發布時間：2022-03-14 10:17:57
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案管理論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、高校檔案管理在學生就業與企業人才選拔中的重要性
（一）高校檔案真切的還原了學生在校時期的成長歷程及行為表現。
高校檔案管理的確立不僅包括了入學之初的學籍信息、在學校學習期間的德育素質的積累及其文化科學水平的提升，同時也記載了在學生成長的關鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進行完整的數據及文件記錄，企業用人單位可以很好的了解學生在學校期間的行為表現，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權威性，具有較強的參考價值。
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權威性與不可質疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學生在學校表現的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業招聘與學生的擇業提供了雙向的機會。
我國教育模式與就業機制的轉變使得原有的就業體系逐漸被新時期供求關系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業在人才招聘時得到學生的唯一也是第一手資料就是高校畢業檔案，如果檔案記載中學生表現良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學生就業成功與否的關鍵。
二、我國高校檔案管理在企業人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學生檔案保存與調動缺乏相對明確的管理規章制度。
一方面，為了提高高校就業率，一些學校針對學生在校表現進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學生就業有關的證書等放入檔案內，導致檔案在高校保存期間已經缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業生檔案的存檔內容大都涉及其入學的材料、在學期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學生在校期間的種種表現。我國現階段的檔案管理工作僅僅對學生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導致高校檔案在學生就業中產生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉接管理中存在嚴重的混亂現象。
高校學生畢業后面臨著繁重的檔案轉接問題。第一，畢業生在找到工作后就需要將檔案轉到企業內部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉接時沒有準確的企業地址或者檔案已經轉到企業但找不到相關部門接收。第二，畢業生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導致檔案的丟失。第三，一些外地學生在校期間已將戶口轉至學校所在地，然而畢業后卻將檔案轉回原籍，戶口與檔案所在地出現了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉接增添了不必要的混亂因素。
三、企業人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創建完善的高校檔案管理體系。
一方面，針對學生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學生在校成長經歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學校修改后的“偽檔案”，相關政府部門要做到實時的監督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學準確性。
（二）加大對社會檔案轉接部門的資金及政府支持。
高校學生畢業期間是檔案轉接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯合制度的關鍵時期。因此，政府要在此時給予相關檔案轉接部門適當的資金及政策支持，以確保檔案轉接的準時與順暢。此外，相關檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉接出去的檔案進行有效的核對。一旦發生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業生的利益，同時也確保了企業人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎上進行檔案關系的定向信息反饋。
第一，企業對招聘人員進行職位表現的直接反饋，學校或者相關部門應將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學生的培養方案進行適當的調整，真正實現高校與企業人才的無縫對接。第三，各大高校學生也可以根據學校已得到的反饋信息，總結其自身的缺點，重新確立就業目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業人才的選拔做出的成功戰略變革。
四、結語
綜上所述，我國高校檔案管理在企業人才隊伍的組建中有著良好的參考借鑒作用，但其管理制度的不健全也在很大程度上阻礙了現階段用人單位對人才的明確選拔。基于此，我們既要創建完善的高校檔案管理體系、加大對社會檔案轉接部門的資金及政府支持，又要在原有檔案管理的基礎上進行檔案關系的定向信息反饋，從而在促進學生就業的同時也能更好的滿足企業人才隊伍組建對高校檔案管理的基本訴求。
作者：于昕鑫 單位：荊楚理工學院檔案館
一、信息時代檔案管理工作概述
（一）信息時代檔案管理的定義。
常見的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對象從傳統的實體檔案，轉變為電子檔案，并應用現代先進的管理軟件進行管理，形成明晰的檔案分類。同時，快速的查閱方式也讓檔案信息發揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費。
（二）信息時代檔案管理的特點。
信息化檔案管理是檔案管理工作的現代化發展，其迎合了單位內部工作的實際需要，與傳統檔案管理相比較，其具有著以下幾個方面的特點：首先，各單位實現檔案管理信息化所依照的規章制度，法律法規趨于統一，制定這些規章制度、法律法規的是具有專項權力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標志，通過信息化的管理，檔案的形式由實體檔案轉化為了電子檔案并可以通過互聯網絡達到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時效性和便利性，為整個單位的信息化發展奠定了良好的基礎。最后，檔案管理信息化應用了大量的現代科技，在信息技術的支持下促進了檔案管理的自動化，顛覆了檔案管理工作的傳統模式。
二、信息時代檔案管理工作存在的問題
（一）管理理念陳舊，缺乏服務意識。
目前我國檔案管理信息化雖然取得了一定的成績，并已經開始在全國范圍內進行普及，但是在實際應用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點與弊端，嚴重影響著我國檔案管理信息化的進程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現代信息科技對檔案作用充分的發揮。同時，缺乏服務意識也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因為服務方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個新的階段。
我國在檔案管理信息化方面還有待進步，在進行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費大量的時間在檔案的編輯方面，并且隨著實體檔案數量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發掘與應用。
（三）缺乏統一規劃，信息管理遲緩。
檔案管理工作普遍存在于政府企業之中，由于不同單位在工作內容、經濟條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會呈現出一些個性化的發展，因此影響了檔案管理工作的統一規劃，不利于檔案管理工作的規范化。同時，系統設計上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現遲緩，不利于實現檔案信息的共享。
三、信息時代檔案管理工作的創新
（一）改變管理思想，豐富服務內容。
檔案管理的信息化發展，需要在思想層面進行徹底的改變，認識到傳統檔案管理的不足，并積極的對檔案管理工作進行創新，注重對檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內部的閑置資源。同時，從事檔案管理的工作人員也應樹立新的工作意識，積極的豐富服務內容，提升檔案管理工作的質量。
（二）依靠網絡平臺，強化信息管理。
檔案管理信息化最突出的特點是對現代網絡技術和計算機技術的應用，因此信息時代對檔案管理工作進行創新的過程中，有關工作人員應充分的依靠網絡平臺，建立起電子檔案管理系統。并改變傳統檔案的編輯方式，通過計算機對檔案信息進行錄入，提高檔案編輯的效率。同時，在互聯網絡的支持下，電子檔案信息還可以實現在單位內部的共享，單位內部工作人員僅需登錄部門網頁進行身份驗證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動化檔案管理已經成為檔案管理工作發展的新方向，通過系統自動處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質量和效率，節省了人力方面的投入。
（三）搞好信息錄入，做好數據管理。
信息的錄入以及數據的管理等都與信息數據庫的建設密不可分，因此要想做好上述工作就需要進行檔案管理工作的過程中加強信息數據庫的建設，制定出詳細的建設方案，按部就班的對信息數據庫進行完善。為了使得信息數據庫的作用更好的得到發揮，管理人員還應加大科技方面的投入，并適當的豐富信息數據庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補檔案管理中的不足。例如，數據庫與目錄庫相結合等。
四、結束語
綜上所述，傳統檔案管理工作以人力為主，并主要針對實體的檔案進行管理，在很多方面都存在著明顯的缺點與不足，不利于檔案的歸類與查詢。在信息時代不斷發展的影響下，傳統檔案管理越來越難以滿足單位內部工作的需要，因此急需檔案管理工作人員對檔案管理工作進行創新，結合信息時代的發展趨勢，實現檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和質量。
作者：張彥 單位：福建省食品藥品質量檢驗研究院
1辦公自動化文書檔案管理的新特點
1.1為實現文檔一體化創造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統
在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。
2.3文書檔案標準化和規范化管理
傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質
要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。
3結束語
綜上所述，自動化的辦公環境為做好文書處理和檔案管理工作提供了保障和新方法，而檔案管理工作人員應該把握好這個機會，綜合分析辦公自動化環境下檔案管理工作的特點，研究、分析出文檔一體化管理的有效辦法，從而將文書檔案管理工作做得更好，為企業的發展作出應有的貢獻。
