中要保持一個良好的心態，以被動為主動，積極探索行政事物中新的方法，對出現的新問題進行研究學習，讓一些變為主動。
（三）團隊觀念
在行政管理工作中還要處理好和同事之間的關系，雖然，辦公室行政管理工作中有非常明確的分工，但是有很多時候靠自己的力量是不能完成的，需要和同事有好的合作，所以，內心必須要有一個好的團隊觀念，保證管理中的整體力量，發揮辦公室行政管理工作智能。
四、結束語
從上文能夠看出，行政管理中的柔性管理實施是非常重要的。各個企業由于各部門的智能不同，設立有不同的辦公室，這些不同屬性的辦公室是企業正常運行很重要的組成部分。行政管理和其他智能工作一定要進行明確的劃分，形成一種良好的管理體系。行政管理中的柔性管理對人本身非常重視。不管是西方的哲學流派，還是中國儒家思想，都體現出了柔性管理當中的積極作用。新時代企業行政管理應當把柔性管理理論放入到企業中去。柔性管理由于是剛性管理發展而來，從實質來看，柔性管理是剛性管理問題的補充和完善，使管理工作更加完善，也是在剛性管理基礎上，思想的提升和行政管理方法的提升，很大程度上是適應時代最好的演變，兩者在管理中都不可或缺，相輔相成，所以，在進行辦公室行政管理時，兩者應當，剛柔并濟。
作者：陳琳 單位：西南交通大學生命科學與工程學院
一、辦公室行政管理工作的重要性
辦公室是一個綜合性的部門，在單位的正常運轉當中，它是一個重要的聯系紐帶，需要進行大量的聯通單位上下級方面的工作。而行政管理工作有相當于辦公室的窗口，需要對辦公室的日常工作進行負責。雖然大多數的工作較為重復和瑣碎，但其重要性卻不可忽視。例如辦公室最常見的電話轉接，雖然工作內容十分簡單，但其意義卻非同小可。它代表了單位聯系內外關系的重要形象，它需要對上級指示、情況反映、各種問詢等進行負責。因此，辦公室行政管理工作人員應當充分了解單位的整體情況，同時也要注意語言藝術和與其態度，這樣才能提升單位的良好形象。另外，在單位當中，各個業務部門所負責的都是本部門之內的工作。然而，每一項工作的不同環節之間，都要及時的及時、準確、合理的進行銜接，這就需要靠辦公室來進行管理和協調。因此，只有充分認識到辦公室行政管理工作的位置和任務，才能夠建立全面服務的觀念，提升工作效率和工作形象，更好的為單位其它各項工作提供服務。
二、辦公室行政管理工作中存在的問題
（一）整體和局部不協調
在單位當中，辦公室的職能和作用是綜合性的，它與其它各個部門之間最大的區別就是其服務性。因此辦公室應當遵循一切服從整體和服務整體的工作原則。但是，在實際的工作中，當有些部門的局部工作與單位的整體工作產生沖突時，辦公室沒有很好的協調和安排二者之間的關系，沒有做到局部服從整體的工作原則。
（二）工作性質被動
由于辦公室是服務性的部門，因此其行政管理工作具有一定的被動性質。久而久之，辦公室的工作人員就會產生被動的情緒和習慣，在工作中不能很好的發揮主動性，不善于在被動工作中尋求主動解決。對于一些常規性、規律性、階段性的工作，有時會消極怠工。而對于領導臨時安排的工作和布置的任務、突發事件的應對等方面，缺乏靈活的應變能力，使得辦公室行政管理工作的效果難以得到充分的發揮。
（三）工作分寸掌握不準確
辦公室的另一方面作用就是為領導出謀劃策。在這個過程中，辦公室應當掌握好一個度，控制好工作的分寸。在領導的決策過程中，辦公室是處在輔助和從事的地位至上，因此，既不能缺位，也不能越位。在具體工作中，一些辦公室無法充分領會領導的想法和意圖，因此不能為領導的決策提供有利的參考意見和背景資料。同時，在這一過程中，有些辦公室往往沒有掌握好這個度，甚至越俎代庖。
三、辦公室行政管理工作的創新
（一）增強服務意識
辦公室應當充分明確自身的服務性質，用于面對工作中的問題和矛盾。在瑣碎的工作當中，應當時刻保持清醒的意識。對于工作要做到認真負責，嚴格遵循工作原則和工作規范，充分發揮吃苦奉獻的精神。同時，對待自身也應當嚴格要求，遵守各項規章制度和紀律要求。在工作中要保持仔細研究、一絲不茍，無論是大事還是小情，都應當充分的重視起來，以提高工作質量和工作效率，更好的發揮出辦公室行政管理工作的作用。
（二）提高工作能力
在新時期，單位對于辦公室行政管理工作的要求也有所提升。這就需要辦公室擁有更加寬廣的工作面和更加強大綜合性。在實際工作當中，行政管理人員不但要更加高效的完成日常工作，還要為更好的為領導決策提供參考意見。對待工作應當保持良好的心態，對于日常的工作任務要充分發揮主動性，積極探索更加完善的行政管理工作模式，加強對新知識、新問題的學習和研討，為辦公室行政管理工作模式的創新奠定基礎。
（三）強化團隊意識
新時期的辦公室應當注重團隊的配合，與各個部門的同事建立良好的合作關系。辦公室的工作雖然職責和分工不同，但大多數工作都是要依靠集體的力量合作，才能夠更好的完成任務。因此，要想進行辦公室行政管理工作的創新，就應當更加注重團隊意識，加強與同事之間的配合默契，以便最大限度的發揮潛力。結論辦公室行政管理工作是一個單位當中最為重要的基礎性工作之一，為辦公室其他工作的順利開展提供了充分的幫助。而在新時期的發展當中，對于行政管理工作有了更高的要求。因此，應當充分重視辦公室行政管理工作的重要性，采取積極的措施對其工作模式進行創新，使其能夠更好的為單位服務。
作者：王琪單位：長沙航空職業技術學院
一人力資源和社會保障檔案管理的方法
1加強檔案管理人員的專業素質
