發布時間：2022-04-04 10:17:09
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇文書檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1辦公自動化文書檔案管理的新特點
1.1為實現文檔一體化創造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統
在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。
2.3文書檔案標準化和規范化管理
傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質
要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。
3結束語
綜上所述，自動化的辦公環境為做好文書處理和檔案管理工作提供了保障和新方法，而檔案管理工作人員應該把握好這個機會，綜合分析辦公自動化環境下檔案管理工作的特點，研究、分析出文檔一體化管理的有效辦法，從而將文書檔案管理工作做得更好，為企業的發展作出應有的貢獻。
作者：馮靜美 單位：廣東鼎豐紙業有限公司
一、公正文書檔案鑒定工作概述
公元前六世紀的代書人制度是公證制度的起源，歷經宗教公證的完善，發展到現在的國家公證人的現代公證制度。由于其在社會經濟活動中無可取代的地位，而愈來愈受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果體現，具有無可置疑的證據力和執行力，在現代各國都將其作為國家檔案的重要組成部分。因此，對公正文書的鑒定工作是至關重要的。公證檔案是公證人員和當事人在具體時間、具體地點、具體行為記錄，也就是說當事人當時的一舉一動、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實合法性。文件檔案鑒定是評價主體以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的文件檔案這一客體價值的活動過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點，再加上參與評價的主體在學識水平、分析問題能力等方面的差異，就會出現對同一鑒定客體得出不同鑒定結果或意見的情況。面對此種情況，為了最大限度地實現鑒定工作的科學性及鑒定結果的準確性，必須確立明確的檔案鑒定標準依據，特設鑒定機構、統一鑒定程序、科學化管理方式，保證檔案鑒定工作的有序進行。
二、公正文書檔案的重要性
公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價值，在一定程度上相當于機密檔案，在人們的社會生活中起著重要作用。一方面，在市場經濟活動中，大部分文件檔案的履行都要持續一段時間，有些可長達幾十年，在這期間，人們受客觀外界的影響，以及形勢的變化，可能在主觀上會出現某些偏差，不履行或不能履行自己的義務。公證文書檔案就像一個非常有威信的監督者，默默地約束著當事人要對自己的言行負責。另一方面，在市場經濟活動中，調解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因為檔案客觀記錄了以往發生的事情，當時的狀態、當時人的真實意思表示，可以澄清有關事實，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調解和訴訟實踐中，司法機關和各級行政主管部門對公證檔案一般都給予采納。
三、現行公證文書檔案鑒定工作中存在的問題
1.鑒定理論問題
我國的檔案鑒定理論是結合我國檔案工作實踐，學習原蘇聯檔案學理論的基礎上，吸收民國時期檔案學有關檔案鑒定理論上形成的。建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實踐中證明了其價值，但同時也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成“檔案價值”概念的模糊，鑒定理論的框架構建不完善；對應用技術研究的不足，造成具體操作中的技術、標準、鑒定質量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價值中實際存在著的數量關系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質量無法得到保證。
2.待鑒定的文書檔案數量繁多
2.1進館問題
檔案界一直把館藏量為檔案館的重點，衡量檔案館的規模以及達標升級評定中，館藏量均為主要硬件之一，使豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標。在增加館藏的片面指標下，一些不具有進館價值的檔案也隨之入館，造成進館檔案質量不高。由于上述原因，檔案館需要鑒定的已不僅僅是有鑒定價值的到期檔案，還有相當一部分冠以長期、永久之名，卻無實際保存價值的檔案。
2.2認識問題
另一方面，檔案館沒有做到有計劃、周期性地開展鑒定工作，導致需要鑒定的檔案日益增多。由于鑒定工作費時費力且見成效，檔案館未將鑒定工作放到應有位置，致使鑒定負擔越來越重。
2.3鑒定程序問題
鑒定程序問題主要體現在兩個方面。第一，鑒定程序復雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發現卷中若有不符合保管期限的文件，就必須按照處理手進行處理。首先進行拆卷，將不需繼續留存的文件剔出，并在卷內文件目錄上注明。然后調整檔號，保管期限的調整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證管理和利用。最后調整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應調整、更改。這一系列復雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。
2.4鑒定標準問題
我國現行的文書檔案的鑒定標準依據的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實踐證明，文書檔案內容龐雜，涉及面廣，在鑒定時困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。其次，文書檔案的珍貴程度鑒定不準。對于同一份文書檔案材料，不同的檔案管理機構的鑒定期限有一定的差異，有的作為永久收藏，而有的可能作長期甚至短期保存，而一份真正的、有價值的文件材料應該從歷史的角度、從社會的角度綜合評定它的價值，這樣才有利于珍貴檔案的保存，才能體現檔案管理機構的作用和地位。
2.5歸檔文書檔案的問題
首先，文書檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄。這在不同時期和不同工作領域都不同程度地存在，檔案工作者不可能、也不允許改正檔案材料原始內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。其次，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，對于其他部門的文檔往往長時間沒有文件歸檔。個別文件材料還不完整，編號文件本身連接不上，缺附件、少底稿等現象普遍存在。這樣，在不同程度上造成了歸檔文件材料不完整。
2.6管理方式問題
裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響鑒定工作的順利開展，現在對檔案鑒定后，如發現失去保存價值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開，頁號重編、目錄索引重新搞，一系列的連鎖反應，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價值，但考慮到牽一發而動全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經常開展。
2.7期限問題
長期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級機關下發的文件除對本機關頒發和形成的外，其保管期限為長期或短期，并認為“這樣會減少重復檔案的數量”，但在實際操作過程中上，并沒有達到減少庫存的目的效果。目前檔案室、館中文書檔案中長期卷的比例十分大，有的同一份文件可能會在同一檔案館的多個卷中找到，同一館內重復性就這樣大，加之上一級的檔案館也要長期或永久保存這部分檔案，因此，這也是造成重復性歸檔的現象的重要原因。
3.提高公正文書檔案鑒定工作質量的策略
3.1完善鑒定理論
我國現行的鑒定理論側重于對鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的基本理論研究和應用技術研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實用性，可操作性不強，在實際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實踐操作性，逐步實現鑒定標準的多元化，更有效地指導實踐。借鑒西方相對成熟的鑒定理論體系時，要加以正確的吸收與借鑒，同時要結合我國檔案工作實際情況加以發展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導鑒定實踐前行。