作者：馮靜美 單位：廣東鼎豐紙業有限公司
1目前技術檔案管理中存在的問題
1.1對于技術檔案管理重視程度不夠
企業作為生產型企業，追求經濟效益和社會價值最大化，重視經營管理和生產管理是正常情況，但技術管理作為企業管理的重要一環，對于企業經營和生產活動有著積極的正面作用，同樣不應該被忽視。技術檔案管理作為技術管理的一個重要組成部分，工作內容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報不明顯，這些特點給生產管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產任務重、人力資源有限的企業，同時由于技術檔案管理可能出現的前人栽樹、后人乘涼的工作效應，造成企業管理者對該項工作有意無意的回避。
1.2技術檔案管理不規范
技術檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產管理和專業技術經驗，而具備這樣經驗的人員往往又是企業生產骨干，不可能投入過多精力在技術檔案管理工作中，這就造成了技術檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經驗不足技術檔案管理不夠規范，技術檔案內容缺失或者關鍵參數不準確。另外，即使是生產技術管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應的技術支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術檔案規范性的重要誘因。
1.3技術檔案管理缺乏連續性
技術檔案管理貫穿企業的設計、建設、安裝、調試、生產到后期檢修、技術改造各個階段，很難保證原有技術檔案管理人員工作崗位和工作職責不發生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔技術檔案管理的主要責任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規范與全面，也會因為前任與繼任管理人員理念、能力和對該項工作投入度不同等各種原因造成該項工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費。同時，由于企業生產活動中各個階段的工作任務的不同，對于技術檔案管理來說，如果缺乏有效的指導或者規劃也會造成技術檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現。
2對于技術檔案管理中存在問題的應對措施
針對技術檔案管理中主要存在的問題，應該進行有針對性的整改，強化管理意識和制度建設，形成符合企業自身特色的技術檔案管理體系。
2.1加強技術檔案管理意識
首先需要肯定技術檔案在企業經營和生產活動中具有不可或缺的作用，技術檔案具有原始性和憑證性的特點，一旦技術檔案管理不到位造成資料缺失或者技術檔案管理工作中斷將對企業造成不可預測的損失。其次，將技術檔案管理作為生產技術管理工作的一項重要內容，定期進行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強化技術檔案管理重要性宣貫，使得生產人員自覺加入到技術檔案管理體系中來，高質量完成技術檔案建設、管理工作。
2.2規范技術檔案管理體系
技術檔案管理體系的規范，首先需要明確技術檔案管理人員的職責和工作流程，保證技術檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規范和生產管理人員的需求，形成符合企業特色的技術檔案管理體系，明確技術檔案內容、格式、檢索關鍵條目等內容，保證技術檔案更新的時效性、形式的規范性，規避因人員變動或者企業經營氛圍改變造成技術檔案內容的疏漏以及質量下降。
2.3實現技術檔案跟蹤管理
考慮到技術檔案管理貫穿企業全過程，建立并形成技術檔案跟蹤管理制度就顯得至關重要了，建立以節點性工作為考核點，技術檔案管理目標和任務完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術檔案管理銜接不到位、企業經營情況發生變化影響技術檔案管理工作開展等不利情況發生的可能。同時，對技術檔案管理人員工作開展情況進行有效監督和指導，也是推動技術檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。
3全方位打造立體式技術檔案管理系統
要實現技術檔案的全過程高效管理，就要求生產管理人員必須在項目前期對于技術檔案管理工作開展有明確的思路和計劃，并在技術檔案建立初期甚至更早就明確檔案內容、格式、檔案變更程序以及如何實現技術檔案跟蹤管理的管理辦法。
3.1技術檔案的格式
技術檔案的格式主要用于規范技術檔案的建立和定點存放以及檢索關鍵條目，應類別區分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標識、頁碼等有效統一）等相關內容。通過規范技術檔案的格式，可以讓技術檔案管理人員在整理技術檔案時可以保證技術檔案的完成質量和更完整、更有效地存放技術檔案以及實現對于技術檔案檢索效率。
3.2技術檔案的變更程序
技術檔案變更程序是在技術檔案內容或者格式發生變化，由技術檔案管理人員完成的對技術檔案的更改手續。為保證技術檔案的一貫性，除非技術檔案存在重大缺陷或者生產業務需求進行較大變動的情況下不對技術檔案格式進行調整，而對內容的修改也應在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。
3.3技術檔案的跟蹤管理
針對企業生產各個階段的實際情況，制定技術檔案的跟蹤管理制度。例如在設計階段完成項目科研報告、審批文件、設計資料等技術資料的收集以及對于技術檔案管理架構和流程的實現，在建設與安裝階段完成設計資料變更、合同與技術協議、到貨清單和設備廠家提供的設備說明書等技術資料的收集，調試階段完成調試報告、設計變更資料的收集以及項目竣工資料整理，生產階段完成機組性能參數、試驗記錄、工藝記錄、生產過程控制系統備份數據和日常運維相關資料收集以及對現有技術檔案調整工作，檢修和技術改造階段完成檢修記錄、設備變更記錄、項目技術方案、技術措施等相關資料收集以及對于技術檔案的補充工作。保證各階段工作任務的有效落實，是技術檔案跟蹤管理的優秀和根本。
3.4技術檔案管理工作的貫穿
要打造立體式技術檔案管理系統，關鍵是抓好貫穿整個技術檔案管理的管理人員。首先，應強化技術檔案管理人員的責任意識，讓他們充分認識技術檔案在生產建設、工程設計和技術改造工作中的重要作用，明確自己的責任和義務，才能更好地完成技術檔案管理工作任務。其次，賦予技術檔案管理人員足夠的權利，可以調動技術檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術檔案管理工作順利開展。最后，設立技術檔案管理督管和獎懲機制，讓技術檔案管理人員在監督下工作，保證工作進度和完成質量。
4結語
企業技術檔案管理工作對于企業的生產經營有著重要的作用，而成熟的技術檔案管理體系的建立絕不是一蹴而就的，打造技術檔案高水平管理、建立符合企業特色的技術檔案管理體系，任重而道遠。
作者：李小煜 單位：中電投河南電力有限公司技術信息中心
1內容管理
隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網絡、服務器等現代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數據，建立起資源檔案庫，還能方便校方統計和調用。學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數據與數據的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數據提取、設定元數據信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數據主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業、班級，數據主要有體檢項目、體檢結果等。另外，復雜的元數據可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯的表實現。由此可見，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供服務。通過學籍檔案管理系統還可以實現在線學籍管理系統的有機整合。具體做法是通過在現有的在線學籍管理系統中添加動態學籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關系數據庫中提取的元數據直接生成電子檔案和元數據信息，再經由內容管理系統的應用程序編程接口，在元數據服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統的整合大大節約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2載體管理
我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規定應保持各類材料質地優良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統的紙質檔案目前仍在大規模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業生審批登記表等，這些檔案資料在經多次查閱、復印后會出現不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數字形式的信息呈現，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制。可見，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發展方向。在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：（1）將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系；（2）采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。
3使用管理
在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統的檔案服務方式應不斷改革和發展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變為檔案信息的開發利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統計和管理。檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統中也可以進行開發利用，雖然在高校系統中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統可以將學號作為索引檢索學籍檔案數據庫，學生所輸入的提示信息如果與數據庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網站的建設。基于目前的學籍檔案管理系統，以學生申請網上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：（1）學生本人登陸學校網站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學籍檔案管理系統，填寫下載成績單的申請表；（2）驗證通過后，網絡服務器向元數據庫服務器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數據服務器將訪問令牌傳遞給網絡服務器；（4）網絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務器索取成績單；（6）資源服務器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現代信息技術進行管理則能化難為簡。
4結語