由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業務檔案的管理
業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。
4加強信息化管理
隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會保障管理
檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。
二結束語
人事檔案管理在市場經濟中的至關重要作用，影響著人才的吸納、流動，市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，自從人事局和勞動局合并以后，檔案的管理的任務更加重大，舊的檔案管理方式仍需繼承，在舊中求創新。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質，檔案管理要適應社會發展，在社會高速發展的情況下，各種人才大批量涌入，做好檔案的管理，對人員分類、社會保障問題提供了方便，人力資源和社會保障局檔案管理傳統模式與新模式的綜合運用是做好檔案管理的必要方法。
作者：栗超單位：林州市人力資源和社會保障局
一、新形勢下做高校好辦公室行政管理工作的建議
（一）加強高校辦公室自身建設，合理配置辦公室內部機構高校辦公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量來完成，這就需要保證辦公室的整體合力；而辦公室行政管理工作的繁雜性和細節性又要求每項工作必須細致地完成。因此，新形勢下的高校辦公室行政管理應首先加強辦公室建設，合力配置辦公室內部結構，做好科學管理。辦公室行政管理是高校管理關鍵環節之一，不僅具備服務、咨詢功能，還具備辦事、管理功能，其配置的合理性對高校行政管理工作的有效發揮有直接影響。高校辦公室行政管理可以對彼此工作職責有明確了解，在此基礎上合理分配人員，使每個人都能夠各司其職。同時，高校辦公室行政管理還應建立起同事間良好的合作關系，每個人在完成各自職責的過程中能夠根據需要隨時做好與其他同事的協調銜接，提高高校辦公室行政管理工作質量和效率。另外，高校辦公室還應建立一套行之有效的管理制度，對各項工作的運轉程序進行規范，使行政管理工作在辦文、辦會、辦事不僅有章可循，而且有據可依。
（二）提高高校辦公室行政管理人員素質，精益求精辦公室是高校行政工作的“門面”，其行政管理工作的好壞與辦公室行政管理人員息息相關。高校辦公室人員是領導與基層員工的中介，工作涉及的范圍廣，綜合性強，因此對行政管理人員的綜合素質要求較高。高校辦公室行政管理人員應善于調節個人情緒，始終保持良好的工作心態，主動尋找工作中的各項服務，對高校行政事務工作的新路子積極探索，對新知識、新問題的學習研究積極參與，主動去想如何更好地規范服務、搞好事務。只有對全方位服務觀念牢固樹立，為領導、高校各部門提供耐心細致地服務，才能樹立辦公室行政管理的良好形象。其次，辦公室行政管理工作人員具備奉獻精神，對工作認真負責，甘于吃苦，事無巨細都應一絲不茍，在不怠慢的同時做到毫無半點差錯，樂于奉獻，在工作中堅持原則性、規范性。此外，高校辦公室行政管理人員在工作中應樹立精益求精的理念，面對日常工作的各種瑣碎工作都應優質、高效、有序地完成。
（三）對高校辦公室行政管理工作中的四個關系正確處理高校辦公室行政管理工作千頭萬緒，關系復雜，要有效完成行政管理工作必須處理好四個基本關系。第一，高校辦公室行政管理應對服務中心與日常事物的關系正確處理，中心工作是高校辦公室工作的首要和中心工作，日常事物的安排必須圍繞中心工作進行，增強高校辦公室工作的預見性。第二，高校辦公室行政管理應對參與決策和抓好落實的關系正確處理，對管理中的各項新情況及時分析，在抓住主要矛盾的同時做好貫徹落實工作。第三，高校辦公室行政管理應對政務服務與事務服務的關系正確處理，在行政管理工作中政務是優秀，事務是保證，高校辦公室工作必須更加側重政務，促進工作質量的不斷提高。最后，高校辦公室行政管理還應對行政工作與單位各級組織的關系進行正確處理，在高校管理工作中對行政領導的優秀地位加以維護，同時對高校各級組織的作用充分發揮。
二、總結
新時期辦公新形勢向高校辦公室行政管理工作提出了新的課題和挑戰，高校辦公室行政管理工作應立足其基本特性，加強辦公室自身建設，提高辦公室行政管理人員素質，對辦公室行政管理工作中的四個關系正確處理，更好地推動高校辦公室行政管理工作的順利開展。
作者：陳琳單位：西南交通大學生命科學與工程學院
一、當前應急信息管理工作現狀
從實際工作中看，筆者認為：一是對應急信息管理的重要性認識還要進一步提高。雖然有效應對突發事件已成為各單位日常工作中的重要組成部分，并有了一定的基礎，但對其中的信息應用還存在著不到位、不具體的現象，特別是在信息研判和總結整理方面還有提升空間。二是完善應急信息上報工作機制還要進一步摸索。主要表現在，辦公室系統與生產經營系統之間的信息溝通渠道還不夠暢通，導致遲報、漏報、信息相互矛盾的現象時有出現，反映出信息報送工作在機制上還有一定漏洞，還需要探索更為合理、更為高效的快速反應機制。
二、做好應急信息管理工作的有效途徑