3.2設立專門鑒定機構
為了確保鑒定工作順利進行，在檔案館內應健全必要的組織機構，專人負責鑒定工作，建立必要的監督機制，嚴格鑒定銷毀制度。對館藏到期檔案進行統計，對館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質量評價和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計劃，對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進行。為當事人保密是公證處的義務和職責，為確保這項職責的正確遵守，公證機構應設專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。
3.3細化文書檔案保管期限表
各級檔案室可以依據國家關于檔案保管期限的規定，并結合本機關的實際情況及檔案特色細化保管期限表條款，制定出條款清晰、內容豐富精練、層次分明、明確具體、可操作性強，即符合全面、系統、準確要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細說明或舉例，使條款規定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細化的文書檔案保管期限表，需經本機關領導人審查批準后，要以書面形式上報檔案行政管理機關或檔案價值鑒定工作組織機構，經過審查批準后才可實施。
3.4規范鑒定程序
3.4.1重視進館質量
加強在檔案進館之前的鑒定工作。在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定，檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到的鑒定，檔案館接收之前對案卷進行的檢查這三個環節上加強鑒定力度，確保案卷質量的關鍵，為保證檔案進館質量。
3.4.2完善鑒定程序
改變檔案鑒定工作的一次鑒定制，規范為二次復核制、三次確定制。第一，由文書處理部門在鑒定當中,按照國家檔案局頒發的機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規定劃分，剔除無保存價值的文件，劃分檔案的保管期限后將應歸檔文件移交檔案室。第二，由檔案室鑒定人員復核歸檔檔案保管期限劃分的準確性,對移交進室的檔案進行再鑒定,以提高鑒定的準確性。三是在檔案局確定進館單位的前提下,由檔案局專門鑒定人員指導、監督、協助機關檔案室人員對應移交進館的到期檔案、銷毀檔案等做最后的價值審查及保管期限確定。此外，對按手續辦理準備銷毀的文件要堅決銷毀，使其盡量減少差錯,以保證檔案館藏的質量。
3.5加強信息技術在文書檔案鑒定工作中的運用
3.5.1數據庫技術在文書檔案信息化管理中的應用
首先我們要建立檔案數據庫，將所有庫藏的檔案資源按照一定的著錄格式與標準進行計算機存儲。具體來說，文書檔案數據庫一般具備檔案數據的錄入、修改、查詢、刪除、統計顯示和輸出等功能。用戶界面要簡潔直觀，檔案材料的所有著錄項都能在屏上顯示，并且著錄項中的內容和排列順序與紙質檔案排列一致，符合錄入人員的習慣，便于校對鑒定。數據庫應當具有較強的自動糾錯功能，有效地避免數據錄入及人工校改中出現的差錯，確保檔案數據存儲的質量，力求準確、規范。
3.5.2檢索技術在文書檔案鑒定工作中的應用
在文書檔案鑒定過程中，充分利用檢索技術。傳統的檔案檢索采用人工檢索，有目錄、索引、專題匯編等工具，檢索速度緩慢，不能及時滿足鑒定工作的需求?，F代的檢索則已實現計算機檢索，有關鍵詞、條件、邏輯、模糊、組配和屬性檢索等方式可供選擇，用戶只需將查閱信息輸入，計算機就能迅速將符合要求的所有文件調出。用戶可根據需要直接通過屏幕閱讀文件內容，也可以采用打印輸出。如果需要檔案原件，則可以根據屏幕上顯示的文件編號從庫房卷盒中調出文件，這樣就大大提高了鑒定工作的效率。
1取得院領導重視
文書檔案管理工作離不開院領導的大力支持，文書檔案管理人員需向領導闡述自己的工作性質，證明這項工作的重要性，及時向領導匯報工作情況，取得領導重視。
2完善文書檔案管理基礎設施
文書檔案管理離不開打印機、復印機和掃描儀等基礎設施，醫院應加大對文書檔案管理工作的資金投入，完善管理設施，提高辦公自動化水平，進而提高員工工作效率。
3創新管理理念
信息化發展迅猛，具有便于信息檢索、更新、維護的優勢，醫院應建立自己的網絡信息管理系統，并將文書檔案信息管理納入其中。把以前紙質的文件都分類錄入到數據庫中，此后的每份文書檔案信息按照規范的分類方式分別存入不同的數據庫。醫院工作人員在借閱檔案資料時，可以先征詢信息管理員的同意，通過網絡快速查找。采用這種管理方式可以節約紙張，防止信息因紙張損毀而丟失，更具安全性。此外它還具有管理方便、查詢快捷的優勢。
4注重文書檔案信息的安全性
對于紙質檔案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，還要預防紙張損壞?？梢远ㄆ趯⑽臅鴻n案資料裝訂在一起放入保險柜中。如果采用信息化手段管理醫院文書檔案資料，必須重視醫院網絡信息系統的安全性，通過及時更改密碼，設多重密碼，及時更新系統、更新病毒庫等方式保障信息安全。對于十分重要的信息，醫院可以選擇不聯網保存，以防黑客入侵。
5加強文書檔案管理的監督工作
做好文書檔案的監督工作要從兩方面入手：文書檔案管理部門，醫院各科室。
1.監督文書檔案管理部門。建立科學的監管方案，設立獨立的監管人員，督促文書檔案管理工作者及時完成接收到的任務，不得隨意拖延或將任務轉交他人，不得隨意透露醫院文書檔案信息，檔案歸檔要嚴格按照歸檔標準，注意檔案信息錄入的準確性。
2.監督醫院各科室。文書檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報檔案信息，不允許各科室出現文件資料大量堆積情況，從源頭掐斷檔案信息遺失的苗頭，確保檔案信息完整無誤，保證文書檔案管理部門年終不會出現工作大量積壓。
6重視文書檔案管理隊伍建設
文書檔案管理工作雖不能為醫院創造直接的經濟利益，但它卻是醫院長遠發展的保障。因此，醫院要提高管理隊伍綜合素質，建設一批思想端正、技術過硬的文書檔案管理工作者。重視對文書檔案管理隊伍的建設，引進專業管理人才，對現有工作者展開培訓，提高管理人員對管理工作的重視程度，傳授專業管理技能。此外還要對文書檔案管理人員定期開展思想政治教育，提高他們的保密意識，確保醫院重要信息不會泄露。鼓勵員工開拓思維，尋求更好的管理手段，提高工作效率和工作質量。
7采用激勵機制
醫院可以在文書檔案管理部門采取激勵機制，對于工作效率高、工作質量高的工作人員給予物質獎勵，以此提高大家的工作熱情，讓管理人員更重視自己的工作。重視文書檔案管理，就是對醫院信息安全的重視，是對醫院長遠發展的重視。我們應積極學習先進技術，創新管理理念，改善管理方式，在發展中不斷彌補不足，適應醫院對文書檔案管理提出的新要求。
作者：王晶選 單位：清遠市中醫院
一、強烈的事業心和責任感
文書檔案工作又有高度的政治性，又是一項由許多具體環節組成的事務性的工作。文檔、檔案工作的性質決定了從事這項工作的人，要有強烈的事業心和崇高的責任感。首先，要理解文書、檔案工作的重要性，熱愛自己所從事的文書、檔案工作。其次，對文書、檔案工作在機關工作中的地位和作用要有正確的認識，這樣才能勤勤懇懇、默默無聞地做無名英雄。文書、檔案工作是一項服務性的工作，是為領導機關和領導同志服務，為基層服務的。這種服務體現在每一件公文的辦理中，具體說，黨政機關為了貫徹黨和國家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發送出機關，都離不開文書、檔案工作。上級機關下達的指示、命令，下級反映情況、匯報工作的公文，也都要經文書、檔案工作人員的手來具體辦理。可以說，黨和國家的各頂事業的成就，中間都包含著文書檔案工作人員的一份辛勤勞動。文書檔案工作人員應當感到光榮和自豪，并以高度的事業心和責任感做好文書、檔案工作。
二、遵守紀律，嚴守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經濟、軍事、科學文化等重要秘密，或重大的機密科研成果。如果我們不嚴加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經濟上遭到不可彌補的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的優秀機密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴格遵守保密紀律，而且應該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談論機密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀律，同時也要嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機關中經常在領導同志身邊工作的人員，同領導同志接觸機會比較多，了解的機密也比較多，因此，他們在為機關、為領導同志服務的同時，又有假借領導同志名義謀取私利的機會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應嚴格遵守紀律，清正廉潔，嚴守黨和國家的機密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應當嚴格遵守黨和國家制定的一系列有關保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動負責