如何更加科學高效、安全穩妥地對檔案信息資源加以開發和利用，是檔案管理人員面臨的重要課題。抓好落實高校學籍檔案工作并非易事，除了統一認識，制定嚴格的規章制度外，還應利用科學的管理方法，開發適用于各院校具體實際的管理系統，形成一個完整的控制鏈。相關工作人員必須解放思想，銳意進取，增強信息服務意識，提升信息服務能力，開拓高校學籍檔案管理與開發利用的新局面。
作者：田甜 單位：漯河醫學高等專科學校
一、應用文科專業課程實驗的特點
（一）注重互動，強調團隊合作
這主要表現在兩個方面：其一，學生與教師之間的互動。即通過實驗去體會或感覺在理論授課過程中的某些知識點或程序，教師在課程實驗中的作用相對比較突出。其二，學生與學生之間的互動。應用文科專業大部分都是與社會管理實踐活動相關的專業，鍛煉學生之間的溝通能力、協調能力與應急反應能力成為課程實驗主要訓練的內容。
（二）注重過程，強調經驗積累
應用文科專業大部分課程的實驗都是對某種專業管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業課程實驗。實驗課的設置不僅要讓學生通過實驗提升自身對專業知識的掌握能力以及訓練相關專業技能，還培養學生對某些專業實踐活動過程的了解與感受。也就是說應用文科專業課程實驗不僅是專業知識與技能傳授與演練的課程，更是教會學生了解、感受專業實踐過程的課程。
（三）注重應用，強調學以致用
與理工科專業實驗注重培養學生科學研究方法與敏銳科學研究視角不同的是，應用文科專業實驗的主要目的在于對學生某項專業技能的訓練與培養，即通過實驗、實訓和實習環節使學生具備某種專業技能，以此作為從事社會實踐，生存于社會的資本。而課程實驗則是培養學生這種專業技能的一個環節。因此，應用文科專業課程實驗更加注重實驗內容的應用性與實用性。
（四）注重引導，強調躬親示范
應用文科專業的設置雖然側重于社會應用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業主要研習的是人文社會中的各種社會實踐活動和社會現象，因此在專業課程教學活動中更加注重教師對學生學習行為的指引與指導。教師在課程實驗過程中的角色定位是應用文科專業的特色之一，它擴大了傳統文科專業實驗過程中教師的作用，更加強調教師躬親示范對學生把握專業知識的引導作用。
二、應用文科專業課程實驗的設計思路
（一）以能力為導向，增加實驗課內容的深度與廣度
首先，要對課程所涉及的實驗內容進行拆解與細分，明確不同實驗內容所針對的知識點與技能點，充分對實驗內容的豐富程度與學生操作的難易度進行論證；其次，實驗內容設計要與學生專業技能培養的連貫性相一致，既要符合學生專業技能養成的基本規律，又要遵循循序漸進的知識吸收規律；再次，注重實驗內容的層次性，難易結合，動手和思考結合，實驗和實訓結合。筆者在設計實驗內容過程中，充分論證了學生對專業知識把握的程度，分門別類地對實驗內容要求、考核標準與所包含知識點進行組配，設計了5組12類共25次實驗內容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實驗與實驗之間的銜接，打造了文件與檔案管理實驗體系，這在一定程度上增強了學生對文件與檔案管理知識與技能的整體了解與培養。
（二）以職業為導向，凸顯實驗的專業性與職業性
應用文科專業的設置是以社會實踐活動的職業分工為依據的，以職業標準為準繩。由此，準確的職業定位和專業的職業導向是專業課程體系建設過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實驗的設計要凸顯職業性，即實驗內容要與職業接軌，與職業發展趨勢保持一致；其次，豐富實驗課程的授課形式，突出專業的職業特色，如實驗課程可邀請專業從業人員進行講解與指導，或實驗課程直接開設在專業的從業機構，進一步提升實驗課程的仿真感；再次，定期利用實驗課程對學生的職業規劃進行指導，增強學生的專業感與職業感。
（三）以活用為導向，提高學生的專業技能
課程實驗設計要遵循“感受—理解—鞏固—應用”四階段的教學規律，并在實際教學過程中，有目的、有計劃地應用這一教學規律，使學生各種專業技能在不同課程的實驗中得到均衡和協調的發展。首先，課程實驗的設計要與理論授課內容相互吻合，并互為補充，要引導學生在課程實驗過程中去驗證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養成學生專業思考能力；其次，課程實驗內容的設計要具有實用性，能夠與職業定位相結合，突出學生專業基礎能力與實際操作能力的培養；再次，課程實驗的設計要突出學生自主創新能力，結合職業發展方向設計多樣化的實驗內容，鼓勵學生在專業實踐范疇內自主選擇安排實驗，完成實驗。
（四）以體驗為導向，培養學生的專業認同感
應用文科實驗要設計以專業體驗為優秀的實驗內容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學生直接與專業人士接觸、對話和工作，這種職業體驗的方式不但能夠增進學生與一線工作者的交流，更能營造課程學習的氛圍，培養學生的專業情感。筆者在課程實驗中增加了對黑龍江大學檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實地參觀和職業體驗的實驗內容，學生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對檔案職業魅力的認知，增強了其對檔案學專業的歸屬感。
三、應用文科專業課程實驗開發與建設的策略
（一）實景模擬，現場互動
應用文科實驗注重理論成果的實踐轉化，即學生通過課程實驗來體會、把握理論課講授的知識點，但傳統的文科實驗課程相對枯燥、呆板，實驗互動性不強，缺少一定的專業實踐的真實性與層次感。應用文科專業課程實驗的設計要注重開發學生的專業認知潛力，通過模擬專業工作現場或搭建實景演練場所的方式，增強實驗場景的逼真性，以此提高課程實驗的質量。同時，教師在課程實驗過程中要積極引導學生展開互動，通過實景模擬和現場互動的方式，激發學生的學習熱情，提高學生理論知識的實踐轉化率。如不具備實景模擬實驗條件的課程，可采取專業實習或實踐的替代方式融入相關課程的實驗，以此彌補課程實驗資源方面的不足。筆者在課程實驗開發與建設實踐中，嘗試搭建模擬辦公室環境，并采用學生分工協作的方式，模擬演練文書處理實驗和檔案整理實驗，非參與學生對模擬過程進行挑錯、打分的形式展開互動。
（二）豐富實驗內容，注重課程間的銜接
在課程實驗開發與建設過程中，教師首先要對課程實驗從整體上進行把握，并分成相互獨立卻又相互聯系的單節實驗；其次，要對單節實驗之間的銜接關系進行分析，在理論授課過程中把握實驗課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學”與“檔案管理學”課程分為兩個學期開設，“文書學”課程實驗要求學生根據最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學期“檔案管理學”課程將對上學期制作的文件進行檔案整理的一系列實驗。同時筆者根據檔案管理工作的特點將“檔案管理學”課程實驗細分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實地參觀等7個專題實驗，通過前后兩個學期的實驗，學生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個人與團隊實驗穿插，注重培養個人能力與團隊意識
應用文科課程實驗強調學生的參與性，這種參與的形式主要表現在學生個體參與和團隊協作兩種。所謂個體參與，是指學生在教師的引導下自行參與實驗的過程；所謂團隊協作，是指學生以3—4人的團隊形式開展實驗的過程。應用文科實驗要結合實驗內容，設計由個體參與和團隊協作組成的課程實驗體系，一方面通過學生個體參與，提高學生自己對知識的理解與轉化能力；另一方面通過團隊協作，提高學生的角色意識與團隊協作精神，使學生就業后能盡快適應工作團隊的環境與要求。在教學實踐過程中，筆者在學生個體參與的實驗內容基礎上，開發并設計了三個團隊協作實驗，即“文件收文與發文處理實驗”“檔案鑒定與銷毀實驗”“檔案編研與出版實驗”，學生以小組形式，分工協作按照實驗要求自主設計實驗內容，學生參與程度高，反響較好。
（四）突破課堂界限，走向社會實踐
應用文科專業的人才培養要通過提高學生與專業社會實踐領域的接觸頻率，讓學生能較早地適應專業環境，并感知職業環境的危機感、使命感和責任感，能夠為學生下一步就業計劃的設定與未來職業發展提供較好的前期心理基礎。由此，筆者認為應用文科專業課程實驗要增加適當的社會專業體驗環節，或者通過短期的專業實踐，或者通過實地的走訪與參觀，或者通過親身體驗的方式參與到專業活動領域，一方面通過現場的專業實訓模擬驗證并消化課程所學的專業知識；另一方面通過走出去的課程實驗設計，豐富了學生的專業視野，提高了學生的專業歸屬感，有助于學生對所學專業自信心的培養。
作者：任越 單位：黑龍江大學
1檔案管理信息化的必要性
1.1檔案管理信息化的內容
檔案管理信息化是指在檔案管理工作當中，利用現代的計算機技術和互聯網的發展來管理檔案的資料，為檔案信息資源提供信息化的服務和便利。檔案管理信息化管理的主要內容是：①將檔案信息資源變為數字化的方向；②實現檔案信息的接收、管理、整理、存儲和使用變為信息化，成為電子檔案；③對檔案建立成為信息共享機制。
1.2檔案管理信息化的優點
比起以前傳統的檔案管理方式，信息化的檔案管理存在著幾個優點：①和以前書紙類的檔案信息資料相比，信息化的檔案保存更加方便、更加的不易損壞，存儲的環境和時間不受限制，而且找尋和利用也比以前更方便；②在政府工作的信息和檔案比較繁多，工作起來程序復雜。實現信息化檔案管理之后，要求尋找一些檔案信息只需要輸入關鍵詞，就能知道檔案建立的時間，儲存的過程，經辦的人員等信息，非常方便快捷；③改變了以前檔案管理工作的流程和本質，把檔案從以前的保存為主變為了利用為主，全面推動了檔案管理工作的建設。
2檔案管理信息化建設的現狀
面對信息化的熱潮，檔案管理的工作人員已經開始認識到了信息化建設的重要，但是在信息化的建設當中，一般的工作人員難免會出現一些漏洞。
2.1檔案管理信息化的時效性不高
檔案管理的工作部門沒有先進的信息化的經驗，也沒有相關的技術指導。在信息化的建設過程中，不能夠全面地認識到信息化的作用，不能夠完全地發揮出信息化的好處。比較傾向于保存，忽視了利用。大部分是把一些以前的紙質檔案變為電子檔案，沒有完全的規范和標準，這些阻礙了檔案管理工作信息化的發展。
2.2信息化的技術不夠
科學技術在不斷發展，人們對于科學技術的使用難免陷入誤區。由于檔案管理信息化的工作興起較晚，因此信息化工作的技術手段都是比較落后的，這就給檔案管理的工作帶來了難題。紙質檔案變為電子檔案之后的安全和保密不能夠得到保障，除了一些網絡上常見的黑客和網絡病毒之外，還有電磁泄漏和工作人員的馬虎造成的，導致檔案的管理工作面臨著挑戰。
2.3缺少專業的檔案管理人才
檔案管理信息化建設面臨的另一大難題，就是缺少專業的檔案信息化人才。檔案管理信息化工作不僅需要精通檔案管理的經驗，還需要熟悉計算機技術，需要有良好的素質。目前的檔案管理工作很少能找到具有上述條件的人才，管理人員不是缺少技術就是沒有經驗。
3加強檔案管理信息化的對策
3.1加強檔案管理信息化的人才培養
為了更好地提高檔案管理信息化的建設，必須培養出高素質的檔案管理信息化的人才隊伍。①單位要加大對于檔案管理信息化人才的引進，引進一些既有熟悉的經驗，又具有信息技術的人才；②加大對于現有檔案管理工作人員的培訓。對于現在的檔案管理工作人員，需要加強知識的積累和經驗的積累，學習和掌握信息化技術，鍛煉自己高超的技能和職業素質；③增加對于檔案管理工作人員的日常管理，做好入職培訓，避免流失人才。
3.2加強網絡安全的控制
檔案信息管理的網絡安全必須做到萬無一失。控制網絡的安全，避免出現檔案安全泄漏世事件的發生。①必須控制住對于網絡的訪問情況。當有人訪問網站時，必須監控訪問用戶的信息，例如登入時間、訪問人員、權力的限制等。設置內部網絡和外面網絡，內部人員使用內部網絡，外來人員使用外面網絡，不可以直接獲取到資源，只可以進行查詢；②建立防火墻防止出現病毒事件，定期進行網絡的殺毒；③對于檔案和資料設置一定的權限，用戶沒有相應的權限不能訪問和查詢；④定期進行電子資源的備份，防止出現機器損壞事故，造成檔案丟失。
3.3加大檔案信息化的利用