應急信息管理是指在突發事件應急管理的過程中，對事件中的各類信息進行收集、整理、上報和應用，從而為指揮決策和員工群眾提供足夠、高質量的信息服務，以便有效地突處置突發事件。因此，及時、準確地了解并向上級組織報送重要信息，就成為檢驗辦公室系統執行力的重要手段。
(一)突發事件前的信息管理
主要是，事前的信息儲備和預警工作。匯總整理以往發生的各類突發事件的處理方法及取得的效果，以隨時進行相關查閱；對各種隱患風險做好跟蹤、檢測和評估，發揮預警的作用；對應急預案不斷完善演練，發揮應有的作用；做好應急情況下的宣傳準備工作，避免信息披露缺失和滯后，導致員工群眾獲取信息不及時、甚至惡意炒染和以訛傳訛，增加處置突發事件的難度。
(二)突發事件發生中的信息管理
主要是，信息接收和處理能力，包括各種資源的調度、人員物資的調派、現場指揮情況等等，及時將各類信息傳達給相關的職能部門；借助于電視臺、互聯網等對突發事件做好面向公眾宣傳報道，樹立有利于企業的良好形象。
1.突發事件中信息報送管理要求信息報送是信息管理中的重要部分，主要涉及如下環節：一是信息初報，做到快速反應，準確及時。在規定的時間內及時將有關信息報送至主要領導、相關部門，做到隨時發生隨時報送，不能遲報、漏報和瞞報。方式上，如有緊急情況可先打電話，再報文字材料。二是信息續報，做到力求詳實，時效性強。及時了解掌握并報送相關信息的進展、處置和調查情況，可一日數報，也可多日多報，既不能延誤時間，又要有合適的層次和范圍，避免給領導決策提供錯誤的信息，干擾領導的判斷。三是跟蹤匯報，做到全面細致，善始善終。應急信息處理過程中，信息會隨時變化，要做好突發事件中各種信息的跟蹤調查，不能一報了之，要及時上報善后工作的處理和各方面的反映。尤其是加強對影響事態的控制和處置的信息的保密工作，注重控制傳播范圍，慎重處理。
2.突發事件中應急信息報送的渠道要求應急信息的及時報送不僅有助于各級領導、相關單位了解突發事件的發生原因和處置狀態，同時也有助于減輕或消除人們心理上的壓力，避免謠言和恐慌的發生。多年的工作實踐中，筆者認為應做到以下幾點：一是對于不涉密的應急信息，主要通過網絡、傳真、電話等形式上報；對于涉密的應急信息，則必須由企業保密辦公室派出專人向有關部門和領導進行當面報告。二是對需要向上級詳細報告的應急信息，經同級黨政領導負責人審閱后，在規定時限內以報告文本的形式進行上報。三是建立員工群眾獲取最權威信息的平臺，既方便了解必要的信息，又消除誤解，實現雙向良性的互動。四是在報送應急信息時，本層級的各單位和部門之間應做到信息共享、口徑一致，防止出現信息混亂。
3.突發事件中應急信息報告的要求要加強對各類應急信息的分析。信息的準確性和真實性直接關系到應急處置工作的順利進行，因此必須要對收集回來的大量原始信息進行篩選處理，從中提取有價值的信息進行全面、準確的總結，供領導層作決策參考。要加強報告的編寫。在強調準確性、時效性的基礎上，力求要素齊全(時間、地點、起因和性質、過程、影響及處置情況、各方面反映、下步建議等)、事實準確、表述清楚，做到不回避問題、不抹煞工作和成效。
(三)突發事件發生后的信息管理
主要是對事件的前因后果進行總結，對造成的危害情況進行評估，總結經驗教訓，對處置人員、處置措施、應急預案進行調整、充實和完善等。
三、結論
總之，應急信息管理工作不僅是強化責任意識、提高工作執行力的重要體現，更是平息事態、減少損失、控制負面影響、維護穩定的重要保證，只有健全完善統一領導、綜合協調、分類管理、分級負責、屬地為主的應急信息管理體制，才能牢牢把握工作主動權，有效提升各類突發事件的應對能力，為企業長遠發展提供有力的保障。
作者：周翔宇 單位：大慶油田有限責任公司第九采油廠綜合辦公室
一、辦公室行政管理概述
伴隨著我國行政體制改革和社會觀念的革新，辦公室行政管理工作在調控范圍、深入程度等方面都取得了長足的發展，然而，運用馬克思一分為二的觀點看待問題時，我們既要看到取得的成就又要發現現階段行政管理所存在的問題與弊端。首先，在當今行政管理工作日趨復雜的前提下，眾多組織的辦公室承擔越來越大的責任，在上傳下達的過程中，人員重疊、職責不清、效率低下的現象時有發生，隨著工作復雜程度提升、傳遞流程更加復雜，許多辦公室行政管理工作效率低下。其次，辦公室行政管理人員的素質仍有待提高。辦公室行政管理工作既繁瑣又眾多，這就需要工作人員秉持求真務實的工作態度，運用科學的工作方法，完成份內的工作。然而，在現實的工作之中，許多工作人員在主觀上產生敷衍情緒，馬虎粗心的開展工作的情況時有發生，同時，從客觀角度來說，許多工作人員的工作技能距離標準要求還有很大的差距，不能掌握科學開展行政管理工作的技能。再次，辦公室行政人員服務群眾的意識不足，面對繁瑣的行政工作時常“擺架子”、“端姿態”，未能深刻領會到自身的職責所在。最后，社會各界對辦公室行政工作的認識仍然存在較大的偏見。許多人認為辦公室工作可有可無，對組織的運行所起的作用是完全可以被替代的。人們也普遍認為辦公室行政管理工作的工作崗位是“閑職”，工作人員的工作內容非常簡單，無非就是“接接電話喊喊人，傳傳口信看看門”一類的瑣事，沒有什么技術含量，任何人都可以在較短時間內掌握行政管理的技能。
二、行政管理科學化的具體措施
1、整合部門，提高工作效率