文書檔案工作是一項服務性的工作，要嚴格按照領導機關和領導同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務性的工作。因此，文書檔案工作人員應當頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務性和事務性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負責的工作態度。文書檔案工作人員應當腿勤、手勤、腦勤。在一些規模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負責精神。
四、埋頭苦干、嚴謹精細
埋頭苦干和嚴謹精細，是文書、檔案工作人員應有的工作態度和工作精神，也是職業的行為準則。文書檔案工作是屬于事務性、服務性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業業、勤勤懇懇、積極奉獻的精神。文書、檔案工作又是十分細致的工作，有許多相當細小、零碎的環節，稍一馬虎，就會出現這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴謹精細的工作精神，才能做到周到、圓滿。
五、謙虛謹慎
平等待人謙虛謹慎，平等待人，是高尚的品德，也是從事文書、檔案工作的人員必須具備的工作作風。文書、檔案工作的重要性和服務性，要求我們待人接物、處理問題都必須謙虛謹慎，有禮貌，平等待人。對上級要用尊敬、求教、商量的態度，對下級尤其應注意要有禮貌、平易近人。文書、檔案工作人員要四忌:一忌命令口氣、居高臨下;二忌急躁情緒，心不在焉;三忌冷言冷語，語調生硬;四忌指手畫腳，以勢壓人?？傊?，文書檔案工作人員要加強自身的品德修養，這既是文書、檔案工作人員應遵守的職業道德，也是為自己樹立了良好的形象，有利于工作的開展。
作者：白玉單位：雞東縣安全生產監督和煤炭管理局
一、秦漢簡牘官文書檔案的收藏與管理
1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機構和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創期，從中央到地方政府各項管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機構，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負責官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也?！薄短接[》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關所得秦之圖籍。”蘭臺隸屬于御史府，由御史中丞負責管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫?！逗鬂h書?安帝紀》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’?！薄端鍟份d：“四方鴻生巨儒，負褒自遠而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書?！睎|觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房?！妒酚?太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書?！薄稘h書?高帝紀》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級政府和軍事機構也有系統的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房?？ぜ壭姓挝辉O有主簿、主記室史和書佐等官職專門負責相關簡牘官文書檔案工作?！逗鬂h書?百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級及縣級以下的行政單位也設有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等。縣丞有兼署文書檔案的職責；令史的主要職責就是掌管收發文書檔案相關事宜；主簿的主要職責是記事和管理文書；戶曹負責管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書?秦彭傳》“：每于農月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉縣?！彼⒌厍睾啞毒幠暧洝份d，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負責掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區也設有專門的簡牘官文書檔案的管理機構和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規的文書檔案保存機構，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或為收藏大量文書檔案的地方?！?976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發掘一個文書管理室，出土相關官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。
2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內容、性質、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。
二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種?尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾啞埃簬煳涓已灾?，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎?！⒁讹L俗通》云‘：二人對校為讎?！墩滞?言部》‘：讎，?？睍蛔?，比言兩本相對覆如仇讎?！?
2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災，嚴禁把火種帶進收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經過檢查確認沒有火源以后，才能關閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種?內史雜》中就規定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府?！鼻貪h時立法對于玩忽職守丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當除不當?不當。“”發偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發偽傳，弗智（知），即復封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關而得，今當獨咸陽坐以貲，且它縣當盡貲？咸陽及它縣發弗智（知）者當皆貲?！鼻貪h時期的統治者們已經認識到官文書的運作對于保障國家政令正常傳遞，保護國家重大機密的重要性，為此建立了嚴格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負責官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。
綜上所述，秦漢時期簡牘官文書是封建國家體制下各種政令信息傳遞的主要載體，秦漢行政體系能夠正常運行是依托于秦漢官文書傳遞展開的，為保障各級政令傳遞的暢通與行政管理工作的順利開展，秦漢時期確立并完善了相應的簡牘官文書檔案收藏和管理制度，并對日后幾千年的中國文書檔案工作制度產生了重要的影響。
作者：賀科偉單位：河南師范大學圖書館事業與文化研究中心
一、水行政執法檔案管理存在問題的原因
（一）對水行政執法檔案管理工作重視不夠有些領導同志把執法工作的重點放在抓行政執法的過程上和抓行政執法的效果上，他們并不了解水行政執法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執法后的執法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執法檔案管理工作投入的人力、物力、財力也就不足，從而造成水行政執法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執法人員素質有待提高根據河南省水政監察總隊對河南省24個支隊和154個大隊的調查結果顯示：水政監察大隊的人員（3832人）中，中專以上學歷為2017，占總人數的52.6%；大專以上學歷為1497人，占總人數的39.1%；本科以上學歷為318，占總人數的8.4%。從學歷結構看，本科以上學歷人數較少，大專以上學歷的人數比例也不足50%，學歷結構有待于進一步優化。有的大隊雖然引進了文書檔案管理專業的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓。