當前的單位，正在把一些紙質檔案轉換為電子檔案，進行二次儲存，以便于檔案信息的查詢和使用。但是受到電子文件的連續性因素，一些檔案需要擴建和補充。同時為了保障檔案信息化的利用功能，把檔案信息資源可以統一進行管理和定性，相互之間制訂出統一標準，把檔案分門別類，方便與以后資料的查詢。此外，為了更好地利用檔案的資源，對于檔案資料的查詢開發出有效的信息檢索工具，提高信息化的利用水平。
3.4健全檔案的管理制度
為了更好地推進檔案管理信息化的建設，把信息化工作當作是檔案管理工作的一項任務去執行。必須要：①必須對檔案管理工作制訂出一些新的檔案管理制度，完善一些規章制度，將信息化工作納入檔案管理部門的考核之一，作為表揚升職的依據。加強工作的人員的積極性，為檔案管理信息化工作提供良好的環境和服務；②檔案信息化管理工作的制度建立是檔案管理信息化建設的基礎，因此對檔案管理信息化的工作可以制訂一些較細致的工作標準和確定的目標，以保障信息化管理有前進的方向。
3.5加大資金的投入
加大對于檔案管理信息化的資金投入，是檔案管理信息化建設的基礎。
4結語
綜合以上所述，在這個科學技術發展快速的年代，檔案管理部門應該加強檔案信息化的建設，學會應用先進的信息技術，不斷創新、與時俱進。讓檔案管理工作發揮出真正的作用，讓檔案管理信息化建設順利完成。
作者：劉秀菊 單位：山東省萊蕪市萊城區人民政府辦公室信息中心
1領導干部是檔案工作發展的優秀
檔案工作是我們企事業單位在社會活動中形成的文件資料，是所有活動及往來的記錄，反映了企事業單位的所有情況。這是企事業單位發展與做強做大不可缺失的依賴，因此要熟悉企事業單位的情況、規劃決策、發展業務，必須利用檔案工作，在這些檔案中發展和壯大自己，回答現實的問題。這是我們各項管理工作的基礎，所以領導干部一定要支持檔案工作，站在歷史發展的高度，對自己的單位負責，對所有職工負責，加強檔案工作的科學領導，把檔案工作全方面地做到位，各項工作落實到位，對檔案工作者關心到位。領導干部應該有一個時間表，及時聽取檔案工作者的有關匯報，以利于解決檔案工作中出現的問題，為檔案工作的開展，提供良好的環境。同時，領導干部關心到位，能夠對檔案工作的經費給以支持，為檔案工作者提供應有的物質保障。對檔案工作者生活上關心，工作上照顧，思想上幫助，努力開展檔案工作隊伍的素質建設，增強檔案工作者的工作活力，真心實意幫助檔案工作者解決實際困難和問題，使大家感到有溫暖、有陽光、有希望，增強做好檔案工作的積極性，發揮能動性和創造性。因此我們說，領導干部是檔案工作發展的優秀。只有領導的關心和愛護，把檔案工作看成是一種重要的工作，大家在做好造冊文件資料的清點過程中，才能確保檔案工作的完整、準確、系統化。要做好檔案工作，務必使檔案工作人員心情舒暢地熟悉和掌握自己的工作，掌握科學方法，處理好檔案工作中的各個環節，使領導干部對檔案工作進行全面的監督與檢查，不間斷地促動檔案工作者的自我意識，實現有效管理，采取有力措施，把檔案工作的造冊率、完整率、準確率達到理想的標準。
2檔案工作的集中管理
企事業單位的全部檔案，一定要統一管理，這是檔案工作的原則問題，也是我們對檔案工作的基本要求，是做好檔案工作的前提和基礎。集中統一管理檔案，要把各部門形成的各種門類、各種載體的文件檔案，集中到本單位工作室，進行專門的、統一性管理和服務，而各工作室的檔案工作人員，都要納入本單位檔案工作的管理范圍。所有檔案工作的人員，要在檔案工作室的統一管理下，開展借檔、查檔的服務工作，保障檔案的充分利用。建立健全企事業的檔案工作管理體制，首要是建立檔案工作的管理機構，成立以領導干部為優秀的檔案工作領導小組，明確檔案工作的各自負責的范疇，健全管理網絡，制訂嚴謹的檔案工作管理守則、分目方案、保管期限以及各種表格等管理制度。按“企事業檔案工作規范”中的明文規定，建立健全各種規章制度。如果一個企事業單位不落實管理制度，就不可能保證檔案工作的健康發展，甚至使檔案工作處于混亂狀態，與企事業的發展和改革起到相抵觸的作用，也無法把企事業生產經營的管理活動，所形成的有價值的要素和經驗保存下來，更無法保證所有造冊收藏的文件資料齊全、完整、準確。企事業的檔案工作能夠促進自我資源認知、翻檢、整合、開發和創新，是所有活動的重要基礎。通過檔案工作的建設，能夠實現對企事業各種資源的集中管理，大大地提高生產力，成為一種潛在的經濟價值和社會效益。檔案工作的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過登記管理的檔案，就不可能發揮檔案工作作用。因此，企事業檔案工作部門，要努力做好檔案工作，研究檔案工作，提高檔案工作管理的科學化水平，為檔案工作的創新創造條件。
3檔案工作的科學管理及其措施
加強檔案工作保護，前提是加強對檔案工作室設施的配備，務必使工作室做到防火、防盜、防高溫、防潮濕。對所有檔案文件安全防護，不能讓檔案文件有霉變、褪色、污損、蟲蛀的現象。對檔案工作要采取必要的措施，加強對所有文件和信息的確切保護。檔案工作是帶動和推進各項工作發展的基本保障，工作中涉及到對歷年檔案的利用和分析，著力了解檔案工作利用所產生的社會效益和經濟效益。通過利用和分析，了解到檔案工作的自身價值和潛在的財富資源，從而進一步拓寬檔案工作的渠道，充分發揮出檔案工作的價值和作用。同時，要努力開展檔案工作的服務項目，只有做到了這一點，才能取得領導的信任，才能產生社會價值。這完全有賴于檔案工作人員的自身努力，因此要開展宣傳活動，送檔案上門，讓社會知道檔案工作的新動態、新動向，做好跟蹤服務。要緊緊抓住檔案工作的熱點，開展檔案工作有關價值文獻的編撰工作，并根據造冊文件資料，組織編寫大事記，進行產品簡介編撰成果，為社會提供更多的檔案服務工作。
4強化提高檔案工作人員素質
新時期市場經濟的發展，為檔案工作人員提出了新的、更高的要求，要實現檔案事業的進步，與一日千里的社會生活保持同步，必須要有大批具有開拓創新和德才兼備的檔案工作者。因此，檔案工作者要努力學習檔案工作、管理科學、計算機知識等。要熟悉自身單位的基本情況，具備較強的協調能力，成為現代的復合型人才。要結合檔案工作的中心問題，尋找有規律、有價值的東西和經驗，及時總結，上升為一種歷史價值，從而為本單位進行科學決策提供參考，為領導干部和管理人員當好參謀，建言獻策。在強化提高檔案工作人員素質的過程中，最主要的是學習，是專業檔案人才的技術進修。我們在資料上了解到，在英國專業的檔案工作保護技術人員都有較高的學識，鑒于檔案工作的技術以及所涉及的學習領域的寬泛，英國的檔案工作者經常開展對檔案工作技術人員的進修教育。這方面的主要途徑是：①到設有檔案工作技術課程的大學進修學習；②由專業保護部門的機構提供技術咨詢、解決方案；③有專業檔案工作的技術公司，提供與其產品服務相關的技術進修。這是現代檔案管理的需要，不是簡單的進步和學習的事情，而是涉及到科學管理的過程，從而達到科學化、人性化的管理，充分調動人的積極性和主動性，實現人才管理的預期目標。企事業單位的檔案工作者，要認真掌握和翻檢檔案工作的目標、措施，準確撰寫檔案工作的總結文件，查找不足，總結經驗，明確下步計劃，提出工作建議。要通過總結檔案工作，提高自我的素質，提高寫作的水平，同時獲得領導干部對檔案工作的支持，也為今后的工作儲備了素材。另外，要強化交流活動，通過工作人員之間，各系統、各單位之間進行工作交流，相互總結經驗，共同提高檔案管理水平。通過交流，學習典型、學習經驗，不斷創造出檔案工作的新成就，促進檔案工作的發展進步。
作者：苗新 單位：吉林省高速公路事業管理局
1醫院檔案管理中存在的問題
1．1管理范圍問題
由于醫院檔案管理制度并不完善，所以在界定檔案管理內容時，往往會出現管理范圍模糊的情況。隨著管理理論不斷成熟，社會管理模式發生了很大變化，因此檔案的內涵也發生了很大變化。在各級醫院進行檔案管理時，并沒有制定出一套切實可行的管理標準，而是根據醫院管理經驗制訂檔案管理內容，在這種情況下，會缺失許多需要納入管理的檔案內容。
1．2檔案利用率較低
醫院管理者并沒有對檔案管理有一套系統性的認知，所以對檔案管理工作的重視度不足，也無法了解檔案管理工作可以對醫院帶來何種影響。重視度不足就會導致檔案信息資源不足，影響檔案利用率。
1．3檔案管理分散
目前大多數檔案管理工作由不同科室負責，非常不利于綜合使用，檔案缺失現象嚴重。而不同科室間還需要安排人員進行管理，不僅會造成人力、物力的浪費，也會浪費醫院空間。
1．4硬件投入不足
由于醫療用房較為緊張，所以檔案保管的房間狹小，無法滿足檔案管理要求。而且檔案管理設備較為陳舊，相關的管理技術較為落后，也會影響檔案事業發展。在計算機網絡技術普及的新時期，許多的醫院管理工作都進行了較大范圍的應用，但是在檔案管理工作中，并沒有得到良好應用。手工處理的檔案工作，非常影響檔案收集、開發和利用。
2醫院檔案管理新思路
2．1完善檔案管理制度
建立健全的檔案管理制度，是醫院檔案管理的主要方法。醫院的檔案管理內容十分廣泛，其中包括保管、利用、使用期限等內容，將這些內容與醫院管理考核相結合，制定出詳細的考核制度，并且給予通過考核的人員獎勵，對實施制度改革有著非常重要的效果，可以充分調動檔案管理人員的工作積極性。相關管理制度必須符合醫院實際情況，并且需要安排經驗豐富的專業管理人員進行指導，組成檔案管理小組，收集科室提出的檔案管理意見，深入了解各科室的實際需求，將其與小組管理經驗相結合，制定出可行的檔案管理制度，實現規范化管理目標。
2．2組織培訓服務
檔案管理人員的專業水平直接影響檔案管理效果，所以優化檔案管理體系，必須提高管理人員的專業素質。檔案管理工作，并不是單純地對檔案進行集中管理，而是一項系統、科學、規范、制度的高標準工程，對工作人員的專業素質要求很高。而醫院應該在人才培養計劃中，為檔案管理人員提供支持，加強復合型人才培養水平，通過專業的教育與培訓，使檔案管理人員專業素質不斷提高。引入檔案管理考核與晉升機制，調動管理人員的工作積極性，使檔案管理工作更加主動。提高醫院全體員工對檔案管理的了解，積極配合院領導工作，形成完善的檔案管理工作體系。
2．3引入現代化技術
通過成熟的計算機管理技術，為檔案管理工作節約人力、物力，并且使工作效率得到有效提升。傳統的檔案需要占據大量空間，而且查找的困難性較大，無法長期保存文件，使用信息化系統，可以使檔案儲存更加方便，也可以直接儲存視聽文件，使檔案內容更加豐富。通過網絡通訊的便利性，可以實現不同醫院間的數據交流，將新舊技術有機結合在一起，可以使檔案管理工作更加完美。建立電子管理網絡，使檔案管理更加客觀、準確，以計算機管理系統作為主導，使檔案管理工作效率得到極大的提升，建立網絡化的人事檔案、病歷檔案、文書檔案。改變傳統封閉的科室辦公環境，使電子管理網絡更加健全，加強系統的安全穩定性，避免發生數據泄露問題。
2．4拓展服務范圍
檔案管理工作目標就是利用檔案，發揮其中存在的社會經濟效益。所以，檔案管理人員需要添加檢索工具，提供各項主動服務，使編制工作更加合理，提高不同醫院的信息聯系效率，使檔案得到充分利用。而且可以定期舉辦檔案管理培訓，根據新時期醫院的發展要求，為科研活動提供更多新的思路，使臨床、科研、教學水平得到有效提高。
3結語
醫院檔案是非常重要的醫療資源，在新時期醫療改革發展過程中，醫院檔案管理必須進行改革，滿足新時期的要求。建立完善的檔案管理制度，并且與管理人員、各科室、院領導積極配合，使檔案管理工作得到重視。電子網絡化水平不斷進步，醫院檔案管理應當逐漸使用更多新型技術，使檔案管理工作更加完善。
作者：黃衛東 單位：惠州市第一婦幼保健院
1醫院外事檔案管理人員的現狀
1.1醫院外事檔案管理人員的非專業化
檔案管理人員應具備較高的專業水平、信息管理能力及相關的現代科學知識，深入了解檔案的形成過程，科學地鑒定檔案的保存價值，以便做好檔案的收集、保管、檢索、利用工作等。然而，許多醫院外事檔案人員并非檔案專業出身，對文件目錄、歸檔號、保管期限、案卷目錄等檔案專業工作無法進行正規操作，導致檔案工作無法實現完整性及系統性。
1.2醫院外事檔案人員的“非外事化”
外事活動是醫院展示外在形象的重要平臺，是提高醫院管理水平、醫療技術和科研能力，加強學科建設和人才隊伍建設的重要推動力量，更是拓展視野、開闊思路、促進醫院可持續健康發展的重要手段。作為專業性的學術和科研機構，不斷提高醫療技術水平是醫院建設的重點。
1.3醫院外事檔案管理人員的“非熱情化”
思想指導行動，認識不足必將導致行動的滯后性。醫院外事檔案管理普遍存在醫院領導對其的不重視性，導致醫院外事檔案管理人員工作意識的淡薄，服務意識的不足。
2信息化背景下醫院外事檔案管理人員的培養
為了在信息化背景下進一步做好醫院外事檔案管理工作，針對醫院外事檔案管理人員的非專業化、非外事化及非熱情化，需從意識上提高對醫院外事檔案工作的重視性，從專業水平上加強醫院外事檔案工作人員的業務素質及從外事方面對醫院外事檔案管理人員進行方向性教育。
2.1提高對醫院外事檔案工作的重視性