辦公室工作起到中介的作用，所以，組織內部機構的設置必須要科學合理以提高辦公室行政工作的效率。因此，組織首先要做的是重新精簡、配置辦公機構和部門，在保障組織能夠高效運轉的前提下最大限度的減少中間部門的設置，這樣才能使上級的任務與安排在較短的時間內得到落實與執行。這里對組織部門的整合必須建立在整體的宏觀角度科學搭配，不僅僅是針對辦公室行政管理部門。另外，為了確保行政管理工作的有效性、科學性，建立適當的獎懲機制也是必不可少的。在獎懲機制的作用下，各機構各部門能夠清楚認識到辦公室行政管理工作的特定內容和職能，每個崗位、每個環節的工作被按照清晰的崗位職責認真執行，這樣，作為整體的組織在辦公室行政管理工作的潤滑下才能夠提高效率，完成自身的經營目標。
2、培訓員工，提升人員素質
任何工作都需要具有自主創造性的人來完成，因此，類似每個螺絲釘的人是組織內最具有活力的成分。開展高效的辦公室行政管理工作也必須提高工作人員的自身素質。這里的職業素質主要從硬性的方面來要求，隨著社會的進步，辦公室工作的工作內容、工作流程、辦公用品都處在不斷的變化之中，因此，工作人員的學習過程也是沒有止境的，必須不斷學習、不斷創新、不斷提升自身職業素養才能緊跟時代步伐。辦公室行政管理工作的科學性較強，看似簡單的日常工作往往蘊含著較高的技能。以日常的轉接電話為例，它可能包括了上級指示、內外情況反饋、業務往來等重大事宜，體現出了辦公室行政管理工作的科學性對于組織的重要意義。
3、明確定位，增強服務意識
面對許多工作人員服務意識不強的現狀，增強服務意識也有利于增強辦公室行政管理的科學化。辦公室本身作為服務性的部門其出發點與落腳點都應該放在服務上。辦公室行政人員的服務可以分為不同的對象。首先，對領導的服務，也就是要求辦公室在行政管理工作中要做好領導的左膀右臂，深刻領會領導、上級的精神，從全局出發。其次，辦公室還需要為各個部門服務，辦公室的行政管理工作要協調各個部門、各個方面的沖突與矛盾，為企業或單位的發展提供有力的后勤保障。最后，辦公室的服務還要落實到員工、群眾，調動所有人的積極性，營造公平、公正的良好發展環境。
4、制度約束，力求工作精細
制度是確保權力與義務相互協調的保障，將辦公室行政管理工作制度化、規范化、系統化、整體化，形成有效的約束機制。相關配套制度的建立可以明確規定各個崗位的職責，全責明確可以有效提高工作的效率。另外，規章制度的制定也有利于工作人員開展工作，為工作的開展提供了明確的政策支持。“無規矩，不成方圓”的古訓在辦公室行政管理的工作實踐中任然是適用的。規章制度的確定應該以企業、組織整體的目標、計劃為制定的依據，形成科學統一的日常工作約束、應急工作約束，確保每一項工作的開展都有所依據。在我國推進依法治國的偉大進程中，各個單位組織根據自身條件，具體問題具體分析，制定出合理的規章制度，將各項工作的開展放入到制度化的籠子里無疑是各個單位應該為之奮斗的目標。
三、結語
辦公室行政管理工作內容繁多且擔負著重要的責任，如果辦公室行政管理工作不能夠科學運行，則對企業或單位的正常運行起到消極的負面作用。因此，必須完善辦公室的行政管理工作，采取科學化的措施促使辦公室工作的精細化、科學化。這就需要在科學分析目前行政管理工作存在的問題，對癥下藥，采取行之有效的措施提高辦公室工作的科學化水平，讓辦公室潤滑劑的作用更有效的發揮
作者：王晶 董杰 單位：中鋼石家莊工程設計研究院有限公司
一、辦公室文秘應具備的素質
（一）較強的大局意識
不管是給領導擬寫各類發言稿還是為單位寫各類綜合性材料，辦公室秘書都要站在領導的高度上去審時度勢。亦或是組織本單位開展活動，代表本單位對外聯絡，都要時刻樹立大局意識，時時刻刻在大局中定位，在大局下行動。吃透上級精神，維護集體利益，為領導當好參謀，為集體保駕護航。
（二）堅決的服從意識
人們都說軍人以服從命令為天職，其實辦公室秘書在工作中也應該有強烈的服從意識。無論在工作安排上還是在任務分配上，尊重領導的決定。只要不是特別離譜的決定，只要符合大政方針，符合發展要求，要堅決服從領導決定。努力建立良好的上下級關系，促進集體的和諧發展。
（三）較強的學習意識
身處知識經濟時代，知識、理念不斷更新。辦公室秘書只有不斷學習，更新觀念，樹立自覺學習，不斷學習的理念，把學習當成一種責任，做到“在工作中學習，在學習中工作”，敢于突破老觀念，老方法，創新工作方式，才能提升自身的素質，從容面對各種新的要求，新的挑戰。
二、辦公室秘書應具備的基本技能
辦公室秘書作為辦公室工作的重要人員，其能力的高低，一定程度上決定著辦公室工作是否能順利開展。有人說“能說會寫，能吃會喝，能吹會侃”是辦公室秘書必備的技能。雖然有戲說成分，但是，一定程度上注重培養辦公室秘書基本技能，是辦公室工作順利開展的基礎。辦公室秘書應注重以下幾種能力培養：
（一）扎實的文字寫作功底
文字寫作工作是辦公室秘書綜合能力的主要方面。無論是起草文書，修改文稿還是撰寫各種綜合性材料，都需要良好的駕馭文字能力，這就需要辦公室秘書具有扎實的文字功底，只有功底扎實，才能適應各種各樣的文字材料，從而使辦公室工作更加自然順暢。
（二）良好的口頭表達能力
口頭表達能力是辦公室秘書同單位內部、個單位間日常交際的基本能力。優秀的秘書要有好的口才，要能說會道，善于表達自己的觀點，可以用最簡潔的語言表達最豐富的內容，還要富有幽默感，善于與人溝通交往。只有做到三言兩語把復雜的問題講透徹，才能激發調動單位成員情緒，使單位成員和諧相處。
（三）較強的協調組織能力
辦公室是組織協調本單位工作的樞紐，所以協調組織能力是辦公室秘書必備基本功。辦公室秘書工作大部分是安排領導活動，組織召開會議，辦理接待來信來訪，對外聯系以及購置、保管本單位日常辦公用品等。這都要求辦公室秘書具有較強的協調組織能力和干事辦事能力。只有具備這種能力，才能把辦公室瑣碎工作系統化，復雜問題簡單化。