（三）經驗交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執法檔案管理工作水平，各個水政監察大隊之間就要不斷地進行經驗交流，只有通過經常性的經驗交流才能找出本單位在水行政執法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結出本單位在水行政執法檔案管理工作方面的經驗。通過經驗交流會促進各個水政監察大隊在水行政執法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執法檔案，才能提高領導同志對水行政執法檔案管理工作重要性的認識，從而加大對水行政執法檔案管理工作的投入力度。
二、加強現代水行政執法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強化責任，提高認識要加大對水行政執法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監察機構要把水行政執法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監察機構的水行政執法檔案資料管理責任，經常組織檢查組進行檢查通報。對水行政執法檔案資料管理不力、不善的要責令整改，并對整改方案進行監督和指導。
（二）嚴格執行水行政執法檔案資料管理規定要想使水行政執法檔案資料的管理更好地服務于水行政執法工作，就要嚴格執行檔案資料管理規定。根據《關于印發水行政執法文書檔案管理辦法》中對水行政執法文書檔案資料管理的有關規定，要對各種檔案資料立卷歸檔進行嚴格的要求，認真收集、積累、整理水行政執法檔案資料，然后分門別類進行歸檔，使所有的水行政執法資料都達到統一格式、統一標準。
（三）水行政執法檔案資料整理應按章有序進行水行政執法檔案資料整理與分類應按照水行政執法檔案形成規律和特點，將水行政執法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執法檔案資料的有機聯系，使其有系統、有條理地反映執法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標準要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項目分類。
（四）強化水行政監察人員的業務培訓水行政監察執法人員中有些人未經過專項培訓，監察執法隊伍中即懂專業又懂法律的人才比較缺乏，部分執法人員在執法過程中，法律知識掌握不夠，業務不熟悉，造成執法水平較低。一些案例告訴我們，因對執法證據收集程序、步驟的不熟悉，造成執法過程不規范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經常開展執法人員業務培訓，規范執法程序，提高水行政監察執法人員的業務素質和執法水平。
（五）應建立“案件首問負責制”和“案卷檔案調用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經辦人員，經辦人員同時負責案卷、證據的整理，并負責及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調用和管理必須明確專人負責，并有專門場所保管案卷，做好調卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結束語
規范水行政執法檔案資料管理工作，是現代水行政執法水平高低的一個重要表現。目前水行政執法檔案資料管理工作存在一些問題，已經對公平、公正執法工作產生了影響。加強水行政執法檔案資料管理工作，必將對現代水行政執法規范化、程序化起到推動作用。
作者：王金蘭單位：河南省周口市川匯區水務局水政監察大隊
1醫院文書檔案管理特點
作為醫院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫院的發展史,是醫院實現良性管理的依據。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫院內部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽?？尚诺奈臅芾砉ぷ?是醫院實現可持續發展的重要保障。
2醫院文書檔案管理對策
2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識
醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。
2.2優化文書檔案管理工作
在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫院文書檔案管理質量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫院文書檔案管理者的素質
醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。
3結語
總的來說,醫院必須要改變文書檔案管理思想,加強檔案制度規范性建設,優化管理模式,提高文書檔案管理者的職業素養,以特色化理念保持醫院文書管理工作活力,既使之為醫院的可持續發展服務,又要求醫院在文書檔案管理工作上需要不斷創新、不斷前進。
作者:李文閣 單位:浙江省人民醫院
一、醫院文書檔案信息化管理和利用的意義
實現醫院文書檔案信息化管理，醫院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉變，不僅可以實現醫院內部不同科系的資源共享和互補，依托互聯網信息技術條件，還能實現醫院與醫院之間、國內醫院與國外醫院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補，提高文書檔案資源的質量、準確度和寬泛度，提高資源的利用率。
二、實現醫院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題
（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執行力不夠。當前盡管我國各大醫院基本上都是實現了文書檔案的信息化管理，但在對醫院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統觀念的束縛，當前大部分管理者仍然存在著認為醫院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認識到實現醫院文書檔案管理信息化這項工作的重要意義，進而造成在實現文書檔案信息化管理和推進醫院文書檔案資源信息化共享和互補過程中動力不足，執行力不夠，白白浪費了許多寶貴的醫療文書資源。（二）缺乏專業的人才進行系統的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進慢，當前在實現我國醫院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎設施欠缺，二是缺乏專業、系統的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫院文書檔案信息化管理工作的落實和推進也就更加吃力和緩慢，想要真正實現和發揮醫院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質量有待提高。當前醫院文書檔案管理工作仍然處于較低水準，仍然是局限于傳統的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質量相對較一般，沒有實現文書檔案的精細化信息化管理，在文書檔案的精準分門別類、分科保存、時間軸橫縱向對接、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進步空間。這一方面是受制于基礎設施建設、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實不到位有關。
三、實現醫院文書檔案信息化管理和利用的對策建議