在醫學知識不斷更新、新技術新療法不斷涌現的背景下，迫切需要加強與國際間的學術與科技交流，以提升醫院的科研學術水平，推進醫院現代化管理進程，提高醫院的影響力和競爭力。醫院外事檔案是真實記錄醫院在與外國政府、組織以及個人進行友好往來、學術交流等活動中所形成的具有保存價值的圖表、文字和錄像等，是醫院檔案工作的重要組成部分，不僅客觀、真實地記錄了醫院在對外交流上的所有發展過程，也給醫院的持續發展提供了歷史依據。醫院外事檔案管理人員也應提高自身對檔案管理工作的重視，增強服務意識，端正積極工作的態度，更好地進行醫院外事檔案管理工作。
2.2強化醫院外事檔案管理人員的專業性
醫院外事檔案管理人員的非專業性使醫院外事檔案管理工作無法在信息時代得到完整性、系統性的進行，這就要求醫院對外事檔案管理人員進行專業性的強化。首先，需挑選檔案專業人才進行檔案管理工作。醫院外事檔案管理人員大多由醫院外事部門的專辦員或其他部門的檔案管理人員兼任。此外，在吸取傳統檔案工作優點的基礎上，可利用已有的檔案信息網絡平臺，完整無缺地錄入醫院外事檔案相關信息，做好醫院外事檔案的信息搜索等工作，真正從根本上保證醫院外事檔案管理工作的完整性，實現醫院外事檔案工作的系統性、持續性。其次，加強醫院外事檔案管理人員的專業性繼續教育。充分學習最新的檔案工作技術，進一步充實自我的檔案專業知識，以便更好地為醫院外事檔案進行管理工作。
2.3加強醫院外事檔案管理人員的外事教育
（1）醫院外事檔案工作的特殊性要求其管理人員在掌握檔案專業知識的基礎上，還應進行適當的外事教育。醫院外事活動的多樣性以及辦理程序的復雜性都給醫院外事檔案管理工作帶來一定的影響。
（2）醫院外事活動的特殊性帶來大量的外語材料，這就要求醫院外事檔案管理人員需具備一定的外語水平，能充分閱讀并理解外文材料，甄別外事活動中材料歸檔的必要性及重要性，避免檔案管理過程中出現材料錯誤、丟失等問題，影響醫院外事檔案工作的完整性。
（3）醫院外事檔案管理人員需時時加強保密教育。
3結語
在信息化的背景下，通過提高對醫院外事檔案工作的重視程度，挑選專業型檔案管理人員，加強醫院外事檔案管理人員的專業性繼續教育，并加強醫院外事檔案管理人員的外事教育，從根本上解決其非專業化、非外事化、非熱情化等問題，促進醫院外事檔案管理工作的發展，為醫院外事活動提供更加完善、系統的檔案管理，進一步促進醫院醫療水平的提高。
作者：尹良鑫 單位：福建醫科大學附屬協和醫院
1職業院校實驗實訓設備檔案管理的重要性
職業院校實驗實訓設備檔案管理工作的重要性主要體現在以下幾個方面：其一，職業院校實驗實訓儀器設備檔案記錄了一切實訓儀器設備的使用，維護過程，存儲了職業實踐課程教學的基本信息，是職業院校進行實踐課程的參考資料；其二，實驗實訓儀器設備檔案將儀器設備的采購過程，質檢過程，安裝過程，調試過程和報廢過程中各環節的職責進行了規定，一旦因此而發生法律糾紛，可以以此為依據去執行；其三，職業院校實驗實訓設備檔案管理工作的正常開展，有利于實驗實訓設備檔案管理質量和效率的提升，尤其是以往的采購管理方案的積累，可以給今后制定更加完善的采購管理方案打下基礎。
2職業院校實驗實訓設備檔案管理工作存在的問題
通過對職業院校實驗實訓設備檔案管理工作的調查發現，現階段職業院校實驗實訓設備檔案管理工作還存在著諸多問題。具體來講，可以將其歸結為以下幾個方面：其一，實驗實訓儀器設備檔案管理制度不符合實訓儀器設備檔案的特點。主要表現在檔案管理人員對于不同實驗實訓設備的維護管理注意事項不是很了解，常常以一刀切的方式去進行維護和管理，由此建立起來的檔案常常出現一些問題，使實驗實訓設備檔案體系難以有效的反饋出職業院校實驗實訓設備的特點；其二，職業院校對于實驗實訓設備檔案管理工作不是很重視，實驗實訓儀器設備檔案管理人員素質不高，難以將復雜的，系統化的檔案管理工作做好，不懂得使用現代化的檔案管理手段，這也成為制約實驗實訓設備檔案管理工作健康發展的瓶頸；其三，職業院校實驗實訓設備檔案管理方式落后，不懂得使用現代化信息技術去進行調整和改善，導致職業院校實驗實訓設備檔案管理工作質量一直處于低效率的狀態，難以跟上時代的潮流；其四，職業院校實驗實訓設備檔案管理意識淡薄，缺乏具體的組織管理部門去專門負責，常常是將其附屬到其他職能管理部門權責中去，造成了職業院校實驗實訓設備檔案管理組織體系不全的問題，導致職業院校實驗實訓設備檔案管理工作質量較差。如果上述提到的種種缺陷和不足長期存在的話，勢必會影響到職業教育的人才培養質量，是不利于職業院校高素質人才培養目標實現的。
3職業院校實驗實訓設備檔案管理的策略
3.1職業院校實驗實訓設備檔案管理的基本原則
職業院校實驗實訓設備檔案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循檔案管理工作的一般準則。具體來講，結合多年實驗實訓設備檔案管理工作經驗，需要遵循以下基本工作原則：其一，循序漸進的基本原則。由于實驗實訓儀器設備檔案的收集工作是與實習基地建設檔案管理工作息息相關的，并且與實際的實訓教學工作之間存在密切的關系，因此在進行實驗實訓儀器設備檔案管理的過程中，應依照實踐教學規律去開展，顯得尤為重要；其二，專業劃分的基本原則。由于職業院校不同專業之間，其實踐課程是不同的，其所需要使用的實驗實訓設備也是不一樣的，因此實驗實訓設備檔案管理的過程中，能做到按專業劃分管理類別，也是很有必要的；其三，及時歸檔的基本原則。由于職業院校專業眾多，學生人數多，實驗實訓設備常常處于連軸轉的狀態，這種情況下實驗實訓設備檔案管理也應該是動態化的；其四，重點管理的基本原則。簡單來講，就是對于價格昂貴，使用率比較高，出現故障后需要大量維修費用的儀器設備，應該格外注重，將其每一個信息都計錄在案，以實現對重點儀器設備的動態化跟蹤和管理。上述是在職業院校實驗實訓設備檔案管理過程中，需要遵循的特定規范，也是制定職業院校實驗實訓設備檔案管理策略的依據。
3.2職業院校實驗實訓設備檔案管理策略
（1）建立健全職業院校實驗實訓設備檔案管理制度。
檔案管理制度的健全，是保證職業院校實驗實訓設備檔案管理工作朝著規范化方向發展和進步的前提和基礎。尤其是職業院校實驗實訓設備眾多，需要進行的信息收集和整理工作任務重，常常會因為不規范的操作影響檔案管理的質量，難以保證職業院校實驗實訓設備檔案管理工作的有效性。為此，我們應該積極做好以下幾方面的工作：其一，組建專家小組，對當前職業院校實驗實訓設備檔案管理管理工作進行全面調查和總結，找到制度建設中存在的缺陷，尤其是與實際實驗實訓設備特點不吻合的條款，積極進行改善和調整；其二，凡是與職業院校實驗實訓設備存在關聯的行為，都應該指派專門的檔案管理員參與，保證其能夠對于整個儀器使用情況進行記錄和管理，以保證收集到的檔案信息是真實的，在此基礎上進行及時歸檔；其三，建立健全職業院校實驗實訓設備檔案管理組織體系，以崗位責任制度的健全，將實驗實訓設備檔案管理工作效果納入到績效考核中去，以此去激勵各個部門參與到實際實驗實訓管理工作的積極性；其四，積極將實驗實訓儀器設備檔案管理經費納入到職業院校預算管理體系中去，實現其物質基礎的規范化管理。
（2）不斷提高實驗實訓儀器設備檔案管理人員的素質能力。
實驗實訓設備檔案管理工作涉及面廣泛，牽涉內容眾多，無論是教學資料，還是設備維護資料，都需要具有一定專業知識的才去進行處理。針對當前實驗實訓設備檔案管理人員素質和能力不佳的問題，應該積極采取以下幾方面的措施：其一，積極開展大范圍教育和宣傳，尤其在檔案管理職能部門內部加強學習，使各個職業院校實驗實訓設備檔案管理人員意識到此項工作的重要性；其二，關注與管理人員專業理論知識和實踐操作能力的培養，使得其能夠處理好日常實驗實訓設備檔案的基本管理工作；其三，嚴格控制實驗實訓設備檔案管理人員的招聘和選拔過程，從檔案管理經驗，檔案管理技能，職業精神等多方面綜合考核應聘者的素質，實現對實驗實訓設備檔案管理人員準入機制的控制和管理；其四，做好新入職人員的培訓，保證其能夠在相對較短的時間內適應新的工作環境，切實的做好各方面的檔案管理工作；其五，積極做好信息技術的培訓，使實驗實訓設備檔案管理人員具備信息素質，保證實驗實訓設備檔案管理工作朝著信息化的方向發展和進步。（3）推動實驗實訓儀器設備檔案管理信息化進程。針對于當前部分職業院校實驗實訓設備檔案管理方式落后的問題，應該積極推行現代信息化技術管理，具體來講，可以從以下幾個角度進行探析：其一，針對當前職業院校實驗實訓設備的基本情況，建立實驗實訓設備檔案目錄數據庫，為實現檔案信息資源建設工作做好基礎數據工作，為提升實驗實訓設備檔案使用效率和質量打下基礎；其二，倡導檔案全文數據庫和多媒體數據庫的建立，構建職業院校實驗實訓特色檔案體系，更加全面的展現職業院校實驗實訓設備檔案管理的狀態；其三，積極做好實驗實訓設備檔案信息的歸檔處理，以先進的安全加密技術去保證信息的安全，并且在此基礎上構建職業院校實驗實訓設備檔案數字化系統；其四，建立健全實驗實訓設備檔案信息系統的評價機制，對于其運行效率進行總結和歸納，并且在此基礎上實現實驗實訓設備檔案信息的電子化。
4結束語
綜上所述，職業院校實驗實訓設備檔案管理工作涉及面廣泛，涉及內容眾多，需要我們進行調整和改善的地方很多。我們應該正視當前職業院校實驗實訓設備檔案管理工作中存在的種種問題，采取有針對性的措施去進行改革，促進實驗實訓設備檔案管理工作質量不斷提升，保證發揮實驗實訓設備的最大效能，使職業院校的實驗實訓設備在培養高素質技能人才方面發揮出應有的作用。
作者：程慧 單位：山東勞動職業技術學院
1醫院檔案管理中加快信息化建設的必要性
1.1時展的需要
為適應時展形勢，醫院信息化檔案管理建設的速度應不斷加快，諸如及時地開發檔案管理軟件、使用現代化辦公設備并開發檔案信息管理網絡系統，做到檔案信息資源共享，力求檔案管理現代化，提高現有檔案管理資源的應用水平及檔案管理的工作效率。
1.2醫院可持續發展的需要
醫院要實現可持續發展，就要做到人盡其才。檔案材料是發現人才和建設人才的關鍵，以做到人才的合理使用。醫院檔案管理信息化，不僅可以提高醫院信息技術的使用效率，而且有利于醫院人才的開發利用，為醫院的發展服務。信息化技術可以是醫院檔案資源得以有效利用，更能夠延長檔案使用壽命。
2醫院檔案信息化管理中存在的問題
2.1信息化管理沒有全面展開
醫院檔案實施信息化管理是時展的需要，更是推動醫院快速發展的需要。在醫院檔案管理中融入信息技術，是醫院現代化管理的重要途徑。由于信息技術已經廣泛應用在醫院的行政管理部門、醫療技術管理及運營管理方面，檔案管理中雖然采用了信息技術，通常是局限于檔案的電子化管理，并沒有進行全面的信息化建設。如醫院的人事檔案、醫療技術檔案、文書檔案等，還處于人工操作的階段，只有在信息錄入的時候，才會使用計算機操作，這種相對滯后的醫院信息化建設嚴重地影響了醫院的未來發展。
2.2沒有建立標準的檔案信息化管理體系
醫院的檔案管理工作要全面展開，就要將規范化、標準化的信息化管理體系制定出來。從目前醫院檔案管理來看，雖然出臺了一系列規范，但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫院實施檔案信息化管理，但是計算機軟件的通用性存在不足，缺乏醫院等特殊領域的實用性，嚴重制約了醫院檔案管理步伐。此外，醫院針對計算機網絡技術的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術管理標準，嚴重妨礙了醫院檔案信息化管理進程。
3做好檔案管理信息化工作的有效途徑
3.1實施醫院檔案信息管理標準化建設
醫院檔案管理由傳統的管理模式向信息化管理模式轉變，實現了實體的檔案管理向信息化轉向的過程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統一制定檔案信息化管理規范和技術標準，以對醫院各方信息規范化、標準化管理。另外，實施醫院檔案管理，并不局限于檔案管理部門本身，而是涉及到醫院的各項工作，信息化網絡服務系統，可以將醫院各職能部門及醫護之間的管理建立起來，促進相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時準確地收集醫療信息、對醫療信息進行整理，以為醫院管理決策的制定提供可參考依據。
3.2提高檔案管理人員職業素質
醫院檔案管理的信息化建設有賴于檔案管理人員職業素質的提高。作為醫院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時代的腳步，就要在自身的工作領域中不斷地學習、不斷地探索、不斷地創新，以運用現代化信息管理手段更新工作方法，提高專業技術水平。檔案管理人員在更新觀念的同時，還要善于將計算機數字化管理技術運用于檔案管理工作中，做到兩種知識的有效融合，通過建立檔案數據庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統一管理，從而使檔案管理的服務效率有所提高。