三、辦公室秘書應具備的專業知識
辦公室秘書這一崗位尤其專門的職業要求和條件，在不同時代背景下，雖然要求各不相同，但是對于專業知識的這一要求從未改變。新時期對辦公室秘書的專業知識要求更高，不僅要有深度還應該有廣度。在辦公室專業知識的要求上，應注意以下方面：
（一）崗位業務專業知識
辦公室作為一個單位的綜合辦公部門，職能幾乎涉及了各個領域，其職能的特殊性決定了辦公室秘書應具備其扎實的專業知識，不僅熟識理論知識，還應在工作中完備自身的專業實踐知識，了解辦公室秘書的一系列性質和職責等熟悉其常規做法和應急措施，做用理論武裝頭腦的專業辦公室秘書。
（二）相關學科專業知識
辦公室工作面臨情況錯綜復雜，千變萬化，這就使得辦公室秘書要不斷拓寬知識面，開闊視野，更新知識結構。通過學習相關學科專業知識，尤其是管理學、經濟學、法律等專業知識，增強決絕問題的能力，從而適應辦公室瞬息萬變的工作要求，做優秀的辦公室工作者。結語辦公室秘書工作性質重要，內容瑣碎。只有具備過硬的素質、良好的基本技能和扎實的專業知識才能有條不紊的推進辦公室工作，切實將辦公室打造成真正的“員工之家”
作者：牛偉偉 劉璐璐
一、人力資源管理理論要把以人為本的管理理念放在第一位
由于辦公室工作管理有其特殊的性質，是單位中的刮泥樞紐，起到中心地位的作用，對單位上下，起到上令下達作用和下情上報的作用。因此，其工作的效率和質量的好壞，直接對企業和單位影響至為深遠。人力資源管理中主要對人的主觀能動性進行積極發揮和研究，使企業和單位上下，都能充分發揮人員的主觀能動性，使各個成員之間工作達到協調和互助，是工作完成得更加完美，以科學的管理模式對辦公室管理人力資源，保證人才的長盛不衰，對溝通和協調能力進行充分把握和運用，才能使人力資源管理發揮到最大作用。
二、人力資源管理理論對薪酬激勵機制和優化績效管理機制的應用
對于辦公室管理吸收人才、管理人才和留下人才等工作，最主要、有效和直接的辦法就是建立健全薪酬激勵機制，要對薪酬進行改革管理，發揮人力資源的最大潛能和優勢。辦公室人力資源管理的主要激勵包括薪酬激勵和精神激勵，要把這兩種激勵方式有效地結合起來，以人為中心，轉變分配制度，對績效和崗位進行統籌兼顧，才能對薪酬激勵產生較好效果。薪酬在與物質獎勵的掛鉤主要是根據崗位定薪。要根據個人工作量和工作時間、工作性質按勞分配、科學、合理定薪，要注重對辦公室人員的團隊精神的培養，對合作意識的培養以及對創新能力的培養等工作。通過對人員能力達到一定工作效果和要求，并出色完成工作任務，給予相應的物質獎勵，使之感受和得到物質鼓勵，提升了辦公室較好的激勵機制效果。對于績效管理中的組織結構不盡合理之處，以及組織內部存在管理機制的不完善的情況，要對這種管理能力低下、工作效率不高、工作質量偏差的現狀予以堅決改掉。要對辦公室組織機構進行優化，對辦公室績效管理進行完善，使人員的薪酬和績效掛鉤，在績效考評匯總，對考評的指標進行量化管理。主要從兩點做起：首先，要對資源進行整合，對辦公室組織和人力資源進行調整和優化，對整體的工作效率進行提高，優化組織結構，進行組織內部的精簡，避免人員臃腫造成尸位素餐的普遍現象。其次，從績效考核的層面上進行多元化考核和評價，多方位、多角度地進行績效考核，使企業和單位的工作成效不斷前進。
三、結語
在經濟化和社會化的大發展中，辦公室工作的人力資源管理是一個企業和單位的生存和發展的必經之地，同時也是提升現代化辦公室管理水平、工作效率和工作質量的途徑。因此，不僅要充分到以人為本的人力資源管理理念，采取薪酬激勵管理和優化績效考核管理，使辦公室人力資源管理的理論水平不斷得到提升和改進。
作者：范婧雅 單位：松原市人才交流服務中心
一、管理要敢于承擔責任
辦公室工作牽涉到管人、管事、管物，非常繁瑣。很多從事辦公室管理工作的人都感到，推著走可以，干好、干出成績很難。我認為，這難的癥結就在于“不敢”。對于工作有的人不是管而是推。什么事情都是盡可能往別人身上推，表現在對工作的畏難情緒，怕承擔責任，大大小小的事情都去找領導請示。還有的人在工作上墨守成規，毫無創新意識。如此這般，在工作上是不會有什么建樹的。既然是管理工作，手頭就負責了一項具體工作，那么就要“敢”字當頭。首先要做到敢抓敢管，思路清晰，要敢于打破舊的機制，形成一套新的工作辦法，走出經驗管理的老套路，大膽創新，提高工作效率；其次要做到迎難而上，敢于承擔責任，大膽處理事務，為領導分憂，幫群眾解難；第三，對工作要有積極的態度，要主動找事干，不要怕多事，也不要怕別人說你“多事”，對自己分內的工作要抓好管好，對別人的工作也要積極配合、協助、支持，形成“人人有事干，事事有人管”的良好局面。只要我們本著從工作出發的原則，大膽管理，敢于否定，敢于創新，那么我們的工作就一定能取得事半功倍的效果。
二、管理要強化道德和作風建設