（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項管理工作的信息化程度的不斷提升，醫院文書檔案信息化管理工作的發展和推進也具有其歷史必然性。醫院工作者應當認識和理解醫院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴格執行落實醫院文書檔案信息化管理的各項工作的同時，也要學會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫學資源，提升資源利用率，發揮資源信息化的最大作用，更好地為醫療事業服務。（二）強化信息化管理基礎設施建設，培養文書檔案信息化管理專業化人才。當今時代，信息化技術迅猛發展，日新月異，醫院文書檔案信息化管理工作也應當與時俱進，不斷發展創新。當前我國在檔案信息化建設過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進步發展空間。彌補醫院文書檔案信息化建設短板，要從兩方面入手，一是要不斷強化信息化管理基礎設施建設，加大在信息化建設基礎設施設備方面的投入，完善信息化管理基礎設施配置。二是要努力培養文書檔案信息化管理專業化人才。當前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫學，又懂信息技術，還懂檔案管理的專業化人才有一定的難度，醫院及有關部門應加大培養文書檔案信息化管理專業化人才的力度，以不斷提高醫院文書檔案信息化管理的水平。（三）多項檔案管理措施齊頭并進，確保文書檔案信息化管理工作安全可靠。醫院文書電子檔案作為醫院重要的醫學信息資源，其真實性、準確性、安全性、有效性，和實際的醫療作業息息相關，因此，保障醫院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全可靠運轉就顯得尤為重要。醫院及文書檔案信息化工作管理者應當通過采取多項檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機專用、專人專房保管；嚴格設定好檔案管理防御系統，建立安全保障體系，及時做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全可靠。
作者:葉曉韻單位:廣東省東莞市第七人民醫院
摘要：文書工作與檔案管理課程以培養應用性和操作型秘書人才為目標，在教學中如何實現理論教學與實踐教學的有效統一，至關重要。本文從文書工作與檔案管理教學的特征出發，探討在轉變教學觀念，完善課程體系，改革教學方法，加強“雙師型”教師隊伍建設等方面進行改革和創新的情況。
關鍵詞：文書工作檔案管理教學特征教學改革
引言
文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性?，F代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。
一、轉變教育觀念，完善課程體系
傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。
二、積極探索研究，改革教學方法
文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。
2.3探索新型教學方法
2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。
2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。
2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。
2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。
三、加強“雙師型”教師隊伍建設
受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。
將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。
一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。
2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。
二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路
隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質
文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。
1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識?，F代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。
【內容提要】文書檔案本身的特殊性，決定了案卷具有無可替代的功能和作用?？茖W技術的發展特別是數字技術的應用又賦予了案卷新的使命。本文認為，不能因為立卷方法存在弊病而否定案卷本身的價值。同時，提出了改革立卷方法的基本思路。
【摘要題】理論探討
【關鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件
【正文】
一、案卷的價值
過去，在文書檔案管理中，案卷發揮了重要的作用。今天，在數字和網絡的世界里，案卷仍然具有自己的價值。
（一）是保持文件之間歷史聯系的重要手段。
文件之間具有內在的歷史聯系，它使文件能夠準確地再現歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關系及其要素與標識。但對機關行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯系是逐步產生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復原。因為相關文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。
1.保持電子文件之間的歷史聯系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數據庫技術，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構成一個邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的關系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯系穩定而持久。
2.進行同一記錄兩種版本的統一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質文件仍然具有法律的權威性，無可替代。同時，紙質檔案也有一個建立數字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質案卷的案卷目錄及其卷內文件目錄；當有電子文件時，就成為電子案卷中相應文件目錄的內容，并由計算機進行有關情況的著錄和統計。這樣，電子版與紙質版文件具有完全相同的歸屬關系，并作為同一個文件進行管理并發揮各自的優勢：前者通過計算機和網絡系統輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。
3.實現多媒體信息統一管理與載體分類管理的結合?？茖W技術的發展，使機關文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規律和物理性能，但同樣具有內在的歷史聯系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內容上的邏輯整理。案卷能夠實現兩者的有機結合。首先將具有歷史聯系的多媒體文件統一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標識，作為分類管理的依據。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數字的圖、文、聲、像再現歷史的真實。
（二）是開發利用檔案信息資源的重要基礎。
文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經過檔案人員長期不懈的努力，已經將其建設成為一個可被持續開發利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎。案卷作為全宗內檔案實體分類的結果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區分文件歸屬，反映分類體系的結構和自身的位置；因此是構筑分類體系和信息體系重要的結構要素，也是開發利用信息資源的重要基礎。
1.保護電子文件的利用價值。
眾所周知，一份檔案文件的價值只有在相關文件的整體中才能得到充分的體現，只有密切聯系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。正如美國檔案學者謝倫伯格所說，“個別文件的主題只有同有關的文件聯系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯系，……文件作為文獻證據的真正意義就會模糊不清，甚至完全喪失?！保ㄗⅲ褐x倫伯格著：《現代檔案——原則與技術》。）
在數字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關聯的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯系。一個電子文件可能因為具有許多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結果，但與其具有歷史聯系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實記錄，但難以再現歷史的真實。案卷正是從保持歷史聯系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。
2.提供利用檔案信息的重要途徑。
檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量??；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內容概括性與問題、事件專指性統一的優勢，是獲得所需信息、解決內容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。
同時，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進入案卷，了解相關的情況和事件的原委，實現案卷與卷內文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。
二、改革立卷方法的思考
案卷雖然重要，但傳統的立卷方法繁瑣復雜，改革勢在必行。
（一）改革的基本條件。
近20年來，機關工作水平有了很大的提高。一是機構、職能明確；二是實施規范化、制度化管理；三是人員素質和專業水平提高，使立卷工作的難度系數相對降低；四是計算機的普及和應用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時，《歸檔文件整理規則》開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經驗。
（二）改革的基本思路。
立卷是文件檔案管理的基礎，影響各環節工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應該發揮檔案工作理論研究、行業管理、機關檔案室和檔案館等方面的優勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系”（注：《機關檔案工作業務建設規范》。）的基礎上，研究文件在不同生命周期的特點和管理規律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯系；既適應多媒體發展的需要，又能發揮計算機優勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。
1.明確案卷概念。
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。
2.明確組卷規則。
案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷卻是“類內文件的系統比”，并且要兼頤文件的聯系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。
目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。因此，在分類方案中，應該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準；并且通過“職能”類列發揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。
3.簡化立卷方法。
電子文件歸檔并建立管理系統后，紙質檔案的利用價值將永久性地降低。因此，可以參照《歸檔文件整理規則》簡化立卷方法。例如，取消《卷內備考表》，個別需要說明的情況在《交接文據》或電子案卷的“備注”中說明；改硬卷皮為軟卷皮，并取消封底，既便于計算機打印，又便于裝入卷盒內保存。
4.應用汁算機輔助立卷。無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。
摘要：文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應用對提高文書檔案管理的水平，及時提供準確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。筆者將探討文書檔案管理信息的電子化的優缺點，同時對其劣勢提出解決辦法。
關鍵詞：文書檔案；電子化
文書檔案重要的內容是社會發展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時期領導的決策、部門建設、研究開發、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進入了電子網絡時代，許多的信息通過電子網絡管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書檔案管理信息的電子化的優點
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統計和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，解決了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的現象。電子檔案但它最大的有點是存儲在dvd、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節省資源，穩定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應現代社會快節奏的工作特點。比起傳統的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經濟效益是無法估量的。網絡化的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網絡為載體進行資料的傳輸，并且相關資料存放在相應的資料庫內，人們可以通過協議進行網上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
檔案管理實現了從外部的目錄管理到內部的內容管理，并且實現了信息系統的工聯，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業務聯系。
第四，提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力，不免會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
其次，網絡化的發展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現象尤為明顯，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這些問題丞待解決。
三、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，筆者提出以下舉措。第一，針對安全性問題，在文書檔案傳輸的網絡中設置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網絡內傳輸，帶防止文件流向外網。最簡單的方法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，針對人員素質低的現象，要加強工作人員的教育培訓。通過在工作中的培訓，讓管理人員及時掌握最新的電子化管理方法。同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等。
淺談文書檔案管理與秘書人員的修養
秘書人員既是一個單位領導層的助手與參謀，又是基層群眾的密切聯系者，也是文書檔案的管理者。檔案的歸類組卷是否科學合理是體現其業務水平的重要標志，文書檔案的價值關鍵在于檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決于文秘人員的自身修養。我個人認為，要做好文書檔案的管理工作，文秘應具備如下一些基本修養。
一、政治素質和職業道德
秘書的政治素質是關于秘書的政治方向、政治立場、政治觀點、政治鑒別力和政治敏銳性的總和。政治素質是秘書素質的優秀，是衡量秘書是否合格的首要標準。在我國社會主義制度下，秘書人員具備良好的政治素質尤為重要。無論是在黨政機關和國有大中型企業和事業單位工作的秘書，還是在民間企業和私營企業任職的秘書，都應當首先加強政治素質的修養。秘書的職業道德，則是在秘書職業活動中所必須遵循的，它是社會道德在秘書職業活動中的具體表現，是秘書職業活動長期實踐的產物。秘書工作的特殊性質和任務，要求秘書人員必須注重職業道德，注重忠信、求是的工作精神，否則，是難以勝任此職的。秘書人員在從事職業活動的過程中，應時刻遵守職業道德規范，努力成為一個具有高尚道德品質的合格秘書。
二、創新意識
合格的秘書人才，應當有創新意識，敢于突破舊的傳統意識，在工作中具有變通性和獨創性。創新必須破舊，我國歷史上遺留下來的封建陳腐意識根深蒂固。封建意識的要害在于，用封建權力、倫理與觀念壓制人生的主觀能動性和創造性。反映在秘書工作上，就是把秘書看成領導的附庸而不是參謀助手，秘書人員的積極性、創造性無從發揮，秘書成了反映長官意識的機器人。習慣于按規矩辦事，按部就班，循規蹈矩，不敢越雷池半步。這種現象的產生，正是極左思潮和封建意識長期侵蝕的結果。在新形勢下,要發揮秘書人員的創造性,就要發揮他們的主觀能動性,大膽地讓他們出點子、想辦法，分擔領導的一些具體工作，做領導名副其實的參謀和助手。創新觀念，要求在任何時候，工作上都力圖有所成就，但又不光是自我成就。這種創新，不是狹義的自我表現，而是秘書職責的要求。
三、文字水平與能力