3.3強化檔案管理保密工作
檔案管理是具有服務性質的工作。醫院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開發利用效率達到最大化，實現了信息共享，同時檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數據庫受到病毒或黑客攻擊，檔案管理人員要樹立安全防護意識，做好檔案管理軟件的安全維護工作。另外，檔案管理具有政治性，在檔案人員對于醫院的人事檔案、病歷檔案進行分類管理的同時，還要做出細心鑒定，尤其對于收集到的特殊數據，要認真鑒定、嚴格審查，以根據檔案密集程度規范檔案資源的開放范圍。除檔案管理工作之外，檔案管理人員還要對計算機的安全性負責，以避免電子文件損壞。
4結語
綜上所述，隨著信息技術的發展，醫院檔案管理由傳統的管理模式逐漸向信息化轉向，這就需要醫院檔案管理人員更新檔案管理意識，運用創新的管理手段和先進的管理方法提高工作質量，以推動醫院的檔案管理事業順利展開。
作者：甄玲 單位：湖北省孝感市中心醫院信息科
一、博物館人事檔案管理的作用
1.人事檔案管理對單位的作用
對博物館來說，人事檔案的作用主要體現在為單位提供依據。人事檔案是一個工作人員歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解職工的工作軌跡，為領導決策提供重要參考和依據。領導為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面準確地了解職工，通常會將考察現狀和查閱人事檔案中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等材料有機結合，而在工作過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會歸入個人檔案，作為考核依據。因此，在職工考核時，經常會查閱人事檔案，考察其德、能勤、績等方面的情況，從而準確地了解每個人的情況，為單位正確配置人員起到了重要參考作用。
2.人事檔案管理對職工的作用
對每個職工來說，在人事檔案諸多作用中，主要是人事檔案憑證作用，它表現在兩個方面：①它是每個職工成長軌跡的真實記載。博物館人事檔案，記載著每個職工的身份、黨團組織關系、學歷、職稱、經歷、政審情況等，具有重要的憑證價值和參考價值。個人轉正、定級、職稱申報、辦理養老保險、退休等，都需要人事檔案“說話”，它的作用不可被替代，如果沒有人事檔案，個人的權益無從得以保障，甚至可以說它決定每個職工的命運。②它是每個職工工作表現材料的綜合。博物館人事檔案管理工作，是按照國家政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、工作表現、工作實績、工作待遇等內容的文件材料。因此，它是職工個人履歷、專業技術水平等基本情況真實反映，它能為職工的評價、考察、任免、調動、晉升等提供可靠的第一手材料，是博物館人力資源管理和開發利用的重要依據。
二、博物館人事檔案管理存在的主要問題
1.對人事檔案管理的作用認識不夠。
沒有真正發揮其作用，人們對人事檔案管理工作的認識存在一些誤區，認為人事檔案工作就是保管工作，只要不丟失、不泄密，能應付查檔就行了。不能做到有效利用人事檔案資源，既便是利用，也僅限于人員的簡歷、職稱等范圍，這種現象的持續，會使得人事檔案的利用率降低，其服務于博物館工作的作用就不能真正發揮。
2.對人事檔案管理的內容缺乏特性。
博物館人事檔案的內容仍然使用比較傳統的記載方式，存在單一的現象，不能很好的反映出職工各方面的才能和特長等特點，實際上博物館職工大都是受過專業教育的人員，都具有突出的專業才能和個性。傳統的人事檔案記載方式會模糊了這種個性特征，從人事檔案中很難清楚地了解到每位職工全面的實際情況。
3.對人事檔案管理的硬件投入不夠，信息化程度比較低。
隨著博物館工作的發展和科技的不斷進步。人事檔案管理應該逐漸信息化。但博物館仍然采用傳統手工的記錄方法對人事檔案進行管理。沒有充分利用先進的技術手段和措施，既使引入了微機操作，但是仍舊無法達到無紙化辦公程度，信息化程度不高，不僅影響了人事檔案管理，同時也降低了博物館工作效率。
三、加強博物館人事檔案管理工作的主要措施
1.領導重視
領導應增強檔案意識，充分認識人事檔案管理工作在博物館管理工作中的重要作用。真正重視人事檔案管理工作。要將人事檔案工作列入工作計劃，擺在重要議事議程，定期提出任務要求和聽取工作匯報，完善檔案管理人員的工作職責。切實解決人事檔案工作中的實際問題，對人事檔案工作做到有部署、有檢查、有落實。
2.完善制度
根據博物館人事檔案工作的實際情況，不斷完善博物館人事檔案管理的制度建設，為使人事檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規范整理，應建立完善人事檔案收集、鑒別、歸檔、整理、查找、檢查、核對、傳遞等各項制度，努力形成一個完整的規章制度體系。在此基礎上，更要關注貫徹落實情況，要按照制度的要求及時將收集的人事檔案材料，從手續是否完備、表述是否準確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓，客觀真實的反映事實，保證人事檔案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技術
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實現人事檔案管理現代化必由之路。因此，人事檔案管理要不斷學習掌握現代化檔案管理理論和新技術的運用、開發新手段。及時快速將人事檔案信息以影象、數字化等形式予以保留。建立人事檔案數據庫，利用電腦、掃描儀、傳真機等現代化設備和先進技術，將檔案資料整理、錄入。通過處理后，原來的文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，一旦檔案發生變化時，可以隨時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。
四、小結
人事檔案管理工作是博物館工作不可缺少的重要管理工作，認識人事檔案管理工作的作用，分析其存在不足并找到解決的措施，充分有效利用人事檔案的價值，切實做好人事管理工作，對于促進博物館工作具有積極意義。
作者：吳英華 單位：黑河市博物館
1規范化管理城鄉低保檔案
低保檔案是經過縣、鄉級人民政府和街道辦事處對低保的受理、調查、審查等程序中所形成的文件資料，建立和完善低保檔案、實施規范化管理，既是低保工作順利進行的需要，也是以改善民生為重點的客觀需求。低保檔案管理原則上可分為分級管理和日常管理。分級管理主要包括：低保戶向鄉鎮提出申請，填寫城鄉居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復印件、家庭成員證明以及贍養、撫養證明；居民身份證復印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經街道、鎮政府民政部門進行審核，提出意見，最后報縣民政局審查做出聯審聯批決定。若審核通過，縣民政局根據低保對象花名冊、低保對象分類統計表，低保金統計表劃撥憑證等相關的低保資料進行低保金社會化發放操作，并定期對低保戶進行檢查、臨時抽查。由此可見，低保戶的審批過程經過民政部門三個層面：社區、鎮、縣級部門，由于每個部門針對管理低保檔案資料不同，在進行管理工作的同時，應該對低保檔案進行規范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進行日常管理，低保對象申報材料審批后，以戶為單元建檔，實行一戶一號制度，在低保戶存在期間，民政部門可根據實際情況對低保戶的低保金進行停發、增發、減發等，實施動態監管。檔案的管理人員必須對低保家庭經濟狀況變動表、收入證明、情況說明、審核材料、調查情況等資料進行歸檔，并裝訂成冊，實行有效管理。低保檔案管理涉及面較廣，工作量大，必須對低保對象全部建檔，實行審批分級管理、日常管理隨時歸檔的原則；并且應規范管理流程，統一標準，確保低保工作進行的井然有序。
2加強低保檔案基礎性工作
低保檔案真實地記錄了低保政策的落實情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發放的依據，是低保工作順利進行的基礎。因此加強低保檔案基礎性工作至關重要。低保檔案工作的基本內容：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。
2.1低保檔案的收集及歸檔
鄉鎮指派專門人員，對申請低保人員填寫的審批表及相關的證明收集整理，建立資料檔案。縣級民政部門對提交的申報材料進行審核，并進行全部歸檔，做到隨辦隨歸，開口管理。
2.2低保檔案的整理編目
由于低保檔案是以戶為單元建檔，為妥善管理大批量檔案，應將低保檔案按照申請審批過程中材料提交先后順序或文件重要程度進行排列并編碼，放到檔案盒里，以便補充材料或增加新材料，低保檔案應按照時間順序對檔案進行排列、編號。
2.3低保檔案的保管期限及移交
因低保檔案實行一戶一號制度，實行開口管理，在低保存在期間，其保管期限應在停保后確定，一般再保存5年，須提交機關綜合檔案室，因為屬于短期保存，不需向當地同級檔案局移交。
2.4低保檔案的利用
低保檔案主要供有關的管理機關及單位使用，不對外開放，未經縣級以上機關，不允許將相關的低保資料信息對外公開。低保檔案一般僅限內部查閱，不得外借。如若想查詢個人低保信息，可憑借身份證和低保證明經審批查閱，但僅可查閱本人不得查閱其他人員檔案。
2.5完善低保對象個人申報材料
低保對象個人資料包括：個人申請書、低保對象申報（審批）表、低保對象家庭生活狀況調查表、誠信承諾書、法定贍養人員簽名認可證實表、居民戶口薄、身份證復印件、申請人及家庭成員收入狀況證明，以及低保管理機構要求提供的其他相關材料（如下崗證、社保證明、結婚證、離婚證或判決書、殘疾證、學生證或入學通知書、就業狀況證明、勞動能力狀況證明、按有關政策領取一次性補助費的數額及用途證明、有關裁決判決材料等）。低保審批表僅有一份，由縣民政局存檔。凡低保申報材料不齊全的一律不予審批。
2.6加強低保檔案資料的收集與整理
低保對象個人資料檔案，實行一戶一檔，編號管理。城鄉低保檔案以鄉鎮（街道）為單位收集整理，做到一戶一檔；低保對象個人資料檔案不齊全的，各地要以低保對象簽到、年審為契機進行收集補齊存檔。縣民政局應配備低保檔案柜和低保檔案盒。除低保個人資料建檔外，低保金領取存折發放表、低保對象花名冊、調整（停止）低保待遇花名冊等業務資料和公文材料也要一并建檔。
3動態報表類的檔案管理
城市低保：《城市低保對象綜合統計表》、《城市低保對象保障金發放審批表》、《城市低保對象動態情況統計表》、《城市低保對象花名表》（電子版）、《城市低保對象分類施保情況統計表》、《城市低保特定救助對象統計表》、《城市低保特定救助對象統計表》按月上報，每月二十五日前報當月報表。農村低保：《農村低保對象綜合統計表》、《農村低保對象保障金發放審批表》、《農村低保對象動態情況統計表》、《農村低保對象花名表》（電子版）。以上報表按季上報，每年三月、六月、九月、十二月三十日前報本季報表。當月（季）各報表間的戶數、人數、金額等要相互對應吻合。其中，新審批、復核無變化、終止，復核有變化等對象填寫《城市（農村）低保對象花名表》時，要按規定表樣分開填寫。
4注重低保信息化管理
隨著經濟體制的改革，社會的發展越來越機械化、電子化、信息化。由于低保工作涉及面廣，要井然有序地管理不同階段所產生的低保檔案，這對于社會需求發展必定是一種挑戰。檔案在分級管理時，若審核通過，鄉鎮民政部門應將低保信息錄入到信息管理系統，形成與紙質檔案相應的電子檔案，實現信息化管理。
作者：翟羽佳 單位：輝南縣民政局
1檔案管理制度、流程、標準進行統一,實現信息資源的共享
在對檔案進行管理的時候,不但要對檔案內容的真實完整性進行管理,還要針對檔案進行統一規范化的管理。在林業管理過程中,首先要做的事情就是對各行業和各個協會進行溝通和協調,在統一的協作和組織之下保證檔案管理在信息收集、歸納整理、檔案保管、數據統計以及最后的移交等很多個階段都能夠按照統一的流程和規定進行,根據統一制定的檔案管理制度在標準的流程中進行統一化的管理,從而有效的實現精確數字化的檔案數據信息。現在很多林業單位都是采用計算機進行電子檔案管理,在對檔案進行統一化的管理時可以從一些數字化的方面進行歸類制定,同時,將這些檔案的資源作為制定規章制度的支撐點,并利用先進的智能檢索等高新技術為途徑完成檔案管理的目的,實現信息資源的共享。