隨著市場經濟的建立和發展，人們的物質生活條件富裕了，人際交往復雜化，手段現代化，人們的道德觀念產生了潛移默化的變化，出現了一些無法用以往道德規范約束的行為。市場經濟不言道德的錯誤觀點，侵蝕到人們的精神領域，引發見利忘義、權錢交易，導致集體意識、互助精神、敬業精神、服務意識的削弱。凡在法律管不到的地方，一些人就會鉆法律的空子，打法律的“擦邊球”，投機取巧之心不斷滋長。一些人、包括個別領導干部的形式主義、官僚主義、享樂主義和奢靡之風的“四風”現象得以滋生和膨脹，庸、懶、散等“為官不為”現象嚴重地影響到辦公室甚至整個企業的整體形象。因此，必須下決心進行整治。市場經濟的競爭蘊含著道德的競爭，如今，許多單位已經認識到了形象的重要性。我們只有不斷為群眾提供優質的服務，才能樹立起良好的形象，這就要求我們必須擁有一支高素質的工作人員隊伍，因為，一個素質低下的單位，也必然是一個形象極差的單位。要提高全體工作人員的素質，道德建設就是重要措施之一。當前，個別單位普遍存在著一些不容忽視的問題，諸如會議多、文件多等等。之所以存在這些問題，最根本的原因還是作風不夠硬，形式主義嚴重，沒有抓落實。有些人習慣于“上面開個會，下面開個會；上面發個文，下面發個文；上面制定個管理規定，下面起草個考核辦法。”以會議落實會議，以文件貫徹文件，其結果往往是在一片落實聲中落空了。有的干部仍不愿在具體和深入上動腦筋、下功夫、負責任。有的抓工作不從本單位實際出發，滿足于當“傳聲筒”“收發員”，照搬上級的決定、精神和要求；有的習慣于一般的號召，浮在上面多，深入基層少；有的停留于會議開了、文件發了、要求提了，至于解決了多少問題，落實了多少措施，就不再過問。“大會中會小會，會會有我；你說我說他說，說了白說。”表面熱熱鬧鬧，實則該管的事沒管，該干的事沒干，最終導致工作的不落實。轉變作風抓落實，關鍵在于領導干部帶頭。多次強調：“黨的作風就是黨的形象，關系人心向背，關系黨的生死存亡。”抓作風建設，尤其有個上行下效的問題。要求我們的干部要深入群眾、深入基層、深入實際，走出去，沉下去，做到身入、心入、情入。改變那種“隔著玻璃看，霧里看花，水中望月”的虛浮作風，站在反“四風”的高度，本著負責任的精神抓好落實。
三、管理要大力提倡講規矩
“沒有規矩不成方圓。”社會因法制完善、秉公執法而穩定；個人因遵守規矩、遵章守紀而安寧；企業因健全制度、按章辦事而興旺。管理是一項牽一發而動全身的工作。時下，有的單位在制度執行過程中，往往有章不循，致使執行部門苦不堪言，群眾也意見頗多。造成這種局面原因有二：一是制度本身不健全、不完善，讓人有可乘之機，二是決策者沒有以身作則，是制度的破壞者。要改變這種狀況首先應從領導做起。因為領導是決策的制定者，掌握著單位的命脈，他們就應該給單位一個準確的定位，制定切實可行、行之有效的規程，并且置身于管理之中，身體力行，將不合理的章程從管理環節中刪除。其次，放下架子虛心聽取下屬的意見。因為下屬是具體操作者，對制度的執行情況可能更為了解。領導要改變那種一意孤行我說了算的想法，才能政令暢通，把制度落到實處。反之，如果在管理中形成了特權，久而久之，人人都有特殊情況，事事都要求特殊處理，制度就成了紙上談兵，就會喪失領導在群眾中的威信，也會使群眾對單位失去信心。講規矩就是按制度辦事。講規矩應成為每個人的自覺行為。諸葛亮揮淚斬馬謖，就充分說明了只有秉公辦事，才能深得人心。我們要認真執行“分層管理，個人負責”的管理制度。規定單位各級干部“向上可以越級匯報，但不得越級請示；向下可以越級檢查，但不得越級指揮”，并切實付諸實施。由于各層干各層的事，各人負個人的責，從而減少了內耗，提高了辦事效率。建立崗位責任制，實行分層管理，個人負責，從一把手到一般干部人人各司其職，各負其責，這才能充分發揮每個層次、每個干部的主動性、積極性和創造性，把主要領導從事物圈子里解脫出來，以便有更多的精力去抓事關全局的大事。
四、管理要邁向精細化
隨著企業管理的不斷進步，粗放管理的諸多弊端日漸顯示出來，辦公室管理的精細化管理是大勢所趨。1.管理職責的精細化。企業的辦公室處在樞紐地位，各種矛盾可能比較集中。辦公室的職責設計要足夠精確，辦公室人員要精確地理解、把握、執行這些職責，做到不越位、不缺位。辦公室的職責履行的好壞，不僅與辦公室人員的性格、能力、素質有關，也與服務對象和所處的環境有關，在日常工作中，必須要業務上“精”，考核上“細”，起到率先垂范的作用。2.管理數據的精細化。辦公室的工作很多地方是可以用數據來說明問題的。科學管理就是要用數據說話，而這些數據必須是正確和精確的，數據精確化的資料是管理者進行科學決策的重要依據，這就對辦公室業務提出了一個管理環節數據的精細化概念。數據的精細化管理不能再像粗放型管理模式那樣“大概齊”“差不多”，更多的是要依靠科學嚴謹的數據來說話。要使工作態度的嚴謹成為一種習慣性的行為，用精細化的數據來提高決策的科學性和可操作性。3.完善管理流程的精細化。要使企業在市場經濟發展中從機會型增長轉變為戰略型增長，進而實現內涵式的增長，必須要對組織流程進行精細化改造，使精細化管理體現在對每一個環節改進和優化上。從精細化的管理中創造效益，提高效能。辦公室管理流程的精細化就是要有規矩、有套路。辦公室業務事無巨細，繁雜紛亂，辦公室工作流程有固定和非固定流轉模式之分，必須理清流程方可有條不紊。比如：辦文辦會、上傳下達就有固定的程序，而協調督辦、緊急事情處理就屬于非固定模式，但是都有一定的規范，不能憑自己的愛好或者感情辦事。4.精細化管理的持續改進。辦公室業務和精細化管理是一個不斷完善、不斷提高的過程。沒有固定的模式可循，只能從管理的實踐經驗中不斷探索、不斷試驗、不斷提升、不斷總結，持續地改進完善。要克服“不求有功，但求無過”的消極思想，實事求是地對待自己的工作，在辦公室內部形成一種競爭、向上的氛圍，在其他部門和領導面前展示自己的成績，從而樹立應有的地位。首先是要得到領導的重視和支持，提供精細化管理需要的資源。其次是創造出具體的操作步驟和方法，形成具有獨立特色的經驗，即使現在的人員離開了崗位，精細化管理的模式還在持續地改進和進行著。