秘書應具有廣博、精專的知識涵養，其中秘書的語文水平與能力，是秘書知識素質的重要組成部分。做文秘工作必定要與文字打交道，比如會議記錄、抄寫；文件和報告的起草等。會議記錄是一個單位的重要歷史文獻資料，如果文秘工作人員由于語文水平的欠缺，在記錄的過程中就會產生錯記、漏記。即便是記錄下來了內容，如果字跡潦草，錯別字又多，都會給將來的查閱帶來困難。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分，文稿的起草過程，常常是由領導和文字秘書合作進行的。有時是領導口授主要內容，秘書記下后負責文字的加工整理；有時則是領導口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字；還有一種，領導只是出題目，從而擬訂提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨負責。特別需要提出的是，在起草文稿的時候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。在文稿的寫作過程中，對字、詞、句的運用和把握直接反映文秘人員的語文水平和能力。
四、領導的參謀助手
由于秘書人員是近身從屬領導者為之提供事務處理、政務參謀等綜合輔助的人員。在決策形成過程中，向領導提供經過綜合處理后的充分有用信息，以及多種選擇方案和建議。在決策施行中，輔助領導者跟蹤督查、反饋決策的落實情況，必要時還得為領導者進行跟蹤決策的參謀輔助。首先，秘書必須要注意使自己的言行符合角色規范，做到既尊重領導、堅決執行領導指示，又不迷信盲從，始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。其次，要深刻領會領導意圖，要善于通過間接或者直接方式，把領導的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領導意圖正確發揮，又不自作聰明。再次，注重進言技巧。要根據領導的心理、行為特征，選擇適當場合和時機，從要害問題切入，用適當的語言，表達自己的見解。
五、提高秘書人員的修養，促進文檔管理
隨著時代的節奏變快，科學的日益發展，一才通用更是體現了時代感，許多部門和單位的秘書同時又是兼做文書檔案員。秘書兼做文書檔案員，主要負責做好本部門文書材料的收集、分類、組卷。收集即是要采取有效措施和手段，將歸檔范圍內的文件收集齊全；分類即將同一大類的文件材料可以合并組卷；組卷即對材料區分類別后劃分期限，按照檔案館的要求組成案卷。一個完善的檔案管理，能夠起到積極的參謀作用，宣傳教育的基地作用，同時，也能為科學研究提供必要的基礎條件。隨著黨和國家把中心工作集中在以經濟建設、改革開放和市場經濟的發展完善中，各類部門在機關建設中對秘書的要越來越高，對文書檔案的管理及其作用的發展也越來越重視，文書檔案的管理也有了較大的發展。為了保證文書檔案在中心工作中的作用，文書檔案工作者工作的過程好壞，將作為歷史的憑證日益顯現。就這而言，文書檔案員在平時的工作中要謙虛謹慎、熱情服務，要充分認識自己所從事的檔案工作對日后工作的偉大意義。因此，在做一個好秘書的同時努力做一位優秀的文書檔案管理者，以此促進檔案的管理工作。
總之，秘書檔案管理必須努力提高文書檔案管理方面的綜合修養，對提高工作效率和和推進文書工作和檔案事業的順利發展，有著重大的理論意義和實踐意義。
摘要林業建設是生態科學和可持續發展的統一體,加強文書檔案管理工作有利于這一統一體的發展。分析文書檔案管理對林業生態建設的意義,介紹林業檔案管理工作的種類,提出加強其文書檔案管理的基本途徑,以為林業生態建設的發展提供參考。
關鍵詞林業;生態建設;文書檔案管理;意義;種類;途徑
1文書檔案管理對林業生態建設的意義
加強文書檔案管理,有利于國家法規和方針政策在林業部門和基層林場的貫徹執行,增強國家法規和政策的權威性;有利于上級黨政機關對林場工作的直接領導和具體指導,提高工作質量和效率,避免基層林場盲目蠻干;有利于林業機關單位及林場同其他機關和企、事業單位的溝通與聯系,不至于在林業工作及其他工作中顧此失彼;有利于林區干部職工學習黨和國家方針政策,與時俱進,促進林區安全和諧;有利于真實記錄林業生態建設和發展情況,為各項林業工作和活動保存依據和憑證。
2林業文書檔案管理工作的種類
2.1國有林場森林資源檔案管理工作
國有林場承擔著國家天然林保護、三北防護林建設和生態公益林建設等重大項目的建設任務,文書檔案管理工作成效直接影響和制約著林場的建設和發展。森林資源檔案是森林資源管理的一項重要基礎工作,它記錄了整個森林資源消長變化的全過程,把準確數據反映到簿、表、卡、冊、圖上[1]。為進一步加強森林資源檔案管理工作,有效地發揮森林資源檔案在林地權屬中的重要作用,要不斷提高森林經營水平,保證森林資源檔案管理的科學性。
2.2林權改革檔案管理工作
集體林權制度改革正在各地全面推進,為確保改革成果,提高改革質量,國家林業局、國家檔案局近日出臺《關于加強集體林權制度改革檔案工作的意見》,就林改檔案管理工作作出進一步部署。意見指出,檔案管理是林改過程中一項極其重要的基礎工作,完整、準確、系統的林權改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證,是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益及穩定完善農村林地承包關系的重要保證[2]。意見要求各級林業部門認真抓好本機關、本單位的林改檔案管理,建立檔案工作領導負責制和檔案管理人員責任制,并指導所屬單位做好林改檔案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作,縣級林業主管部門要特別做好林權登記發證檔案管理工作;各級檔案行政管理部門要加強對本行政區域內林改檔案工作的監督和指導。意見提出,林改檔案管理要與改革工作同步進行、協調開展,促進改革工作和檔案工作的同步進展,確保林改全過程檔案資料的完整、準確與系統。各級林業和檔案部門要加強對林改檔案工作的檢查指導,把檔案管理工作納入林改成果檢查驗收項目中,確保檔案工作健康有序地進行。意見還就林改檔案的歸檔范圍、保管期限、分類方法、收集整理、保管移交、利用服務等內容提出了具體要求。
2.3退耕還林檔案管理工作
退耕還林工程是一項政策性強、涉及面廣、群眾參與度高、費用巨大的生態工程,檔案管理工作非常重要。要牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理意識,把規范建檔工作與工程建設同步進行,切實為工程順利實施提供可靠依據。完善檔案管理的各項規章制度,每個鄉確定專職檔案管理員1名,負責退耕還林資料的收集、按照工程實施流程,編制退耕還林檔案全宗示意圖,并按工程建設環節將規劃設計、種苗供應、施工作業、檢查驗收、政策兌現、工程管理流程劃分為永久、長期、短期3個不同期限,為退耕還林檔案整理提供具體的依據?？h級與鄉鎮分別建立專門的退耕還林檔案室,配備微機,實行紙質檔案和電子檔案雙向管理,做到文字、電子和實際工程操作相對應,規范圖、表、卡、證、合同5類資料管理,既保持原始資料的完整,又為檔案查閱提供便利,基本實現檔案管理的現代化。
2.4林業生物災害檔案管理工作
林業生物災害管理是一個有效地組織協調可利用一切資源、應對生物災害事件的過程。其根本目的就是通過對生物災害進行系統的監測和分析,進一步改善災害應急管理周期中減災、準備、響應和重建等方面的措施,以盡最大可能通過有效的組織協調來保障生態安全,并將經濟財產損失降到最低程度。就林業生物災害管理而言,具體內容包括監測預警、檢疫御災、應急救災,災害發生前的各種計劃、物資資金準備等備災措施,災害發生后的救災工作和災后恢復工作,以及避免和減少災害發生的促進森林健康的措施。
檔案管理要做到規范,按時歸檔,應從以下4個方面認真開展工作:一要提高對檔案工作的認識。檔案是歷史的真實反映,檔案管理工作是一項十分神圣的事業,任何社會形態、任何單位、個人都離不開檔案,一定要增強檔案工作的責任感和使命感,努力把檔案工作搞好。二要加強對檔案工作的管理。檔案工作就是服務,“規范、完整、優質、便捷”是檔案工作的指導思想[3],要按照這一指導思想,加強檔案管理工作,重視檔案的上等升級,提高檔案管理水平。三要加強學習,不斷提高檔案管理人員素質。按照縣政府、縣檔案局的要求,對檔案工作人員采取不同方式,加強業務培訓,使檔案工作人員業務水平有一個較大的提高。四要加強對檔案工作的組織領導。各單位要明確分管領導抓檔案工作,幫助解決檔案管理工作中存在的問題,要穩定檔案工作隊伍,為檔案工作創造良好的條件,逐步實現檔案工作的規范化、現代化管理。
2.5林業檔案管理工作中的保密工作
林業檔案保密工作包括林業檔案管理過程和林業檔案利用過程中的保密工作,林業開放檔案也必須做好必要的保密工作。在日常的檔案借閱過程中要做到[4]:在經過主管領導的同意后,對所借閱的檔案進行認真細致的登記造冊,注明借閱的時間、檔案的具體信息、借閱人以及歸還時間;未經主管領導同意不能擅自調閱相關檔案,尤其是財務檔案的管理,必須經過主管領導、財務人員及檔案管理員的共同在場才能調閱,其他工作人員不得擅自進入檔案室,不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案,不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案,不得涂改、偽造檔案,不得擅自出賣或者轉讓檔案,不得倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人,不得攜運或者復制檔案出境。如果違反以上規定之一的,若情節構成犯罪的則依法追究刑事責任[4]。
3加強文書檔案管理的基本途徑