2實現信息技術的統一化,加快檔案管理部門發展的步伐
隨著社會的不斷發展,社會對人才的要求不僅僅是知識理論方面的需求,在挑選人才的時候要根據社會的需要,有針對性的選擇人才。目前,社會的發展需要的是智慧和技術并存,只有擁有了高新技術才能對未來進行創造。換句話說技術就是促進社會不斷前進的動力,是加快生產的決定性動力,在林業檔案管理過程中,為了使林業跟上時代的步伐,就要在檔案管理過程中引進先進的技術,形成信息技術的管理模式,這也是促進社會不斷發展和變革的動力源泉。然而就我國目前的計算機領域而言,在很多方面計算機硬件的研制和開發上都遠遠地超于軟件,而軟件作為檔案管理過程中比較冷門的科目來說就更為不受重視。與此同時,在我國的各個地區和各個企業單位為了使自己在競爭日益激烈的社會中有一席之地,保證企業的生存和可持續發展,很多單位開始根據本企業自身發展的需要,自己對軟件進行研究和開發,以此加大企業的實力,而這種方式雖然對企業有所幫助卻阻礙了全國的互聯。因此,為了促進我國檔案管理模式的發展,拉動檔案管理事業的發展,有效的構建一個具有現代化水平的檔案管理體系,國家檔案管理相關部門就要起到帶頭的作用,使檔案管理達到辦公自動化的目標,從而實現檔案管理標準的統一,格式的一致,檔案管理平臺的公平,實現具有信息化技術的檔案管理。只有這樣才可以不斷健全檔案管理制度,使林業檔案管理與其他部門共同進步和發展。
3加強對專業人才的培養,構建強大的人才隊伍
在我國過去的林業檔案管理過程中,很多工作人員都沒有進行專業化的教育,很多人員并不具備專業的能力,有的人甚至都不具備上崗證,這種現象在林業檔案管理部門和其他部都隨處可見,嚴重阻礙了林業檔案管理工作的正常運行。另外,由于林業部門對檔案管理工作的不重視,導致部分林業檔案管理工作人員工作態度松懈,缺少工作熱情,在工作時沒有嚴格的按照國家或者是單位的有關規定進行管理,造成管理工作混亂不堪。為了改變這一狀況,林業部門在人才招聘時要嚴格把關,對于沒有上崗證的人員不予錄取,并適當的提高招聘要求。對于已經上崗的工作人員要加大投資力度,定期對工作人員進行專業知識培訓,提高工作人員的檔案管理專業素質。通過員工專業素質的提高為單位建立一個強大的人才隊伍,有利于構建一個現代化的檔案管理模式,從而順應時展的趨勢。除此之外,相關部門還可以組織一些專業知識競賽,通過競賽的活動方式有效提高員工的專業知識,提高檔案管理人員對本職工作的熱愛,認識到檔案管理這個崗位的重要性,還能夠促進工作綜合能力的發展,發揮出他們最大的價值。
4結語
總之,隨著社會的不斷發展,林業的檔案管理人員也要時刻緊跟時代的步伐,在信息的收集、判斷等過程中摒棄傳統的管理方式,進行現代化的檔案管理。因此在新時期的林業檔案管理過程中要進行統一化的管理,加強專業人才的素質培養,從而構建一個健全的林業檔案管理體系。
作者：楊延萍 單位：河北木蘭圍場國有林場管理局
一、高校檔案的內容分類
高校檔案大致可分為：黨群、行政、教學、科研、財會、外事、出版和基建以及其他特殊載體和類別，如：聲像、人物、實物、歷史檔案等。他們是高校在教學、科研、管理等各項活動中產生的清晰的、確定的、具有完整記錄和保存價值的固化信息，是國家和學校的寶貴財富。
二、高校檔案的具體內容與管理方法
隨著科學技術飛速發展，電子信息技術的運用也日漸廣泛，信息化加快了人們生活、生產的節奏，電子檔案隨之出現，電子檔案的出現為檔案工作帶來便利的同時，也對檔案管理提出了新的挑戰，傳統的紙質檔案管理模式不能完全硬套到電子檔案管理中來，信息技術環境下迫切需要一種相應的檔案管理模式，即傳統紙質檔案管理與電子檔案管理相結合。
1、傳統紙質檔案管理
各學院及各職能部門在每年度結束后，將一年度的各類文件、資料等按照檔案的歸檔要求，集中整理、分類、組卷后移交給檔案館，文件材料必須完備、整齊、系統，符合規范要求。歸檔時認真、仔細填寫每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。通過嚴格的價值鑒定，區分出這些檔案的價值，最總根據其價值確定重要程度和保管期限。然后根據相關的分類方法并根據其重要程度、保存期限分別進行立卷。同時將每一卷檔案填好備考表，將卷內的缺點和缺少的內容一一注明。在保管上紙質檔案要注意其對環境的要求。首先是庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在50%-60%之間。其次庫房內要有有效的防護措施，例如防火、防水、防潮、防霉等。
2、電子檔案管理
具有長期保存價值的電子文件需要歸檔保存。電子文件的歸檔，是通過計算機整理好的電子文件和它所生存的環境條件一并轉存在電子存儲載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長度與占用空間小，海量存儲、傳輸快，便于檢索，無限距離傳輸等特點，所以它對保管場地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統載體檔案的保管方式要復雜很多，它所具有的缺點也是不能忽視的：電子檔案載體壽命仍需實踐進一步驗證；電子檔案對環境的依賴程度較高；電子檔案安全保護措施比較復雜；電子檔案的原始性、真實性難以保證。因此，我國《電子文檔歸檔與電子檔案管理規范》明確指出：“具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件的必須制成紙質文件或縮微品等。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔”，這說明現階段文件的歸檔仍應以紙質文件為主，兩種載體的長期并存和實行“雙套制”管理是必然的。
三、高校檔案管理中存在的問題及對策
以我校為例，當前，我校檔案館的正在對過去一些重要的歷史檔案及利用率高的檔案在逐步進行數字化掃描加工的工作。比如：畢業生在校成績的掃描（因為成績檔案的利用率極高，數字化便于利用，提高工作效率，節省了利用者的時間，順應了信息時代的步伐）；歷史檔案的數字化工作（便于保護和利用）；過去的一些黨群行政檔案的計算機注入等等。這些工作非常重要，但是，工作量很大，就當前我校的實際情況來說，要想完成這些任務，還必須解決以下問題。
1、針對檔案管理隊伍素質偏低，加強信息化人才隊伍建設
目前專職從事高校檔案信息化建設的人員比例比較低，高校檔案工作者多是半路出家。很多人對檔案信息化建設重視不夠，覺得檔案管理不需要很高的學歷和技能就可以從事這個專業。所以就造成了檔案管理隊伍缺乏素質、結構不合理，影響了高校檔案信息化建設。在人才建設方面應采取引進和培養并重的原則，加強人才隊伍建設。高校要為檔案部門配備具有較強能力的計算機專業人員，專門負責檔案信息化建設工作，此外，檔案部門要對計算機專業人員進行檔案專業知識培訓，使之既精通計算機和網絡知識，又熟悉檔案業務，從而更好地對電子文件進行管理。同時要加強對在職檔案人員的業務培訓，特別是計算機和網絡知識方面的培訓，提高檔案人員掌握和運用現代化技術的技能。
2、針對資金投入不足，加強基礎建設
目前高校的資金投入重點放在學校的重點實驗室、重點學科、教學樓、學生活動設施等教學及科研方面。對于高校的檔案管理而言，雖然已經普及了計算機和網絡，但是信息化需要投入大量的財力、物力、人力；信息化要求設備更新、配置技術含量較高的相應設備，在這一方面學校的資金投入還猶顯不足。要進一步加大對檔案管理信息化建設的投入，及時更新設備，采購各種相應的配套設施，例如：計算機需要及時更新換代，保障檔案工作順利進行，各種管理軟件需要及時升級，保障檔案管理的先進性和安全性。
3、針對信息安全問題，加強安全保障體系建設
檔案信息化建設中不可避免與網絡有著非常緊密的聯系，網絡在給檔案信息化建設帶來諸多好處的同時，也存在著檔案信息中涉及國家秘密、工作秘密、個人隱私等其他一些不得公開的信息有可能被竊取的可能。堅持利用和保密并重的原則，最大限度地提供開放檔案網絡化利用，增強檔案信息安全和網絡安全意識。采取切實有效的技術手段和管理措施，加強計算機網絡檔案管理系統的監控，嚴格身份認證和密鑰管理，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，對各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上。
四、借鑒國外經驗，加大信息化進展
今年暑假，利用去日本度假的機會，我專門拜訪了日本京都府立綜合檔案館，所見之處，感觸頗深。日本建立檔案館、真正從事檔案管理的歷史也不長，1971年才建立了國家檔案館。日本京都府立綜合檔案館是地方性的檔案館，1963年建成開館。雖然只經過了短短的三十多年，但在檔案保護、檔案利用管理上的電子化信息化工作已頗具規模。采用先進的縮微技術，使得珍貴的歷史檔案、行政文書、古照片等可以通過計算機末端進行數字圖像的檢索閱覽，有些數字圖像不需要到檔案館，直接通過檔案館的主頁就可以閱覽到。這樣，即有利于檔案的保護，又極大的方便了利用者，提高了檔案的利用率，擴大了檔案的影響力，增強了全民檔案意識，順應了信息社會對檔案管理和利用的要求。最為感動的是，為方便視覺障礙者，有些檔案資料，包括圖書檔案，還可以通過音聲閱讀器或擴大器來閱讀利用。可見其電子信息化程度之高，也可以看出政府對檔案的重視程度之大，資金、技術、設備投入之多，充分反映了當代信息技術環境對檔案管理與利用的人性化要求越來越高，值得我們借鑒。
五、小結
就我校檔案管理與利用上的電子信息化進程而言，這幾年進展與重視程度也很可觀，建成了頗具規模的智能密集架檔案庫……但是，要做的工作還很多，速度還不夠，要逐步加大力度，與國際檔案管理信息化水平接軌，使檔案的管理利用真正融入信息化潮流中。
一、建立現代化檔案管理系統的優越性
1、現代檔案管理信息系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點。應用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成檔案管理系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。同時，可以方便領導查閱資料，正確做出工作決策。
2、行政事業單位的檔案管理工作繁瑣復雜，而且具有非常嚴格的政策嚴肅性，例如：社會保險金的參保人員檔案關系到社會保險者的切身利益，行政事業單位人員信息關系到每一個人的工資與退休等。這些檔案的有效管理不僅需要高效率，而且需要嚴格規范。利用信息化手段進行管理，可以方便查閱、防止篡改、有利于保密。
3、原來的檔案管理工作依靠人工操作，成本高，效率低。采用信息化管理以后，雖然對于檔案員的信息化素養要求更高了，但是由于采用的電腦進行管理工作，可以精簡人員編制，減少管理工作的成本。無紙化辦公的實現，減少了對紙制品的消耗，對于當前提倡健康生活，低碳生活具有積極意義。
4、通過網絡信息技術，將檔案信息上網，這樣可以讓每一個檔案信息人員可以通過輸入自己的基本信息進行檔案查閱，如工資發放情況，社保情況等，這樣有利于增加政府工作透明度。所以，檔案管理的信息化客觀上推動了社會的民主發展的進程。
二、行政事業單位如何提高檔案管理的信息化水平
為適應當前社會經濟發展的需要，行政事業單位應盡快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。筆者認為實現檔案管理信息化應從以下途徑進行：
1、領導重視是檔案室信息化建設的根本保證
檔案管理工作的信息化建設不僅需要投入大量的資金設備，而且需要引進專門的人才，同時需要在檔案管理信息化建設過程中加大建設工作的督促與制度的強化。而這些工作還不是一蹴而就的，需要經過一段時間的積累，才能從設備管理、制度、人員上到位，而且檔案管理的方法程序還需要社會人員的適應與接收的過程。才能真正付諸實踐應用。因此，要讓單位領導充分認識檔案信息化的重要性，認識到檔案信息化對各項事業創新與發展的重要性，把檔案工作納入主要領導的議事日程，納入部門的考核，納入檔案人員的職責范圍。
2、著力提高檔案標準化、規范化水平