五、結語
管理于企業，就如同筋骨之于人。人無骨而不立，企業無管理則不生。辦公室工作事無巨細，不僅要管事，更要管人，因為事是人干的，管不好人，就辦不好事。所以我們要強化規范化管理、推行精細化管理，面臨新的形勢和挑戰，形成自己獨有的管理模式，做出新的成績。
作者：王香云
一、企業辦公室行政管理的責任體系不夠健全
企業辦公室行政管理責任體系不健全是影響企業辦公室行政管理工作質量的重要原因，責任體系的建立，是保證企業辦公室行政管理工作能順利推進的關鍵舉措，由于責任體系不健全，一旦出現問題不能及時找到相應責任人，最終導致企業辦公室行政管理過程中出現的問題無法解決，嚴重時還會導致企業的綜合管理系統和辦公室行政管理系統出現癱瘓，最終導致企業的辦公室行政管理工作出現嚴重滯后現象，對企業的發展帶來影響。
二、辦公室行政管理的策略探討
（一）重組業務流程。為了實現對辦公室行政業務的科學管理，在日常管理過程中應該要對傳統的業務流程進行重組，在企業的管理中可以借鑒國外一些企業的優秀管理經驗，對辦公室的員工進行明確的崗位分工，保證企業的日常工作中可以實現科學的辦公室業務管理。
（二）加強辦公室行政管理的信息化水平的提升。首先，應該要對企業的辦公室行政管理信息系統進行完善，確保辦公室行政業務全程管理都能使用自動化辦公，促進各種信息技術的應用。需要注意的是，辦公室行政管理的信息化是貫穿于辦公室行政業務全過程的，在辦公室行政管理過程中的任意一個環節都應該要加強信息技術的應用。
（三）完善企業辦公室行政管理體系。在加強企業的辦公室行政管理體系建設過程中，要對企業進行全面的了解，保證企業的整體管理機制和辦公室行政管理過程中的各種管理機制是一致的。辦公室行政管理應該與企業的經營管理活動是緊密聯系的，應該要和企業的各項業務進行有機結合。在具體的實施過程中，企業要將辦公室行政管理的責任落實，強化具體的執行力。為了促進這一舉措的有效實施，在企業的人力資源部門管理中，可以將辦公室行政管理責任落實情況與具體的崗位職責的考核、人員的職位晉升等聯系起來，強化企業辦公室員工在行政管理過程中的執行力。
（四）加強辦公室行政管理人員的綜合能力水平的提升。在辦公室行政管理過程中，管理人員的綜合能力水平的高低是影響辦公室行政管理水平的重要因素，當前很多企業的辦公室行政管理人員的綜合能力水平都不高，導致辦公室行政管理存在嚴重的問題。對此要加強高素質的辦公室行政管理隊伍的建設，一方面，加強辦公室行政管理隊伍的業務能力的提升，加強他們對各種計算機技術、信息技術的掌握能力，使其能夠積極應對各種實際問題。另外還要加強他們的職業道德素養的提升，使得辦公室行政管理工作更加規范化，具體的工作人員可以避免各種慵懶懈怠現象的出現，以此提高辦公室行政管理人員的綜合能力水平。
三、結語
在現代化背景下企業的辦公室行政管理工作面臨的挑戰越來越大，企業的辦公室行政管理對于企業發展有十分重要的意義，在當前企業辦公室行政業務管理過程中還需要加強內部控制，加強辦公室行政管理過程中的各種問題的解決，促進企業的可持續發展。
作者：吳金儒 單位：四川巴河水電開發有限公司
作為高職院校協調辦事與管理綜合性機構，辦公室的行政管理工作不僅是保證學校各項工作正常運轉的優秀，更是起到承上啟下重要作用的關鍵。辦公室的職能既涉及到學校的管理系統決策、執行與監督、反饋，更要負責服務與信息的傳遞，是高職院校中綜合性較強的組成部分。作為高職院校的優秀管理部門，其行政管理水平則直接關系著整個校園各項工作的高效運轉。而隨著國家對于高職院校的改革不斷深入，辦公室行政管理工作也逐漸顯露出一些不足與弊端，表現出過分依賴經驗式管理，缺乏傳遞信息、協調左右的功能發揮，缺失一系列相應的規章制度，因此造成辦公室行政管理混亂，人員工作不積極，大大降低了辦事效率。伴隨著計算機的興起與教育的改革深入，高職院校的辦公室行政管理工作也必須緊跟潮流，在全新的信息化環境中從自身存在的缺陷出發，以提高辦公室行政管理水平為目標，不斷進行改進與創新。這不僅是推動辦公室行政管理工作去適應新環境的重要途徑，更是促進高職院校事業發展的重要措施。本文就當前階段我國高職院校的辦公室行政管理工作中存在的一些問題進行探討，結合我國高職院校的實際情況，提出一些可行性較高的管理策略，以提高高職院校辦公室管理的效率。
1轉變管理方式，提高服務意識
隨著高職院校對自身管理體制的改革不斷深入，改革的目的就是不斷加強對教師與學生的服務，這種轉變充分體現在服務對象、服務內容以及要求上。這種轉變也使得高職院校管理與教學逐漸走上專家治校、雙師型教師等發展方向，而因學者、教授等人員成為了辦公室的領導崗位，這也充分體現了辦公室要為學校黨政領導提供服務的功能。除此之外，辦公室行政管理工作還必須全面考慮到教師與學生的要求，以滿足教師和學生的需求為原則，才能更高效地完成管理工作。辦公室行政管理工作本身就是一個涉及面多、長期、繁瑣的工作，要做好高職院校的辦公室行政管理工作，就必須有明確的工作思路，明確輕重緩急，合理地規劃與安排，做到緊張但有序。在實際工作中，要求要積極思考，要求工作人員必須有強烈的責任心與意識，以此來提高辦公室行政工作效率。
2提高管理者的自我修養