文書是正在發揮作用的信息載體,檔案是歷史文獻資料。為了進一步加強和規范檔案管理制度和操作行為,提高檔案管理水平和人員素質,以適應現代化檔案管理的時代要求,使各單位的檔案真正發揮應有的作用,推動林業系統檔案管理的規范化,應從以下途徑加以解決:
3.1提高文書檔案管理人員的政治素質和業務素質
由于文書工作直接與文件打交道,在有效范圍內必須遵守和執行,因此,黨政領導要加強對林場文書人員的管理和教育,建立健全保密制度,促使文檔管理人員從政治的高度來認識文書檔案管理的嚴肅性和時效性[4],熱愛檔案管理事業,樹立科學發展觀,對事業負責。通過自學、參加培訓、實地參觀等形式,學習《文書學》《檔案管理學》《檔案法》《機關檔案工作業務建設規范》等,對基礎理論知識和檔案管理規則有比較系統地掌握,堅持崗位實踐,熟悉業務技能,適應新時期文書檔案管理工作需要。
3.2運用比較先進的手段及時處理文件,分類歸檔
計算機技術已經廣泛應用于檔案管理,其高效快捷、靈活檢索的特點為立卷改革提供了新的可能和方向,檔案管理的計算機化、自動化、文書檔案工作一體化[5],對歸檔文件整理工作提出了新的要求,文檔管理人員必須依照國家檔案局頒發的《歸檔文件整理規則》,結合林業部門的工作特點,熟悉并廣泛應用計算機技術,一事一卷,分類歸檔以備查考,以適應檔案管理現代化的需要。
3.3要提高文檔資料在林業生態建設中的利用率
對于檔案資料,在管嚴管好的原則下,管理人員要樹立全心全意為人民服務的思想,正確處理好檔案保密與利用的關系,不怕細瑣麻煩,要嘴勤、眼勤、手勤,既使利用者及時查考,又能妥善保管檔案,使成為歷史的檔案成為活的資料,準確完整地直接為林業經濟建設和社會各項事業服務。這樣既可以充分發揮文書信息在林業生態工程建設中的時效作用,又可以發揮林業文書檔案資料在社會主義現代化建設中的歷史憑證作用,為國家積累寶貴的文化財富。
【摘 要】本文首先探討了文書檔案價值鑒定的重要性,然后就如何開展好文書檔案價值的鑒定工作提出了相應的意見和建議,包括如何掌握好檔案價值鑒定標準、影響檔案價值鑒定工作的相關因素,最后就文書檔案價值鑒定的途徑提出了具體可行的方法和步驟。
【關鍵詞】文書檔案 價值 鑒定標準
一、文書檔案價值鑒定的重要性
1.開展文書檔案鑒定工作有利于對重點檔案的保管
就時間而言,現行機關、企事業的檔案絕大多數始于上個世紀的六、七十年代,距今已有四、五十年的時間。根據《檔案法》的有關規定,現存的很多檔案或超過保管期限或已失去保存利用價值的檔案,這更顯出檔案鑒定工作的緊迫性和重要性,因此正確判定檔案價值,剔除已失去保存價值的檔案,是有助于提高檔案自身價值的重要工作。
2.開展文書檔案鑒定工作,有利于對人、財、物的合理使用
近年來,由于檔案數量劇增,導致庫房緊張,設備短缺,經費不足等問題。通過對檔案的鑒別,有利于檔案庫房、設備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業務水平,實現優質服務。
二、如何開展好檔案價值鑒定工作
1.要掌握好檔案價值鑒定標準
鑒定標準是鑒定工作得以順利進行的關鍵,是鑒定檔案質量的重要保證,檔案的價值是客觀存在的,而價值鑒定對檔案價值的認識和評價帶有很強的主觀性。為使主觀認識活動最大限度地符合實際,保證鑒定工作質量,必須建立明確的檔案價值鑒定標準。文書檔案價值鑒定的標準主要有檔案來源標準、檔案內容標準、檔案的形式特征標準、相對價值標準和效益標準等。
(1)檔案的來源標準。檔案的來源通常指檔案的形成者。一般情況下,形成者在社會活動中的地位越高,其形成的檔案價值越大:首先,本單位的檔案通常需要重點保存,外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能、以及與本單位的關系具體判斷其價值。其次,在本單位制成的文件中,不同的撰稿者和制發機構也會對檔案價值產生不同影響,主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值相對要高。
(2)檔案的內容標準。社會對檔案的需求集中反映在對檔案內容的需求上,因此,內容標準是檔案堅定的最重要的依據。鑒定時主要應依據檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。一方面檔案所記錄實事的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高,檔案的價值越大。例如;反映本單位主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映非主要職能活動、日常工作和一般情況的重要,反映典型問題的比一般問題的重要;另一方面檔案內容越新穎獨特,或者越富于本單位特色,檔案的價值越大。保存這類檔案,有助于檔案室形成自己的特色,提高室藏質量。此外,檔案內容的時效性也會影響檔案價值的大小。因此,鑒定檔案時要具體分析每份文件的實效性對價值的影響。
(3)檔案的形式特征標準。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對檔案的價值產生一定影響。
(4)相對價值標準。相對價值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值。在一定情況下,某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據檔案群體的完整程度。因此,根據這一規律,檔案鑒定不能只著眼于檔案個體本身,還應綜合考慮全宗的完整程度。
(5)效益標準。近年來檔案界提出的一個新的具有實用性的鑒定標準。效益標準認為鑒定檔案的價值必須考慮保管檔案的投入與利用檔案產品之間的比率。效益標準的提出和接受,是檔案鑒定標準日趨實用化的重要表現 。
2.影響文書檔案價值鑒定工作的因素
檔案價值鑒定是一項對檔案工作者要求非常高的業務工作,它要求檔案工作者不僅具有優秀的政治素質和道德修養,而且具有廣博的知識面和豐富的檔案價值鑒定經驗,檔案價值鑒定人員的心理在一定程度上直接制約著檔案價值鑒定的活動過程。因此建立檔案價值鑒定標準體系必須立足于現狀,根據存在的不同問題制定相應的鑒定標準,從而建立檔案價值鑒定過程中更加規范的標準。
3.文書檔案價值鑒定的途徑
檔案價值鑒定的難度較大,應結合本單位的實際開展檔案價值鑒定工作,不斷完善補充檔案價值鑒定工作中的標準,做到工作有章可循,確保檔案鑒定工作的健康發展。
(1)文書檔案鑒定工作的方法
鑒定文書檔案價值的基本方法就是直接、具體地審查檔案,通常這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料,從文件的內容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析,確定其價值,而不是僅僅根據案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等簡單判定檔案的價值。一般情況下,文件題目和案卷目錄應該正確反映文件和案卷的內容及成分,但有時候也會出現題目中文種使用不當或組卷不合理的情況,導致題目和目錄不能正確提示文件或案卷的內容和成分。若簡單地根據他們去判定檔案的價值,就可能發生錯誤。為了保證鑒定工作的質量,必須直接審查檔案材料的內容。
(2)文書檔案鑒定工作的步驟
第一步,在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒有保存價值的文件,由機關文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀。國家檔案局對歸檔文件的范圍作出了明確規定,各單位應根據規定,結合本單位的實際情況確定具體的歸檔范圍。文書工作人員和檔案工作人員在歸檔工作中應增強檔案價值意識,用檔案價值鑒定的原則和方法指導歸檔文件的選擇。
第二步,對歸檔文件確定其保管期限,即確定檔案的“生存期”。通常的做法是各單位在每年的歸檔類目中預定每個案卷或每份文件的保管期限,正式整理時再根據文件的內容和保存價值確定每卷或每件最終的期限。這一階段的鑒定工作主要由機關文書立卷人員具體實施。
第三步,到一定年限后對檔案的價值進行復審。復審主要采取兩種形式:一是移交復審,即需要向檔案館移交檔案的機關在移交檔案時,由本機關檔案人員和檔案館的接收人員共同對移交檔案的期限加以審查。二是到期復查,即對于定期保管的檔案在保管期滿后,重新審查這些檔案是否需要繼續保存。對于保管期滿但仍具有保存價值的檔案,要重新劃定保管期限,對于確實失去保存價值的檔案,要剔除并按規定程序進行銷毀。
[摘要] 文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。本文探討了文書檔案管理辦公自動化應用的優點和存在的問題及應對方法。?
[關健詞]文書檔案 辦公自動化應用 存在問題 應對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電于文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如vcd、dvd光碟，小容量的閃存u盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統內、外網隔離
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的ip地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械膇p地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