檔案信息化系統建設的好壞的衡量標準是檔案管理工作最終的標準化、規范化水平的提高程度。所以，一方面要加強檔案信息管理平臺的建設，管理軟件不能夠雜亂無章，系統要具有整體性、可操作性。同時要建立檔案信息化管理的規范制度，沒有制度的信息化必定是混亂的，所以要從人員的職責、操作流程、監督管理程序等各個方面進行嚴格把關，形成相互的監督制約機制。要建立起檔案網絡管理系統，實現檔案的統一化管理，集中化管理，實現檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲到開發利用的現代化管理，從文件材料的產生開始，參與撰寫、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，這樣不僅使得管理規范化，而且有利于檔案資源的共享。
3、加強檔案管理人員素質的培養
檔案信息化建設依靠的主要是高素質的檔案工作人員。檔案工作者不但要有強烈的事業心、職業的敏銳必性、思維的創新性和過硬的檔案專業技能；還要具備一定的計算機處理技術。而且還要具備一定的能力，即：檔案信息真實性的維護能力；檔案信息的獲取能力；檔案信息的鑒定、評估能力；檔案信息的加工、提煉能力；檔案信息的交流、傳播能力；檔案信息市場的調查、營銷能力。等等。
三、結語
總之，檔案的信息化管理已經成為社會的趨勢，對于檔案本身、和諧社會的建設，對于低碳、環保生活方式的構建具有積極的意義，我們當前主要任務是在原有的平臺上，把信息平臺建設好，把檔案管好，提供檔案管理的水平。
1．醫院衛生檔案管理規范化的重要性
檔案，是指對國家和社會有保存價值的文字數據記錄。屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。醫院衛生檔案是醫學知識儲備的財富，是醫療科技儲備的一種形式，是廣大醫療衛生工作人員的勞動成果和智慧結晶。規范化的檔案管理對于儲存數據、資源共享具有十分重要的意義。
檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著[1]。檔案資料微觀上記載了醫院診療過程和結果，宏觀上反映了醫院的醫療水平和質量，具有不可替代和無法復制的特性，這兩大特性決定了醫院衛生檔案的重要性。完整的衛生檔案不僅可以真實的反映具體病案信息，也可以從中分享資源，為日后的疾病診治積攢經驗，提供借鑒，應該說衛生檔案是每一家醫院都不可或缺的醫療資源和寶貴財富。
2．對醫院衛生檔案管理現狀的分析
2.1制度不健全，未做到細節量化
醫院衛生檔案管理制度仍然延用粗線條，未引入精細管理模式，只簡單的約束管理范圍和方式方法，卻未細分若干管理單元，造成衛生檔案的混亂無序，即影響信息檢索又降低管理效率，無形中干擾了檔案信息的利用質量。
2.2基礎不夯實，人力物力投入小
由于衛生檔案管理細分不夠，致使檔案管理工作量降低，以筆者所在的三級甲等醫院為例，日均300件檔案的存儲量，卻僅有11名工作人員，除做好基本的幾項歸檔工作外，其他細分內容無暇完成。而且檔案室設備簡陋，未實現信息化，所有工作全部由人工完成。
2.3管理不規范，從業人員素質低
衛生檔案管理的規范化關鍵還在于管理人員的能力和素質。目前醫院對衛生檔案管理人員的素質要求門檻過低，對文化素質、業務素質、信息化水平以及政治素質等方面要求的均不嚴格，以至于檔案管理人員頻發違背管理原則的問題，對學術領域研究不能及時總結和發表成果，以及對管理問題不能及時發現等等。
3．醫院衛生檔案管理規范化措施
3.1加強制度建設，形成制度管理的有效模型
檔案靠管理，管理靠制度。只有具備精細的管理制度，才能提升檔案管理的質量水平。為此，醫院要把制度建設放在首位，做到細節量化，對每一操作環節和流程進行規范化運作，即要有標準規范，又要有激勵和考核，不斷促進管理人員實施規范化的管理程序，提升衛生檔案的管理質量。
3.2補強基礎工作，加大檔案管理的基本投入
信息化是現代醫院衛生檔案管理的必由途徑，各家醫院均應結合本院的實際設計開發相應的管理軟件，并盡可能的開發普及通用型的管理軟件，以便于院與院間的信息交流和資源共享。檔案室應引進密集架，實現檔案分類的專業化和自動化水平。
3.3規范管理流程，提高從業人員的能力素質
對檔案管理人員實行素質達標考核制和從業資格審核聘用制，保證管理人員的政治素質、文化素質、業務素質以及身體素質達標，做到檔案管理人員即能保證檔案信息的機密性、又能保證管理質量，同時能夠及時總結和提煉工作中的經驗做法進行學術領域交流，不斷提升醫院衛生檔案管理的規范化水平。
4．結語
醫院衛生檔案要積極適應衛生事業發展需求，服務于醫院管理及醫療水平，通過完備的信息儲存、開發和利用，全方位、深層次、多角度地為衛生事業發展服務。
一、知識管理概述
知識管理即一個知識系統，主要包含人文與技術知識，我們要先從中獲取，加上自身創造，整合，然后記錄，以及不斷更新等諸多過程，最終目的是為了不斷創新知識且回饋到知識系統里面去，不斷積累，為構建出一個量化和質化的知識系統打好基礎，并形成一個永久的循環體系，知識管理是對領域里面的新事物進行管理，通過知識的共享來創新，在創新的過程中求發展，更有利于應對社會政治、經濟的變化，更重要的是可以促進自身的發展。我們知道知識管理最先推廣實行是在企業中，但是它融合了多種多樣的科學結晶，是具有前瞻性的，滲入到其他組織機構是必然趨勢，只是時間上的問題，知識管理作為一種管理理念出現在21世紀90時代初，更好奠定了以后被廣泛應用的基礎。
二、檔案管理中知識管理的重要性
檔案是一種人們通過實踐，在過程中不斷沉淀、積累出具有保存意義的信息符號，它是知識信息得到傳播的一種重要形式，是顯性知識的一種代表，具有一定的權威性，但是現在的管理模式還是較落后，多數使用的是立卷式保存，這種傳統的管理方式顯然已經不能順應社會發展趨勢，終將被淘汰。知識管理在檔案管理中有著十分巨大的作用，主要有以下兩點:
（一）知識管理對拓展檔案管理的領域有顯著作用。
傳統的檔案管理，主要以文件、圖書、報紙等為基礎，人們過分注重把它們一一的區別開，這樣只會限制了檔案管理的范圍，導致我們把重點放在對歷史記錄的保存上，停滯不前，不能利用現有的檔案信息。知識管理恰恰相反，它將一切記錄的載體都涵蓋在管理范圍內，強調知識的應用和共享，這樣極大的拓寬了檔案管理的領域。
（二）知識管理可以使檔案管理的價值得到提升。
傳統檔案管理一味的關注檔案的安全性，有沒有被損壞，使檔案的真正作用大打折扣，很大程度上并不能滿足用戶對于知識的需求。知識管理通過現代的、智能的手段，運用現代信息技術，使用戶可以更便捷的汲取信息和知識，更迅速的促進知識轉化成為社會價值。
三、如何把知識管理應用到檔案管理中
（一）充分利用知識管理，加強創新思維。
創新思維在現代社會是一個不可或缺的條件，知識管理要求我們摒棄落后的思維模式，與時俱進，將檔案中的信息與網絡相結合，不僅能讓檔案中的原始信息傳遞出去，還可以更深層次的了解檔案知識所涵蓋的其他內容，舉一反三，全方位的管理資源。在知識管理中，還要注重知識的高度共享，一百個人有一百種想法，檔案中的知識可以提供給不同的人，通過知識的傳遞、共享還有交流，從而產生新的知識。完全打破了在知識管理中的局限性，知識資源完全開放，每個人都有可能從他人那里得到意想不到的啟示，從而為社會的發展做出更大更好的貢獻。
（二）強化檔案管理人員的自身修養。
檔案管理工作者中存在很多問題，專業技能不熟練，知識匱乏，管理者自身的素養不高，這都取決于沒有專業的培訓，管理人員思想落后，還停留在傳統的知識管理模式。檔案管理部門想要良好的運作，就必須要掌握最新的檔案管理技術，只有注重人員的培訓、繼續教育，形成一種互利互惠的文化氛圍，注重加強人員之間的情景演練，才能在檔案管理人員日后的工作中，把最新的管理模式帶來工作中來，利用現代信息化技術把檔案管理與知識管理結合在一起。
（三）加大對人力和技術創新的投入。
研究者們往往只看到了在知識管理中需要高昂的代價才能徹底施行，但是他們也忽略了施行之后，讓現有的部門和人員得到有效利用，所降低的成本和風險。檔案管理的很多設施并不健全，保存環境大部分都老化陳舊，為了加大知識管理在檔案管理中的應用，就應加大投入，無論是人員，還是環境，只有這些條件得到改善，才能更好的推進檔案管理現代化的步伐。還要加大對人力資源的投入，把知識管理人員和檔案管理結合起來。從而帶動計算機信息技術在檔案管理中的使用，使檔案管理更加有序化、完整化。
四、結束語
總之，在現如今的知識經濟時代，檔案工作者一定要清醒的認識到傳統的管理模式給檔案管理造成的不利影響，應積極的抓住機遇，勇于創新，將檔案管理和知識管理結合在一起，合理的管理檔案，在保證用戶可以看到自身想獲取的信息前提下，確保知識管理模式中檔案管理工作有條不紊的進行。
作者：梁美紅 單位：山西省文水縣蒼兒會辦事處
一、高速公路管理局檔案管理的作用
（一）積累經驗教訓。
高速公路檔案局檔案管理的時候會有著一定的經驗吸取，這樣對于日后的高速公路發展有著積極的作用，對高速公路技術的創新也產生積極的影響。
（二）產生間接的經濟效益。
高速公路檔案局檔案的管理一般是不會產生一定的經濟效益，但是卻可以把其利用成技術指導，這樣就會產生不可估量的經濟間接經濟效益。由于高速公路檔案管理是高速公路發展的重要部分之一，所以發展高速公路檔案局檔案管理工作是時代的要求。
二、高速公路檔案局檔案管理中存在的問題
（一）高速公路檔案局檔案管理收集方式不統一。
高速公路檔案局在收集檔案的時候沒有同一的收集方式制度，這樣就導致收集資料不完整。尤其是建設工程方面的檔案收集情況，收集工作者對于這些檔案的重要性沒有認識到，因此，對于建設工程檔案的記載不全面，造成數據的遺失。
（二）高速公路檔案局檔案管理制度不完善。
在某些建筑施工企業，由于他們的工作量非常大，工作地點的地點也就流動性大，這樣就會給檔案局收集檔案的時候造成一定的困難。因此，高速公路檔案局檔案管理制度的不完善，就會造成監督力度下降，使檔案不能夠及時整理，最終使檔案遺失。所以，高速公路檔案局檔案管理制度的不完善也是高速公路檔案局檔案管理中較為突出嚴重問題之一。
（三）高速公路檔案局檔案管理方式不合格。
高速公路的各個施工單位由于行政標準都不同，所以各個企業在收集檔案的時候所使用的方法也就不同。某些資料在收集的時候就會很容易產生混亂的情況，甚至還會因為人為的原因造成一些檔案的遺失，最終由假資料進行填補，這樣就會是檔案失去其真實性，
（四）高速公路檔案局檔案管理信息化落后。
目前各個企業正在朝著信息化時代前進，但是高速公路檔案局檔案信息化的管理水平程度卻是沒有提高，這樣就會在很大的程度上制約了檔案利用率。某些高速公路企業檔案管理的硬件設施沒有達到變準，這樣九十信息化檔案管理更加的難落實。雖然有些企業已經建立了信息化系統，但是對于信息化管理的認識程度不夠，這樣就會使檔案管理的程度還是停留在低水平。
（五）高速公路檔案局檔案管理隊伍素質低下。
高速公路檔案局檔案管理的工作人員是需要一定的專業知識與素養的，但是針對現在高速公路檔案局的工作人員來說，他們的專業知識素養低下，甚至是一些較為基層的工作人員沒有專業知識素養同時也沒有較強的責任心，這樣就會使他們在收集檔案的時候蒙混，嚴重降低檔案收集的質量。
三、加強高速公路檔案局檔案管理的措施
（一）提高對高速公路檔案管理的認識。
高速公路的管理組應該要加強對檔案管理的認識，對于相關政策要給予支持，加強管理部門的硬件設施的建設，把監督制度落實到實處，并且要經常組織檔案管理的工作人員進行學習交流，提高工作人員的專業素養。
（二）做好高速公路檔案收集工作。
高速公路的檔案收集有著其獨特的特點，對于一些工作地點流動性大的工作，應該派專門的工作人員進行檔案整理收集，若是出現一些技術上問題，就可以通過查詢檔案查明原因。
（三）完善檔案管理制度。
高速公路檔案管理是不能離開制度的制約，因此，對于制度的完善在很大的程度上有利于檔案管理的順利進行。高速公路檔案管理的制度在制度的時候要考慮多方面問題，這樣就會是制度發揮最大的程度。
（四）加強檔案信息化管理。
現代企業內部都在加強信息化管理。檔案管理的查詢、分析等方面都是涉及都檔案管理的信息化軟件建設。因此，若是想要提高檔案管理的信息化水平，就應該要加強檔案管理的信息軟件的應用，這樣才會在一定的程度上加強檔案管理的實用性，提高檔案管理的工作效率。
（五）提高工作人員的專業素養。
若是想要提高檔案管理共組質量，就應該要提高工作人員的專業素養。高速企業管理者應該要派工作人員到現成進行實踐，進行實踐培訓，這樣才會使檔案管理工作的效率不斷的提高。
四、總結
高速公路檔案管理在高速公路的發展中具有重要的作用，因此，應該要針對相應的問題進行措施改革，這樣對與高速公路的整個行業的發展都會起到重要的積極作用。高速公路檔案局檔案管理同是也是公路文化的重要組成部分之一，提高檔案管理同時也會促進公路文化的建設與發展。重視高速公路檔案局檔案管理的建設與發展，是高速公路發展的必要前提，起著重要的作用。
作者：黃慶欣 單位：高速公路管理局伊通管理分局