高職院校辦公室行政管理工作效率的提高，要求管理人員必須擁有精湛的業務能力與實際管理經驗。但就當前的形勢來看，我國各高職院校從事辦公室行政管理工作的人員情況大多都是來自機關干部、輔導員兼任或者教師兼任等，這些人員雖然擁有管理學生的經驗，但缺乏專業訓練與服務意識。因此，想要提高辦公室行政管理水平，就必須要求從事辦公室行政管理人員提高自身的修養。提高自我修養的方式有很多，通過加強理論學習，提高自身素質是最直接，也是最簡單的方法。一方面，加強管理人員對辦公室政策性文件內容的學習，熟悉辦公室上傳與下達文件、內外事務的處理以及各關系方面的細條等等工作內容，根據國家以及學校的相關方針與規定，把握精神實質，進一步提高自身的決策能力。另一方面，加強與教學相關的理論知識學習，系統地掌握管理知識。明確高職院校辦公室行政管理工作是為教師與學生服務的目標，不斷提高自我修養，以提高行政管理水平。
3進一步創新管理理念
所謂創新管理理念，不僅是要創新管理方式，更要針對管理理念與過程進行創新。創新管理理念就是將傳統的經驗式管理轉變為現代化科學管理，運用理論知識與寬闊的事業，以運營的方式來進行辦公室管理工作。知識管理其實就是說通過對新知識與新經驗的學習，并通過合理的手段表現出來，在實際管理工作中反映出來，培養和加強個人的知識與及辦公室行政管理工作的價值。還可以通過對知識的共享，運用智慧進一步提高組織管理的應變與創新能力。
4注重團隊合作觀念
辦公室行政管理不止需要管理人員高水平的管理技能與服務意識，更需要團隊的合作與配合才能更好地提高管理效率。辦公室人員分工明確，但許多工作都要與其他人員協調合作完成，因此，想要提高辦公室的辦事效率與服務，就必須整體合力，建立良好的崗位溝通，發揮出團隊合作的精神，不斷提升辦公室的凝聚力，促進提高辦公室辦事效率。管理者在實際的工作中，要注意取長補短，多與其他崗位的人員溝通交流，做好各方面關系的協調與銜接，集思公益，打造共同進步的環境氛圍。可以通過自發組織集體活動，增進工作與情感交流，不僅利于舒緩壓力，更為順利進行辦公室行政管理工作打下了良好的基礎。
作者:黃文婧 單位: 廣西經貿職業技術學院
（一）加強高校辦公室自身建設，合理配置辦公室內部機構
高校辦公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量來完成，這就需要保證辦公室的整體合力；而辦公室行政管理工作的繁雜性和細節性又要求每項工作必須細致地完成。因此，新形勢下的高校辦公室行政管理應首先加強辦公室建設，合力配置辦公室內部結構，做好科學管理。辦公室行政管理是高校管理關鍵環節之一，不僅具備服務、咨詢功能，還具備辦事、管理功能，其配置的合理性對高校行政管理工作的有效發揮有直接影響。[3]高校辦公室行政管理可以對彼此工作職責有明確了解，在此基礎上合理分配人員，使每個人都能夠各司其職。同時，高校辦公室行政管理還應建立起同事間良好的合作關系，每個人在完成各自職責的過程中能夠根據需要隨時做好與其他同事的協調銜接，提高高校辦公室行政管理工作質量和效率。另外，高校辦公室還應建立一套行之有效的管理制度，對各項工作的運轉程序進行規范，使行政管理工作在辦文、辦會、辦事不僅有章可循，而且有據可依。
（二）提高高校辦公室行政管理人員素質，精益求精
辦公室是高校行政工作的“門面”，其行政管理工作的好壞與辦公室行政管理人員息息相關。高校辦公室人員是領導與基層員工的中介，工作涉及的范圍廣，綜合性強，因此對行政管理人員的綜合素質要求較高。高校辦公室行政管理人員應善于調節個人情緒，始終保持良好的工作心態，主動尋找工作中的各項服務，對高校行政事務工作的新路子積極探索，對新知識、新問題的學習研究積極參與，主動去想如何更好地規范服務、搞好事務。只有對全方位服務觀念牢固樹立，為領導、高校各部門提供耐心細致地服務，才能樹立辦公室行政管理的良好形象。其次，辦公室行政管理工作人員具備奉獻精神，對工作認真負責，甘于吃苦，事無巨細都應一絲不茍，在不怠慢的同時做到毫無半點差錯，樂于奉獻，在工作中堅持原則性、規范性。[4]此外，高校辦公室行政管理人員在工作中應樹立精益求精的理念，面對日常工作的各種瑣碎工作都應優質、高效、有序地完成。
（三）對高校辦公室行政管理工作中的四個關系正確處理
高校辦公室行政管理工作千頭萬緒，關系復雜，要有效完成行政管理工作必須處理好四個基本關系。第一，高校辦公室行政管理應對服務中心與日常事物的關系正確處理，中心工作是高校辦公室工作的首要和中心工作，日常事物的安排必須圍繞中心工作進行，增強高校辦公室工作的預見性。第二，高校辦公室行政管理應對參與決策和抓好落實的關系正確處理，對管理中的各項新情況及時分析，在抓住主要矛盾的同時做好貫徹落實工作。[5]第三，高校辦公室行政管理應對政務服務與事務服務的關系正確處理，在行政管理工作中政務是優秀，事務是保證，高校辦公室工作必須更加側重政務，促進工作質量的不斷提高。最后，高校辦公室行政管理還應對行政工作與單位各級組織的關系進行正確處理，在高校管理工作中對行政領導的優秀地位加以維護，同時對高校各級組織的作用充分發揮。
新時期辦公新形勢向高校辦公室行政管理工作提出了新的課題和挑戰，高校辦公室行政管理工作應立足其基本特性，加強辦公室自身建設，提高辦公室行政管理人員素質，對辦公室行政管理工作中的四個關系正確處理，更好地推動高校辦公室行政管理工作的順利開展。
作者：陳琳單位：西南交通大學生命科學與工程學院
